BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 12.04.2016 15/153354 16/52286 Saksbehandler: Liv Birgit Hansteen Saksansvarlig: Kristine Hjellup Horne Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Formannskapet 19.04.2016 062/16 Formannskapet 10.05.2016 081/16 Eiendom - delstrategi for oppgradering og verdibevarende vedlikehold, 2016-2020 Formannskapet 10.05.2016 Formannskapet 19.04.2016 Rådmannens forslag til vedtak:
SAKEN I KORTE TREKK Delstrategien for oppgradering og verdibevarende vedlikehold følger opp Eiendomsstrategien 2015-2025, og kommunestyrets vedtak i sak KST 023/15, pkt 3: «Langsiktig ambisjonsnivå for tilstand settes til 1,2 for de bygninger kommunen skal satse på (A-bygg). Tidshorisont for når ambisjon skal oppfylles vurderes nærmere i forbindelse med egen sak om delstrategi for oppgradering og verdibevarende vedlikehold, langsiktig investeringsplan og handlingsprogram 2016-2019». Selve strategien følger som vedlegg til saken. Eiendomsområdet har i mange år vært preget av fragmenterte, kortsiktige og lite tilgjengelige vedlikeholdsplaner uten sektorovergripende føringer. Fra høsten 2013 har rådmannen arbeidet med en plattform for å kunne legge til rette for mer helhetlig prioritering og styring innenfor eiendomsområdet. Eiendomsstrategien ble vedtatt i kommunestyret 25.03.2015 sak 023/15 og fastsatte ambisjonsnivå for strategisk viktige bygninger for kommunen. I Langsiktig investeringsoversikt for perioden 2015 2034. FSK sak 101/14, ble kommunens betydelige vedlikeholdsetterslep drøftet og anskueliggjort. På bakgrunn av dette anbefalte rådmannen opptrapping av midler til verdibevarende vedlikehold. Dette ble innarbeidet og vedtatt i Handlingsprogrammet 2015-2018 og fulgt opp igjen i Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan for 2016-2035, samt 2017-2036 (LDIP). I Eiendomsstrategien er verdibevaring er et av de seks omtalte satsningsområdene, her står det: «Som følge av manglende verdibevarende vedlikehold over mange år har kommunens bygningsmasse et vedlikeholdsetterslep. Dette fører til at behov for rehabilitering av bygningene oppstår hyppigere enn ved systematisk vedlikehold, og at driftskostnader relatert til skader og plutselige hendelser er høyere enn i en portefølje med bedre teknisk tilstand. Den lave satsningen på oppgradering og vedlikehold kan ikke videreføres uten at brukere av bygg blir skadelidende.» Eiendomsstrategien tegner det langsiktige målbildet for kommunens eiendomsvirksomhet ved utløp av strategiperioden slik: 1. Eiendommenes funksjonelle og økonomiske potensiale er utnyttet. Det drives systematisk tilstandsbevarende vedlikehold. 2. Ambisjonsnivå for tilstand er fastsatt for alle bygg. System for prioritering av tiltak er etablert og følges opp. 3. Alle bygninger er tilstandsanalyser og har en langsiktig forvaltnings og utviklingsplan (strategisk plan) 4. Vedlikeholdsetterslep er tatt inn på en systematisk og sporbar måte. Denne delstrategien konkretiserer nødvendige tiltak for å nå målbildet, og fastsetter: Kriterier for å kategorisere (i A-, B- og C-bygninger) og prioritere eiendommer. A-eiendommer (har bygningsmasse som er godt egnet for virksomheten, er tilpasningsdyktig og har god teknisk tilstand) skal prioriteres og forvaltes med langsiktige vedlikeholdsplaner. Kriterier for helhetlig og riktig prioritering av tiltak på tvers av porteføljer både for å ta igjen vedlikeholdsetterslep og senere ved ordinært vedibevarende vedlikehold. Tidsplan for fremleggelse av utviklingsplaner på porteføljenivå, strategiske planer på eiendomsnivå, og rullerende 5-årige vedlikeholdsplaner basert på tilstandsanalyser At tilstandsanalysene og de strategiske planene for hver eiendom vil bli registrert i
kommunens FDVU system Aktiviteter, planer og fremdrift Bildet under viser en nødvendig og prioritert forbedring fra «fragmenterte, kortsiktige og lite tilgjengelige vedlikeholdsplaner uten sektorovergripende føringer» som har blitt beskrevet tidligere. Utarbeidelse av planene og gjennomføring av nødvendige analyser gjøres parallelt med at aktiviteten innenfor oppgradering og verdibevarende vedlikehold gradvis trappes opp. I Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan for 2017-2036 videreføres planene fra de siste års HP og investeringsplan med gradvis opptrapping av bevilgningene for å ivareta nivået på verdibevarende vedlikehold og innhenting av vedlikeholdsetterslepet innen utgangen av 2034. Det er planlagt vesentlige rehabiliteringsløft for prioriterte enkeltbygninger allerede i HP-perioden 2016-2019, herunder blant andre Gommerud, og Stabekk skoler. I 2016 vil lovpålagte utbedringer og forbedring av forhold relatert til sikkerhet, energisparing og teknisk tilstand prioriteres. Dette omfatter tiltak i flere institusjoner, både skoler, barnehager og boliger. Prioritering av hvilke bygninger som bør satses på i et langsiktig perspektiv gjøres i et nært samarbeid mellom tjenesteområdene og Eiendom. Avgjørende for en langsiktig satsning er at bygningene, i tillegg til å ha god teknisk tilstand, er godt egnet for virksomheten, eller at de kan bygges om for å bli godt egnet. Bygningenes tilpasningsdyktighet egnethet for ombygging er derfor et viktig kriterium. Dersom bygningen er tilpasningsdyktig, kan den følge med i tjenestens behov for utvikling over tid. Dersom bygningen er for statisk, vil den før eller siden bli uhensiktsmessig. Praktisk talt hele kommunens bygningsmasse er tilstandskartlagt i tråd med NS 3424 gjennom tilstandskartlegging i 2013/14. Dette danner utgangspunkt for å estimere ressursbehov til rehabilitering av bygningsmassen samt å starte arbeidet med å kategorisere bygningene og prioritere tiltak. Kommunens bygningsmasse ble i tilstandskartleggingen vurdert å ha en svakere tilstand enn gjennomsnittet av norske kommuner. Av kommunens bygninger innenfor de store tjenesteområdene scorer barnehage i gjennomsnitt best, deretter grunnskole. Sykehjem scorer noe svakere. Innenfor disse områdene er det stor spredning, noen bygg scorer svært bra og andre bygg
scorer svært dårlig. Boligene har gjennomgående en dårligere teknisk tilstand. Flere av boligene trekker snittet ned med svært dårlig teknisk tilstand. Med eiendomsstrategiens ambisjon om tilstandsgrad 1,2 i de prioriterte bygningene (anslått til 70 prosent av alt bygningsareal) er det estimert et behov på 2,1 2,5 milliarder kroner for å ta igjen etterslepet. I tillegg kommer behov for ombygging, utvikling og tilpasning av bygningsmassen, og til ordinært verdibevarende vedlikehold. Mer dyptgående tilstandsanalyser, som skal være gjennomført for alle bygningsporteføljer innen utgangen av 2017, vil danne grunnlag for prioritering av tiltak, kostnadsvurderinger og planlegging av gjennomføring. Tilstandsanalysene og de strategiske planene for hver eiendom vil bli registrert i kommunens FDVU system. Bransjens databaser for nøkkeltall, samt dokumentasjon fra flere nasjonale kartlegginger av offentlig bygningsmasse, indikerer at det årlige kostnadsnivået til verdibevarende vedlikehold for en stor bygningsmasse i dagens kroneverdi bør ligge på mellom 100 og 150 kr/m2 (eks. mva.). For Bærum kommunes ca. 800 000 kvadratmeter innebærer dette en årlig kostnad på 80 120 millioner (eks. mva.). Midtpunktet i intervallet, 125 kroner pr kvadratmeter og 100 millioner kroner eks. mva., tilsvarer 125 millioner inkl. mva. Dette nivået gjelder for dagens omfang av bygningsmasse. Med en raskt voksende befolkning vil bygningsmassen også vokse, og dermed behovet for midler til FDV inklusive verdibevarende vedlikehold. Prioritering av tiltak vil gjøres med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsvurderinger, og i nært samarbeid med tjenestene for å sikre at driften av tjenestene ivaretas og at de rette tiltakene blir prioritert. Kommunens behov og økonomi som helhet skal være retningsgivende for hvordan tiltakene prioriteres og gjennomføres. Det tilstrebes å samle flere tiltak av samme type i pakker som er store nok til å utnytte stordriftsfordeler i kommunes organisasjon og hos leverandørene. Videre tilstrebes en økt satsning på helhetlige rehabiliteringsprosjekter. Tilgang på adekvate erstatningslokaler for tjenestene er en kritisk suksessfaktor for at dette skal lykkes. Økt nivå på oppgradering og vedlikehold vil være økonomisk krevende og kreve økt gjennomføringskraft. Eiendom bygger kompetanse og kapasitet i organisasjonen til å håndtere profesjonalisering og økt oppdragsmengde. Forvalterfunksjonen forventes å være rigget for veksten i løpet av 2016. Vedlegg: 2016-04-12 Delstrategi oppgrad og verdibev vedlikehold 3106887 Behandlingen i møtet 10.05.2016 Formannskapet Votering:
Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. FSK-081/16: Behandlingen i møtet 19.04.2016 Formannskapet Ordføreren fremmet følgende forslag: Votering: Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. FSK-062/16: