Oppfølgingsliste 3/2015 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 10/14 FR 2009 Kompetanseprofil i 18.3 Feb. 2015 Vedtak: fk oppfølging 1. Kontrollutvalet tek status og tidsplan frå fylkesrådmannen datert 19.2.2014 til 2. Utvalet ber om ny statusrapport innan 31.1.2015 med ein konkret framdriftsplan om gjenståande oppfølging av fylkestingsvedtaket i 15/14 FR Tryggleik og beredskap - rapport FT-sak 18/10 18.3 Januar 2015 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 51/14 Skriv, meldingar og orienteringar 21.10.14 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan 31.12.14 Fylkestinget sitt vedtak i saka er i samsvar med tilrådinga frå kontrollutvalet. 21.10 Vedtak (utdrag): 2. Status SK a. FR F1 Holding. Ei viss forseinking er varsla pba tilgjengelegheit for intervjuobjekt. Revisor ba om ei avklaring rundt problemstilling 1 i prosjektet. K.sjef utarbeider eit notat til utvalet. 53/14 FR - Tilskotsforvaltning 25.11 01.09.15 Vedtak KU tilråding til FT: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan 01.09.2015. 1
54/14 FR 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane oppf. frå frm 55/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp oppfølging 59/14 Kontrollutvalet økonomiplan 2016 2018 Vedtak FT 091214: Lik tilrådinga frå KU Vedtaket er sendt frm 11.12.14 25.11 30.06.15 Vedtak KU: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert 10.11.2014 til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren 2015. 3. Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår 2015. Vedtaket sendt frm 1.12.14 25.11 15.01.15 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert 19.10.14 frå fylkesrådmannen til. 2. Kontrollutvalet ber om ny rapport innan 15. januar 2015. Vedtaket sendt frm med kopi til innkjøpssjef 1.12.14 Sjå sak 13/15 25.11 FT, juni 2015 Vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra 2016 2019 for programområde 410 Kontrollutval slik: 3/15 FR fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar oppfølging År Reduksjon 2016 - Kr. 517 000 2017 - Kr. 417 000 2018 - Kr. 417 000 2019 - Kr. 417 000 2. Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar, jamfør vedtak i KU-sak 52/14. Kontrollutvalet legg til grunn at leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember 2014. Saksframlegg og vedtaket lagt ved FT-sak 50/14. 10.2 V-15 Vedtak: Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert 20.1.2015 til orientering, og utvalet ber om ei orientering frå frm når tilråding nr. 7 i FT-vedtak 27/13 er ferdig oppfølgt. 6/15 Kjøp av forvaltningsrevisjon 10.2 FT april 2015 Vedtak: 2
rammeavtale KU rår FT til å forlenge dagens avtale om kjøp av forvaltningsrevisjon med Deloitte i 2 år, og dermed gjere nytte av opsjonen som ligg i dagens avtale. Avtalen vil då gjelde til 31.5.2017 8/15 Oppfølgingsliste 1/2015 10.2 Vedtak: Oppfølgingsliste 1/2015 vert teken til 9/15 Skriv, meldingar og orienteringar 10.2.2915 10.2 Vedtak: Utvalet tok til orienteringar om status på FR-prosjekta Samhandling, Innkjøp av kollektivtransport og Fylkesarkivet. Utvalet tok til oientering om status på fin.rev og selskapskontroll av F1 Holding. Rapport skal vere klar i byrjinga av mars. Utvalet fekk ei orientering av frm,. Orienteringa gjekk føre seg bak lukka dører etter KL 31, nr.3 og 5, jf. OFL 23 og 24 Leiar tok opp Dagmar-saka og utvalet vil be frm om ei orientering i neste KU-møte. Utvalet ba kontrollsjef om ei vurdering av formalitetane i saka om praktisering av reglementet for dei folkevalde til neste møte i utvalet. 10/15 Selskapskontroll 2014 FR av F1 Holding AS - rapport 25.3 10.3 01.09.2015 Fylkestinget KU ber om å få notat datert 18.12.14 frå KMD, om KU sin innsynsrett i deleigde selskap, til handsaming i neste møte Vedtak, tilråding til FT: 1. Fylkestinget tek vedlagte rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS til etterretning. 2. Fylkestinget ber leiinga i F1 Holding AS om å følgje opp tilrådingane i rapporten med unntak av kulepunkt nr. 1 3. Fylkestinget viser til fleirtalsvedtak i styret i F1-holding frå 14. mars 2015 og legg til grunn at dette vert følgt opp. Det må utarbeidast ein instruks som tek i vare kontrollfunksjonane i selskapet jfr. Aksjelova 6-12 og 6-13 4. Fylkestinget ber om at status på oppfølginga av tilrådingane vert meldt til kontrollutvalet innan 1. september 2015. Fylkestinget handsama saka 10.04.15 i FT-sak 1/15 og vedtok: 1. Det er fylkestinget gjennom 3
fylkesutvalet som utøver den reelle eigarskapen i F1 Holding AS. Fylkestinget sluttar seg til fylkesrådmannen sine vurderingar om eigarstyringa i F1 Holding AS si rolle. 2. Fylkestinget tek vedlagte rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS til orientering. 3. Fylkestinget ber leiinga i F1 Holding AS om å følgje opp tilrådingane i rapporten med unntak av kulepunkt nr. 1 4. Fylkestinget viser til fleirtalsvedtak i styret i F1 Holding frå 14. mars 2015 og legg til grunn at dette vert følgt opp. Det må utarbeidast ein instruks som tek i vare kontrollfunksjonane i selskapet jfr. Aksjelova 6-12 og 6-13 5. Fylkestinget ber om at status på oppfølginga av tilrådingane vert meldt til kontrollutvalet innan 1. september 2015. 11/15 FR Samhandling og prosjektstyring rapport FT-vedtaket vart sendt til Jan Øhlckers og frm 13.04.15. 25.3 Januar 2016 Vedtak tilråding til FT: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomføring av forvaltningsrevisjon «Samhandling og prosjektstyring» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å følgje opp tilrådingane i rapporten, kapittel 6. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan utgangen av 2015. Fylkestinget handsama saka 10.04.15 i FT-sak 2/15, og vedtok KU si tilråding. Vedtaket sendt frm 13.04.15 12/15 FR Fylkesarkivet - rapport 25.3 Januar 2016 Vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av fylkesarkivet til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørgje for at tilrådingane i rapporten vert gjennomførde, og melde tilbake til kontrollutvalet status så raskt som mogeleg, og seinast innan utgangen av 2015. 13/15 FR av innkjøp oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 25.3 Vedtak: Fylkestinget handsama saka 10.04.15 i FT-sak 3/15, og vedtok KU si tilråding. Vedtaket sendt frm 13.04.15 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert 13.2.2015 frå 4
14/15 FR Tryggleik og beredskap oppfølging av vedtak i FTsak 7/14 15/15 Årsmelding 2014 Kontrollutvalet 16/15 Prosess for gjennomføring av forvaltningsrevisjon fylkesrådmannen til. 2. Kontrollutvalet vurderer oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 som ferdig. Vedtaket sendt til frm med kopi til innkjøpssjef 26.3.15 25.3 15.01.2016 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert 10. februar 2015 frå fylkesrådmannen til orientering 2. Kontrollutvalet ber om orientering om status i KU-møte 25. august 2015 for oppfølging av vedtaket i FT-sak 7/14. 3. Kontrollutvalet ber om ny oppfølgingsrapport innan 15. januar 2016. Vedtaket sendt til frm med kopi til ass frm. 26.3.2015. 25.3 KU 12.05.15 Vedtak: Saka vert utsett til neste møte i kontrollutvalet. 23.5 Vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosess for gjennomføring av forvaltningsrevisjon slik den framlagt i saka. 2. Høyringsfristen for prosjektet Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport vert tre veker som i dag. 3. Høyringsfristen for prosjektet læringsmiljø og PP-tenesta kan settast til fire veker. Vedtaket er sendt til fylkesrådmann 26.03.15 17/15 Oppfølgingsliste 2/2015 25.3 Vedtak: 1. Oppfølgingsliste 2/2015 vert teken til 18/15 Status oppfølging av FR 25.03.2015 19/15 Skriv, meldingar og orienteringr 25. mars 2015 25.3 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status på oppfølging av forvaltningsrevisjon versjon 3-15 til. 25.3 Handsaming: 1. Status forvaltningsrevisjonsprosjekt under arbeid v/deloitte AS a. Innkjøp av kollektivtransport All dokumentasjon er mottatt og gjennomgått. Intervjuer blir ferdig i løpet av veke 13. Rapport vert levert innan fristen 1. mai. b. Læringsmiljø og PP-tenesta Dokumentasjon er mottatt innan fristen som var sett. Det blir no gjort klart for spørjeundersøking. Prosjektet er i rute. 5
2. Orientering om status oppfølging av FR kompetanseprofil v/jan Erik Weinbach Det vert arbeidd med kompetanseplanen. Utvalet vil motta skriftleg status til handsaming i neste møte. Orienteringa vert teken til. 3. Orienteringar frå administrasjonen v/fylkesrådmann / Ass. Fylkesrådmann og økonomisjef a. Orientering v/fylkesrådmannen. Kontrollutvalet vedtok å handsame orienteringa for lukka dører, jf. Kommunelova 31, nr. 3 og 5, jf. Offentleglova 23 og 24 Orienteringa vart teken til b. Orientering v/assisterande fylkesrådmann om internkontroll Assisterande fylkesrådmann orienterte om status internkontroll med fokus på kva som skal prioriterast i 2015. Ansvarsbrev og dialogmøte brukt for å identifisere risikoområde i avdelingane. Fokus på risikovurdering av prosjekt i samband med SFJ2019. Orienteringa vart teken til c. Orientering v/økonomisjefen Økonomisjefen orienterte om innført ny rutine for handsaming av øyremerka midlar. Alle øyremerka midlar vert rekneskapsført og avsett til bundne fond. Ny rutine delvis innført frå 2014. Skal vere på plass frå 01.01.2015. Orienteringa vart teken til. 4. Nytt frå NKRF a. einfo15/2 Regler og 6
prosedyrer for unntak frå offentlighet og lukking av møter Informasjonen vart teken til 5. Orientering frå leiar og kontrollsjef a. Tidspunkt for KU-møtet 12. mai. Leiar og kontrollsjef fekk fullmakt til å sette møtetidspunkt i høve til øvrig program for politikarane denne dagen. b. Invitasjon til FKT Fagkonferanse 3. 4. juni. Utvalet sender Arve Mjømen, Kari Maria Rutle Fjærestad og Turid Vassliås Borgund til konferansen. Kontrollsjefen sørgjer for påmelding av deltakarane. c. Evaluering av perioden. Utvalet er positive til ei evalueringssamling i Fåm 22. 23. juni med deltaking frå kontrollutvala frå dei andre fylkeskommunane på Vestlandet. Heile utvalet vil stille på samlinga. d. Vurdering av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde vart utsett. e. Kontrollsjef presenterte ei vurdering av notat frå KMD datert 18.12.2014 vedr. spørsmål om innsyn i deleigde selskap i samband med selskapskontroll. Vurderinga vart teken til. 20/15 Selskapskontroll 2015 16.4 Vedtak: 1. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om å lage eit saksnotat om informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og Sogn og Fjordane fylkeskommune vedrørande fusjonsplanane mellom Fjord1 AS og Norled AS. 2. Kontrollutvalet ber om at notatet vert lagt fram i neste møte i kontrollutvalet. Oppdatert 20.04.15 7