KOM ME I GANG MED F A G B O K F O R L A G E T S E - POR T A L BRUKER VE IL EDNING VER SJO N 2.6 INNHOLD Innledning... 3 Forberedelse til nytt skoleår... 3 Første møte med e-portalen... 4 Administrere brukere... 5 Importere brukere... 5 Registrere enkeltbrukere... 6 Oppdatere brukere... 6 Slette brukere... 7 Flytte klasser... 8 Gi brukere tilgang til produkter... 9 Aktivere et produkt for skolen... 9 Gi brukere tilgang til et produkt... 9 Oppretting av brukergrupper... 10 Legge til brukere i en brukergruppe... 11 Slette brukere fra en brukergruppe... 12 Produkter... 13 Statistikk... 14 Nyttige tips... 15 Endre passord... 15 Logge inn med Feide... 15 Videoer på Youtube... 15 Sortere lister... 15 Single sign-on... 15 1
2
INNLEDNING Fagbokforlagets e-portal er en felles innloggingsportal for alle digitale ressurser fra Fagbokforlaget. Fordeler med e-portalen: ett sted for administrering av alle brukere og produkter ett brukernavn og passord for alle våre produkter autentisering via FEIDE for både lærere og elever mulighet for automatisk synkronisering fra skoleadministrative systemer Denne veiledningen vil bli fortløpende oppdatert etter hvert som e-portalen oppdateres/utvides med ny funksjonalitet. FORBEREDELSE TIL NYTT SKOLEÅR Ved skolestart på høsten er det særlig tre ting skolen må gjøre i e-portalen: 1. Slett (deaktiver) elever som har sluttet ved skolen og flytt opp klasser, se s. 8 2. Importer nye elever/klasser, se s. 5 3. Gi brukere (elever og lærere) tilgang til kurs og programmer, se s. 9 3
FØRSTE MØTE MED E-PORTALEN I Fagbokforlagets e-portal kan dere som brukere ha tre ulike roller: Skoleansvarlig/ressursperson, lærer eller elev. Hva du har tilgang til i e-portalen, er avhengig av hvilken rolle du har. Alle brukere kan logge inn på e-portalen for å kunne gå direkte videre til de ulike produktene som de har fått tilgang til fra skolen sin. Nå trenger man altså kun ett brukernavn/passord for innlogging på våre ressurser. Administratorer (skoleansvarlig/ressurspersoner) kan importere, registrere og slette brukere, og de kan gi brukere tilgang til de enkelte produktene skolen har avtale for. Merk at det kan være flere administratorer på en skole. Lærere kan gi brukere tilgang til produktene, men kan ikke administrere andre brukere. Rollen er viktig ikke bare inne i e-portalen, men også for å styre hva ulike brukere har tilgang til i hvert enkelt produkt. Eksempel: Kartleggeren består av en elevmodul og en lærermodul. Elevmodulen er dessuten bare for elever fra 5. trinn til 1. VGS. Det betyr at elever på de trinnene kan få tilgang til Kartleggerens elevmodul, mens elever som går på andre trinn, ikke kan få tilgang til elevmodulen. Lærere får tilgang til begge modulene. Siden dette er noe som er ferdig satt opp i Kartleggeren, trenger ikke skoleadministratorer gjøre annet enn å gi brukerne tilgang til Kartleggeren, så blir tilgangen til de enkelte modulene automatisk styrt av rollen (og klassetrinnet) til brukerne. 4
ADMINISTRERE BRUKERE All administrasjon av brukerkontoer gjøres av skoleansvarlig og andre med rolle som ressurspersoner ved skolen. En «vanlig» lærerkonto gir ikke tilgang til å administrere brukere. IMPORTERE BRUKERE Menyen Administrasjon > Brukere gir en oversikt over alle registrerte brukere ved skolen. Rettighetsmessig er det tre rollenivåer: elev/bruker, lærer og ressursperson/skoleansvarlig. Disse vises adskilt i hver sin «boks». Klikk på Importer fra liste i menyen på venstre side. Dersom det er første gang importen skal gjennomføres, må importmalen lastes ned. Klikk på Hent Excel mal. Lagre malen på et sted der den er lett å finne igjen, for eksempel på skrivebordet. OBS! Importmalen består av to sider, en for elever og en for lærere. Begge sider må være med i Excel-filen som lastes opp, men det er ikke nødvendig å legge inn brukeropplysninger på begge. 1. Kolonneoverskrifter må være med i importen. 2. For- og etternavn må fylles inn. 3. Fødselsnummer (11 siffer) er kun påkrevd for innlogging med Feide, ellers valgfritt. 4. E-post er også brukernavnet. Det er obligatorisk for lærere, men valgfritt for elever. Dersom det ikke er oppgitt en e-postadresse for elevene, vil de bli tildelt et brukernavn. Vi anbefaler bruk av e-postadresse for lettere tilbakestilling av glemte passord. 5. Klassetrinn velges fra egen nedtrekksliste. 6. Klassenavn er uten spesielle krav. Lagre Excel-arket når alle opplysningene er registrert. Lukk deretter Excel. Klikk på Bla gjennom og bla deg frem til filen med brukeropplysningene. Klikk på Start import for å laste opp filen. Innholdet vil bli sjekket for feil/mangler, og ev. feilmeldinger vises. Klikk på Nullstill import for å avbryte dersom det er feil i importfilen. Rett opp eventuelle feil i Excel-filen og prøv på nytt. Klikk på Lagre import for å gjennomføre importen. Det er mulig å gjennomføre importen selv om det er noen feil/mangler i importfilen, men det kan resultere i at noen brukere ikke blir importert. Når importen er gjennomført, sendes det automatisk en e-post til alle brukere som er lagt inn med e-postadresse. E-posten inneholder en lenke for å opprette et selvvalgt passord. 5
REGISTRERE ENKELTBRUKERE I tillegg til å registrere brukere ved import er det også mulig å registrere enkeltbrukere. Gå til Brukere fra hovedmenyen for å registrere en bruker. Klikk på Brukere. 1. Klikk på Ny bruker. 2. Fyll ut alle nødvendige felt i Legg til ny bruker. 3. Fødselsnummer: Påkrevd for innlogging med Feide. Valgfritt ellers. Fornavn/Etternavn: Alle brukere. E-post: Påkrevd for administratorer/lærere. Valgfritt for elever, men anbefalt. (e-postadressen blir brukernavnet dersom denne er registrert). Tilgangsnivå: Det må velges en rolle for den nye brukeren. Standardvalget er Elev. Klasse: Velges kun for elever. 4. Klikk på Lagre for å opprette den nye brukeren. Passord genereres automatisk. Hvis e-postadresse er registrert sendes en lenke for oppretting av passord. OPPDATERE BRUKERE Det er mulig å oppdatere eksisterende brukere ved å gjennomføre en import som beskrevet i forrige avsnitt. Du kan bruke den samme importfilen på nytt med endringer på noen av brukerne, eller du kan lage en importfil med bare de brukerne som skal endres. Brukere der opplysninger er blitt endret, blir oppdatert, mens de andre brukerne blir værende uforandret. Vær nøye med at fødselsnummer er riktig for å sikre at importrutinen klarer å koble brukerne med de som finnes i e-portalen. 6
SLETTE BRUKERE Brukere ved skolen kan slettes (deaktiveres) fra menyvalget Brukere. Brukere som er deaktivert vil på et senere tidspunkt kunne hentes tilbake til skolen ved hjelp av Importer fra liste. Sletting av samtlige brukere i en klasse gjøres fra Flytt klasser. 1. Klikk på Brukere. 2. Velg brukeren som skal slettes (deaktiveres). 3. Klikk på Deaktiver. 4. Bekreft at brukeren skal deaktiveres, klikk på Deaktiver bruker. 7
FLYTTE KLASSER 1. Ved flytting av klasser klikk på Flytt klasser. Her presenteres oversikten over alle tilgjengelige elever som kan flyttes. 2. Dersom klassen du vil flytte elevene til, ikke eksisterer, må du først lage en ny klasse (med klassenavn/trinn) før klassen flyttes opp. Klikk på Ny klasse, fyll inn ønsket klassenavn og tilsvarende trinn og trykk Lagre. Etter det følges prosessen som beskrevet under, for å flytte elever til den nye klassen. 3. Velg trinn og klassenavn for den klassen som skal flyttes opp et trinn. Elevene i den valgte klassen vises nå på skjermen. 4. Velg deretter nytt trinn og nytt klassenavn i nedtrekksmenyen under Ny klasse for elever. 5. Klikk på Flytt elever for å flytte elevene til ny klasse/nytt trinn. Det kun mulig å flytte elevene i en klasse om gangen. Skal klasser slås sammen må elevene flyttes til den nye klassen en klasse om gangen. 6. Klikk på Lagre endringer for å gjennomføre flyttingen. 7. Klikk på Nullstill for å avbryte flyttingen. NB! Dette gjør ikke om på endringer som allerede er lagret. 8. Deaktivering («sletting») av elevene i en klasse kan gjøres etter at «gammel» klasse er valgt og elevene vises i listen. Klikk på Deaktiver brukere for «slette». 9. Fjern tomme klasser sletter alle klasser ved skolen som er uten registrerte elever. 8
GI BRUKERE TILGANG TIL PRODUKTER Under menyen Mine produkter finner hver enkelt bruker en oversikt over alle produktene man har tilgang til. «Produkter» betyr alle digitale ressurser fra Fagbokforlagets som krever innlogging. Produktene er delt inn i Mine nettsteder, Mine d-bøker, Mine apper og Andre ressurser. AKTIVERE ET PRODUKT FOR SKOLEN Et produkt blir gjort tilgjengelig for skolen av Fagbokforlaget etter at dere har kjøpt lisens på produktet. Når et produkt er gjort tilgjengelig for skolen, følger det med et visst antall brukerlisenser som kan brukes på skolen. Fordelingen av disse lisensene gjøres ved hver enkelt skole. Se avsnittet Gi brukere tilgang til et produkt lenger ned i denne veiledningen. En oversikt over hvilke produkter dere har lisens på ved skolen, finnes under Brukergrupper. GI BRUKERE TILGANG TIL ET PRODUKT Når et produkt er gjort tilgjengelig for skolen, må dere velge hvilke brukere som skal ha tilgang til produktet. Dette gjøres fra menyen Brukergrupper. Når du har valgt et produkt, kan du se hvilke grupper som er opprettet for dette produktet. Er det første gang brukere ved skolen skal få tilgang, må dere først opprette en ny brukergruppe for dette produktet. Klikk på Ny.. i boksen Brukergrupper for å lage en ny gruppe. Skriv inn navn på gruppen og velg en primærveileder. Øvrige lærere som legges til i gruppen vil bli satt opp som sekundærveiledere. Bytte av primærveileder gjøres ved klikke på Rediger gruppe og velge en ny veileder fra nedtrekkslisten. Husk å legge til den «gamle» primærveilederen som sekundærveileder, om denne fortsatt skal ha tilgang. Slettes en brukergruppe mister alle i gruppen tilgangen til det aktuelle produktet. NB! Kartleggeren støtter ikke flere brukergrupper. Alle brukere som har tilgang er i samme brukergruppe. Det er derfor ikke hensiktsmessig å opprette flere brukergrupper for Kartleggeren. For produkter som Unik, Min vei m.fl. anbefales det å ikke gi tilgang til mer enn ca. 50 brukere i hver brukergruppe. Opprett heller flere brukergrupper enn å lage en stor gruppe for alle som skal ha tilgang. 9
OPPRETTING AV BRUKERGRUPPER 1. Klikk på Brukergrupper. 2. Velg aktuelt produkt det skal gis tilgang til. 3. Velg en eksisterende gruppe eller opprett en ny gruppe ved å klikke på Ny gruppe. Eksisterende grupper kan også redigeres for å endre hva brukerne får tilgang til ved å klikke på Rediger gruppe. For å slette en gruppe klikk på Slett gruppe. 4. Viser en oversikt over hva brukerne i gruppen har tilgang til. 5. Viser en liste over medlemmene i gruppen og deres rolle. 6. Legg til eller fjern brukere fra en gruppe ved å velge enten Legg til brukere i gruppe eller Fjern brukere fra gruppe. 7. Nullstill valg som er gjort. På neste side vises hvordan brukere legges til i en gruppe. 10
LEGGE TIL BRUKERE I EN BRUKERGRUPPE 1. Legg til alle brukere legger til alle brukerne ved skolen til valgt gruppe. Det anbefales ikke å benytte denne med andre produkter enn Kartleggeren og våre digitale bøker. 2. Velg individuelle brukere som skal legges til i brukergruppen. 3. Alle elever i en klasse kan legges til i en gruppe ved å velge trinn og klasse. 4. Etter hvert som det velges brukere vil denne boksen vise hvem som vil bli lagt til i brukergruppen. Klikk på Lagre endringer for å melde de inn i gruppen. Klikk Avbryt for å nullstille og begynne på nytt. 5. Denne boksen viser hvem som allerede er med i valgt i gruppe. 6. Klikk på Tilbake for å gå tilbake til produkt-/gruppeoversikten. På neste side vises hvordan brukere slettes fra en gruppe. Obs! For enkelte produkter kan det ta noe tid før e-portalen får overført brukertilgangen til produktet. Planlegg for dette, slik at tilgangen gis helst dagen før det skal tas i bruk. 11
SLETTE BRUKERE FRA EN BRUKERGRUPPE 1. Fjern alle brukere sletter alle brukere bra brukergruppen. 2. Velg trinn og klasse for å slette brukere fra en spesifikk klasse. 3. Velg individuelle brukere for å slette bare et utvalg fra brukergruppen. 4. Viser en liste over brukere som vil bli slettet fra brukergruppen ved klikk på Lagre endringer. Klikk på Avbryt for å starte på nytt. 5. Klikk på Tilbake for å gå tilbake til produkt-/gruppeoversikten. 12
PRODUKTER 1. Klikk på Brukergrupper for å hente fram oversikten over produkter skolen har tilgang til. 2. Viser en liste over produkter skolen har tilgang til. 13
STATISTIKK MIDLERTIDIG FJERNET I PÅVENTE AV NY STATISTIKKMODUL 14
NYTTIGE TIPS ENDRE PASSORD Under menyen Min profil vises opplysningene som er lagret om deg som bruker. Klikk på knappen Endre passord? for å endre passord. LOGGE INN MED FEIDE Mange skoler har allerede begynt å bruke Feide, og vil da ha mulighet for å la brukerne logge inn ved hjelp av Feide. Innlogging med Feide krever at personnummer (11 siffer) er registrert på brukeren. Alle brukere registrert i e-portalen etter at denne ble operativ august 2013 skal være registrert med personnummer, men for brukere som ble hentet inn fra Kartleggeren mangler dette. Disse brukerne kan oppdateres med nødvendige opplysninger ved hjelp av brukerimporten beskrevet på side 4. Vær nøye med å fylle ut importmalen med identiske opplysninger til det som allerede er registrert på brukerne for å unngå at det i stedet blir opprettet en ny bruker. VIDEOER PÅ YOUTUBE Vi har laget flere videoer som viser mange av funksjonene i e-portalen. Disse er lagt ut på http://youtube.no/fagbokforlaget. SORTERE LISTER Alle lister/oversikter i e-portalen kan sorteres på kolonneoverskrifter. Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere på den aktuelle kolonnen. SINGLE SIGN-ON Følgende nettsti (url) kan nå benyttes for autentisere brukere direkte med Feide: https://eportal.fagbokforlaget.no/login.aspx?sso=feide. Dersom brukeren allerede er logget inn i Feide OG tidligere har godtatt Fagbokforlagets e-portal som Feide-produkt så vil vedkommende sendes direkte til e-portalen ferdig logget inn. Lenken kan f.eks. legges inn i læringsplattformen skolen benytter og gi rask tilgang til nettressursene i e-portalen uten å logge inn på nytt. 15