Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)
Nye Lindesnes Arbeidsutvalget REFERAT (OPPDATERT UTKAST) Styre/organ: Sted: Arbeidsutvalget Dato: Fredag 31.3.2017 Tidsrom: 14:00-14:30. Partssammensatt utvalg: Marnardal rådhus, Kommunestyresalen Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal Utvalgsleder Utvalgsnestleder I tillegg: Dagfinn Lauvsland Sekretær SAKSLISTE: AU-1/2017 Varamedlemmer til arbeidsutvalget / partssammensatt utvalg...2 AU-2/2017 Lokalisering...2 Side 1 av 2
AU-1/2017 VARAMEDLEMMER TIL ARBEIDSUTVALGET / PARTSSAMMENSATT UTVALG Bakgrunn Fellesnemda behandlet 22.3 i sak MFN-02/2017 Opprettelse av arbeidsutvalg og valg av utvalgsmedlemmer. Det ble da drøftet hvordan varamedlemmene i arbeidsutvalget (AU) skulle velges. Saken ble utsatt. Saken AU foreslår at det velges kommunevise varamedlemmer som angitt i forslaget til vedtak. Siden medlemmene i AU også inngår i partssammensatt utvalg inngår også valgte varamedlemmer i der. Også for tillitsvalgte som inngår i det partssammensatte utvalget bør det velges varamedlemmer. Oppnevnte tillitsvalgte har opplyst at også de vil oppnevne kommunevise varamedlemmer. Vedtak Arbeidsutvalget legger saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Det velges kommunevise varamenn til Arbeidsutvalget. Følgende velges: Marnardal: Anju C. Manneråk Lindesnes: Per Olav Skutle Mandal: Randi Fredriksen Ihme AU-2/2017 KONTORSTED FOR PROSJEKTLEDER Saken Det er ikke tatt stilling til hvor prosjektleder skal ha sitt kontorsted. Ut fra en totalvurdering, og forutsatt at det kan la seg realisere praktisk, legger AU saken fram for Fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Prosjektleders kontorsted skal være Lindesnes rådhus. Side 2 av 2
Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Midlertidig fellesnemnd Sted: Lokalene til Lindesnesregionen Næringshage, Hollendergata 3, 4514 Mandal. Dato: Onsdag 22.3.2017 Tidsrom: 16:00-19:15. Deltakere i Fellesnemnda: Andre Inviterte: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Bente Skoie Stanley Tørresen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Anju Choudhary Manneråk Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Rune Stokke Hans S. Stusvik Irene Lunde Tom Egerhei Dorrit Svenning Dagfinn Lauvsland (vara for Per Olav Skutle) Rådmann Lindesnes kommune Rådmann i Marnardal kommune Kst. Rådmann i Mandal kommune Ass. Fylkesmann Seniorrådgiver KS Møtesekretær SAKSLISTE: MFN-01/2017 Konstituering...2 MFN-02/2017 Opprettelse av arbeidsutvalg og valg av utvalgsmedlemmer...2 MFN-03/2017 Opprettelse av partssammensatt utvalg og valg av utvalgsmedlemmer...3 MFN-04/2017 Info om rådmennenes rolle/oppgaver og arbeidet i kommunene...3 MFN-05/2017 Informasjonsbehov og informasjonskanaler...4 MFN-06/2017 Møteplan våren 2017...4 MFN-07/2017 Prosedyre og framdriftsplan for ansettelse av prosjektleder...4 MFN-08/2017 Eventuelt...5 Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 7. Side 1 av 5
Janne Fardal Kristoffersen ønsket velkommen og informerte om møtets innhold. Hun ledet også valget av leder. MFN-01/2017 KONSTITUERING Valg av leder og nestleder for midlertidig fellesnemnd. Inngått intensjonsavtale forutsetter at leder skal velges blant Mandals medlemmer. - - - * - - - Valg av leder Janne Fardal Kristoffersen foreslo ordfører i Mandal; Alf Erik Andersen som leder. Det var ikke andre forslag. Fellesnemda vedtok enstemmig: Alf Erik Andersen velges som leder. Andersen takket for tilliten. Han takket også Janne Fardal Kristoffersen for godt arbeid og stor innsats i rollen som leder av styringsgruppa for Nye Lindesnes. Valg av nestleder Even Tronstad Sagebakken foreslo Helge Sandåker som nestleder. Det var ikke andre forslag. Fellesnemda vedtok enstemmig: Helge Sandåker velges som nestleder. MFN-02/2017 OPPRETTELSE AV ARBEIDSUTVALG OG VALG AV UTVALGSMEDLEMMER Fellesforslag fra ordførerne til arbeidsutvalg: Ordfører og opposisjonsleder fra de 3 kommunene. Leder og nestleder som for midlertidig fellesnemnd. - - - * - - - Fellesnemda drøftet hvordan vararepresentasjon skulle skje. Et alternativ som ble drøftet var en felles, nummerert liste over varamenn. Fellesnemda bestemte seg for å utsette saken om valg av varamedlemmer. For øvrig var det ikke andre forslag enn fellesforslaget fra ordførerne. Fellesnemda vedtok derved enstemmig: Ordfører og opposisjonsleder fra de 3 kommunene velges til arbeidsutvalg. Dvs. følgende Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen, Tor Magne Risdal. Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker, Vidar Tjelland. Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen, Even Tronstad Sagebakken. Side 2 av 5
MFN-03/2017 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT UTVALG OG VALG AV UTVALGSMEDLEMMER Fellesforslag fra ordførerne til partssammensatt utvalg: Arbeidsutvalget supplert med 1 arbeidstakerrepresentant fra hver av kommunene. Leder og nestleder som for midlertidig fellesnemnd. - - - * - - - Det var ikke andre forslag enn fellesforslaget fra ordførerne. Fellesnemda vedtok enstemmig: Partssammensatt utvalg utgjøres av arbeidsutvalget supplert med 1 arbeidstakerrepresentant fra hver av kommunene. MFN-04/2017 INFO OM RÅDMENNENES ROLLE/OPPGAVER OG ARBEIDET I KOMMUNENE Helge Sandåker innledet i saken: kommunen skal driftes, men det er klart at det må «snakkes mye sammen framover», bl.a. bør det sees på hvordan interkommunale samarbeid evt. kan tas inn i den nye kommunen. Rådmennene ble spurt om innspill. De etterlyste et «mandat» for hvordan de skulle forholde seg i forhold til saker som kommer opp, f.eks. ansettelser, planarbeid, mv. Ass. fylkesmann viset til erfaringer fra andre kommunesammenslåingsprosesser: det er viktig Fokus på fortsatt drift Tydelig rollefordeling politikk/administrasjon Avklaring av hva som skal løftes inn i fellesnemda og hva skal håndteres av det enkelte kommunestyre Fellesnemda drøftet saken. Christoffer Westermoen foreslo følgende: «Fellesnemda gir Rådmennene fullmakt til å starte samkjøringer av planarbeid, tjenester og drift på de områdene hvor de ser dette hensiktsmessig for etablering av ny felles kommune. Rådmennene bes særlig se på dagens interkommunale samarbeid og regionsamarbeid, og fortløpende foreslå hvordan dette bør endres.» Fellesnemnda var enige i Westermoens forslag, men ønsket også et tillegg vedr. avklaring av hva som skal løftes inn i fellesnemda, og hva skal håndteres av det enkelte kommunestyre. Fellesnemnda vedtok deretter i tråd med dette enstemmig: Fellesnemda gir Rådmennene fullmakt til å starte samkjøringer av planarbeid, tjenester og drift på de områdene hvor de ser dette hensiktsmessig for etablering av ny felles kommune. Rådmennene bes særlig se på dagens interkommunale samarbeid og regionsamarbeid, og fortløpende foreslå hvordan dette bør endres, samt foreslå hva som skal løftes inn i fellesnemda, og hva skal håndteres av det enkelte kommunestyre. Side 3 av 5
MFN-05/2017 INFORMASJONSBEHOV OG INFORMASJONSKANALER Saken ble drøftet. Viktigheten av god, samtidig informasjon ble understreket. De forskjellige interessentgruppene vil ha ulike informasjonsbehov. Fellesnemnda vedtok deretter følgende enstemmig: Rådmennene gis mandat å samordne og formidle informasjonsflyten inntil prosjektleder er ansatt. MFN-06/2017 MØTEPLAN VÅREN 2017 Møteplan foreslått ut fra følgende føringer: Møter i Fellesnemnda ca. månedlig Møter i arbeidsutvalget ca. hver 14. dag Møter i partssammensatt utvalg ved behov Møter fortrinnsvis på dagtid og på rundgang i kommunene - - - * - - - Saken ble drøftet. Det ble understreket at møtene fortrinnsvis bør være på faste dager. Videre at det må avklares godtgjørelse. Følgende prinsipper/føringer ble angitt: Som angitt i saksutredningen: o Møter i Fellesnemnda ca. månedlig o Møter i arbeidsutvalget ca. hver 14. dag o Møter i partssammensatt utvalg ved behov o Møter fortrinnsvis på dagtid og på rundgang i kommunene For øvrig: o Det bør være faste møtedager o Mandager og fredager er «gode» dager, onsdager er «dårlige» o Møter i arbeidsutvalget kan legges i etterkant av møter i fellesnemnda o Godtgjørelse må avklares Sekretæren forsøker å kalle inn til møter slik som angitt. MFN-07/2017 PROSEDYRE OG FRAMDRIFTSPLAN FOR ANSETTELSE AV PROSJEKTLEDER Saken ble behandlet i 2 bolker: én åpen og én lukket. Åpen del Prinsipper vedr. ansettelse av prosjektleder ble det drøftet. Fellesnemda diskuterte seg fram til enighet om prosess: 1. Stillingen som midlertidig prosjektleder frikjøpes fortrinnsvis internt fram til 1.4.2018 2. Stillingen som rådmann lyses ut så snart som mulig etter Stortinget endelig har vedtatt kommunesammenslåingen. 3. Ansatt rådmann overtar rollen som prosjektleder fra ansettelse fram til ny kommune er en realitet 1.1.2020. Side 4 av 5
Lukket del Deretter foreslo møteleder å lukke møtet. Dette ut fra at intern ansettelse av prosjektleder blir drøftet, og derved også enkeltansattes skikkethet for å bekle stillingen som prosjektleder. Med andre ord berøres personvernet. Lukking av møtet ble gjort i medhold av bestemmelsene i kommuneloven 31 nr. 4, som lyder: «Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når personvernet krever det.» Det ble vedtatt å lukke møtet. Fellesnemda vedtok følgende: Partssammensatt utvalg bes om å: 1. Avklare hvem blant dagens rådmenn som er aktuelle kandidater til jobben som prosjektleder, og så snart som mulig innstille overfor fellesnemda hvem blant disse som bør tilbys jobben. 2. Foreslå framdriftsplan og prosedyre for ansettelse av rådmann. MFN-08/2017 EVENTUELT Prosjektet Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet - invitasjon Det foreligger en invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet til å delta i prosjektet Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen. Det forutsettes at det enkelte kommunestyre stiller seg bak deltakelsen. Fellesnemda vedtok: «Fellesnemda anbefaler deltakelse i prosjektet. Arbeidsutvalget bes utarbeide forslag til saksutredning for kommunestyrebehandling i kommunene. Kommunal- og moderniseringsdepartementet informeres om nemdas vedtak som et foreløpig svar, og om når endelig svar kan forventes å foreligge etter behandling i kommunestyrene.» Invitasjonen fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet vedlegges referatet. Side 5 av 5
Utkast til saksutredning for by-/kommunestyrene. Fastsatt av fellesnemnda i møte 7.4.17, sak 14. Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen Vedlegg Brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet 9.3.17: Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen Saken Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterte 30. januar d.å. alle kommuner med gjensidig vedtak om å slå seg sammen, til å delta i et nytt prosjekt for å utvikle lokaldemokratiet i egen kommune. I brev 9. mars inviteres også kommuner som vil bli slått sammen på tvers av lokale vedtak. Departementet vil i prosjektet arrangere samlinger og tilby verktøy mv. med tanke på å utvikle lokaldemokratiet i kommuner som slås sammen. Vedlegget til saken gir detaljer vedr. opplegget. Departementet vil gjennomføre 2 årlige samlinger i prosjektet, og i alle fall ut fra opplegget i den første samlingen ser det ut til at departementet dekker kostnadene med samlingen. Reisekostnader må kommunene dekke selv. Forutsatt Stortingets bevilgning vil hver ny kommune også få et tilskudd på kr 100.000,- til arbeide med lokaldemokrati. Departementet ønsker at deltakelse i prosjektet er behandlet i by-/kommunestyrene i alle kommunene som skal inngå i den nye kommunen. Forslag til vedtak.. kommune vil delta i prosjektet «Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen». Vedtaket er forutsatt at også øvrige kommuner som skal inngå i nye Lindesnes deltar.
Statsråden Til ordførere og rådmenn Deres ref Vår ref Dato 15/4921-9 09.03.2017 Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen 22. februar ble det inngått en avtale mellom regjeringspartiene og Venstre som innebærer at enkelte kommuner vil bli slått sammen på tvers av lokale vedtak. Stortinget skal innen sommeren 2017 ta stilling til dette. Dersom Stortinget fatter vedtak om disse sammenslåingene, vil de tre i kraft fra 1.1.2020. Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterte 30. januar d.å. alle kommuner med gjensidig vedtak om å slå seg sammen, til å delta i et nytt prosjekt for å utvikle lokaldemokratiet i egen kommune. Departementet vil med dette også invitere deres kommune til å delta i dette prosjektet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil i prosjektet legge til rette for lokalt arbeid med å utvikle lokaldemokratiet i kommuner som skal i gang med å bygge en ny kommune på flere måter: Arrangere samlinger for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet en samling hvert år i to år. Tilby verktøy for å undersøke tilstanden for lokaldemokratiet i kommunene som skal slå seg sammen (jf. egen invitasjon fra KS) Tilby underveisevalueringer for bl.a. å vurdere lokale mål og ønsker for eget lokaldemokrati opp mot aktuelle tiltak (arbeids- og organisasjonsformer, måter å involvere innbyggerne på, nye digitale løsninger, etc) Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: 22 24 68 00 Telefaks: 22 24 27 40 Org. nr.: 972 417 858
Tilskudd inntil 100 000 kroner per "nye kommune" til å arbeide med lokaldemokratiet fra det andre prosjektåret, 2018 (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette) Første samling er 12. 13. juni på Lillestrøm. Invitasjon og påmeldingssiden til samlingen vil bli lagt ut rett over påske. Hovedtema på samlingene I prosjektet ønsker vi å legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene som handler om: Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig istand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem Hvordan organisere et godt samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske vedtak På samlingene ønsker vi å trekke frem både kommuner i Norge og i andre land, som er foregangskommuner når det gjelder å utvikle lokaldemokratiet, og som har gjennomført ulike tiltak for å styrke lokaldemokratiet sitt. Svarfrist til å delta i prosjektet Departementet ønsker at de kommunene som ønsker å delta i dette prosjektet, helst svarer innen 7. april. Svar sendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet merket "17/1293". Departementet ønsker at svarbrevet er behandlet i alle kommunestyrene som skal bli en ny kommune. Det er også ønskelig, men ikke et krav, at dere i svarbrevet til departementet, skriver kort om hvilke tema dere er særlig interesserte i at skal bli tatt opp på samlingene. Dersom det blir vanskelig å rekke svarfristen den 7. april, vil vi også gi en ny mulighet samtidig med at det blir åpnet for påmelding til oppstartsamlingen 12. -13. juni - rett etter påske. Oppstartsamlingen 12. 13. juni 2017 Rett etter påske vil det åpnet for påmelding til oppstartsamlingen. Det vil ikke være deltakeravgift. Overnatting blir også dekket. Reisekostnader må kommunen dekke selv. Målgruppen er politikere og representant(er) fra administrasjonen i kommunen med ansvar for lokaldemokratiarbeidet samt representanter fra sivilsamfunnet som kommunen eventuelt ønsker å invitere med seg. Hver ny kommunekonstellasjon kan delta med til sammen 7 personer. Det blir altså en hovedsamling per år i to år. I tillegg blir det egne prosjektledersamlinger mellom disse samlingene. Et verktøy for å sjekke lokaldemokratiet tilbud om KS lokaldemokratiundersøkelse 2017 Side 2
Et sterkt og ansvarlig lokaldemokrati er en fornuftig investering til innbyggernes beste. Det kommer ikke av seg selv. Når den nye kommunen skal utformes, kan det være en fin anledning til å sjekke ut sterke og svake sider ved dagens lokaldemokrati. Hva trengs å jobbes med når dere skal utforme lokaldemokratiet i den nye kommunen? Og hva kan det bygges videre på? KS har allerede invitert dere til å delta i Lokaldemokratiundersøkelse 2017: Invitasjon KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 Påmelding skjer til KS, som har ansvaret for gjennomføringen. Kommuner som ønsker det, kan nå søke om å delta. Undersøkelsen kan gi et nyttig grunnlag for å arbeide med lokaldemokratiet i den nye kommunen som skal bygges. Vi vil samtidig understreke at dere vil ha stor nytte av å delta i prosjektet vi her inviterer til, uten å benytte dere av tilbudet om å gjennomføre KS lokaldemokratiundersøkelse 2017. Vi håper dere vil delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen" og på eget initiativ arbeide for å utvikle lokaldemokratiet i den nye kommunen som dere skal bygge. Videre håper vi at dette prosjektet vil være til hjelp og støtte, og til inspirasjon for diskusjoner og beslutninger om lokaldemokratiet lokalt. Kontaktperson er: Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved Anne-Karin Ødegård Anne-Karin.Odegard@kmd.dep.no Med hilsen Jan Tore Sanner Side 3
Adresseliste Balestrand kommune Kong Beles veg 20 6899 BALESTRAND Bindal kommune Rådhuset 7980 TERRÅK Bjugn kommune Rådhuset 7160 BJUGN Eidsberg kommune Ordfører Voldens vei 1 1850 MYSEN Fet kommune Postboks 100 1901 FETSUND Haram kommune Storgata 19 6270 BRATTVÅG Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND S Leikanger kommune Skrivarvegen 7 6863 LEIKANGER Leka kommune Lekatun 7994 LEKA Lindesnes kommune Postboks 183 Vigeland 4524 LINDESNES Mandal kommune Postboks 905 4509 MANDAL Marnardal kommune Rådhuset 4534 MARNARDAL Nærøy kommune Idrettsvegen 1 7970 KOLVEREID Skedsmo kommune Postboks 313 2001 LILLESTRØM Sogndal kommune Postboks 153 6851 SOGNDAL Songdalen kommune Postboks 53 4685 NODELAND Spydeberg kommune Stasjonsgata 35 1820 SPYDEBERG Søgne kommune Postboks 1051 4682 SØGNE Sørum kommune Postboks 113 1921 SØRUMSAND Vikna kommune Postboks 133 Sentrum 7901 RØRVIK Ørland kommune Postboks 401 7129 BREKSTAD Side 4