H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Konsekvenser for beregning av gebyrene Revisjon av Norsk Vanns selvkostveiledning for VA-tjenestene ved May Rostad, Kinei AS VA-konferansen i Molde 20.-21.2014 Driftsassistansen for vann og avløp i Møre og Romsdal
KMD KLD Kommuneloven Regnskapsloven (selskap) Forskrift om regnskap og årsberetning (avskrivningstider) GKRS: Regnskapsstandarder KRS 4: Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet Lov om kommunale vass og avløpsanlegg Prinsippet om kostnadsdekning Hvem som er gebyrpliktige Forurensningsloven 21: Definisjon av avløpsanlegg og avløpsvann 24 Kommunalt ansvar for drift og vedlikehold Forurensningsforskriften 11 3: Definisjon av kommunalt avløpsvann Del 4A: Kommunale vann avløpsgebyr Prinsippene for gebyrsystemet Selvkostberegning iht. gjeldende retningslinjer Kun nødvendige kostnader Retningslinjer for beregning av kommunale selvkosttjenester H 3/14 Norsk Vann Veiledning for selvkostberegninger for VA Norsk Vann Veiledning for komm. VA gebyrforskrifter
1. Retningslinjenes status Formålet med retningslinjene er å gi veiledning til utmålingen av gebyrer for den enkelte betalingstjenesten. Retningslinjene skal utfylle reglene om brukerbetaling i særlovgivningen Å avvike fra retningslinjene er ikke ensbetydende med å bryte lov eller forskrift på det aktuelle området. Retningslinjene til hensikt å angi en økonomifaglig standard for beregning av selvkost og praktisering av selvkostprinsippet som er i tråd med reglene i særlovgivningen. Eventuelle avvik fra retningslinjene bør derfor begrunnes
2. Definisjon av selvkost Dagens definisjon i H-2140: Den merkostnaden kommunen har med å produsere en bestemt vare eller tjeneste Reviderte retningslinjer H-3/4: Den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste Definisjonen er viktig å benytte som grunnlag for vurdering av hva som kan henføres til selvkost og ikke i avgrensningen mot øvrig kommunal virksomhet
Selvkostkalkyle og selvkostprinsippet Inntekter fra årsgebyr og tilknytningsgebyr må ikke overstige kommunens beregnede selvkost (nødvendige kostnader): Inntekter: + Årsgebyr + Tilknytningsgebyr Sum gebyrinntekter (A) + Andre inntekter Sum inntekter Kostnader: + Indirekte henførbare driftsutgifter + Direkte driftsutgifter + Avskrivninger investeringer + Kalkulatoriske renter Sum kostnader - Andre inntekter Selvkost (B) A/B*100 skal være 100% Ev. over og underskudd det enkelte år avregnes mot et selvkostfond
3. Regnskapsmessig grunnlag for selvkostberegningene Selvkostberegningen er en kalkyle som skal ta utgangspunkt i virksomhetens regnskap For kommuner (og noen selskap): Selvkost er inntekter og regnskapsførte utgifter ført etter kommunelovens regnskapsprinsipper For kommunale og interkommunale selskap: Selvkost er inntekter og regnskapsførte kostnader etter regnskapslovens prinsipper
4. Endringer i retningslinjene for selvkostkalkylen + A. Direkte kostnader + B. Indirekte kostnader + C. Avskrivninger + D. Kalkulatoriske renter = Selvkost Se endringer/definisjoner på de neste foilene merket med bokstav
A. Direkte kostnader Arbeid, varer og tjenester som anvendes for å produsere selvkosttjenesten Alle direkte kostnader er alltid henførbare For kommuner: Alle utgifter som skal regnskapsføres på KOSTRA funksjonene for tjenesten iht. KOSTRA veiledning
B. Indirekte kostnader Indirekte kostnader er deler av kostnader som i KOSTRA er henført til administrasjonsfunksjonen eller funksjonen for kontroll og revisjon Fordelingsmetode for indirekte kostnader i selvkostkalkylen bør primært være en som best gir uttrykk for bruken av interntjenesten Alternativt brukes selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter som fordelingsnøkkel
Dokumentasjon indirekte kostnader Ansvarssted Fordelingsnøkkel Andel avløp Totalt antall % andel avløp Regnskapstjenste Antall bilag 20000 120000 17 % Innfordringstjeneste Antall utgående fakturaer 5000 50000 10 % Kontorstøtte Antall årsverk Revisjon Antall bilag Personaltjenester Andel ansatte 10 1100 1 % Velferdstjenster Andel ansatte Sentral opplæring Andel ansatte Kantinedrift Antall ansatte med tilgang 3 90 3 % Kopiering og trykketjenester Faktisk bruk IKT tjenster (drift og opplæring) Antall terminaler 5 400 1 % Felles post, arkiv, sentralbordtjenester Faktisk bruk Juridisk bistand kommuneadvokaten Faktisk bruk Ansvarssted Kostnad 1000 kr Andel avløp Kostnad i % avløp 1000 kr Regnskapstjenste 2900 17 % 483 Innfordringstjeneste 4100 10 % 410 Personaltjenester 2350 1 % 21 Kantinedrift 420 3 % 14 IKT tjenster (drift og opplæring) 5700 1 % 71 Sum indirekte henførbare kostnader 1000
C. Avskrivninger Avskrivningsgrunnlaget: + Historisk anskaffelseskostnader - Ev. investeringstilskudd eller anleggsbidrag - Ev. byggelånsrenter = Avskrivningsgrunnlag Lineære avskrivninger Avskrivningstid: Iht. driftsmidlets levetid definert i kommunens eller selskapets regnskapsregler NB! Det kan velges lengre avskrivningstider enn KOSTRA regnskapsforskriften dersom faktisk levetid vurderes som lenger NB! Det kan ikke velges kortere tid dersom faktisk levetid er kortere Dersom tomteprisen inngår i anskaffelseskostnadene benyttes samme avskrivningstid For tomter som anskaffes og der dette ikke avskrives i regnskapet, kan tomteprisen avskrives over 50 år i selvkostkalkylen
Avskrivningstider iht. forskrift 5 år: EDB utstyr, kontormaskiner og lignende. 10 år: Anleggsmaskiner, maskiner, inventar og utstyr, verktøy og transportmidler og lignende 20 år: Brannbiler, parkeringsplasser, trafikklys, tekniske anlegg (VAR), renseanlegg, pumpestasjoner, forbrenningsanlegg og lignende. 40 år: Boliger, skoler, barnehager, idrettshaller, veier og ledningsnett og lignende 50 år: Forretningsbygg, lagerbygg, administrasjonsbygg, sykehjem og andre institusjoner, kulturbygg, brannstasjoner og lignende. NY: Erverv av tomt/eiendom, som ikke er direkte knyttet til et VA anlegg
D. Kalkulatoriske renter Kalkylerente: 5-årig swaprente med et tillegg på ½ prosentpoeng Det benyttes gjennomsnittlig nivå for kalkyleåret i etterkalkylen Renten kan finnes på Kommunalbankens nettsider Beregningsgrunnlag: Beregningsgrunnlaget er årets gjennomsnittlige restverdi av netto anskaffelseskostnad (IB+UB)/2 Beregning: Årets beregningsgrunnlag multiplisert med årets kalkylerente.
Bruk av faktiske rentekostnader De nye retningslinjene angir ikke dette som en alternativ metode enn bruk av kalkulatoriske renter Dersom en kommune eller et selskap likevel skulle ønske å benytte faktiske kostnader, må dette begrunnes saklig som et alternativt prinsipp over tid (jf. retningslinjenes status) (Vil sannsynligvis ikke gjelde avfall, da bruk av kalkulatorisk rente blir forskriftsfestet)
C og D vedr. nye investeringer Byggelånsrenter på nye investeringer trekkes ut av anskaffelseskost, og kalkulatorisk rentekostnad beregnes for hvert års investeringer Ved nye investeringer starter avskrivningene i selvkostkalkylen samtidig med at avskrivningene starter i regnskapet
5. Selvkostkalkyle 1000 kr A. Direkte driftskostnader (kommunale og ev. i selskap) 12 950 000 B. Henførbare indirekte driftskostnader 1 049 944 C. Kalkulatoriske rentekostnader (kommunale og ev. i selskap) 1 965 744 D. Kalkulatoriske avskrivninger (kommunale og ev. i selskap) 2 050 000 E. Andre inntekter og kostnader 30 000 F. Gebyrgrunnlag (A + B + C + D E) 18 045 688 G. Gebyrinntekter (årsgebyr og tilknytningsgebyr) 19 700 000 H. Årets selvkostresultat (G F) 1 654 312 I. Avsetning til selvkostfond/dekning av fremført underskudd 1 654 312 J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskuddk 0 K. Kontrollsum (subsidiering) (H I+J) 0 L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret 781 379 M. Kalkulatoriske renter på selvkostfond/fremført underskudd 1 698 N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret (L+M+I J) 874 631 Kommentar: Det er den virksomheten som har abonnentansvaret og som krever inn gebyrene som er ansvarlig for å sette opp en fullstendig selvkostkalkyle. Det er normalt kommunen hvis ikke VA-selskapet har totalansvar for tjenesteproduksjonen fram til ab.
6. Praktisering av selvkostprinsippet 5-årsregelen = Normalregelen: Et overskudd på selvkostkalkylen som oppstår ett år, år 1, skal senes være tilbakebetalt i år 5 Et underskudd på selvkostkalkylen som oppstår ett år, år 1 skal være dekket inn senest i år 5 Det kan være overskudd eller underskudd i 5 påfølgende år, som senest må være i balanse i løpet av de neste 5 årene.
Eks. Ev. overskudd nedbetalt senest innen 5 år
7. Økt handlingsrom for praktisering av selvkostprinsippet Femårsregelen er hovedregel: Det anbefales at selvkostprinsippet praktiseres slik at et overskudd (eller underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller dekkes inn fra) brukerne innen fem år etter at overskuddet (eller underskuddet) i selvkostkalkylen oppstod. Avregningsperioden kan økes i visse tilfeller økes: Ved større investeringer, som skal sikre VA-tjenester primært til framtidige abonnenter, kan avregningsperioden for selvkost gjøres lengre enn fem år Selvkost beregnes iht. retningslinjene, men kommunen kan gå med underskudd en lengre periode. Kommunen trenger ikke øke gebyrene for dagens abonnenter så mye som selvkostdekning i løpet av en femårsperiode vil innebære Kommunen må sikre finansiering ved lavere finanskostnader enn selvkost/benytte frie midler for å underskuddet på selvkostfondet
Store investeringer som også kommer framtidige generasjoner tilgode Aktuelle tiltak i selvkostberegningen: Vurdere om avskrivningstiden kan økes pga. den faktiske levetiden, eks. øke avskrivningstid på et vannverk fra 20 til 30 år Gir lavere selvkost og mindre behov for å øke gebyrene for dagens abonnenter Aktuelle finansielle tiltak som gir likviditet: Lån med lengre avdragstid enn avskrivningene i selvkostkalkylen Benytte annuitetslån og ikke serielån (avdrag og renter er lik over hele lånets levetid)
Store investeringer for framtidige innbyggere, eks. 300 mill.kr i nytt vannverk 2 % innbyggervekst pr. år behov for mer vann 50 års perspektiv
8. Dokumentasjon og sporbarhet Grunnlaget for selvkost i regnskap og selvkostkalkyler må være transparent for å dokumentere at kryssubsidiering ikke forekommer Vann- og avløpstjenestene skal ikke subsidiere kommunale veier og andre deler av den skattefinansierte tjenesteproduksjonen i kommunen: Fordeling av felleskostnader i kommunen med korrekte fordelingsnøkler Bokføring av ressurser på VA-tjenestene som benyttes «gratis» av andre tjenester Avklart grensesnitt for hva som er vann- og avløpstjenester Særlig kostnadene med behandling av overvannet fra vei er krevende
Kryssubsidiering 1. Med kryssubsidiering menes normalt at en konkurranseutsatt del av en virksomhet får økonomiske fordeler fra offentlige midler, og som er i strid med regler om offentlig støtte 2. Kryssubsidiering internt i et konsern 3. Fordeling av felleskostnader m.m. i en kommune 3. Kryssubsidiering mellom eierkommune i et interkommunalt selskap
Fordeling av lønn - dokumentasjon Grunnlag fordeling av lønnskostnader i KOSTRA. Kartlegging basert på timeføring utført i 2011 Tjenesteproduksjon Person Avløpstransport Avløpsrensing Vanndistribusjon Vannproduksjon Andel investering Myndighets oppgaver Vei sprosjekter Per Hansen 40 % 10 % 40 % 10 % 0 % 0 % 0 % 100 % Anders Hole 40 % 10 % 40 % 10 % 0 % 0 % 0 % 100 % Anette Kaldbakken 30 % 20 % 50 % 0 % 0 % 0 % 0 % 100 % Eline Syvertsen 30 % 20 % 50 % 0 % 0 % 0 % 0 % 100 % Solveig Eggen 0 % 0 % 50 % 0 % 50 % 0 % 0 % 100 % Per Bakke 0 % 0 % 0 % 0 % 100 % 0 % 0 % 100 % Nils Anders Nilsen 20 % 0 % 0 % 0 % 80 % 0 % 0 % 100 % Helene Bo 25 % 0 % 25 % 0 % 50 % 0 % 0 % 100 % Anne Egeland 40 % 0 % 0 % 40 % 0 % 0 % 20 % 100 % Per Henning Movatn 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 100 % 0 % 100 % Egil Hvamb 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 100 % 0 % 100 % Trusl Aslesen 20 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 80 % 100 % Sum 245 % 60 % 255 % 60 % 280 % 200 % 100 % 1200 % Sum årsverk 3,05 0,6 2,55 3,15 2,80 2,00 1,00 12,00 SUM
Driftsfinansiering av systematisk ledningsfornyelse er lovlig Utskifting/fornyelse av ledningsanlegg, en andel hvert år, kan regnes som vedlikehold dersom ikke økt dimensjon. Økte driftskostnader på kort sikt, mange penger spart på lengre sikt ved å unngå låneopptak
9. Revidering av Norsk Vanns veileder Utgis februar 2015 Målgruppe og ambisjon med veiledningen: Øke kunnskap om sektoren for økonomer og revisorene Øke ingeniørenes kunnskap om økonomi og finansieringsregimet Viktig «lærebok» for nye i kommuner og vannselskap Spesielt viktig tema relatert til selvkost og regnskapsføringen: Tydeliggjøre forskjeller (må og kan) mellom regnskap og selvkostregnskapet, samt vise konsekvenser av ulike valg med eksempler Vise til god praksis med eksempler Sjekkliste for viktige prosedyrer, dokumentasjon og vedtak som kreves for å etterleve regelverket Avklare handlingsrommet for å ev. å avvike fra retningslinjene Avklaringer med gebyrmyndighetene hva som er henførbart til selvkost: Lokal overvannshåndtering Mottak av overvann fra vei Vassdragsovervåking/arbeid knyttet til vanndirektivet Kostnader til FoU, utdanning og rekruttering
Hva er henførbart til selvkost?