Årsrapport HMS Det medisinske fakultet Ved NTNU som helhet har enheter rapportert ved å svare på et elektronisk spørreskjema. Alle data fra disse rapportene ble overført til SPSS for analyse. Oversikt over resultater for NTNU som helhet er sammenfattet i kapittel tre i NTNUs årsrapport HMS. Ved Det medisinske fakultet (DMF) har følgende ni enheter rapportert: o Fakultetsadministrasjonen o Institutt for kreftforskning og molekylær medisin o Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer o Institutt for nevromedisin o Regionsenter for barn og unges psykiske helse o Senter for hukommelsesbiologi o Institutt for samfunnsmedisin o HUNT forskningssenter o Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk Det er rapportert fra to enheter som begge er navngitt med Institutt for nevromedisin, det er derfor til sammen rapportert fra ti enheter ved DMF. Her gjengis en oversikt over frekvenser og fellestrekk som har kommet frem gjennom rapportene fra enhetene ved DMF. Ved DMF rapporterer enhetene at det har blitt lagt til rette for samarbeid om HMS-relaterte problemstillinger i forbindelse med forskjellige møter (allmøter, gruppemøter, HMS-møter), HMS-runder, medarbeidersamtaler og ved at definerte personer kan kontaktes i aktuelle problemstillinger. Studenter og stipendiater ved DMF får samme opplæring som ansatte før de evt. skal i gang med arbeid der det stilles krav til ivaretakelse av HMS. Eksempler som nevnes er arbeid med forsøksdyr, bruk av verneutstyr og HMS-datablad. I tillegg nevnes det at DMF tok initiativ til utvikling av en felles nasjonal informasjonspakke/rutiner for utenlandsopphold for medisinerstudenter, primært med tanke på å sikre god informasjon om forsikring og ansvar både for seg selv og eventuelle pasienter i. Stipendiater får tilbud om medarbeidersamtale. Det er gjennomfør en rekke HMS-kartlegginger ved DMF i. Enhetene ved DMF har benyttet alle anbefalte former for kartleggingsmetoder i større grad enn NTNUs øvrige enheter. Flere av enhetene har benyttet flere av kartleggingsmetodene. I diagram gis en oversikt over hvordan kartleggingsmetodene er benyttet ved NTNU og ved DMF.
Anvendte kartleggingsmetoder HMS-runde Medarbeidersamtale med teknisk / administrativt ansatte Medarbeidersamtale med vitenskapelig ansatte Risikovurdering Andre, gi evt. en kort beskrivelse av metoden her: Prosentandel av alle enheter ved NTNU og DMF NTNU DMF Diagram. De enhetene som har rapportert har til sammen hatt 9 fokus for arbeidet med HMS i, de har altså i snitt hatt nesten åtte fokus hver! Ved DMF har enhetene i større grad hatt fokus på biologisk materiale, feltarbeid, ombygging / nybygging, organisatoriske / psykososiale forhold, risikofylt aktivitet, skjerming av personopplysninger, stoffkartotek og strålevern enn NTNUs øvrige enheter. De hyppigst valgte fokusområdene er gjengitt for NTNU og for DMF i diagram.
Hyppigst valgte fokus for HMS-arbeidet Varmt arbeid Substitusjon Strålevern Stoffkartotek Skjerming av personopplysninger, aktivitet eller utstyr Risikovurdere kjemikalier, også gasser Risikofylt aktivitet Elektriske anlegg og utstyr Brannvern Beredskap Transport Innkjøp Orgnisatoriske / psykososiale forhold Ombygging / nybygging Læringsmiljø - studenter Inneklima Inkluderende arbeidsliv Hørselsskadelig støy Helsefarlig støv Førstehjelpsutstyr Feltarbeid Ergonomi Biologisk materiale Belysning Arbeidsplasser og arbeidslokaler Diagram Prosentandel av alle enheter ved NTNU og DMF NTNU DMF
Helse Alle enheter skal planlegge og iverksette tiltak som forbedrer arbeids- og læringsmiljøet ved enheten. Ved gjennomgang av enhetenes rapporter synliggjøres et vidt spekter og et stort omfang av tiltak. NTNU har avtale med NAV om å være en Inkluderende arbeidsplass (IA). En viktig del av denne avtalen innebærer å iverksette tiltak for å forebygge sykefravær og for at ansatte skal kunne komme raskere tilbake i arbeid etter sykmelding. Ved DMF rapporteres det at seks personer har gått ut i uførepensjon i, til sammen tre personer har gått ut i AFP. En av enhetene ved DMF har vært involvert i omplassering eller bedriftsintern attføring. I forbindelse med rapporteringen ble det spurt hvorvidt enhetene sørget for personlig tilpasning av møbler og / eller utstyr, personlig tilpasning av arbeidsoppgaver og gradvis tilbakeføring til arbeid etter sykmelding. Se diagram for oversikt over hvordan enhetene fordeler seg på de forskjellige svaralternativene. Oversikt over hvordan enhetene benytter ulike IA-tiltak Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Uaktuelt Personlig tilpasning av møbler og utstyr Personlig tilpasning av arbeidsoppgaver Gradvis tilbakeføring til arbeid etter sykmelding Diagram Enhetene ved DMF opplyser i tillegg om at de gjennomfører regelmessige IA-samtaler og dialogmøter med NAV, lege og representant fra HMS-avdelingen. Miljø Avfall, vann/energi, innkjøp, og transport er sentrale satsningsområder i NTNUs miljøarbeid. I årsrapporten fikk alle enheter spørsmål om hvorvidt de hadde iverksatt sentralt anbefalte tiltak i de fire satsningsområdene. Det er ikke alle enheter som har svart på alle spørsmål, summen av svar vil derfor i en del tilfeller ikke bli.. Avfall For å undersøke hvorvidt enhetene har iverksatt tiltak for å begrense papiravfall, ble det fokusert på dobbeltsidige utskrifter, kodebekreftelse av utskrifter, kortlesere på skrivere og muligheter for elektronisk innlevering av studentoppgaver. Diagram viser hvordan enhetene fordeler seg på de forskjellige svaralternativene.
Gjenommføringsgrad av tiltak for redusert papirforbruk Antall enheter Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Uaktuelt Skrivere er standard satt opp med dobbeltsidig utskrift Ansatte må benytte brukerkode for å bekrefte utskrift Det er installert kortleser på studentdatasaler Studenter kan levere oppgaver elektronisk Diagram. Energi og vann For å undersøke hvorvidt enhetene har iverksatt tiltak for å begrense energiforbruket, ble det fokusert på om datamaskiner på datasaler ble slått av i ferieperioder, om utvalgte lesesaler ble stengt i ferieperioder, om personlige datamaskiner blir slått av når de ikke er i bruk og om elektrisk utstyr slås av etter endt arbeidsdag. Diagram viser hvordan enhetene har fordelt seg på de forskjellige svaralternativene. 9 Gjennomføringsgrad av energisparetiltak Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Uaktuelt Diagram Datamaskiner på datasaler slås av i ferier Lesesaler stenges i ferier Personlige datamaskiner slås av når de ikke brukes Elektrisk utstyr slås av etter endt arbeidsdag. Innkjøp For å undersøke hvordan enhetene ivaretar ytre miljø ved innkjøp, ble de bedt om å vurdere hvorvidt det stilles miljøkrav, om miljømerkede produkter prioriteres og om produkter med lavt energiforbruk prioriteres. Diagram viser hvordan enhetene har fordelt seg på de forskjellige svaralternativene.
Ivaretakelse av ytre miljø i forbindelse med innkjøp Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Uaktuelt Miljøkrav stilles ved innkjøp Miljømerkede produkter prioriteres ved innkjøp Produkter med lavt energiforbruk prioriteres ved innkjøp Diagram. Transport For å undersøke hvordan enhetene ivaretar ytre miljø gjennom transportreduserende tiltak, ble de spurt om å vurdere hvorvidt enheten benyttet bruk av videokonferanser, koordinerte varekjøp for å redusere varetransport og hvorvidt de la til rette for at ansatte og studenter kunne sykle eller gå til/fra NTNU, i. Diagram viser hvordan enhetene fordeler seg på de forskjellige svaralternativene. Ivaretakelse av ytre miljø i forbindelse med transport Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Uaktuelt Reiser erstattes med videokonferanser Varekjøp koordineres for å redusere varetransport Det legges til rette for at ansatte og studenter kan gå/sykle til/fra NTNU Diagram
Sikkerhet Enhetene skal planlegge og iverksette tiltak som forbedrer sikkerhet og beredskap lokalt. I årsrapporten er det fokusert på sikkerhet i forbindelse med feltarbeid og arbeid med farlige kjemikalier og stoffer.. Feltarbeid Faglig ansvarlig for ethvert feltarbeid skal sørge for at risikoforhold ved feltarbeidet kartlegges. I kartleggingen anbefales det at en ser på aktiviteter som kan inneha risiko for skade på menneske og/eller miljø. I årsrapporten ble enhetene spurt hvorvidt de gjennomfører risikovurdering, utarbeider lokale retningslinjer, fyller ut feltkort i forbindelse med feltarbeid og hvorvidt de utarbeider plan for kommunikasjon med egen enhet under feltarbeidet. Følgende fire enheter rapporterer at de har studenter eller ansatte som drar ut på feltarbeid: o Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer o Institutt for nevromedisin o HUNT forskningssenter o Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk Diagram viser hvordan disse enhetene fordeler seg på svaralternativene. Det er bare Institutt for nevromedisin som har svart på alle de fire spørsmålene vedrørende feltarbeid. Antall enheter Diagram Ivaretakelse av sikkerhet i forbindelse med feltarbeid. Kjemikalier og farlige stoffer Til sammen enheter rapporterer at de har ansatte og / eller studenter som bruker og håndterer kjemikalier og/eller farlige stoffer ved DMF: o Institutt for kreftforskning og molekylær medisin o Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykd o Institutt for nevromedisin o Senter for hukommelsesbiologi o HUNT forskningssenter o Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk. Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Risikovurdering av aktiviteter gjennomføres Lokale retningslinjer utarbeides Feltkort fylles ut Plan for kommunikasjon utarbeides
For å ivareta ansatte og studenter best mulig, skal disse enhetene risikovurdere bruk og håndtering for å ivareta sikkerhet og helse. Enhetene som bruker kjemikalier og/eller gasser med farlige egenskaper, har også plikt til å fjerne eller bytte ut farlige stoffer og prosesser med mindre farlige (substitusjon). Diagram 9 viser hvordan enhetene rapporterer ivaretakelse av sikkerhet ved arbeid med kjemikalier og farlige stoffer. Ivaretakelse av sikkerhet ved arbeid med kjemikalier og farlige stoffer Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Risikovurdering gjennomføres før nye kjemikalier og farlige stoffer tas i bruk Det utarbeides lokale retningslinjer for håndtering, oppbevaring og avhending av kjemikalier og farlige stoffer Lokale retningslinjer er gjort kjent for studenter og ansatte Diagram 9 NTNU har etablert elektronisk stoffkartotek over alle HMS-datablad (HMSD) i Eco-online. Stoffkartoteket skal være oppdatert og tilgjengelig for alle brukere. Papirutgave av HMSdatablad skal foreligge der hvor det håndteres kjemikalier. Diagram viser hvordan enhetene ved DMF rapporterer vedrørende stoffkartotek og substitusjon. Stoffkartotek / Substuitusjon Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Ansatte som bruker og håndterer kjemikalier og farlige stoffer har fått opplæring i bruk av eco -online HMS-datablad er tilgjengelige og oppdaterte Farlige kjemikalier og stoffer byttes ut med mindre farlige Diagram. Maskiner, verktøy og utstyr av de enhetene ved DMF sier de bruker maskiner, verktøy eller utstyr: o Intstitutt for kreftforskning og molekylær medisin o Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer o Institutt for nevromedisin i to rapporter o Senter for hukommelsesbiologi o HUNT forskningssenter
o Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk For å ivareta ansatte og studenter best mulig, skal disse enhetene risikovurdere bruk og håndtering for å ivareta sikkerhet og helse. Diagram viser hvordan disse enhetene rapporterer vedrørende ivaretakelse av sikkerhet ved arbeid med maskiner, verktøy og utstyr. Ivaretakelse av sikkerhet ved arbeid med maskiner, verktøy og utstyr Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Risikovurdering gjennomføres før maskiner, verktøy eller utstyr tas i bruk Det er utarbeidet lokale retningslinjer for sikkerhet ved bruk av maskiner, verktøy og utstyr Ansatte og studenter har fått opplæring i bruk av maskiner, verktøy og/ eller utstyr Ansatte har fått opplæring i bruk av påbudt verneutstyr og verneinnretninger Diagram Enhetenes ønsker for opplæring HMS-avdelingen arbeider med omlegging av HMS-opplæringen. En ønsker å tilby en mer modulbasert form for kurs med en grunnpakke og flere påbygningsmoduler. I enhetenes rapporter ble det spurt etter hvilke ønsker for kurs enhetene hadde. Diagram viser hvordan enhetene ved DMF fordeler seg på de definerte kursemnene. 9
Opplæringsønsker Brannslukkekurs Brukerkurs ionserende stråling Strålevernkurs Arbeid med humant materiale for ikke-medisinsk utdannet personale Risikovurdering av bruk av kjemikalier Brukerkurs, Eco-online Gasskurs Risikovurdering Miljøkrav i anbud /innkjøp (Innkjøp/Bestillerforum ) Videokonferanse Brukerkurs i avfallshåndtering Miljø hva betyr det for min enhet? Førstehjelpskurs Pausegym-instruksjon Ergonomi på laboratoriet Ergonomi på kontor Innføring i verktøy som ligger i IA-avtalen Konflikthåndtering Mobbing på jobben. Hvordan se og håndtere mobbesaker? Gjennomføring av medarbeidersamtale Gjennomføring av den nødvendige samtalen, omstillingssamtale el.l Innføring i HMS-lovgivningen, ansvar, oppgaver og roller 9 Diagram I tillegg ønsker en enhet opplæring i hvordan oppnå et godt psykososialt arbeidsmiljø. Enheten ønsker at alle ansatte ved enheten skal delta i en slik opplæring.
Enhetenes planlagte HMS-tiltak i o Gjennomføre HMS-runder, medarbeidersamtaler og risikovurderinger. o Arrangere seminar for felles utvikling. o Følge opp arbeidsmiljøundersøkelsen. o Iverksette interne HMS-rutiner. o Iverksette handlingsplan etter HMS-runde i. o Flytte og tilpasse arbeidsplasser ergonomisk. o Gjennomføre kompetanseutviklingstiltak. Annet Enhetene ble bedt om å beskrive andre forhold de mente det var viktig å synliggjøre i forbindelse med årsrapporteringen. Ved DMF ble da følgende nevnt: o Avviksrapporteringen fungerte bedre tidligere da verneombud skulle skrive under på skjema (og i praksis sørget for at skjemaet ble sendt videre til de rette instanser). I dag skal verneombud kun informeres. Dette er ikke alltid blitt gjort. o Tror ny årsrapport kan stimulere til å ta tak i forsømte områder. Enhetene ble også bedt om å vurdere hvordan de mener lokal og sentral årsrapportering av HMS og hvordan avviksrapportering fungerer som forbedringsfaktorer. Deres vurderinger er gjengitt i diagram. Verktøy for identifisering av forbedringsfaktorer Ikke i det hele tatt I liten grad I noen grad I høy grad Lokal årsrapportering fungerer som verktøy for synliggjøring av forbedringsfaktorer Sentral årsrapportering fungerer som verktøy for synliggjøring av forbedringsfaktorer Avviksrapportering fungerer som synliggjøring av forbedringsfaktorer Diagram