Beredskapsplan for sentraladministrasjonen i Oppland fylkeskommune Pr. februar 2015 1
Innhold 1. Formål med beredskapsplan for sentraladministrasjonen... 3 2. Aktuelle hendelser i sentraladministrasjonen... 3 2.1 Brann/infrastruktur... 3 2.1.1 Brann... 3 2.1.2 Bortfall av strøm og telefoni... 4 2.1.3 Vannlekkasje... 4 2.2 Akutt sykdom/ulykke/død... 5 2.3 Trusselsituasjoner... 5 2.4 Sikkerhet og adgangskontroll... 6 2.5 Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen organisasjon... 7 2.5.1 Alvorlige hendelser med ansatte på tjenestereise... 7 2.6 Risikovurdering av aktuelle hendelser (ROS-analyse)... 8 3. Varslingsplan hovedprinsipper ved varsling... 9 3.1 Prioriteter... 9 3.2 Varsling eksternt... 9 3.3 Varsling internt... 9 3.4 Varslingsplan... 10 4. Krise- og beredskapsstab... 12 4.1 Ansvarsområder... 12 5. Evakuering... 14 6. Kommunikasjon... 14 7. Krav og årshjul for beredskapsplanen... 15 7.1 Årlig revidering... 15 7.2 Årlig gjennomgang av beredskapsplanen... 15 7.3 Informasjon til nyansatte... 16 7.4 Info til brannvernansvarlige... 16 7.5 Brannøvelse... 16 7.6 Førstehjelpskurs... 16 7.7 Beredskapsøvelse med evaluering... 16 8. Vedlegg... 17 8.1 Tiltakskort: Brann/infrastruktur... 17 8.2 Tiltakskort: Akutt sykdom/ulykke/død... 18 8.3 Tiltakskort: Trusselsituasjoner... 19 8.4 Tiltakskort: Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen org.... 20 8.5 Mottak av melding... 21 8.6 Krise- og beredskapsledelse varsling i fagenhet IKT... 22 8.7 Oversikt over alle ledere i sentraladministrasjonen m/stedfortredere... 23 2
1. Formål med beredskapsplan for sentraladministrasjonen Målsetningen med beredskapsarbeidet i sentraladministrasjonen er å sette virksomheten i stand til å sikre avdelinger og virksomheter på en god måte, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Samtidig skal tjenesteproduksjonen opprettholdes best mulig og omdømmet ivaretas. Alle ansatte i huset skal sette seg inn i både overordnet beredskapsplan og beredskapsplan for sentraladministrasjonen. Overordnet beredskapsplan for Oppland fylkeskommune sier noe om prinsipper, definisjoner og begrepsbruk i vårt beredskapsarbeid, og er førende for vår interne beredskapsplan. 2. Aktuelle hendelser i sentraladministrasjonen Nedenfor beskrives kort fem hendelser som vi anser som de mest sannsynlige som kan inntreffe i fylkeskommunens sentraladministrasjon. Det vil aldri være en garanti for at situasjonen i virkeligheten blir akkurat slik. De fleste situasjoner vil mest sannsynlig være litt annerledes enn det planen beskriver. Alle ansatte må være forberedt på å håndtere situasjoner som oppstår ut ifra beredskapsplanens intensjon. 2.1 Brann/infrastruktur Brann og bortfall av infrastruktur kan forekomme med høy sannsynlighet i et hus med mye teknisk utstyr. På hverdager kan det til tider være svært mange innendørs, både av ansatte, leietakere og besøkende. Det er derfor viktig med gode rutiner og øvelser i forbindelse med brannvern. Punktet omfatter i tillegg vannlekkasje, bortfall av telefoni og strøm. 2.1.1 Brann Handling: Varsling: skjer automatisk fra alle systemer/datarom. Høres ved at brannalarmen går. Ring tlf. 110 dersom brannalarmen ikke er utløst og følg generell varslingsplan (se kap. 3). Det finnes egen instruks for brannvernleder, vaktmester, ansatte og for brannansvarlige på hver avdeling. Ansatte og besøkende evakueres. Det foregår ingen opptelling av de evakuerte. Ved skade på kontorlokaler må ansatte evakueres for en periode til en alternativ lokasjon. Alternativ lokasjon se pkt. 5 - Evakuering. Evaluering av hendelse og gjennomføring av rutiner i etterkant. Brannvesenet skriver kort rapport over hendelsen, som sendes brannvernleder til orientering. 3
AS Kirkegata har det overordna ansvaret for at interne brannrutiner er i orden, og for at kommunikasjon og samarbeide med lokalt brannvesen fungerer. Eiendomsavdelingen i OFK har det operative ansvaret for å utnevne brannansvarlige på hver etasje. Brannvernansvarlige på hver etasje har ansvar for å påse at alle kontorlokaler, møterom, garderober og WC er evakuert, før de selv følger rømningsvei. De har også ansvar for å vite hvor brannvernutstyret befinner seg. Møteansvarlig har ansvar for at gjester blir evakuert fra møterommet. Alle ansatte har ansvar for å sette seg inn i husets brannvernrutiner. Alle leietakere har ansvar for å kjenne til husets brannvernrutiner, og sørge for intern opplæring av ansatte og eventuelt egen brannansvarlig. 2.1.2 Bortfall av strøm og telefoni Handling: Ved bortfall av strøm: Ring teknisk leder for huset: Svein Skogli tlf. 958 76 795 eller Kjell Søbye tlf. 908 42 613 (i arbeidstiden kl. 07.00-16.00). Ved bortfall av telefoni, men ikke strøm: Kontakt IKT-Servicedesk tlf. 61 28 93 23 eller send e-post til ikt.servicedesk@oppland.org. Mobiltelefoner må brukes som kommunikasjonsmiddel når strøm og fasttelefoni er ute. Sentralbordnummeret rutes over til et fast mobilnummer ved langvarig bortfall (over ett døgn). AS Kirkegata v/vaktmester har det overordna ansvaret for å få opp igjen strøm så fort som mulig på våre anlegg. De tar ikke ansvar for utenforliggende hendelser, det vil si egne anlegg hos leietakere som forårsaker strømbrudd. Sentral IKT-avdeling iverksetter nødvendige tiltak for å få opp nettverk og telefoniforbindelsen. 2.1.3 Vannlekkasje Handling: Alarmer utløses automatisk ved lekkasjer og for høyt vannforbruk. Alarm går direkte til vaktmester og de sjekker hva det gjelder. IKT og Arkiv varsles. Vaktmester kontakter brannvesen hvis det er nødvendig, for å få hjelp til å suge ut vann m.m. Evakuering iverksettes der det er nødvendig, både av ansatte og kontorutstyr dersom det er mulig. Se også pkt. 5 - for alternativ lokasjon. AS Kirkegata v/vaktmester har det overordna ansvaret for at lokaler og elektriske anlegg kommer i drift igjen så fort som mulig i forbindelse med vannlekkasje. 4
2.2 Akutt sykdom/ulykke/død Akutt sykdom/ulykke på en ansatt eller besøkende i fylkeshuset, er en svært sannsynlig hendelse som kan forekomme i fylkeshuset. Det er viktig å igangsette livreddende førstehjelp så fort som mulig dersom det for eksempel er snakk om hjertesvikt eller hjerneslag. Se også tiltakskort på rutiner rundt denne typen hendelse (vedlegg nr. 8.2). Handling: Nærmeste observatør/kollega iverksetter varsling: ring 113 + sentralbord Denne personen må også ta ansvar for å: Sikre Få oversikt Igangsette nødvendige tiltak som: - start hjerte- og lungeredning hvis nødvendig, ikke vent på hjertestarter før dette iverksettes. - skaffe/be om å få brakt en av to hjertestartere til skadestedet. De to hjertestartere befinner seg i resepsjonen i 1.etg, og i 5.etg utenfor kantina. Nærmeste observatør/kollega iverksetter varsling og nødvendige tiltak. Servicesenteret bringer nærmeste hjertestarter til angitt sted når de blir varslet. Servicesenteret tar imot ambulansepersonell i resepsjonen, og følger dem til skadestedet. 2.3 Trusselsituasjoner Et scenario som kan inntreffe med liten sannsynlighet, er at det kommer en bombetrussel til sentralbordet eller i resepsjonen. Det vil derimot være større sannsynlighet for at ansatte eller sentralbordet får en truende telefon, eller at det kommer inn en beruset eller ustabil person i resepsjonen eller andre steder i fylkeshuset. Konsekvensen av en slik hendelse klassifiseres som «farlig», men er ikke «kritiske» for liv og helse. Handling i møte med berusede/ustabile personer: Dersom vi har en ustabil person i resepsjonen, må kollegaer i «bak-landet» være forberedt på å hjelpe til og å tilkalle ekstern hjelp. Dersom personen «slipper inn» i huset, skal betjeningen i resepsjonen følge etter, for eventuelt å forberede annen avdeling/person på mulig hendelse. Det skal komme en teknisk løsning som gjør det mulig for resepsjonisten å låse dørene inn til avdelingene ved hjelp av en bryter i skranken. Gjelder det en truende innringer, må mottaker ta innringer på alvor og spørre etter navn slik av han/hun kan kontaktes i ettertid. 5
Handling i forbindelse med bombetrussel: Mottaker noterer tidspunkt, hva som blir sagt og spør etter navn hvis det er mulig. Sentralbordet varsler politi: tlf. 112 så fort innringer har lagt på. Utover dette gjennomføres varsling jf. varslingsplan se pkt. 3.4. Resepsjonisten/bakvakt varsler politi når det er vurdert som nødvendig. Den som snakker med innringer eller tar imot en ustabil person i resepsjonen, har ansvar for å melde ifra til nærmeste overordnet om hendelsen, etter at politi først er varslet. Leder/stedfortreder avgjør om de ansatte skal evakueres. Leder/stedfortreder bestemmer om det skal varsles videre jf. varslingsplan. Fylkesrådmann bestemmer når det skal settes krisestab. 2.4 Sikkerhet og adgangskontroll Det er ikke utenkelig at vi kan motta farlig/mistenkelig post eller bagasje i sentraladministrasjonen. Det er viktig å ikke slippe inn uvedkommende som ikke har ærlige hensikter eller kan skape voldelige situasjoner. Vi ønsker heller ikke at besøkende skal vandre fritt rundt i våre åpne kontorlokaler. Handling: Det praktiseres kun «enkel» adgangskontroll i form av at personellet i resepsjonen stopper besøkende og spør hvor de skal. Besøkende blir henvist til aktuelt møterom, eller vi ringer møteansvarlig og avtaler hvor den besøkende skal sendes. Oppbevaring av bagasje i resepsjonen for ansatte eller besøkende: Servicesenteret avviser alle som ikke jobber i OFK, og som etterspør lagring av bagasje/personlige eiendeler. OFK-ansatte eller møtedeltagere som har vært i fylkeshuset, kan få lagre bagasje/personlig eiendeler en dag. Ved mottak av mistenkelig post kontaktes leder for Arkivet for videre avklaring og handling. Tiltak vurderes i hvert enkelt tilfelle. Servicesenteret har ansvar for resepsjonen og mottak av besøkende. Arkivenheten har ansvaret for rutiner og håndtering av mistenkelig post, sammen med Servicesenteret. 6
2.5 Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen organisasjon Dersom det skulle skje noe ekstraordinært alvorlig i Oppland fylkeskommunes organisasjon utenfor fylkeshuset, må sentraladministrasjonen være beredt til å hjelpe den ytre enheten. Se også eget tiltakskort for andre hendelser (vedlegg nr. 8.5). Denne planen omfatter kun de administrative funksjonene som støtter opp om Oppland fylkeskommunes krisestab, ikke krisestabens eget arbeid. Handling: Kriseledelsen bestemmer om det skal etableres et møterom for presse, og et mottak for pårørende. Dette lokaliseres i 5.etg. der det er tilgang til kaffeautomat, wc og trådløst nett. Det avklares ut ifra den aktuelle hendelse om det er behov for å betjene sentralbordet utover ordinær driftstid. Fylkesrådmannen setter krisestab når det er behov. Leder for Servicesenteret har ansvar for å bemanne opp egen krisestab etter bestilling fra rådmannen, og sørge for at sentralbord/resepsjon er oppe dersom en slik alvorlig hendelse skulle skje. 2.5.1 Alvorlige hendelser med ansatte på tjenestereise Handling: Nødetat varsler pårørende Nærmeste leder følger opp den ansatte så langt det er mulig med støtte og hjelp. Nærmeste leder har ansvar for kontakt med den ansatte. HR-enheten har ansvaret for personalforsikringene og bistår enkeltansatte, skoler og fagenheter med faglig og praktisk hjelp i slike saker. 7
2.6 Risikovurdering av aktuelle hendelser (ROS-analyse) Oversikten viser sannsynlighet og konsekvens dersom hendelsene skulle inntreffe. Andre hendelser er ikke tatt med i ROS-analysen, da det omfatter administrative oppgaver rundt fylkesrådmannens krisestab. Sannsynlighet Lite sannsynlig Sannsynlig Svært sannsynlig (1 x pr. 50 år) (1x hvert 10. år) (årlig) Konsekvens Kritisk Brann/infrastruktur Bombetrussel Akutt sykdom, ulykke, død Farlig Truende/ustabile personer Alvorlige hendelser med ansatte på tjenestereise Mistenkelig post Ufarlig Tyveri på arbeidsplassen, uønsket besøkende Hendelse med lav risiko Akseptert risiko INGEN tiltak nødvendig Hendelser med middels risiko Hendelser med høy risiko Mindre akseptert Uakseptabelt Tiltak BØR vurderes Tiltak SKAL settes inn 8
3. Varslingsplan hovedprinsipper ved varsling Varslingsplanen skal medvirke til å ivareta innledende varsling slik at tiltak kan iverksettes raskest mulig, samt at alle berørte i en situasjon får raskest og best mulig informasjon. Varslingsplanen skal sikre korrekt handling hos både ledere og ansatte når uønskede eller uforutsette hendelser er i ferd med å skje eller har skjedd. 3.1 Prioriteter Liv og helse Store materielle verdier Miljø Annet 3.2 Varsling eksternt Ved akutte nødsituasjoner skal nødetatene umiddelbart varsles: Politi: 112 Lege: 113 Brann: 110 Se også skjema Mottak av melding vedlegg 8.5, som kan brukes ved kontakt mot nødetater. Overordnet skal alltid forsikre seg om at nødetatene er varslet, og selv opprette kontakt med dem om nødvendig. Trengs det bistand fra flere nødetater er det tilstrekkelig å ringe til en nødetat. De varsler hverandre såkalt «Trippelmelding.» Andre lokale kontakter: Politi: 02800 Legevakt: 61 25 14 50/61 26 64 32 (mellom kl. 15-16) Lillehammer kommune: 61 05 05 00 3.3 Varsling internt Sentraladministrasjonen har i en normal driftssituasjon ikke opprettet vaktfunksjoner. Utover normal arbeidstid kan tilgjengeligheten av overordnede være begrenset utfra hvem som kan besvare en henvendelse. Enhver som mottar melding om en hendelse, skal varsle videre oppover i systemet. Ingen varsling skal stoppe fordi et nivå ikke er tilgjengelig. Varsling skal følge organisasjonslinjene oppover i organisasjonen ved enhver situasjon som medfører fare for liv og helse, skade på materielle verdier eller som kan gi en informasjons- eller omdømmekrise. Varsling omfatter også alle andre hendelser som er av en sånn karakter at presse, politi, pårørende e.l. forventes å ta kontakt. 9
Leder på ethvert nivå vurderer varsling oppover og nedover i organisasjonen, og om Kommunikasjonsavdelingen i sentraladministrasjonen skal involveres. Enhver som blir oppmerksom på at en umiddelbar fare truer eller at en alvorlig hendelse kan oppstå, skal varsle alle i nærheten som kan være truet. 3.4 Varslingsplan Ansatt varsler nødetat og nærmeste leder, ev. stedfortreder dersom leder ikke er til stede. Når leietakere omfattes av krisen/hendelsen, varsles disse på lik linje med øvrige ansatte. Se tabell over leietakere med kontaktpersoner og telefonnummer. 10
VAKTTELEFON VAKTMESTER: Henvendelser av bygningsmessig og mindre kritisk art innenfor sentraladministrasjonens driftstid: Hverdager: Kl. 07.00 16.00 Lørdag og søndag: Ingen Svein Skogli: 958 76 795 Leietakere: Kontaktperson: Telefon: Stedfortreder: Telefon: Innovasjon Norge Fosterhjemstjenesten, Bufetat Christian Hedløv Engh Solveig Morten Buraas 970 97 350 Lars Øyvind Børde 907 87 100 466 16 843 Anita Bjørge 466 16 610 KS Oppland Astrid Tomter 977 28 220 Trond Lesjø 908 95 405 Innlandet Revisjon IKS Bjørg Hagen 913 22 881 Justin Aaboen 901 47 890 Ungt Entreprenørskap Karin Rønning 480 06 578 Inger Elin Nes Hjelle 971 78 941 LYOGOC Kristin Nilseng 477 05 363 Henriette Hagen Krekke 419 16 289 Schneider Electronic Kjetil Fredriksen 934 91 460 Jarle Myrhaugen 480 09 999 11
4. Krise- og beredskapsstab Sentraladministrasjonens krise- og beredskapsledelse ledes av fylkesrådmannen og har sju faste medlemmer. Krise- og beredskapsledelsen kan utviders og endres etter behov og situasjon. Stilling Navn og tlf.nr. Stedfortreder navn og tlf.nr. Fylkesrådmann Kommunikasjonssjef Fylkesopplæringssjef Rasmus Olav Vigrestad Tlf. jobb: 61 28 92 96 Mobil: 905 04 984 Halvor Løkken Tlf. jobb: 61 28 91 80 Mobil: 416 45 556 Inge Myklebust Tlf. jobb: 61 28 94 78 Mobil: 908 94 270 Terje Kind Tlf. jobb: 61 28 92 33 Mobil: 905 04 984 Kathrine Lunde Halvorsen Tlf. jobb: 61 28 92 34 Mobil: 412 16 672 Terje Storbakken Tlf. jobb: 61 28 92 17 Mobil: 975 88 296 Leder Opplandstrafikk Eirik Strand Tlf. jobb: 61 28 92 40 Mobil: 907 99 116 Randi Skaaraaen Tlf. jobb: 61 28 92 06 Mobil: 482 73 980 Leder Regionalenheten Hjalmar Solbjør Tlf. jobb: 61 28 91 64 Mobil: 911 99 797 Anita Brenden Moshagen Tlf. jobb: 61 28 92 88 Mobil: 909 15 169 HR-sjef HMS-rådgiver Åsmund Haugstad Sandvik Tlf. jobb: 61 28 91 98 Mobil: 477 19 712 Odd-Erik Bakken Tlf. jobb: 61 28 91 26 Mobil: 995 64 601 Asbjørn Skogum Tlf. jobb: 61 28 92 46 Mobil: 915 32 947 4.1 Ansvarsområder Rolle Ansvar Oppgaver Fylkesrådmannen Ansvar for beredskaps- og krisearbeidet i hele Lede alt krise- og beredskapsarbeid i organisasjonen. organisasjonen med underliggende enheter. Ivareta ansatte, pårørende, kunder/ elever og berørte innenfor egen sektor. - Få oversikt over situasjonen - Vurdere behov for å samle beredskapsstab - Tilkalle nødvendig ekstra bistand fra OFK eller andre - Håndtere media 12
Assisterende rådmann Øvrige ledere Ansatte Ved rådmannens fravær, ansvar som rådmannen. Ellers ansvar som for øvrige ledere i sentraladministrasjonen. Gjøre seg kjent med og forstå egen rolle og funksjon i krise- og beredskapssituasjoner. Utarbeide ROS-analyser for sine avdelinger Gjøre seg kjent med og forstå egen rolle og funksjon i krise- og beredskapssituasjoner Ved rådmannens fravær oppgaver som rådmannen. Ellers ansvar som for øvrige ledere. Skal ved registrering av akutt ulykke varsle direkte til nødetater (brann 110, politi 112. ambulanse 113) Skal gjennomføre nødvendige skadebegrensende strakstiltak Skal varsle internt om forhold som kan utvikle seg til en uønsket hendelse Varsle iht. til varslingsplan Være beredt til å tre inn i beredskapsstaben Skal ved registrering av akutt ulykke varsle direkte til nødetater (brann 110, politi 112. ambulanse 113) Skal gjennomføre nødvendige skadebegrensende strakstiltak Skal varsle internt om forhold som kan utvikle seg til en uønsket hendelse Varsle iht. varslingsplan Teknisk leder Brannberedskap Utarbeide og følge opp branninstrukser, samt gi opplæring Gjennomføre brannøvelser 13
5. Evakuering Evakuering av bygget er avhengig av type hendelse og varsling. For tiden er det kun brannklokker som varsler, og brannrutinene følges som beskrevet i pkt. 2.1.1. Rømningsveier: Nødlysanlegg går på når lyset i gangarealet blir borte. AS Kirkegt er behjelpelige med å foreslå alternativ lokasjon dersom ansatte må ut fra bygget i lengre periode. Leietaker må selv sørge for å avtale dette på forhånd hvis det er ønskelig. OFK inngår samarbeid med Lillehammer videregående skole om bruk av deres lokaler, når det er behov for evakuering av ansatte. 6. Kommunikasjon Kommunikasjon er et av de viktigste forhold å ivareta i forbindelse med alvorlige hendelser og kriser. Krisekommunikasjon er all utveksling av informasjon som skjer i internt i organisasjonen eller eksternt med andre virksomheter, medier, organisasjoner eller publikum i krise. Effektiv krisehåndtering handler ofte om en effektiv informasjonsformidling. Kommunikasjon under alvorlige hendelser og kriser følger prinsippene i Informasjons- og kommunikasjonsstrategien for Oppland fylkeskommune. Vår kommunikasjon bygger på tre overordnede prinsipper; åpenhet, ansvar og forholdet til brukerne/media, herunder pårørende, ansatte og andre direkte berørte. Rådmannen eller ass. rådmann, leder alt krise- og beredskapsarbeid i sentraladministrasjonen herunder å vurdere informasjonsbehovet og å gjennomføre informasjonstiltak. Viktige målgrupper for kriseinformasjon er ansatte og berørte (pårørende) og massemedia. I en krisesituasjon er det kun kvalitetssikret og godkjent informasjon fra ledelsen som formidles. Fortrinnsvis er det rådmannen eller ass. rådmannsom uttaler seg. Faglige vurderinger overlates til riktige instanser. Den lokale fagenhetsleder, rådmannen eller ass. rådmann, vurderer om Kommunikasjonsavdelingen skal trekkes inn. Politiet har generelt ansvar for å lede (innebærer også informasjonsansvar) der det er: - Fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. - Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Valg av kommunikasjonskanal må bygge på en vurdering av de ulike målgruppene, som vil kunne variere med type hendelse. 14
7. Krav og årshjul for beredskapsplanen 7.1 Årlig revidering inn i AMUs årshjul 7.6 Beredskapsøvelse med evaluering november 7.2 Årlig gjennomgang av beredskapsplanen 1 x pr år: inn i enhetens virksomhetsplan 7.5 Førstehjelpskurs oktober 7.3 Informasjon til nyansatte april og oktober 7.4.1 Brannøvelse juni 7.4 Info til brannvernansvarlige mai Aktiviteter i beredskapsplanen legges inn i sentraladministrasjonens årshjul for ledere, samt handlingsplan for HMS. 7.1 Krav: Årlig revidering Fylkesrådmannen AMU reviderer planen på vegne av FR. Beredskapsplanen skal innarbeides i Arbeidsmiljøutvalgets årshjul, med behandling en gang pr. år. Servicesenteret bistår AMU med den tekniske opprettingen av planen, bl.a. navn og tlf.nr i varslingslista. 7.2 Krav: Årlig gjennomgang av beredskapsplanen Fagenhetsledere Fagenhetsleder skal en gang pr. år ha en gjennomgang av innhold i beredskapsplanen. Det er nødvendig å informere om endringer, roller og ansvar i henhold til blant annet varslingsplan og tiltakskort. Det bør også settes fokus på enhetens egne beredskapsrutiner i de ulike aktuelle scenarioer, jf. risikoanalysen pkt. 2.6. 15
7.3 Krav: Informasjon til nyansatte HR-enheten HR-enheten arrangerer samling for nyansatte to ganger pr år, henholdsvis i april og oktober. Informasjon om Beredskapsplan for sentraladministrasjonen legges inn som fast punkt på agendaen, med gjennomgang av rutiner, plikter og ansvar den enkelte ansatte har når uhellet er ute. 7.4 Krav: Info til brannvernansvarlige AS Kirkegata v/ledende vaktmester Eiendomsavdelingen har ansvar for å ha oversikt over 1 brannvernansvarlig pr etasje. Denne oversikten oversendes ledende vaktmester ved endringer. Ledende vaktmester arrangerer med bistand fra nødetat, opplæring og gjennomgang av rutiner for alle leietakernes brannvernansvarlige, en gang pr år. 7.5 Krav: Brannøvelse AS Kirkegata v/ledende vaktmester Brannøvelse gjennomføres 1x pr år, fortrinnsvis på våren. Brannvernansvarlige på hver etasje skal påse at alle blir evakuert ut fra kontorer, møterom, garderobe og WC. Vaktmester skriver egen rapport, og i tillegg kommer det evalueringsrapport fra brannvesenet. 7.6 Krav: Førstehjelpskurs AS Kirkegata v/ledende vaktmester AS Kirkegata skal årlig tilby kurs for leietakere i livreddende førstehjelp og bruk av hjertestarter. Kurset formidles av hovedverneombud til ansatte i fylkeskommunen. Tilbudet skal gjelde alle ansatte i OFK og øvrige leietakere i AS Kirkegata. Det benyttes ekstern profesjonell kursholder, og kostnadene dekkes av sentrale opplæringsmidler. Kurset holdes i oktober/november. 7.7 Krav: Beredskapsøvelse med evaluering Fylkesrådmannen Hovedansvar for å gjennomføre en årlig beredskapsøvelse i oktober er lagt til FR. Teknisk arrangør og koordinering av involverte er Servicesenteret og HR-enheten. Øvelsene blir forskjellige etter hvert som nye erfaringer gjøres, og hvem som deltar vil variere. 16
8. Vedlegg 8.1 Tiltakskort: Brann/infrastruktur OPPGAVER ANSVARLIG KOMMENTAR Varsling/Informasjon Observatør/meldingsmottaker Varsling iht. branninstruks ved arbeidsstedet Brannvesen: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 Tiltak/Instrukser Lokal leder/rektor/ stedfortreder Innhente informasjon om skadeomfang Prioritere i forhold til: - Liv og helse - Store materielle skader - Miljø - Annet - Varsling av nærmeste overordnede Evakuering av ansatte/elever/brukere Førstehjelp (fysisk/psykisk) Oppholdsområde for evakuerte (vedlagt kart) Skadebegrensning Etterarbeid/Rapport Lokal leder/stedfortreder Oppfølging av berørte Evaluering av hendelse/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Håndtering av media Informasjon til Fagenhetsleder/ fylkesrådmann/andre 17
8.2 Tiltakskort: Akutt sykdom/ulykke/død OPPGAVER ANSVARLIG KOMMENTAR Varsling/Informasjon Observatør Observatør = Nærmeste kollega/besøkende Ring 113 hvis nødvendig (se nedenfor) Ring Sentralbordet, tlf: 61 28 90 00 Observatør Fortell kort hva som er skjedd og hvor personen befinner seg + adressen vår: Kirkegt 76. Varsle nærmeste leder (om det gjelder en ansatt) Varsle arbeidsgiver eller pårørende (dersom hendelsen gjelder besøkende) Tiltak/Instrukser Følg førstehjelpsreglene: Sikre Få oversikt Igangsett nødvendige tiltak Skaff hjertestarter til skadested Tar i mot ambulansepersonell og følger dem til skadested Sentralbordet Observatør + andre «hjelpere» i nærheten Observatør Resepsjonisten Opplysninger om nærmeste pårørende ligger i Visma. Ikke nødvendig med diagnose for å gi førstehjelp. Sikre: sørg for skjerming og rom rundt «pasienten». Oversikt: hvis du er alene, få tak i flere til å hjelpe til. Få overblikk over «pasientens» tilstand. Observatør tar ledelsen over situasjonen, be eventuelt andre om det. Igangsett tiltak: ring 113. Start hjerte- og lungeredning ved hjertestans. Ved andre sykdommer som diabetes, epilepsi anfall, hjerneblødning, hjerteinfarkt utføres tiltak av personer som kan førstehjelp. Hvis personen er bevisst, spør om den bruker medisiner. Observatøren må få en person i nærheten til å hente nærmeste Hjertestarter (5.etg eller 1.etg). 18
Etterarbeid/Rapport Viktig med «debriefing» av hendelsen Nødvendig med særlig bearbeiding av hendelsen v/død De som deltok og var til stede rundt den syke/skadde + deltagere i Servicesenteret Gjennomgang av: Hva skjedde? Hvordan gikk det med den syke? Handlet vi riktig, og kunne vi gjort noe annerledes? 8.3 Tiltakskort: Trusselsituasjoner OPPGAVER ANSVARLIG KOMMENTAR Varsling/Informasjon Observatør/meldings- Varsling til politi mottaker Iverksett førstehjelp Mottak/kontakt med politi Varsling av nærmeste overordnede Tiltak/Instrukser Lokal leder/rektor/stedfortreder Hindre uvedkommende adgang Sperre åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer Signalement (øyevitner) Mottak av politi Etterarbeid/Rapport Lokal leder/stedfortreder Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk støtte) Anmeldelse Rapportering Oppfølging av berørte ansatte/elever/brukere Evaluering av forløp Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak 19
8.4 Tiltakskort: Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen org. OPPGAVER ANSVARLIG KOMMENTAR Varsling/informasjon Observatør/meldingsmottaker Sentralbordet mottar melding om alvorlig hendelse i ytre enhet Sentralbordet Leder Servicesenteret Varsle leder for servicesenteret Varsle fylkesrådmannen Tiltak/Instrukser Fylkesrådmannen Leder servicesenteret Leder servicesenteret Kriseledelsen v/kommunikasjonsleder Fylkesrådmann vurderer og avklarer behov for setting av krisestab Servicesenteret bemannes opp etter behov i resepsjon, sentralbord, ev. behov for møteromsvert Presserom rigges ved behov Mottak pårørende avklares Sentralbord/resepsjon må få instrukser om hva de kan si/ informere om og ikke Etterarbeid/rapport Lokal leder/stedfortreder Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk støtte) Rapportering Oppfølging av berørte ansatte/elever/brukere Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av siktingstiltak Forslag til forebyggende tiltak 20
8.5 Mottak av melding Alle skal kunne ta imot melding. Dato og tid: Når kom melding Hvem: Navn og tlfnr. som vedkommende kan nås på. Andre kontaktpersoner Hva: Hva har hendt, situasjonen, ulykke, trussel, antall skadde/ involverte. Når hendte det? Kort situasjonsbeskrivelse Hva er behovet/ ressurser e.l.? Hvor: Navn på sted/ adresse, bygning e.l. Varsel: Er andre varslet? Politi Ambulanse Brann Vurder: Hvem skal varsles videre? Nærmeste leder, nødetater, fagenhetsleder, fylkesrådmann. Punktene i «Mottak av melding» kan også brukes for å gi melding. 21
8.6 Krise- og beredskapsledelse varsling i fagenhet IKT Stilling/funksjon Navn og tlf nr Stedfortreder navn og tlf nr IKT-leder Sikkerhet Drift Serverpark/maskinrom Service og tjenester Petter Kolstad Tlf jobb: 612 89226 Mob tlf: 480 55 310 Tlf hjem: 61 25 96 19 Ketil Øyri Tlf jobb: 612 89243 Mob tlf: 906 38 942 Tlf hjem: 61 25 91 91 Vidar Melby Tlf jobb: 612 89398 Mob tlf: 957 05 989 Halvar Bakås Tlf jobb: 612 89381 Mob tlf: 415 76 111 Martijn Giebels Tlf jobb: 612 89403 Mob tlf: 954 96 916 Tlf hjem: 61 42 32 46 Øystein Windingstad Tlf jobb: 612 89328 Mobil tlf: 907 51 220 Tlf hjem: 61 26 31 16 Nina Hjelsvold Tlf jobb: 612 89265 Mob tlf: 913 87 419 Paul Aas Tlf jobb: 612 89302 Mob tlf: 907 46 333 Jo Arne Murud Tlf jobb: 612 89423 Mob tlf: 99568448 Tlf hjem: 61 26 22 71 Samuel Andersen Tlf jobb: 612 89307 Mob tlf: 400 44 442 22
8.7 Oversikt over alle ledere i sentraladministrasjonen m/stedfortredere Navn Tittel Enhet Telefon Mobil Rasmus Olav Vigrestad OFK Rådmann Rådmannsledelse 61 28 92 96 905 04 984 Terje Kind Ass. fylkesrådmann Rådmannsledelse 61 28 92 33 480 52 842 Hjalmar Solbjør Ass. fylkesrådmann Rådmannsledelse 61 28 91 64 911 99 797 Anita B. Moshagen Stedfortreder Regionalenheten 61 28 92 88 909 15 169 Petter Kolstad Fagenhetsleder IKT 61 28 92 26 480 55 310 Windingstad Øystein Stedfortreder IKT 61 28 93 28 907 51 220 Grethe Stenberg Arkivleder Arkiv 61 28 94 38 920 91 832 Merete Tagestad Stedfortreder Arkiv 61 28 92 78 Marianne Smelien Fagenhetsleder Servicesenteret 61 28 92 64 481 05 508 Marie Arlien Rønning Stedfortreder Servicesenteret 61 28 92 36 476 05 761 Eirik Strand Leder Opplandstrafikk 61 28 92 40 907 99 116 Randi Skaaraaen Nestleder Opplandstrafikk 61 28 92 06 482 73 980 Kjell Marius Mathisen Fylkeskonservator Kulturarvenheten 61 28 93 72 412 10 421 Gry Wiese Horndalsveen Stedfortreder Kulturarvenheten 61 28 93 74 901 86 558 Kyrre Dahl Fylkeskultursjef Kulturenheten 61 28 93 70 953 06 171 Marit Brænd Stedfortreder Kulturenheten 61 28 93 67 957 59 864 Inge Myklebust Fylkesopplæringssjef Videregående opplæring 61 28 94 78 908 94 270 Terje Storbakken Ass. fylkesopplæringssjef Videregående opplæring 61 28 92 17 975 88 296 Tore Løkkeberg Fagenhetsleder Økonomi 61 28 93 52 456 12 756 Aud-Unni Kvalen Teamleder Økonomi 61 28 91 57 913 31 976 Bjørn Ellingsæter Fylkestannlege Tannhelsetjenesten 61 28 92 31 913 36 713 Nils Lunder Stedfortreder fylkestannlege Tannhelsetjenesten 957 94 312 Guro Selfors Lund Revisjon Innlandet Revisjon Innlandet 61 28 90 92 908 87 719 Åsmund Haugstad Sandvik HR-sjef HR-enheten 61 28 91 98 477 19 712 Asbjørn Skogum Stedfortreder HR-sjef HR-enheten 61 28 92 46 916 32 947 Halvor Løkken Kommunikasjonssjef Kommunikasjon 416 45 556 Tone Tømterud Politisk sekretariat Rådmannsledelse 61 28 91 12 456 15 000 Sigurd Haaland Fagenhetsleder Innkjøp og eiendom 951 36 865 Håkon Kleiven Nestleder Innkjøp og eiendom 958 35 923 Kjell Mo Kantinebestyrer Kantine Kirkegata 74 AS 61 28 91 89 958 69 077 Svein Amblie Fagenhetsleder Fylkesarkivet 61 27 18 02 922 63 858 Kirsti Sletten Stedfortreder Fylkesarkivet 61 27 18 06 Tone Nyseter Fagenhetsleder Fylkesbiblioteket 61 18 96 12 934 37 624 Olav Birketveit Stedfortreder Fylkesbiblioteket 61 18 96 16 951 43 077 23
24