Innkjøp Fagdag 29.03.2017 TFK s anskaffelsesreglement status og fremtid Helene Lockertsen
Kjært barn har mange navn hva er: Innkjøp? Anskaffelser? Kjøp? Avrop? Innkjøp i TFK? Anskaffelsesreglement?
Anskaffelsesreglement En overordnet tanke, regler og rutiner om: o hvordan vi skal få dekket vårt behov o hvordan vi skal bruke våre tilgjengelige midler Vi må ha en ide om- og sette i system: o hva som er viktig for oss (en politikk) o hvilket innkjøpsregime vi skal ha (forvaltning) o hvilke regler og retningslinjer som skal gjelde
Anskaffelsesreglement (videre) Hvilke rammer har vi når vi skal utforme et reglement? Hva (hvilke anskaffelsesbehov) skal reglementet omfatte Hvem skal reglementet omfatte Fins det eksterne forhold som må tas hensyn til
Troms fylkeskommunes anskaffelsesreglement (ANS) Eksisterende anskaffelsreglemet ble utarbeidet sammen med enhetene Godkjent i fylkestinget i 2009 Har hele tiden vært tilgjengelig på Innkjøp sin hjemmeside Må justeres i takt med endringer vi står i
Dagens anskaffelsesreglement ANS I Innkjøpspolitikk TFKs innkjøpsforvaltning Internkontroll og kompetanseheving Innkjøpssamarbeid Synliggjøring av TFK s innkjøpsvirksomhet ANS II Administrativ del som omfatter regler, retningslinjer og rutinebeskrivelser for innkjøpsforvaltningen Utarbeidet administrativt av ØKS v/innkjøpstjenesten Fremtidig anskaffelsesreglement ANS I Politiske føringer, miljø og samfunnsansvar Fastslår hvordan TFK sitt anskaffelsesreglement skal bygges opp samt vedtakshierarki Vedtatt av fylkestinget 13.03.2017 ANS II Retningslinjer for anskaffelsesforvaltningen Utarbeides av ØKS v/innkjøpstjenesten i samarbeid med enhetene. Skal vedtas av fylkesrådet ANS III Maler tilgjengelig på intranett Ingen formell behandling utarbeidet av ØKS v/innkjøpstjenesten ANS III Regler og rutinebeskrivelser i kvalitets- og styringssystemet og i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) Utarbeides kontinuerlig av Innkjøpstjenesten i samarbeid med enhetene. Ingen formell behandling
Reglement Innhold Deltakere og beslutningsstruktur i revideringen ANS I: Politiske føringer, miljø og samfunnsansvar Prosjektgruppe: Berit, Helene, innkjøpsrådgiver(e) Beslutningstakere: Stabssjef Fylkesrådet Fylkestinget Tidsplan 2017 Revideres januar/februar 2017. Fylkestinget i mars ANS II ANS III Retningslinjer for anskaffelsesforvaltningen Myndighetsutøvelse og delegasjon Implementering av innkjøpspolitikken Organisering av den utøvende innkjøpsforvaltningen Rutinebeskrivelser i kvalitets- og styringssystemet og maler i konkurransegjennomføringsverktøyet Styringsgruppe: Stein, Camilla, Kari-Mette, Jan Inge Prosjektgruppe: Berit, Helene, innkjøpsrådgiver(e) Beslutningstakere: Styringsgruppen Fylkesrådet Innkjøpstjenesten Prosjektplan utarbeides med tanke på behandling i fylkesrådet i løpet av våren 2017. Starter første halvår 2017. Tas deretter fortløpende i prioritert rekkefølge relatert til behov og risikoaspekt
Anskaffelsesreglementet i TFK (videre): ANS del I ble vedtatt i fylkestinget 15.03.2017 I saksfremlegg står: «Anskaffelsesreglementet er en del av økonomihåndboka del I. Fylkesrådet foreslår at den tas ut av denne for å tydeliggjøre anskaffelser som et strategisk verktøy og synliggjøre retningslinjene tydeligere for de som skal gjøre anskaffelser.» ANS ut av økonomihåndboka og blir et eget dokument.
Innkjøpstjenestens hjemmeside: Reglementet finner du via ansattportalen Velg «Innkjøp i TFK» Her ligger: o Alle TFK sine styringsdokumenter for innkjøp o Nyheter for TFK, våre samarbeidspartnere og avtaleleverandører. o Veiledere og verktøy for de som skal gjøre egne anskaffelser. o Nyttige lenker som vil kunne være til hjelp i anskaffelsesprosessen. o Tilgang til IDA som nå skal avsluttes for TFK NB! innholdet er under revidering
Anskaffelsesreglementet del I - ANS I Mål: Alle anskaffelse skal gjennomføres etter en forsvarlig og gjennomtenkt behovsverifisering og på en slik måte at fylkeskommunens økonomiske, politiske og samfunnsmessige interesser ivaretas best mulig. Dette gjelder både for fylkeskommunen som organisasjon og for anskaffelser som direkte vedrører fylkets innbyggere. Fylkeskommunen skal ha en helhetlig og enhetlig forvaltning av sine anskaffelser.
Anskaffelsesreglementet del I ANS I (videre): Gjennom felles sektorovergripende rammeavtaler skal fylkeskommunen dra nytte av de fordeler dette gir. Fylkeskommunens anskaffelsesmetoder skal sikre at det er en reell konkurranse om å bli leverandør til fylkeskommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. Alle anskaffelser skal gjennomføres på en slik måte at det skaper tillit både hos innbyggere og leverandører.
Anskaffelsesreglementet videre - hovedtrekk: ANS II: Vil utdype hvordan vi skal ivareta våre politiske føringer under rammen av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vil beskrive organisering av innkjøpsforvaltningen Ansvarsforhold, roller og mandat ANS III: Regler og rutinebeskrivelser Detaljert om hvordan forholde seg i hele anskaffelsesprosessen frem til avslutning av en kontrakt
Litt om hva som må beskrives i reglementet stikkord: Innkjøpstjenestens ansvar Brukergrupper Enhetenes ansvar Behovsmelding Innkjøpstjenestens rolle ref. enhetenes særkonkurranser fullmaktshierarki Alle konkurranser skal gjennomføres i (KGV) hvordan Alle avtaler skal ligge i Kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) Avtalelojalitet og avtaleoppfølging Rekvisisjon og ressursnummer Faktura
Risiko - internkontroll styrings kvalitetssikringssystem Hva gir verst konsekvens på kort og på lang sikt? Må vurdere tre forhold: Får ikke dekket vårt behov går ut over drift/tjenester Lover/regler Økonomiske konsekvenser Omdømme Fargesettes ut fra samme tanke som trafikklysene http://innkjop.tromsfylke.no/forside.aspx#.wnjsj01f3dd