SAMORDNINGS- OG BEREDSKAPSSTABEN Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap Lillehammer kommune www.fylkesmannen.no/oppland
Dato for tilsyn: 16. april 2012 Tilsynsgruppe: rådgiver Berit Myhren Kristiansen, tilsynsleder rådgiver Tord E. Smestad Generelt Kommunene har et ansvar for å ivareta samfunnssikkerhet og beredskap. Ansvaret omfatter blant annet planlegging for å forebygge og begrense skader ved uønskede hendelser som kan inntreffe lokalt i fredstid, samt å håndtere kriser som har inntruffet. I en krisesituasjon har kommunen ansvar for å videreføre oppgaver og funksjoner den til daglig har ansvar for. Fylkesmannen har i henhold til kgl.res. av 18. april 2008 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen, ansvar for å samordne og føre tilsyn med alt beredskapsarbeid i fylket. St.meld. nr. 17 (2001-2002) Samfunnssikkerhet, samt Justisdepartementets oppdragsbrev for 2011, legger vekt på at Fylkesmannen har en viktig rolle som veileder og pådriver, med spesielt vekt på kommunene. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomførte dokumenttilsyn med Lillehammer og Øyer brannvesen januar 2011. Brannvesenet har avgitt tilbakemelding på denne rapporten, hvor fristen var satt til 01.01.2012. Formål: Kommunene er pålagt et ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap. Fylkesmannens formål med tilsynet er å vurdere om kommunens rutiner på dette området er tilfredsstillende ivaretatt. Konklusjon: Ved tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Lillehammer kommune fant Fylkesmannen avvik i henhold til Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) 15. Hovedinntrykk: Lillehammer kommune var godt representert under tilsynet med både politisk og administrativ ledelse samt flere fagpersonell. Planene vedrørende samfunnssikkerhet og beredskap ble presentert, av respektive faggrupper, på en god og oversiktlig måte. Kommunen har gjennomført mange, gode tverrfaglige prosesser i forbindelse med planarbeid, og samfunnssikkerhet og beredskap blir godt ivaretatt i all planlegging. Fylkesmannen har i denne sammenheng henvist andre kommuner til å henvende seg til Lillehammer. Kommunen har egen hjemmeside med temaet samfunnssikkerhet. Lillehammer kommune er en kommune med mange små og store arrangement. I den forbindelse har kommunen utarbeidet en arrangementsveileder og lagt denne ut på hjemmesiden til kommunen. Kommunen har også i samarbeid med Trondheim kommune søkt om fornyingsmidler til et utviklingsprosjekt, som dreier seg om web-basert system til bruk for arrangører og arrangementer. Formålet med prosjektet er å bedre samfunnssikkerhet, redusert sårbarhet og effektivisering av planlegging/forarbeid. Videre at dette web-baserte systemet kan komme til nytte for hele landet. Tanken er at kommuner som benytter CIM, som verktøy for risikostyring og krisestøtte, skal kunne dra nytte av dette utviklingsarbeidet. Felles brannberedskap for Lillehammer og Øyer er tilfredsstillende. Imidlertid er det en utfordring for utrykningskjøretøyer at enkelte bruker gamle stedsnavn ved tilkalling for eksempel til hyttefelt.
Kommunen er i sluttfasen på adressering til hytteområder i fjellet og regner med at dette da vil bedre seg. Kommunen vil informere aktuelle eiere om ny adresse/nummerering og sette fokus på dette. Lillehammer kommune har foretatt radonmåling til flere boliger ca. 600 boliger med gratis måling. Hovedplan for vann og avløp er under utarbeidelse. Tema 1. Kommunens overordnete risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplanen, reguleringsplaner)(bis) 3. Kommunens krisehåndteringsevne beredskapsplan Program 0900-0915 Felles åpningsmøte 0915-1430 Gjennomføring av tilsynet inklusive presentasjon av kommunens planverk samt lunsj 1430-1500 Felles sluttmøte Gjennomføringen En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i, eller i medhold av, lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av, lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. Formøte Det er ikke gjennomført formøte. Grunnlag for kommunens forberedelser ble gjort kjent gjennom tilsynsplan i brev datert 5. januar og 15. mars samt e-poster og telefonsamtaler. Fylkesmannen sendte ut spørreskjema til kommunen om samfunnssikkerhet og beredskap, som måtte fylles ut, og tilbakesendes før tilsynet. Videre måtte kommunen også innsende alle sine planer vedrørende samfunnssikkerhet og beredskap elektronisk til Fylkesmannen. Tilsynet Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Selve tilsynet ble gjennomført ved at kommunen hadde fått i oppdrag å presentere alle sine planer som berører samfunnssikkerhet og beredskap. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål, oppklaringer samt råd og veiledning. Deretter ble utvalgte personer intervjuet for verifikasjon. Sluttmøtet ble gjennomført samme dag med en oppsummering. Oppsummeringen ble drøftet for å skape enighet om hvilke konklusjoner og eventuelle avvik samt merknader som ville bli behandlet i tilsynsrapporten fra Fylkesmannen.
Dokumentunderlag Kommunens dokumentasjon Plan for kommunal kriseledelse, vedt. i komm. styret 29.04.1999 (oppdat. 2010 samt utkast til ny plan datert 12.04.2012 med vedleggene: varslingsplan, kriseinformasjonsplan, ressursplan og evakueringsplan) Overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse -Risiko og sårbarhet i Lillehammer vedt. juni 2008, hvor det er gjort tilleggs-ros for temaene: Luftkvalitet samt Arrangement Kommuneplan for Lillehammer 2006 2016 Samfunnsdelen, vedt. i komm. styret 15.06.2006 (nytt utkast utdelt under tilsynet) Kommuneplanens arealdel 2011 2024 ble vedtatt i kommunestyret 12.01.2012 med unntak av de forhold det er innsigelse til fra statlige og regionale myndigheter Kartlegging av potensielle forurensningskilde langs bekker med tilknytning til Korgen Vannverk mars 2010 (utdelt under tilsynet) Tiltaksrapport Flomvernanlegg i Lillehammer kommune høsten 2011 Fylkesmannens dokumentasjon (aktuelle lover, forskrifter, veiledere, brev m.m.) Det vises til dokumentasjon som i stor grad er tatt i bruk etter 2006. Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt februar 2012 Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) iverksatt 01.01.2010 revidert 01.01.2011. Plan- og bygningsloven (plandelen) ny 2008, iverksatt 1. juli 2009 Retningslinjer for Fylkesmannens bruk av innsigelser etter PBL (DSB) Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap 2010-2013 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard - iverksatt 18.04.2008 Stortingsmelding nr. 22 (2007-2008) Samfunnssikkerhet, samvirke og samordning Veileder i effektiv planbehandling i Oppland. Operativ webside fra 20.06.07- www.planoppland.no St.melding nr. 34 (2006-2007) Norsk klimapolitikk Temaveiledning: Utbygging i fareområder (2008) Tema 1 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Status Kommunen har foretatt en delvis gjennomgang av ROS-analysen fra 2008. To nye temaer er utredet i tillegg til den eksisterende. Luftkvalitet i Lillehammer er utredet og kommet inn som nytt tema samt at arrangementsveileder er utviklet. Kvalitetsmessig forbedring av teamet klima og natur blir sentralt i det pågående revisjonsarbeid. Planstrategien for Lillehammer kommune (2012 2015) vil bli behandlet i kommunestyret 21. juni 2012. Avvik Ingen avvik. Merknad Fylkesmannen ber kommunen, ved fullføring av ROS-analysen, å beskrive målsetting for analysen. Aktuell GIS-info på samfunnssikkerhet og beredskap bør vurderes tatt inn som eget vedlegg eller knyttet til hvert aktuelt tema.
Fylkesmannen anbefaler videre å installere korttidsnedbørsmåler i forbindelse med klima, slik at digital datainformasjon kan sendes til met.no. Ved en slik måling vil kommunen få et bedre grunnlag for å vurdere eventuelle klimatiltak. Tidsfrist: ROS-analysen vil snarest gjennomgås med vekt på klima hvor aktuelle merknader blir tatt inn. Tema 2 Beredskapsmessige hensyn i samfunnsplanleggingen (BIS) Det gis ikke avvik på tema som hjemles i plan- og bygningsloven. Status Samfunnsdel og Arealdel Kommunen informerer om at samfunnssikkerhet og beredskap er tema i ny Planstrategi. Arealdelens ROS-analyse er i samsvar med planbestemmelsene. Samfunnsdelen har tatt inn samfunnssikkerheten på en tilfredsstillende måte, og alle elementer som gjelder beredskapsplan og arealplan er ivaretatt. Tema 3 Krisehåndtering Status Kommunens beredskapsplan er under revidering, og utkast til planen var sendt Fylkesmannen rett før tilsynet. Høringsutkastet ble fra kommunens side presentert og gjennomgått under tilsynet. Den forrige planen var oppdatert i 2010. Beredskapsplanen inneholder lovens minimumskrav i hht sivilbeskyttelseslovens 15, 2.ledd og generell del var innholdsrik. Beredskapsrådet har ikke hatt møte i løpet av siste år. Politirådet er oppnevnt og har ca. to møter i året. Kommunen ble sist øvet i 2010. Har ikke hatt noen egen initiert øvelse i 2011, men var tiltenkt som deltaker i øvelse Skibladner, men øvelsen ble flyttet til Biri (Gjøvik kommune). Under tilsynet ble det nevnt øvelse med brann i Lillehammer kino. Dette kunne for eksempel nyttes som en tabletop-øvelse. Avvik Det gis avvik ift Sivilbeskyttelsesloven 15 jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 6 siden beredskapsplanen ikke er oppdatert siden 2010. Merknad: Planen bør benevnes som Beredskapsplan for Lillehammer kommune. Lillehammer kommune må gjennomføre en egeninitiert øvelse i 2012 for å tilfredsstille Forskrift om kommunal beredskapsplikt 7, første ledd (Kommunens beredskapsplan skal øves annenhvert år). Tidsfrist: Beredskapsplan for Lillehammer kommune ferdigstilles i løpet av september 2012. Kommunen skal gjennomføre en øvelse i løpet av 2012. Sluttkommentarer
Fylkesmannen minnet kommunen om temaet personellsikkerhet i henhold til Sikkerhetslovens bestemmelser når det gjelder krav til sikkerhetsklarering og autorisasjon. Kommunen har startet prosessen med å klarere nyansatte. Ny Personopplysningsblankett samt veiledning for utfylling ligger på Nasjonal sikkerhetsmyndighets nettside under linken www.nsm.stat.no Sikkerhetsklareringer Personopplysningsblankett. Husk: sikkerhetsklarering gis for 5 år. Re-klarering skal skje seks måneder før klarering utgår. Berit Myhren Kristiansen rådgiver Tord E. Smestad rådgiver