Endelig rapport fra Fylkesmannens tilsyn med Familievernkontoret i Vestfold i 2015 Arkivnr. 2015/4736
Innhold Foreløpig rapport fra Fylkesmannens tilsyn 2015 med Familievernkontoret i Vestfold... 2 Bakgrunn for tilsynet... 2 Gjennomføring av tilsynet... 2 Familievernkontorene i Vestfold... 3 Lovgrunnlag for tilsynet... 4 Tilsynstema... 4 «Lov om familievernkontorer»... 5 3 Tilsyn... 5 10 Opplysningsplikt til barneverntjenesten... 5 «Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven»... 5 2 Hensynet til barnet... 5 «Lov om barn og foreldre»... 6 31 Rett for barnet til å vere med på avgjerd... 6 «Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene»... 6 7 Adgang til journal - oppbevaring... 6 Fylkesmannens funn... 6 Barns rett til å bli hørt, forskrift om mekling 2 og barneloven 31... 7 Konklusjon... 7 Opplysningsplikten til barnevernet, lov om familievernkontorer 10... 7 Konklusjon... 8 Adgang til journalopplysninger, forskrift om føring av klientjournal 7 adgang til journalopplysninger... 8 Konklusjon... 9 Avslutning av tilsynet... 9 1
Foreløpig rapport fra Fylkesmannens tilsyn 2015 med Familievernkontoret i Vestfold Bakgrunn for tilsynet Fylkesmannen er etter lov om familievernkontorer 3 pliktig til å føre tilsyn med familievernkontorene i fylket. Tilsynet skal gjennomføres så ofte som det anses nødvendig, og minimum hvert 3. år. Forrige tilsyn med Familievernkontoret i Vestfold ble gjennomført i 2012. Fylkesmannen har jf. lov om familievernkontorer stor frihet med tanke på hvordan tilsynet skal organiseres, og kan foreta tilsyn både etter enkelthendelser og som ledd i et systembasert tilsyn. Gjennomføring av tilsynet Tilsynet ble gjennomført etter prinsippene for systemrevisjon. Dette innebærer at tilsynet hadde fokus på hvorvidt kontorets styringssystem sikrer etterlevelse av lov og forskrift. Varsel om tilsyn ble sendt fra Fylkesmannen 01.09.15. Det ble da foreslått dato for stedlig tilsyn, satt til 18.11.15. Frist for innsending av skriftlig underlagsmateriale ble satt til 20.10.15. Alle dokumenter ble mottatt innenfor fristen, og gjennomføring ellers gikk etter den plan Fylkesmannen foreslo. Åpningsmøte ble avholdt på dagen for stedlig tilsyn, 18.11.15. Tilstede: Anne Lise Skeide Edvardsen, leder Berit Vaagland, terapeut Birgit Bø Trosterud, terapeut Hanne Blom Bakke, terapeut Trym J. Aarstad, terapeut Kari Anette Bremnes, førstekonsulent/merkantil Det ble gjennomført totalt 5 intervjuer; med 4 av de ansatte, samt med leder. Av de ansatte intervjuet Fylkesmannen tre terapeuter, og en av de kontorfaglig ansatte. 2
Sluttmøte ble gjennomført 17.12.2015. Tilstede: Anne Lise Skeide Edvardsen, leder Birgit Bø Trosterud, terapeut Hanne Blom Bakke, terapeut Morten Anker, terapeut, Trym J. Aarstad, terapeut Ide Birkeland, terapeut Berit Vaagland, terapeut Hilde Sundvor Brendalsmo, terapeut Foreløpig rapport ble ferdigstilt 12.02.16. Frist for eventuelle kommentarer og tilbakemeldinger ble satt til 26.02.16. Fylkesmannen mottok tilbakemelding fra familievernkontoret 23.02.16. Endelig rapport sendes fra Fylkesmannen 15.03.16 Familievernkontorene i Vestfold Det er i dag 2 familievernkontorer i Vestfold; Familievernkontoret i søndre Vestfold og Familievernkontoret i Vestfold. Kontorene er lokalisert i henholdsvis Sandefjord og Tønsberg. Familievernkontoret i Vestfold skal i hovedsak betjene nordre del av Vestfold; Hof, Holmestrand, Re, Horten, Stokke, Tønsberg, Nøtterøy, Tjøme, Svelvik, Sande og Andebu. Familievernkontoret i Vestfold er en del av Barne,-ungdoms og familieetaten (Bufetat), region sør. Oppdrag og budsjett er regulert i årlige disponeringsskriv. Fylkesmannen har i dette tilsynet forholdt seg til Disponeringsskriv 2015. Kontoret rapporterer tertialvis til Bufetat region sør i forhold til økonomi og aktivitet. Ledere av statlige familievernkontor deltar på regiondirektørens utvidede ledermøter. Ledere i regionen deltar i tillegg på månedlige ledermøter i familievernet. Familievernkontoret i Vestfold består av 11,1 årsverk, med en leder i full stilling, 1 førstekonsulent og 2 konsulenter i til sammen 1,85 % stilling og 8.3 terapeutårsverk fordelt på 10 personer. Terapeutene har sammensatt fagbakgrunn; 3 psykologspesialister, 1 psykolog, 1 med hovedfag i psykologi, 4 kliniske sosionomer og 1 barnevernpedagog. Samtlige har videreutdanning i familieterapi. På tidspunktet for det gjennomførte tilsynet, var 7 ansatte godkjente som meklere, samt at de tre nytilsatte var i gang med grunnopplæring for å bli meklere. Dette gjaldt også for leder. 3
For øvrig vises det til lov om familievernkontorer; 1 Familievernkontorenes oppgaver Familievernet er en spesialtjeneste som har familierelaterte problemer som sitt fagfelt. Familievernkontorene skal gi et tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Familievernkontorene skal foreta mekling etter lov om ekteskap 26 og barneloven 51. Familievernkontorene bør også drive utadrettet virksomhet om familierelaterte tema. Dette kan bestå av veiledning, informasjon og undervisning rettet mot hjelpeapparatet og publikum. 2 Statlig regional familievernmyndighets oppgaver Familievernkontorene drives av den statlige regionale familievernmyndigheten eller den som statlig regional familievernmyndighet inngår avtale med om drift av familievernkontor. De kontorer det inngås slik avtale med, faller inn under denne loven. Statlig regional familievernmyndighet skal sørge for at familieverntjenesten finnes i regionen, og på forsvarlig måte planlegge, dimensjonere og organisere tjenesten. Lovgrunnlag for tilsynet Fylkesmannen skal, etter lov om familievernkontorer 3, føre tilsyn med familievernkontorene i fylket. Revisjonskriteriene er valgt ut etter en gjennomgang av de ulike lover og forskrifter som regulerer familievernkontorenes virksomhet. Tilsynstema Fylkesmannen har valgt følgende tema for årets tilsyn: Barns rett til å bli hørt Opplysningsplikten til barnverntjenesten Adgang til journalopplysninger Bakgrunnen for at Fylkesmannen valgte å se særlig på barnas rettigheter, er den senere tids fokus på barnet som selvstendig subjekt i offentlig saksbehandling, implementeringen av barnekonvensjonens bestemmelser i Grunnloven, samt arbeidet med å implementere barnekonvensjonen i Fylkesmannens arbeid og tilsynsaktivitet. Selv om Familievernkontorenes arbeid i stor grad retter seg mot foreldrene, er det likevel slik at flere av bestemmelsene i lovverket som regulerer virksomhetene, peker på barnas stilling underveis i prosessen, enten det dreier seg om mekling eller kliniske forløp. 4
Bestemmelsene Fylkesmannen har revidert etter er forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven 2 og lov om barn og foreldre 31. Videre har Fylkesmannen ført tilsyn med om familievernkontorene oppfyller pliktbestemmelsen i sin særlovgivning som regulerer opplysningsplikten til barneverntjenesten, lov om familievernkontorer 10. I tillegg til de de ovenfor nevnte bestemmelsene, har Fylkesmannen også ført tilsyn etter forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll 7 adgang til journal oppbevaring. «Lov om familievernkontorer» 3 Tilsyn Fylkesmannen fører tilsyn med virksomheten ved familievernkontorene i fylket. Fylkesmannen har rett til innsyn i nødvendige opplysninger i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven. 10 Opplysningsplikt til barneverntjenesten Fagpersonell ved familievernkontor skal i sitt arbeid være oppmerksomme på forhold som kan føre til tiltak fra barneverntjenestens side. Uten hinder av taushetsplikt skal fagpersonell ved familievernkontor av eget tiltak gi opplysninger til barneverntjenesten når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, jf. lov om barneverntjenester 4-10, 4-11, 4-12, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker, jf. samme lov 4-24. Også etter pålegg fra de organer som er ansvarlige for gjennomføringen av lov om barneverntjenester, plikter fagpersonellet ved familievernkontor å gi slike opplysninger. «Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven» 2 Hensynet til barnet Mekler skal ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt, jf. barneloven 31. Mekler skal informere om at barnet har rett til samvær med begge foreldrene, jf. barneloven 42. Avtalen som foreldrene inngår skal først og fremst rette seg etter det som vil være den beste ordningen for barnet, jf. barneloven 48. 5
«Lov om barn og foreldre» 31 Rett for barnet til å vere med på avgjerd Etter kvart som barnet blir i stand til å danne seg eigne synspunkt på det saka dreiar seg om, skal foreldra høyre kva barnet har å seie før dei tek avgjerd om personlege forhold for barnet. Dei skal leggje vekt på det barnet meiner alt etter kor gammalt og modent barnet er. Det same gjeld for andre som barnet bur hos eller som har med barnet å gjere. Eit barn som er fylt sju år, og yngre barn som er i stand til å danne seg eigne synspunkt, skal få informasjon og høve til å seie meininga si før det blir teke avgjerd om personlege forhold for barnet, mellom anna om foreldreansvaret, kvar barnet skal bu fast og samvær. Meininga til barnet skal bli vektlagt etter alder og modning. Når barnet er fylt 12 år, skal det leggjast stor vekt på kva barnet meiner. «Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene» 7 Adgang til journal - oppbevaring Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til journal. Den enkelte behandler skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med. Når flere av de ansatte arbeider i team, skal de ha tilgang til opplysninger vedrørende «fellesklienter». Leder skal ha tilgang til samtlige journaler. Utover dette skal journalene bare være tilgjengelige for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til klientkontakten eller til administrasjonen av kontoret. Fylkesmannen har rett til innsyn i journal i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer 3. Journal skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. 4-9 i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiv. Dersom det nyttes elektronisk journalføring, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted. Fylkesmannens funn Følgende baserer seg på Fylkesmannens gjennomgang av tilsendt dokumentasjon, samt på data fra intervjuene foretatt under stedlig tilsyn. 6
Barns rett til å bli hørt, forskrift om mekling 2 og barneloven 31 Når det gjelder meklingssaker er det i all hovedsak god kjennskap til bestemmelsene. Samtlige av de som ble intervjuet hadde fokus på at barn skal høres, men det var noe ulik kjennskap til lovhjemlene som regulerer dette. Kontoret bruker BiM-modellen (Barn i Mekling), noe som medfører at foreldre i meklingssakene alltid gjøres kjent med at barnet skal høres. Dette sikres gjennom at mottaksansvarlig rutinemessig orienterer foreldre som skal til megling om BiM. Orienteringen skjer både muntlig i mottakssamtale på telefon, og i innkallingsbrev. Deretter noteres det i kontorets elektroniske journalsystem FADO om barnet kommer eller ikke. Utover meklingssakene synes det som om det er mye opp til den enkelte behandler hvorvidt barnet høres. I flere av intervjuene fremkom et sterkt faglig fokus på barns stilling i forbindelse med foreldrenes konflikt eller foreldrenes behov for terapi. Fylkesmannen fikk også opplyst at barns rett til å bli hørt har vært et tema ved kontoret over lang tid. Flere av terapeutene benytter seg av BiM-metodikken i de mer terapeutiske forløpene, som ikke kun omhandler mekling. Det fremkom noe uenighet blant de ansatte i forhold til når, om og hvordan barna skal høres i de ulike sakene. Det fremsto for Fylkesmannen som at samtlige ansatte og leder, er opptatt av å utvikle en mer enhetlig praksis på området. Det er faglige drøftinger rundt problemstillingen, noe Fylkesmannen ser som positivt med tanke på å utvikle gode felles rutiner for å ivareta bestemmelsene. Det fremkom under intervjuene at det ikke foreligger skriftlige rutiner for ivaretakelsen av bestemmelsen i andre saker enn BiM. Konklusjon Fylkesmannen finner at lovens krav om barnets rett til å bli hørt er ivaretatt ved Familievernkontoret i Vestfold. Fylkesmannen anbefaler en rutine som sikrer at terapeutene dokumenterer hvorfor man velger å ikke høre barnet i de sakene hvor barnet er berørt. Opplysningsplikten til barnevernet, lov om familievernkontorer 10 Det foreligger skriftlige rutiner for når meldeplikten til barneverntjenesten inntreffer I tillegg fremkom det av intervjuene at personalet er omforent om og kjent med lovkravet. På bakgrunn av den informasjon Fylkesmannen har innhentet underveis i tilsynet, fremstår praksis på og kunnskapen om når opplysningsplikten inntrer, som entydig. 7
De ansatte er også kjent med sin selvstendige meldeplikt. Kontoret har en egen mappe med oversikt over meldinger sendt barneverntjenesten. Mappen oppbevares i låsbart skap hos de kontorfaglig ansatte. Under intervjuene, og i sluttmøtet, ble det fra Fylkesmannens side påpekt viktigheten av å sende sin bekymring til barneverntjenesten selv om man er kjent med at det er flere instanser inne ovenfor barnet og barneverntjenesten. Familievernkontoret vil ikke kunne ha kjennskap til hvilken informasjon barneverntjenesten til enhver tid har. Det er ikke opp til familievernkontoret å vurdere relevansen i de opplysningene de besitter, dersom disse på ene siden er så alvorlige at meldeplikten er utløst, eller om de på den annen side kan overleveres barneverntjenesten i samarbeid med foreldrene. Konklusjon Fylkesmannen finner at bestemmelsen om opplysningsplikten til barneverntjenesten er overholdt. Adgang til journalopplysninger, forskrift om føring av klientjournal 7 adgang til journalopplysninger Lovens vilkår for adgang til journaler er at kun ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid skal ha tilgang til journal. Videre skal den enkelte behandler ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med. I dette tilsynet fant Fylkesmannen at fysiske journaler er innelåst i eget rom, og at kontorfaglig ansatt har nøkkel til arkivet. Imidlertid kan terapeutene hente nøkkel og benytte arkivet når de ønsker det. Alle terapeutene har dermed mulighet til å se på andres saker i arkivet. Det fremkom under intervjuene en tydelig holdning til det å lese journaler i saker man ikke jobber med. Terapeutene gav uttrykk for høye moralske standarder knyttet til dette. Systemrevisjon som metode skal imidlertid se hen til om kontoret har rutiner som sikrer at krav i lov og forskrift er overholdt. Fylkesmannen har funnet at terapeutene ved familievernkontoret i Vestfold har tilgang til flere journaler enn de har behov for i sitt arbeid. Når det gjelder kontorets elektroniske journalsystem FADO, er bestemmelsene i lovkravet ivaretatt. Den enkelte saksbehandlers tilgang styres fra merkantil eller leder, og man har kun tilgang til de klientene man til enhver tid jobber aktivt med, eventuelt jobber med i team med andre. 8
Konklusjon Fylkesmannen finner at bestemmelsen i forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene, 7 adgang til journal oppbevaring, er brutt. Det må etableres en rutine som ivaretar bestemmelsens krav om begrensninger når det gjelder tilgang til de fysiske journalene. Avslutning av tilsynet Det ble påvist 1 lovbrudd under tilsynet. Fylkesmannen viser til tilbakemelding fra familievernkontoret i Vestfold, mottatt her 23.02.16. Der fremkommer følgende: «Adgang til journalopplysninger» - det fremkommer i fylkesmannens konklusjon at det må etableres en rutine som ivaretar krav om begrensinger når det gjelder tilgang til fysiske journaler. Ny rutine er nå utarbeidet, og det er bare kontoransatt og leder som har tilgang til fysisk arkiv. Det betyr at dersom en terapeut har behov for tilgang til fysiske journaler/sakspapirer i sine egne saker, så må de ta kontakt med enten leder eller kontoransatt som er den som låser seg inn i arkivet og henter de aktuelle papirene. Denne nye rutinen er alle på kontoret orientert om. Fylkesmannen anser på bakgrunn av dette lovbruddet som lukket. Familievernkontoret har utarbeidet en rutine som ivaretar lovens krav om begrensninger når det gjelder tilgang til de fysiske journalene. Samtlige ansatte er orientert om rutinen. Familievernkontoret i Vestfold har videre valgt å nedsette en arbeidsgruppe ved kontoret, som blant annet skal utarbeide forslag til rutiner for hvordan kontoret kan sikre at barnets rett til å bli hørt blir ivaretatt. På bakgrunn av ovenfor nevnte forhold, anser Fylkesmannen tilsynet med familievernkontoret i Vestfold 2015 som avsluttet. Kari Evensen utdanningsdirektør Bente Hegg Ljøsterød revisor Hilde Hæhre revisjonsleder 9
10