Erfaringer med opplæring i et ERPprosjekt v/ Nina Holt Aas og Fredrik Elnæs
2 Agenda Intro om Brødrene Dahl Kort om ERP oppgraderingen Fra Movex (10.9) til M3 (13.2) Roller og Prosjektorganisering Suksesskriterier Informasjon og opplæring Før Go-Live Etter Go-Live Erfaringer fra prosjektet knyttet til opplæring
3 Brødrene Dahl Noen tall 55 servicesentre Industri - Marine - Oil & Gas Ca. 7 milliarder i omsetning Ca. 1150 ansatte
Vår misjon - Å skape den optimale handelsløsningen Vare- og informasjonsflyt uten grossist Vare- og informasjonsflyt med grossist Mange og kompliserte transaksjoner gir lite overblikk og høye kostnader Få og enkle transaksjoner, bredt varespekter og lavere kostnader
5 ERP Oppgradering Innførte Movex i 1999 Ikke gjort systemoppgraderinger underveis 27 integrasjoner Over 2000 modifikasjoner Små og store Tilpasset vår organisasjon Stabilt, men enkelte feilsituasjoner Begrenset mulighet for nye integrasjoner Teknisk gjeld
6 ERP Oppgradering Oppgradere fra Movex til M3 Oppstart av prosjektet 2 år før Go- Live Ønsket mange forbedringer Big Bang Overgang til M3 på alle avdelinger samtidig
Suksesskriterier for implementering 7 Eksisterende kvalitetssystem Komplette prosessflyter med rollestyring Grunnlag for ny M3 flyt Lettere for prosesseierne å definere sin prosess Scope ned prosjektet Fikk inn mange ønsker Hard prioritering (Change board) Mest mulig «as is» Mål: Kunden skal ha en like positiv opplevelse etter oppgradering
8 Organisasjonskart ERP-Prosjekt Brødrene Dahl Organisering Prosesseier (Brødrene Dahl) Ansvarlig for å oppdatere Jira ukentlig med reell fremdrift og planlagte leveranser Ansvar for testteamet Forretningskonsulenter (Merit) Ansvarlig for å planlegge leveranser og tilhørende avhengigheter i kommende sprinter og prototyper Følge opp fremdrift i pågående sprinter
Før Go-Live: Hvilke utfordringer hadde vi i forhold til opplæring? 9 55 lokasjoner fra Hammerfest til Kristiansand Ca. 900 brukere Samle alle i klasseromsundervisning samtidig Systemet var ikke ferdig utviklet Dokumentasjon ikke klar Systemet ikke testet ferdig Ikke definert opplæringsansvarlige Forstod brukerne hva det ville si å bytte system?
10 Før Go-live: Hvordan løste vi det? Superbrukersamling (sentralt) 2X3 dager (ca. 30 personer) Opplæring i regionene Deler av prosjektteamet lærte opp regionene To fra prosjektteamet og superbruker deltok (klasseromsundervisning) Stresstester (6 stk.) Alle salgskontor var med Ministresstester (15-30 min) Fullskalatester (3 stk) Alle brukerne skulle være med Alle salgskontor og hentelagre
11 Før Go-live: Hvordan løste vi det? Nano elæring På de viktigste funksjonene Fjernundervisning via Webex Tilbud til alle Opptak av alle sesjonene Lagt ut på Intranettet Oppfordret til egentrening mot testmiljø Superbrukere ledet «tastekvelder» Evaluering Questback Plan for Go-live «Cut-Over» ble gjennomgått Distribuert til alle berørte Lokale oppgaver før «Cut-Over»
Sprint Sprint 11 Sprint 12 Sprint 13 Sprint 14 Sprint 15 Sprint 16 Sprint 17 Go-Live Uke 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 1. dag 3.8. 10.8. 17.8. 24.8. 31.8. 7.9. 14.9. 21.9. 28.9. 5.10. 12.10. 19.10. 26.10. 2.11. 9.11. 16.11. 23.11. 30.11. 7.12. 14.12. 21.12. 28.12. Utvikling M3 Bildesekvens, personalisering, ITAC96, SOD Mash-ups Miljø-styring Migrering Nr 5 Nr 6 Nr 7 Nr 8 Kopi PNO-TNO O Berge Aksept Go-Live 12 1. Forberede test/qa testcase TST 1 TST 2 2. Solution test QA-T AS-T AS-T AS-T AS-T AS-T Stresstester 3. System- og mirrortest Plan TST*1 TST*2 Plan MT 1 MT 2 Fullskalatester 4. BD user acceptance test Plan UT-1 Plan UT-2 UT-3 Feilretting og retesting Finetuning av M3 Opplæring - Opplæringsmateriell Versjon 2.0 E-læring - Prosjekt internt - Superbrukere/dry run opplæring Samling Samling - BD on-site - BD e-opplæring - Opplæring HK-avdelinger Survey / brukere (readyness) E-læring
13 Nano læring Enkelt å nå frem til mange Effektiv på korte prosesser (maks 5 min opplæring) Kan brukes flere ganger Kan raskt gjøre endringer hvis prosessen endres Rapport på antall som har fullført Lav brukerterskel
14 Opplæring via Webex Enkelt og raskt å nå frem til mange Effektiv på vanskelige prosesser Åpen for dialog Mulighet for opptak Kan brukes flere ganger Ingen reisebehov
15 Evaluering via Questback Enkelt verktøy for tilbakemeldinger Lett å formidle spørsmål God statistikk Enkelt å svare for brukerne Kunne justere opplæringen i forhold til behov
16 Før Go-Live: Erfaringer For kort tid til å drive opplæring Kort intervall fra løsningen var klar til Go-Live Endringer i systemet helt opp til Go-Live Uavklart opplæringsmateriell Brukerne ble forvirret Opplæringspersonell var ikke trygge nok på systemet Var de gode pedagoger? Ikke alle ble motivert for å gjennomgå opplæringene Forstod regionene viktigheten av å være forberedt? Fokusert for lite på hvordan brukerne skal jobbe Endringer i arbeidsflyt Nesten hele salgsorganisasjonen deltok på minimum en test
Etter Go-Live: Hvilke utfordringer hadde vi? 17 Mange brukere hadde for dårlig forståelse av systemet All dokumentasjon var ikke på plass Systemene var så like at mange jobbet på gammel måte Selv om prosessen var ny Noen mangler i systemet slik at enkelte prosesser måtte ha en «workaround» Hadde fortsatt flere kjente feil
Etter Go-Live: Hvordan løste vi det? 18 Repetisjon av Nano-learning og Webex Alle seanser ble tatt opp og lagt ut tilgjengelig for brukerne Egen infoside på Intranettet Ukens M3-tips Kort informasjon om tema som brukerne hadde behov for Ukentlige Allmannamøter om «Rikets tilstand» Info, diskusjon og avklaringer via Webex
Etter Go-Live: Hvordan løste vi det? 19 Superbrukerne var 1.linjesupport i Service Now (Servicedesken) Prosesseierne var 2. linjesupport Hovedfokus på feilretting Åpen supportlinje for superbrukerne
Stod opplæringen til 20 i stil? OVERTITTEL 20
21 Til ettertanke og erfaringer Opplæring må være obligatorisk! Bør ha eksamen Bør også følge opp lederen Opplæringsplaner bør utarbeides tidlig i prosjektet Identifisere opplæringspersonell tidlig i prosjektet Definere ansvarsforhold i forhold til oppfølging Burde fokusert mer på mulighetene M3 kunne gi oss i fremtiden
22 Til ettertanke og erfaringer Kort tid fra systemet ble ferdigstilt til vi gikk live Gikk på bekostning av kunnskapen til de som skulle utføre opplæringen Jo færre modifikasjoner, jo tidligere kan opplæring startes Brukerne «glemte» hvordan Movex fungerte på de områdene som var like Opplæringen fokuserte på det som var forskjellig Å endre rutiner samtidig som et datasystem endres er krevende
23 Til ettertanke og erfaringer Kombinasjonen Webex og nano e- læring fungerte veldig bra Vi kunne raskt oppdatere og fornye opplæringsmaterialet Superbrukerne ble en utrolig viktig brikke gjennom oppgraderingen Informasjon Støttespiller Prosjektets lange arm
Spørsmål? 24