KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale om levering av behandlingsstoler Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Anskaffelsens omfang... 3 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver... 3 1.3 Kontaktperson i anskaffelsen... 3 1.4 Kontrakt og varighet... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Tilbudsåpning... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Deltilbud... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Behandling av tilbud... 5 2.11 Forbehold i tilbudet... 5 2.12 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Funksjonalitet, ergonomi og hygiene... 8 4.2 Varesortiment... 8 4.3 Pris... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 6 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens omfang Akershus fylkeskommune (AFK) ønsker tilbud på rammeavtale om levering av behandlingsstoler (uniter). Rammeavtale skal inngås med 2 tilbydere som kan levere behandlingsstoler i henhold til vedlagte kravspesifikasjon (se vedlegg 1). Totalt har tannhelsetjenesten i Akershus fylkeskommune 26 tannklinikker. Oppdragsgiver forventer kjøp av ca 10 uniter i året. Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver Akershus fylkeskommune v/ tannhelsetjenesten. Benevnes i det følgende som oppdragsgiver. Se for øvrig kravspesifikasjon. 1.3 Kontaktperson i anskaffelsen Navn : Carl Henriksen E-postadresse : carl.henriksen@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt og varighet Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 3 av 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 20. mai 2015. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 15: Kunngjøring av konkurranse Uke 21: Tilbudsfrist Uke 24: Melding om valg av leverandør Uke 26: Signering av rammeavtalen Uke 31: Oppstart av rammeavtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Behandlingsstoler Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Skatteattest jf. punkt 3.1 2 MVA-attest jf. punkt 3.1 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt 3.1 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 5 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 6 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 7 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 8 Besvarelse av tildelingskriterier 9 Eventuelle forbehold 10 Tilbyders veiledende prisliste, inklusive priser for oppdragsgiver 11 Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 4 av 9
Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 20. mai 2015. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 1. august 2015. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Behandlingsstoler» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 12. mai 2015. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 5 av 9
3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring Dokumentets dato: Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Tilbyder skal vedlegge HMS-erklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 6 av 9
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Besvarelsen skal også inkludere dokumentasjon på bedriftens samlede tekniske kvalifikasjoner i forhold til montering og service på tilbudte behandlingsstoler. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 7 av 9
4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Funksjonalitet, ergonomi og hygiene 65 % Varesortiment 20 % Pris 15 % 4.1 Funksjonalitet, ergonomi og hygiene - Funksjonalitet vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonens krav 1 til 3, 5, 6 og 11. Tilbyders besvarelse på punktene 1-3 og 5 tillegges mest vekt. - Ergonomi vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonens krav 31-33. Tilbyders besvarelse på punktene 32 og 33 tillegges mest vekt. - Hygiene vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonens krav 37-39. Tilbyders besvarelse på punktene 37 og 38 tillegges mest vekt. Det vil bli gitt inntil 65 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet funksjonalitet (50 poeng) ergonomi (10 poeng) og hygiene (5 poeng). 4.2 Varesortiment Tilbyder skal utførlig beskrive sitt sortiment, herunder hvilke uniter som kan tilbys. Alle uniter skal tilfredsstille kravene stilt i vedlegg 1: Kravspesifikasjon. Følgende vurderingsmomenter blir tillagt vekt i vurderingen. Tilbyders sortiment av ulike uniter som oppfyller kravene i kravspesifikasjonen. Tilbyders sortiment av mobil enhet/utstyr. Hvorvidt tilbyder kan tilby både unit hvor søyle og behandlingsstol er en enhet, og unit hvor søyle og behandlingsstol er separert. Pris på produktene som beskrives i dette kriteriet skal finnes i vedlagte prisliste. Det vil bli gitt inntil 20 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet varesortiment. 4.3 Pris Totalsum i tilbudsskjema (se vedlegg 3). Laveste totalpris vil gi maksimal score 15 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 15 = Poengscore pris Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 8 av 9
5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding 8.4.2015 Kirsten Ahlsen Direktør Tannhelsetjenesten Dokumentet er elektronisk godkjent. *** Konkurransegrunnlag Revidert: 29.1.2015 9 av 9