Fjernlån behandle innkommet kopibestilling (lending request). Artikkelkopi kan sendes fysisk eller digitalt Dato: 2015-12-07 Scenario: Låntaker har bestilt kopi av artikkel via Oria. Bestillingen er behandlet hos låntakerens Resource Sharing Library som har sent bestillingen videre til en partner som nå skal ekspedere bestillingen. Bestillingen kommer inn som en Lending request. Artikkelen skal kopieres fra et hefte og sendes tilbake til bestillende bibliotek (borrowing library) fysisk eller digitalt. Arbeidsflyt for kopi som finnes fysisk og skal sendes fysisk - Ship physically s. 4 Arbeidsflyt for kopi som finnes trykt men skal sendes digitalt - Ship digitally s. 9 Arbeidsflyt for kopi som finnes elektroniske og skal sendes digitalt - Ship digitally- s. 14 Konfigurering av locate funksjonen s. 19 1. Innkommet kopibestilling via fjernlån havner i task-lista som Lending request. Avhengig av om bestillingen er lokalisert eller ikke, kan det noen ganger stå Lending request failed locate 2. Klikk på lenken for å komme til bestillingen Her ser du at posten har Request Status: Locate failed. Årsaken til dette er at Alma automatisk har forsøkt å lokalisere posten i basen ved å søke på tittel/forfatter/issn (se forklaring om konfigurering 1
av locate funksjonen nederst i dokumentet). Men ettersom dette er en kopibestilling, der tittel i bestillingen er artikkeltittel, vil ikke denne finnes i katalogen. Søket gir 0 treff og status blir locate failed. Du må derfor gjennomføre en ny locate (et nytt søk) ved å raffinere søket. Klikk Locate lenken, deretter Change query 3. Du får opp søkeskjermen med feltene automatisk utfylt med data fra bestillingen: 4. Du må nå redigere søket ved å f.eks. fjerne tittel og forfatter slik at du kun søker etter ISSN/ISBN, og velg Go. Alternativt skrive inn tittelen på dokumentet du skal søke etter. 5. Hvis du får treff i katalogen vil du nå få opp posten, evt. flere poster hvis søket gir mer enn ett treff. Marker i knappen foran tittelen riktig post og velg Select. (I skjermbildet nå kan du oppleve at bestillingen har kommet bort. Du må fjerne avgrensningen på Locate failed for å få frem bestillingen. Merk også at bestillingen flyttes til fanen Assigned to me når du begynner å behandle den). 2
6. Dokumentet i bestillingen er nå lokalisert og klar for videre behandling. Videre arbeidsflyt er avhengig av interne rutiner i ditt bibliotek, og om dokumentet skal sendes fysisk eller digitalt. Det er flere måter å behandle kopibestilling på, og følgende veiledning er kun forslag til arbeidsflyt. Merk: Offentlige bibliotek er omfattet av Åndsverkloven $16 og forskriften basert på denne 1, og kan levere papirkopier til brukerne. Om man kan sende en artikkelkopi som vedlegg til epost (digital forsendelse) avhenger av om biblioteket har inngått avtale om dette. Bibliotek i universitets- og høgskolesektoren omfattes av KOPINOR-avtalen 2, der dette er tillatt innenfor institusjonen. Disse kan sende vedlegg til studenter og ansatte, men må sende papirkopi til eksterne brukere. I tillegg er digital forsendelse inkludert i stadig flere avtaler med leverandører. Dvs. at bibliotek kan sende kopier fra elektroniske ressurser som vedlegg til bestillende bibliotek, som så må skrive dem ut for levering på papir til sin bruker. Biblioteket/institusjonen har selv ansvar for å ha oversikt over sine avtaler, og behandle bestillingene deretter. 1 Forskrift til åndsverkloven (lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v.) 2 Kopieringsavtale universiteter og høgskoler, 4, http://www.kopinor.no/brukere/utdanning/universiteterhogskoler 3
Arbeidsflyt for kopi som finnes fysisk og skal sendes fysisk - Ship physically A. Du kan behandle bestillingen ved å gå rett på hylla, kopiere/scanne artikkelen og velge Ship nonreturnable på bestillingen. Arbeidsflyten blir da slik: 1. Fra bestillingen kan du skrive ut hentelapp ved å klikke på Print Slip. 2. Hent heftet og kopier artikkelen. 3. Fra bestillingen velger du Ship non-returnable. Posten endrer da stauts til Shipped Physically 4. Herfra kan du velge Print Slip for å få skrevet ut en følgeseddel (Resource Sharing Shipping Slip Letter) som angir hvilket bibliotek dokumentet skal sendes til. 5. Ettersom bestillingen var på en kopi som ikke skal returneres, kan vi nå sette bestillingen til completed. Marker i boksen foran tittelen 6. Velg Request Completed og deretter Change Status (I felt øverst på skjermen). 7. Bestillingen er ferdig behandlet og har nå status Request Completed 4
B. Noen bibliotek har behov for å sende bestillinger til annet personale som har som oppgave å finne hefter det skal kopieres fra. Denne arbeidsflyten involverer å sende bestillingen til task-listen som pickup from shelf. Særlig aktuelt for større bibliotek som har eget personale som henter bøker/hefter på hylla og som utfører kopieringsarbeidet. 1. Fra bestillingen velger du Manage Fulfillment Options 2. I neste skjerm velger du Actions. Herfra har du to valg: View item / Request View items: gir deg oversikt over tilgjengelige hefter for tidsskriftet. Verifiser her at du faktisk har det heftet som bestillingen gjelder. Request: gir deg mulighet til å bestille et av heftene slik at du får skrevet ut en hentelapp med riktig informasjon Velg Actions > Request 3. Fra Actions > Request kommer du til skjermen Create Request, der du skal legge inn informasjon om hvilket hefte det skal kopieres fra. Velg Request type = Ship physically. Du får opp skjerm for å skrive inn hvilket nr. og årgang du skal ha. I feltet To velger du ditt bibliotek. Klikk tilslutt Submit. 5
4. Du har nå gitt systemet beskjed om hvilket nummer som skal plukkes fra hyllen, og angitt i notefeltet at det skal være en kopi. Bestillingen ligger nå i task-listen under Requests pick up from shelf. Velg videre Print Slip for å skrive ut en hentelapp Hentelapp: 6
5. Bibliotekansatt henter tidsskriftheftet og kopierer artikkelen. Kopien skal sendes bestillende bibliotek. Finn den aktuelle bestillingen, og velg Ship non-returnable 6. Posten endrer da stauts til Shipped Physically 7. Herfra kan du velge Print Slip for å få skrevet ut en følgeseddel (Resource Sharing Shipping Slip Letter) som angir hvilket bibliotek dokumentet skal sendes til: 7
8. Ettersom bestillingen var på en kopi som ikke skal returneres, kan vi nå sette bestillingen til completed. Marker i boksen foran tittelen 9. Velg Request Completed og deretter Change Status (i felt øverst på skjermen). 10. Bestillingen er ferdig behandlet og har nå status Request Completed 8
Arbeidsflyt for kopi som finnes trykt men skal sendes digitalt - Ship digitally 1. Fra bestillingen velger du Manage Fulfillment Options 2. Velg Actions > Request 3. Fyll inn skjema. Request type = Ship digitally. Oppgi hvilket hefte /årgang det skal kopieres fra, og angi sider som skal kopieres i feltet Part to digitize. I feltet Managing department velger du ditt bibliotek. 9
4. Det er nå opprettet en request på det heftet det skal kopieres fra, og denne havner nå i tasklisten under Requests - pick from shelf. Fra Pick from shelf kan du velge Print Slip for å få ut hentelapp med opplysninger om hylleplassering etc. På hentelappen står det også hvilke sider som skal kopieres 10
5. Heftet hentes fra hylla og skannes inn via Fulfillment > Resource Requests > Scan in Items. 6. Dokumentet får Destination = Digitization, og har nå havnet i task-lista under Items digitization 11
7. Den aktuelle artikkelen kopieres/scannes og lagres lokalt. Fra task-lista klikker du på Itemsdigitization for å få opp bestillingen, og velger Actions > Next Step 8. Velg videre Actions > Attach Documents 9. Klikk på fil-ikonet for å legge til filen med det scannede artikkelkopien, klikk deretter på Add Attachement 10. Filen lastes opp og vil få Upload Status = Uploaded (mens den laster opp vil det stå Pending). Klikk Done. 12
11. Bestillingen er nå ferdig ekspedert, og filen som ble lastet opp sendes automatisk som vedlegg til e-post til borrowing library. Hvilken e-post det ble sendt til finner du i bestillingen når du klikker Edit, nederst på skjermen finner du feltet Requester Email. 12. Bestillingen har nå status Completed og forsvinner fra oversikten over fjernlånsbestillinger. For å finne bestillingen må du gå til Lending requests og søke etter bestillingen under Activity status= Completed. Merk at hvis du vil se på poster som har status completed må du aktivt søke etter dem. 13. Her ser du at bestillingen nå har Request status = Shipped digitally. 13
Arbeidsflyt for kopi som finnes elektroniske og skal sendes digitalt - Ship digitally Arbeidsflyt som beskriver hvordan eierbibliotek (Lending library) ekspederer en bestilling der man henter artikkelkopien elektronisk og sender artikkelen tilbake elektronisk (som f.eks. en PDF-fil) til Borrowing library 1. Bestillingen kommer inn som en Lending Request på et tidsskrift som finnes elektronisk 2. Klikk på More details eller Edit for å se opplysninger om hva det ønskes kopi av 3. Velg Manage Fulfillment Options 4. Du kommer til skjermen Manage Resource Options, og herfra er det lenke til fullteksten. Klikk på lenken for å komme til dokumentet. 14
5. Finn aktuell artikkel som du laster ned og lagrer på din pc. 6. Du har nå artikkelen i PDF-format og ønsker å legge ved denne til bestillingen. I Alma er det for alle institusjoner satt opp en standard Digitization Department, og for å få lagt ved en fil til bestillingen må man først sende bestillingen til Digitization Department. Klikk på Document Delivery 7. Fyll inn data og velg Managing Department = Digitization Department for institution (hvis du allerede har lastet ned aktuell artikkel er det unødvendig å angi hva som skal kopieres i feltet Part to Digitize, men feltet er obligatorisk så noe må uansett fylles inn her). Klikk Submit. 15
8. Bestillingen har nå fått Request type = Ship digitally from electronic Det vi ønsker nå er å legge ved PDF-filen til bestillingen og få sendt den til bestillende bibliotek. Men for å få muligheten til å legge ved fil må bestillingen behandles i Digitization Department. 9. I feltet Currently at velger du Digitization Department for Institution Merk: For å få tilgang til Digitization Department må din bruker være lagt inn som operator for denne avdelingen. Dette gjøres fra Alma-menyen: Fulfillment > Fulfillment Configuration > Configuration Menu > Digital Fulfillment > Digitization Departments > velg Actions Edit > velg fanen Operators > velg Add Operator og legg inn aktuelle brukere. Hvis du ikke har tilgang til å legge inn operators må du ta kontakt med Alma administrator ved din institusjon eller kontakte BIBSYS. 16
10. Når du har valgt Digitization Department i feltet Currently at, vil du finne igjen bestillingen i task-lista som Items document delivery 11. Klikk på lenken Items document delivery fra Task-lista. For den aktuelle bestillingen velger du Actions > Attach Documents 12. Klikk på fil-ikonet for å legge til filen med det scannede artikkelkopien, klikk deretter på Add Attachement 17
13. Filen lastes opp og vil få Upload Status = Uploaded (mens den laster opp vil det stå Pending). Klikk Done. 14. Bestillingen er nå ferdig ekspedert, og filen som ble lastet opp sendes automatisk som vedlegg til e-post til borrowing library. Hvilken e-post det ble sendt til finner du i bestillingen når du klikker Edit, nederst på skjermen finner du feltet Requester Email. 15. Bestillingen har nå status Completed og forsvinner fra oversikten over fjernlånsbestillinger. For å finne bestillingen må du gå til Lending requests og søke etter bestillingen under Activity status= Completed. Merk at hvis du vil se på poster som har status completed må du aktivt søke etter dem. 16. Her ser du at bestillingen nå har Request status = Shipped digitally. 18
Konfigurering av locate funksjonen Hvordan locate fungerer for ditt bibliotek er avhengig av hvordan det er konfigurert. Du kan selv velge om locate skal foregå automatisk, og hvilke felt det skal søkes i (administrasjonsansvarlig ved din institusjon kan konfigurere dette). Konfigurasjon av locate finner du fra Alma-menyen: Administration > General Configuration > Configuration Menu > Libraries > Add a Library or Edit Library Information > velg fanen Libraries og klikk på det biblioteket du skal konfigurere for. I feltet Resource Sharing Information kan du hake av for Automatically Locate Resource hvis du ønsker at dette skal skje automatisk, og i Locate by Fields haker du av for de feltene du ønsker det skal søkes i. 19