Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale med leverandør av beredskapskompetanse. Ref: 16-13 KONKURRANSEGRUNNLAG
Innhold 1 Generell beskrivelse... 4 1.1 Om oppdragsgiver... 4 1.2 Om anskaffelsen... 4 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Alternative tilbud... 4 1.5 Kontraktbetingelser... 4 1.6 Avropsmekanismer... 5 1.7 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 5 1.8 Lønns- og arbeidsvilkår... 5 1.9 Etiske retningslinjer... 5 1.10 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 5 1.11 Kunngjøring... 5 1.12 Viktige datoer... 6 1.13 Språk... 6 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 7 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 7 2.2 Kontraktsverdi... 7 2.3 Taushetsplikt... 7 2.4 Forbehold og avvik... 7 2.5 Vedståelsesfrist... 8 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 8 2.7 Tilleggsopplysninger... 8 3 Kvalifikasjonskrav... 9 3.1 Obligatoriske krav... 9 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner o.l... 9 3.5 Eventuelle underleverandører... 10 4 Tildelingskriterier og evaluering... 11 4.1 Tildelingskriterier... 11 4.2 Evaluering... 11 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 13 5.1 Innlevering av tilbud... 13 Side 2 av 15
5.2 Tilbudets utforming... 13 5.3 Format og antall kopier av tilbudet... 14 5.4 Offentlighet... 14 6 Åpning av tilbudene... 15 7 Avvisning av tilbud... 15 8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 15 9 Vedlegg... 15 Side 3 av 15
1 Generell beskrivelse 1.1 Om oppdragsgiver AtB er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, markedsføring og kjøp av rutegående kollektivtrafikk i Sør-Trøndelag. AtB er ikke selv operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har AtB ansvaret for skolekjøring i Sør-Trøndelag. Selskapet eies 100 % av Sør-Trøndelag fylkeskommune. Billettpriser fastsettes av Sør-Trøndelag fylkeskommune og hovedfinansieringskilder til AtB er tilskudd fra fylkeskommunen i tillegg til billettinntekter. For ytterligere informasjon se www.atb.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Hanna Granerud Øverås E-post: anbud@atb.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er 25.oktober 2016 klokken 12.00. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere på Doffin.no, i anonymisert form, se også punkt 2.6. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Om anskaffelsen AtB har behov for konsulenter som kan bistå i ulike oppgaver innenfor de beredskapsområdene som AtB har ansvar for, herunder planlegging og gjennomføring av øvelser med evaluering, rådgivning innenfor beredskap og evaluering i etterkant av uønskede hendelser. Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale med én leverandør som kan tilby konsulenter med den kompetansen som er beskrevet over. Avtalen skal inngås for en periode på 2 år med ensidig opsjon for oppdragsgiver på inntil 1 + 1 år. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 1.5 Kontraktbetingelser Avtaleforholdet vil bli regulert av dette konkurransegrunnlaget og følgende konktraktdokument: - SSA-R rammeavtalen - SSA-O oppdragsavtalen - SSA-B bistandsavtalen Side 4 av 15
Oppdragsgiver vurderer hvorvidt oppdraget skal gjennomføres etter SSA-O eller SSA-B ut fra oppdragets innhold, samt retningslinjer for bruk av ulike SSA. Nevnte kontrakter ligger tilgjengelig på www.anskaffelser.no 1.6 Avropsmekanismer Avrop på avtalen foretas etter behov og etter nærmere avtale med leverandøren. Avrop reguleres i SSA-R bilag 2. 1.7 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 1.8 Lønns- og arbeidsvilkår I henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, har Oppdragsgiver i kontrakten tatt inn krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Videre er det stilt krav om at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver har også rett til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktbestemmelsen om lønns- og arbeidsvilkår, jf. SSA-O og SSA-B. 1.9 Etiske retningslinjer Leverandøren plikter å følge AtBs etiske retningslinjer for leverandører, se vedlegg 4. Leverandøren skal legge en signert utgave av AtBs etiske retningslinjer ved sitt tilbud, jf. punkt 5. 1.10 Konkurransegrunnlagets oppbygning Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i konkurransegrunnlaget, som består av dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, inkludert følgende vedlegg: 1. Utkast til kontrakt 2. Kravspesifikasjon med vedlegg 3. Prisskjema 4. Egenerklæring om Etiske retningslinjer for AtBs leverandører 5. Egenerklæring om bruk av underleverandører 1.11 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Se www.doffin.no Side 5 av 15
1.12 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Doffin 23.september 2016 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 25.oktober 2016 klokken 12.00 Frist for å levere tilbud 31.oktober 2016 klokken 12.00 Tilbudsåpning 31.oktober 2016 klokken 13.00 Meddelelse om tildeling Uke 46 Klagefrist leverandører (karensperiode) Uke 48 (10 dager etter meddelelse om tildeling) Kontraktsinngåelse Uke 48 Oppstart av kontrakt Uke 48 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er veiledende. 1.13 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. Side 6 av 15
2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006, heretter kalt «forskriften». Verdi av anskaffelsen er beregnet til under EØS-terskelverdi, slik at anskaffelsen følger forskriften Del I. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson innen 25.oktober klokken 12.00 2016. 2.2 Kontraktsverdi Behovet for beredskapskompetanse etter denne anskaffelsen er estimert til følgende anslått totalverdi (opsjoner inkludert): 2 400 000 NOK. Oppdragsmengdene vil variere fra år til år. Det presiseres at anslaget er et uforpliktende estimat, som ikke er å anse som bindende for oppdragsgiver. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskriften 3-2 (1). 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Leverandøren skal i vedlegg 4 «Egenerklæring om avvik og forbehold» opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil kunne føre til at tilbudet avvises. Side 7 av 15
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud minimum 60 dager etter tilbudsfrist. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver kontaktperson innen 25.oktober 2016 klokken 12.00. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget må dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson innen 25.oktober 2016 klokken 12.00. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse beredskapskompetanse, ref. 16-13», og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Side 8 av 15
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: firmaattest Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Det blir i den sammenheng stilt krav om god soliditet, ved en rating som tilsvarer A/AN fra Dun & Bradstreet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner o.l Krav Leverandøren skal ha et kompetansemiljø bestående av flere ressurser med kompetanse innenfor de tjenester som etterspørres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens kompetansemiljø (størrelse, tjenesteområder, organisering etc. ikke navngitte ressurser). Side 9 av 15
Krav Leverandøren skal ha kompetanse til å stå i kontrakten. Leverandøren skal ha et dokumentert kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Dokumentasjonskrav Leverandørens 3 referanseprosjekter utført de siste 5 år som er relevante for dette tilbudet. Referanseprosjektene skal omtale: Kunde (eventuelt anonymisert) Kort beskrivelse av prosjektet Kort beskrivelse av leverandørens rolle i leveransen Prosjektets omfang, verdi og tidsperiode for gjennomføring Det presiseres at det er leverandørens referanseprosjekt som er gjenstand for vurdering av om kvalifikasjonskravet er oppfylt, og ikke tilbudt personells referanseprosjekt. Redegjørelse av leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller sertifiseringsbevis. 3.5 Eventuelle underleverandører Krav Leverandøren skal ved eventuell bruk av underleverandører dokumentere underleverandørens forpliktelse til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for leverandøren. Dokumentasjonskrav Kort beskrivelse av underleverandøren(e) og hvilken del/ hvilke deler av oppdraget denne skal utføre. Signert forpliktelseserklæring mellom partene, jf. vedlegg 5. Side 10 av 15
4 Tildelingskriterier og evaluering 4.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Utfylt prisskjema, jf. vedlegg 3. Kompetanse 40 % CV for tilbudte ressurser, som minimum inneholder utdanning, nåværende og tidligere stillinger, og referanseprosjekter utført de siste 4 år som er relevante for dette tilbudet. Referanseprosjektene skal omtale: Kunde (eventuelt anonymisert) Kort beskrivelse av prosjektet Kort beskrivelse av den aktuelle konsulentens sin rolle i leveransen Prosjektet omfang og tidsperiode for gjennomføring Referanseperson for kunde som kan kontaktes 4.2 Evaluering Pris: Her vil oppdragsgiver evaluere den prisen som er oppgitt i prisskjemaet. Oppdragsgiver ønsker at det skal oppgis én timespris, uavhengig av stillingstittel. Leverandøren med laveste pris oppnår 10 poeng, mens poeng for øvrige leverandørers pris beregnes relativt til den laveste prisen etter følgende formel: (laveste pris/leverandørens pris)*10. Kompetanse AtB ber om at leverandøren setter sammen et team bestående av 3-4 ressurser. Dette teamet skal til sammen ha dokumentert kompetanse innenfor de arbeidsområdene som det etterspørres bistand innenfor. Kompetanse vil bli evaluert ved en vurdering av relevans av leverandørens fremlagte CVer for de ulike oppgavene AtB har behov for bistand til. Herunder oppgaver som: Erfaring med beredskapsplanlegging som krever samhandling mellom flere aktører i beredskapssituasjon, Planlegging og gjennomføring av beredskapsøvelser, Side 11 av 15
Erfaring med beredskapsarbeid knyttet til offentlig sektor, Erfaring som kurs- og foredragsholder. Rangeringen av de ovenfornevnte arbeidsoppgavene samsvarer med den interne vektingen av dem. Det vil si at erfaring med beredskapsplanlegging som krever samhandling mellom flere aktører veier tyngre enn erfaring som kurs- og foredragsholder. Den endelige interne vektingen innenfor tildelingskriteriet «kompetanse» er imidlertid ikke fastsatt. Leverandør som kan tilby godt sammensatte team og ressurser som har dokumentert erfaring med arbeid på tvers av de nevnte arbeidsområdene, vil få uttelling for dette. Leverandøren som vurderes som best på kompetanse oppnår 10 poeng, mens poeng for øvrige leverandørers kompetanse beregnes relativt til leverandøren med best kompetanse. Side 12 av 15
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til AtB: Postadresse: Kongens gt. 34, 7012 Trondheim Tilbudet skal være tydelig merket med: Tilbud: Beredskapskompetanse v/hanna Granerud Øverås - Åpnes kun av adressat Tilbyder har risiko for at tilbudet er levert innen fristen, 31. oktober 2016 klokken 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal: Være datert og signert av bemyndiget person (i dette ligger at tilbudsbrevet skal være signert av den som har signaturrett eller prokura iht. firmaattest. Dersom tilbudet signeres av en som ikke har signaturrett iht. firmaattest, skal fullmaktstruktur/signeringsfullmakt vedlegges tilbudet.) Inneholde en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Inneholde navn, e-postadresse og telefonnummer på tilbyders kontaktperson Inneholde en bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist 2. Kvalifikasjonskrav Tilbyders dokumentasjon på at han oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. konkurransegrunnlagets pkt. 3 3. Tildelingskriteriet «kompetanse» En oversikt som viser navn og stillingskategori for tilbudte ressurser, hvor det klart må fremgå dersom konsulenten er ansatt hos underleverandør. For alle tilbudte ressurser: CVer, jf. konkurransegrunnlaget punkt 4.1. Side 13 av 15
4. Tildelingskriteriet «pris» Utfylt prisskjema, jf. vedlegg 3 5. Egenerklæring om Etiske retningslinjer 6. Egenerklæring om bruk av underleverandører Signert egenerklæring om Etiske retningslinjer for AtBs leverandører, jf. vedlegg 4 Signert egenerklæring om bruk av underleverandører, jf. vedlegg 5. 5.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm med skilleark. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på minnebrikke. Det skal også leveres en sladdet versjon på minnebrikken. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 5.4 Offentlighet AtB er underlagt Offentleglova med derav følgende innsynsrett i tilbud som AtB har mottatt. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon skal ikke oversendes). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte minnebrikke. AtB vil i henhold til Offentleglova uansett ta selvstendig stilling til om opplysningene er å betrakte som forretningshemmeligheter. Side 14 av 15
6 Åpning av tilbudene Åpning av tilbudene finner sted den 31.oktober 2016 klokken 13.00. Åpningen er ikke offentlig. 7 Avvisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. 9 Vedlegg 1. Kontrakter 2. Kravspesifikasjon 3. Prisskjema 4. Egenerklæring om Etiske retningslinjer 5. Egenerklæring om bruk av underleverandører Side 15 av 15