Rammeavtale bærbare PC-er, stasjonære PC-er, nettbrett og tilbehør

KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale bærbare PC-er, stasjonære PC-er, nettbrett og tilbehør

Innholdsfortegnelse 1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Innledning... 3 1.2 Om Luftfartstilsynet... 3 1.3 Krav til tilbyder... 3 1.4 Lønns- og arbeidsforhold... 3 1.5 Referanser... 4 1.6 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner... 4 1.7 Ansvar for underleverandører... 4 1.8 Grønn IT... 4 1.9 Prisregulering... 4 1.10 Annet... 4 1.11 Nettbutikk... 4 2 Generelle bestemmelser... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Anbudsprosessen... 5 2.2.1 Kunngjøring... 5 2.2.2 Tilleggsopplysninger... 5 2.2.3 Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget... 5 2.2.4 Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud... 6 2.2.5 Krav til prising av leveransen... 6 2.2.6 Krav til utforming av tilbudet... 6 2.2.7 Prøvemodeller... 6 2.2.8 Forbehold fra konkurransegrunnlaget... 7 2.2.9 Alternative tilbud... 7 2.2.10 Tilbud på deler av oppdraget... 7 2.2.11 Innlevering/tilbudsfrist... 7 3 Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske)... 8 3.1 Attester og erklæringer... 8 4 Kriterier for valg av leverandør... 9 4.1 Oppfyllelse av kravspesifikasjonen... 9 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 10 5.1 Tilbudsåpning... 10 5.2 Avvisningsgrunner... 10 5.3 Vedståelsesfrist... 10 5.4 Språk... 10 5.5 Kontrakt... 10 5.6 Krav om elektronisk faktura/kreditnota på EHF-format... 11 6 Vedlegg... 11 Konkurransegrunnlag II

1 Generell beskrivelse 1.1 Innledning Det inviteres herved til å gi tilbud på rammeavtale om leveranse av bærbare PC-er, stasjonære PC-er, nettbrett og tilbehør. Vi ønsker en toårig rammeavtale med ensidig rett(opsjon) til forlengelse i ett pluss ett år (2+1+1). Konkurransen kjøres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdiene for EØS-anbud. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Totalt omfang på anskaffelsen i hele avtaleperioden vil være avhengig av Luftfartstilsynets behov, men antas å være 2 til 4 millioner NOK inkl. mva. 1.2 Om Luftfartstilsynet Luftfartstilsynet (LT) er et forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet med myndighetsansvar innen norsk sivil luftfart. Hovedoppgaven er å øke sikkerheten i luftfarten gjennom tilsyn med flyselskaper, verksteder, flyskoler, luftfartøyer, sertifikatinnehavere, lufthavner samt private fly- og helikopterplasser. LT fastsetter normer, utøver adgangskontroll og fører virksomhetstilsyn. Etaten har ca. 180 ansatte. Hovedkontoret ligger i Bodø med to avdelingskontorer i Oslo (Rådhusgata og Blindern). 1.3 Krav til tilbyder Tilbyder plikter å gjennomgå dette konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris og leveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Luftfartstilsynet for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransedokumentene, skal tilbyder uten opphold opplyse Luftfartstilsynet om dette. 1.4 Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandørens ledelse har ansvaret for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal tilsvare ca. to ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Konkurransegrunnlag 3

1.5 Referanser Vi ber om at tilbyder oppgir skriftlig minimum to referanser på tilsvarende leveranser som tilbyder har hatt de siste tre år, fortrinnsvis til offentlige virksomheter. Vi ber om navn på kunde, navn på kontaktperson og kontaktpersonens e-postadresse og telefonnummer. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å avvise tilbud fra tilbydere som gjennom referanser ikke overbeviser om at kravene ovenfor er oppfylt. 1.6 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner Tilbyderne skal beskrive eventuelle sertifiseringsordninger som de er godkjente for av produsenter. 1.7 Ansvar for underleverandører Dersom leverandøren skal bruke underleverandør til tjenesten, skal denne tilfredsstille de samme kvalitetskrav som leverandøren. Leverandøren står ansvarlig for arbeid som utføres av underleverandør på samme måte som for egne ansatte. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å avvise valg av underleverandør. 1.8 Grønn IT Anskaffelser i offentlig sektor bør skje med et minimum av miljøbelastning og med respekt for grunnleggende arbeiderrettigheter og menneskerettigheter. Vi ber derfor tilbyder dokumentere hvilke krav og standarder utstyret tilfredsstiller. 1.9 Prisregulering Alle priser gitt i tilbudet vil forankres som en del av kontrakten. Prisregulering aksepteres en gang per år, og da maksimalt tilsvarende konsumprisindeksen for foregående år. 1.10 Annet Luftfartstilsynet aksepterer at modellene som tilbys vil utgå i løpet av kontraktsperioden og bli erstattet av modeller med høyere ytelse og bedre spesifikasjoner enn angitt i avtalens opprinnelige tekst. Tilbudte modeller skal minimum være tilgjengelig for kjøp i 6 måneder. 1.11 Nettbutikk Luftfartstilsynet skal ha tilgang til leverandørens nettbutikk, for bestilling av og sjekk av lagerstatus på tilbudt utstyr. Nettbutikken skal vise priser i henhold til kontrakten. Konkurransegrunnlag 4

2 Generelle bestemmelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Luftfartstilsynet vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Daterte attester og øvrig dokumentasjon som følger med innlevert tilbud i henhold til dette konkurransegrunnlaget, skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Tilbyderne må således gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp da det etter tilbudsfristen ikke er lov å endre tilbudene. Tilbyderne er også ansvarlig for at tilbudet ikke inneholder uklarheter og forhold om kan medføre avvisning. 2.2 Anbudsprosessen 2.2.1 Kunngjøring Anbudsinnbydelsen og konkurransegrunnlaget er kunngjort på DOFFIN og TED. 2.2.2 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger pr e-post til it-drift@caa.no Tilsvarende gjelder dersom grunnlaget har mangler eller inneholder uklarheter som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting osv. Spørsmålene må være mottatt senest 30.7.13. Spørsmål/henvendelser som mottas etter fristen vil ikke bli besvart. Eventuelle spørsmål og henvendelser blir besvart gjennom DOFFIN/TED. Det blir således ikke sendt svar til den enkelte tilbyder direkte. All korrespondanse påføres 201303248 Rammeavtale bærbare PC-er, stasjonære PC-er, nettbrett og tilbehør 2.2.3 Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Dersom suppleringer/endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til disse ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser mv, vil bli skriftlig meddelt samtlige tilbydere gjennom DOFFIN/TED. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlag 5

2.2.4 Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud Eventuelle tilbakekallelser eller endringer i tilbudet før anbudsfristens utløp, må være kommet frem til mottaker på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen for å være gyldige. Tilbakekallelser og endringer skal skje skriftlig, og endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. 2.2.5 Krav til prising av leveransen Leverandøren skal i prismatrisen, prise leveransen på følgende måte: Konkret prising av utstyr: -Detaljert oversikt over tilbudt utstyr med enhetspriser -Detaljert oversikt over kostnader knyttet til håndtering av harddisker -Pris på on-site support og vedlikehold Tilbud på rammeavtale som sikrer tilsvarende gode priser på fremtidige anskaffelser innenfor angitte periode Leverandøren skal oppgi et fast påslag på innkjøpspris. Dette skal kunne dokumenteres ovenfor Luftfartstilsynet. Prisene skal oppgis i norske kroner inklusiv merverdiavgift, og inklusive eventuelle andre offentlige avgifter Ikke noen form for gebyrer vil på noe tidspunkt bli akseptert 2.2.6 Krav til utforming av tilbudet Rekkefølgen i tilbudet skal være i henhold til kapitteldisposisjonen under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses o Tilbudsbrev o Prisarket o Utfylt kravspesifikasjon o Tekniske forhold o Referanser o Tilbyderens forbehold og forutsetninger Etterspurte dokumenter i følgende rekkefølge o Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall o Årsregnskap for de siste to årene eller utdrag fra disse o Erklæring om bedriftens totale omsetning o Firmaattest o Skatteattest for merverdiavgift o Skatteattest for skatt o HMS egenerklæring o Andre dokumenter iht. konkurransegrunnlaget 2.2.7 Prøvemodeller Tilbyder skal levere prøvemodeller av bærbare PC-er sammen med tilbudet slik at disse kan vurderes. Disse vil bli returnert senest tre uker etter anbudsfrist. Det skal være mulig å logge på prøvemodellene. Konkurransegrunnlag 6

2.2.8 Forbehold fra konkurransegrunnlaget Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side og tilbyder kan i den senere kontraktsmessige oppfølgingen ikke gjøre gjeldende slike forbehold. Dersom leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen for øvrig, må forbeholdene beskrives entydig, presist og pris-settes slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i henhold til de øvrige tilbudene. Merk at Luftfartstilsynet har plikt til å avvise tilbud dersom en slik situasjon skulle oppstå. 2.2.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 2.2.10 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.2.11 Innlevering/tilbudsfrist Tilbudet skal leveres på følgende måte: Tilbudet skal leveres i ett eksemplar, samt en elektronisk versjon Tilbudet skal leveres på norsk, produktdokumentasjon kan leveres på engelsk Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder Tilbudet skal dateres og legges i en lukket nøytral konvolutt som merkes Doculive ref. 201303248 Rammeavtale bærbare PC-er, stasjonære PC-er, nettbrett og tilbehør Tilbudet leveres/sendes til: Luftfartstilsynet Postboks 243 8001 Bodø Alternativt kan tilbudet leveres hos Luftfartstilsynet, Sjøgata 45-47, 8006 Bodø Frist for innlevering av tilbud er: 16. august 2013 kl. 1200 Tilbud som ikke foreligger hos Luftfartstilsynet innen fastsatt frist blir avvist, og tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. Konkurransegrunnlag 7

3 Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske) For at mottatte tilbud skal bli vurdert må følgende krav være oppfylt: 3.1 Attester og erklæringer Krav Leverandørene skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdi-innbetaling Leverandøren skal ha et Fungerende HMS-system Leverandøren skal være Registrert Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomi til å gjennomføre oppdraget på en god måte Dokumentasjonskrav Skatteattest utstedt av skatteoppkreveren i tilbyders kommune. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiavgifts attest utstedes av skattefogdkontoret i tilbyders fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring som bekrefter at tilbyder oppfyller lovbestemt krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant fra de ansatte. Attest for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor virksomheten er etablert, eks Foretaksregisteret i Brønnøysund Erklæring om foretakets totale omsetning, og dets omsetning i de siste tre regnskapsår Konkurransegrunnlag 8

4 Kriterier for valg av leverandør Valg av leverandør skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra følgende kriterier og kriterienes relative vekting: Priser 45 % Kvalitet vurdert på bakgrunn av tilsendt beskrivelse og prøvemodell. Dette utfra teknisk, funksjonell, ergonomisk og estetisk beskrivelse 35 % Tilgjengelighet, support og leveringssikkerhet 10 % Miljømessig konsekvenser 10 %, herunder miljømessige materialer produksjon støynivå transport resirkulering strømsparing Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier utførlig og legger ved eventuelle sertifiseringer. Dersom tilbudt utstyr har bedre spesifikasjoner enn minimumskravene vil dette bli vektlagt. 4.1 Oppfyllelse av kravspesifikasjonen Utgangspunktet for vurderingen er tilbyders beskrivelse av oppdraget, jf. punkt 1.1, kravspesifikasjonen (vedlegg 1) og prismatrise (vedlegg 2). Tilleggsopplysninger ut over krav nevnt i punkt 1.1 og vedlegg 1 og 2 om annen hensiktsmessig funksjonalitet og/eller løsning som underbygger oppfyllelse av de krav som stilles av Luftfartstilsynet, vil bli tatt hensyn til i vurderingen. Konkurransegrunnlag 9

5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. 5.2 Avvisningsgrunner Luftfartstilsynet vil ved gjennomgangen av tilbudene avvise: Tilbud som ikke tilfredsstiller alle minimumskravene i kravspesifikasjonen. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud. Tilbydere som er konkurs, under gjeldsforhandling eller under avvikling, eller som har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som er begjært konkurs, hvor det er begjært åpning av gjeldsforhandlinger eller begjært tvangsoppløsning eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som ved rettskraftig dom er kjent skyldig i forhold som angår den yrkesmessige vandel. Tilbydere som i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund eller i det faglige register som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert. Det gjøres oppmerksom på at leverandør har ansvar for å innhente tilsvarende dokumentasjon fra eventuelle underleverandører. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer på dette. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.4 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk eller engelsk. 5.5 Kontrakt Anskaffelsen skal basere seg på Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved anskaffelse av IT av mindre omfang (Den lille kjøpsavtalen). Kontrakt vil ikke bli inngått før 14 dager etter at skriftlig tildeling har funnet sted. Konkurransegrunnlag 10

5.6 Krav om elektronisk faktura/kreditnota på EHF-format Statlige virksomheter er pålagt å kreve elektronisk faktura og kreditnota i EHF-format for alle kjøp av varer og tjenester etter 1.7.2012, og uansett størrelse på leveransen. 6 Vedlegg Vedlegg: 1 - Kravspesifikasjon 2 - Prismatrise Konkurransegrunnlag 11