Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS 27. juni 2013 Kravspesifikasjon Nytt fagsystem for feiing og tilsyn Web basert saksbehandlings- og registreringssystem Vedlegg 1
Innhold 1. Bakgrunn og hensikt for et nytt fagsystem... 3 2. Nytt fagsystem prinsipper - struktur... 3 3. Omfang... 3 4. Utstyr- og anleggsanskaffelse... 4 5. Pågående interkommunal utredning kan endre antall brukerenheter og kapasitet... 4 6. Krav til leveransen og leverandørene... 4 7. Regler for gjennomføring av konkurransen... 5 7.1. Anbudskonkurranse... 5 7.2. Betalingsbestemmelser... 5 8. Spesifikasjonskriterier... 5 8.1. Lav brukerterskel... 5 8.2. Være nettbasert og ha Sky-løsninger... 5 8.3. Inneha eller kommunisere digitalt med et saksbehandlings og registreringssystem... 5 8.4. Være tilknyttet matrikkelopplysninger... 5 8.5. Kunne brukes sammen med kartverk... 5 8.6. Kunne kommunisere med Outlooks kalendersystem... 5 8.7. Digitaliserte skjemaer... 6 8.8. Kunne være kompatibelt mot et faktureringssystem... 6 8.9. Inneha utvidet søkefunksjoner... 6 9. Kriterier som systemet bør oppfylle:... 6 9.1. Modul for utarbeidelse av en hendelses- og statistikkdatabase... 6 2
1. Bakgrunn og hensikt for et nytt fagsystem Utvikle Nedre Romerike brann- og redningsvesen IKS (NRBR) sin myndighetsforvaltning, saksbehandlings- og registreringssystem i tråd med dagens allmenne teknologiske krav. Hensikten er å få til en videreutvikling og effektivisering av våre feie- og tilsynstjenester. NRBR som tilsynsmyndighet har som mål å bringe myndighetsforvaltingen ut på tilsynsstedet. Samtidig må det gjennom applikasjoner mot nøkkelopplysninger og registre kunne hentes ut statistikker og underlag for vårt myndighetsarbeid fremover, i tråd med den til enhver tid skiftende samfunnsrisiko. Våre saksbehandlere som utøver feiing- og tilsynsoppgaver skal gjennom bruk av mobile enheter videreutvikle og effektivisere tjenesten. 2. Nytt fagsystem prinsipper - struktur Våre saksbehandlere som utøver feiing- og tilsynsoppgaver skal gjennom bruk av mobile enheter kunne hente frem objekt opplysninger, avkrysningsskjemaer og saksbehandlingsmaler hvor man gjennom rullegardinmenyer og avkryssingsbokser kan fylle ut avdekkede forhold. Dette gjennom nettbaserte systemer og eventuelle skyløsninger. Med mobile enheter menes eks. vis nettbrett, mininettbrett og eventuelt smarttelefoner. De valgte mobile enheter skal kunne benyttes til å ta foto av de avdekkede forhold som automatisk blir lagret i aktuell tilsynsrapport. Videre, systemet må kunne ha kartapplikasjon til bruk både til arbeidsplanlegging, til verifikasjon av koordinater og til innsatskortregistreringer. I tillegg til de mobile enheter skal systemet også brukes mot stasjonære Pc-er inne på virksomheten. Når tilsynet er avsluttet må de registrerte forhold fra tilsynsobjektet med letthet kunne flettes inn saksbehandlings- og arkiveringssytemets saksbehandlingsmaler slik at utsendelse av rapporter kan effektueres på en kvalitetsriktig og rask måte. Arkiveringssystemet bør inneha NOARK5- standarden. Systemet må samtidig ha utvidet søkefunksjoner i forhold til å kunne gi detaljerte statistikker på flere områder, samt ha varslingsfunksjoner for å kunne kvalitetssikre at forvaltningen oppfyller regelverkets krav. Et nytt operativt fagsystem eies av NRBR. 3. Omfang Nytt fagsystem for feiing og tilsyn, web basert saksbehandlings- og registreringssystem. Systemet/løsningen må inneha eller oppfylle grunnleggende kriterier og forutsetninger, uavhengig av om det benyttes av feieravdelingen eller forebyggende avdeling. 3
Systemet skal gi tilfredsstillende ytelse for alle mobile og stasjonære enheter som er på markedet i gjeldende leveranseperiode, som er ønsket i en periode på 3 år fra 01.01.2014, med ytterligere ett års opsjon. 4. Utstyr- og anleggsanskaffelse Antallet mobile/stasjonære enheter med nødvendig softvare fra planlagt oppstart, utgjør ca. 20 brukere / saksbehandlere. 5. Pågående interkommunal utredning kan endre antall brukerenheter og kapasitet Det pågår nå utredning om å etablere et felles brann- og redningsvesen mellom 8 kommuner på Nedre Romerike. Det er en forventning om et positivt politisk vedtak og at ikrafttredelsestidspunktet allerede kan skje fra 1.1.2014. Gitt et positivt vedtak vil det fra samme tidspunkt bli et utstyrs- og anleggsbehov på ytterligere ca. 20 brukerenheter, med tilsvarende applikasjoner og/eller serverkapasitet. Anbyder må derfor beregne dette som en aktuell opsjon. 6. Krav til leveransen og leverandørene Systemet / løsningen skal gi tilfredsstillende ytelse for alle mobile og stasjonære enheter som er på markedet i gjeldende leveranseperiode. Oppdragsgiver stiller strenge krav til at det nye fagsystemet er operativt fra planlagt oppstart og til enhver tid gjennom driftsperioden. Programutvikler og leverandør må gjennom klare driftsavtaler forplikte seg til kontroll og vedlikehold. Dersom systemet inkluderer applikasjoner fra brukerenhetene til ekstern server må programutvikler / leverandør garantere at bortfall av systembruk skal unngås. Leverandør har ansvar for oppfølging og retting av feil knyttet til den tekniske driften av NRBRs systemer installert hos leverandør. Feil som skyldes leverandører skal rettes uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal så raskt som mulig varsle NRBR om feilen og systemene kan forventes å være tilgjengelig. Feil som oppdages av leverandøren og som skyldes forhold utenfor dennes ansvarsområde, skal uten ugrunnet opphold varsles NRBR. Leverandøren skal bistå NRBR ved feilsøking selv om feilen ikke hører hjemme inn under leverandørens ansvarsområde. Programutvikler / leverandør skal sørge for å gi nødvendig opplæring til de ulike brukernivåer, og må angi tidspunkt, ramme og kostnadsfordeling for opplæringen. Programutvikler / leverandør må også stå for nødvendig implementering eller vasking fra nærværende systemer og registre. Tidsramme og kostnader for dette må fremlegges. Anser programutvikler gjennom anleggsfasen at det kan være et behov for å utvikle ny programvare, applikasjoner o.l. skal behovsanalyse gjennomgås på forhånd med NRBR. Behovsanalyse skal uansett ligge til grunn for eventuell systemutvikling eller utvidelse. I tillegg til vurdering av behov skal en slik gjennomgang også inkludere kartlegging av hvorvidt det allerede forefinnes ferdig programvare / applikasjoner for det aktuelle formålet. 4
7. Regler for gjennomføring av konkurransen 7.1. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 7.2. Betalingsbestemmelser Alle priser oppgis eks. mva. Fakturering av abonnementskostnader skjer per kvartal. Mottatt faktura forfaller til betaling 30 dager etter fakturadato. Faktureringsgebyr aksepteres ikke. Driftskostnader påløper fra NRBR har fått tilgang til systemet. Endringer av volum som følge av utvidede funksjonelle eller volumspesifikke forhold vil kunne medføre endringer i driftsprisen for NRBR. En slik prisendring skal meldes og godkjennes av NRBR i forkant. Reise, diett og oppholdsutgifter bes oppgitt. 8. Spesifikasjonskriterier Systemet må inneha eller oppfylle grunnleggende kriterier og forutsetninger, uavhengig av om det benyttes av feieravdelingen eller forebyggende avdeling. 8.1. Lav brukerterskel Systemet må ha lav brukerterskel og være basert på kjente operative systemer, og det må for brukeren være enkelt oppbygd med færrest mulig innloggings- og dialogvinduer 8.2. Være nettbasert og ha Sky-løsninger Systemet må være et nettbasert system og ha sky-løsninger hvor man kan benytte mobile enheter som nettbrett / mininettbrett / smarttelefon. I tillegg til dette skal den nettbaserte løsningen kunne benyttes på bærbare og stasjonære datamaskiner. 8.3. Inneha eller kommunisere digitalt med et saksbehandlings og registreringssystem Systemet må kunne kommunisere digitalt med ephorte som er vårt saksbehandlings- og registreringssystem. Arkiveringssystemet bør kunne oppfylle, eventuelt oppgraderes til NOARK5- standarden. 8.4. Være tilknyttet matrikkelopplysninger Systemet må ha applikasjoner eller være automatisk oppkoplet mot matrikkelopplysninger. 8.5. Kunne brukes sammen med kartverk Systemet må kunne ha automatisk oppkopling og/eller ha tilgjengelighet til kartverk, herunder DSBs kartverk hva angår FAST- anlegg. 8.6. Kunne kommunisere med Outlooks kalendersystem Systemet må kunne kommunisere med Outlooks kalendersystem i forhold til tidog ruteplanlegging, varselfunksjoner og statistikkføringer. 5
Varselfunksjonene bør dekke alle formelle og praktiske saksbehandlingsfrister, varsel ut mot kunden/objektet om tilsyn, feierlapper etc. 8.7. Digitaliserte skjemaer Systemet må inneha digitaliserte skjemaer der man kan legge inn tekstbokser, rullegardinmenyer, avkryssingsbokser, datofelt, signaturfelt, plass for foto m.m. Digitale skjemaer/rapporter ved nettbretts bruk må kunne kommunisere med servere med faste saksbehandlermaler vedr. rapportering, det må kunne flettes inn felt- noterte opplysninger rett inn i rapporten. 8.8. Kunne være kompatibelt mot et faktureringssystem Systemet må være kompatibelt mot Agresso- faktureringssystem. Dette i forhold til fakturering direkte, til fritak etc. 8.9. Inneha utvidet søkefunksjoner Systemet må ha mulighet for utvidet søkefunksjoner slik at man kan med letthet kan hente ut opplysninger og statistikker så som: o Uthenting av rapporter og statistikk helt ned på dokumentnivå, hvor man må kunne lese historikken via tekstboks- eller rullegardinfunksjonene, herunder hva angår avvik, anmerkninger, aktivitet, produksjon etc. Uthenting av nøkkelopplysninger ved tilsynsobjektene: o Vedr. eierforhold, bygning, objekt, kontaktpersoner o Hvor det er stålpipe/elementpipe o Hvor er det registrert oljefyr, plassering tankanlegg, koordinater mv. o Vedr. røykløp, type røykløp o Type ildsted, en enhet, flere enheter o Installasjoner og utstyr i bruk/ikke i bruk o Ansvarlig utførende eller kontrollerende på anlegg og utstyr o Hyppighet på feiing, hvilke hus som skal feies etter dato, tilgang fra tak, loft, fra ildsted o Status sist feid/ikke feid/tilsyn m/oppfølging o Arbeidsregnskap per ansatt, per periodisering 9. Kriterier som systemet bør oppfylle: 9.1. Modul for utarbeidelse av en hendelses- og statistikkdatabase Systemet bør inneha en modul for hendelses- og statistikkdatabase. 6