Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 200700258 02.04.2007 Statlig virksomhetsgjennomgang Kvalifikasjonsgrunnlag Fase 1 Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (FOA Del III) Sak 200700258 Postadresse Kontoradresse Telefon Internett Saksbehandler Telefaks E-post Telefon:
Innholdsfortegnelse: Statlig virksomhetsgjennomgang...1 Kvalifikasjonsgrunnlag...3 1 Innledning...3 1.1 Om oppdragsgiver...3 1.2 Generelt om avtalen...3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon...3 2.1 Bakgrunn...3 2.2 Beskrivelse av oppdraget...4 2.3 Mål for oppdraget...5 2.4 Nærmere om temaer som ønskes belyst...5 2.5 Metode, arbeidsform og milepæler...5 2.6 Omfang...5 2.7 Annet...5 3 Administrative vilkår og bestemmelser...6 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon...6 3.2 Språk...6 3.3 Tidsfrister...6 3.4 Tentativ fremdriftsplan...6 3.5 Kostnader...7 3.6 Retur av søknader...7 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag...7 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget...7 3.9 Aksept av vilkår...7 3.10 Innlevering av søknaden...7 3.11 Åpning...7 3.12 Tilbud...7 4 Kvalifikasjonskrav...7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav...7 4.2 Juridisk stilling...8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet...8 4.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner...8 5 Utvelgelseskriterier...9 6 Søknadens utforming...9 6.1 Søknadens utforming...9 7 Vedleggsoversikt...10 Side 2 av 10
Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (FAD) er det koordinerende departement i Regjeringens fornyingsarbeid. - Med ansvaret for utvikling av forvaltningspolitikken skal departementet bidra til en effektiv stat med gode tjenester for innbyggerne. - Med ansvaret for den nasjonale IKT-politikken skal departementet bidra til å etablere effektive og publikumsvennlige IKT-løsninger i det offentlige. - Med ansvaret for den generelle konkurransepolitikken og den næringsrettede konkurransepolitikken skal departementet føre en politikk for økt verdiskaping til beste for forbrukere samt små og mellomstore bedrifter. - Med ansvaret for de ansatte i staten skal departementet sikre en inkluderende og stimulerende personalpolitikk og trygge arbeids- og ansettelsesvilkår både i staten og i privat sektor. 1.2 Generelt om avtalen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.15. juni 2001 nr. 402 (FOA), Del III, 14-1 (3), jfr 14-3 (c.). Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Bakgrunn Siden slutten av 80-tallet har utviklingen mht organisering og styring i staten blant annet vært preget av at: Det har skjedd betydelige endringer og endringstakten er høy Statlige virksomheter har blitt mindre detaljstyrt, men samtidig har det blitt lagt økt vekt på revisjon, kontroll og tilsyn Oppsplitting, utskilling, konkurranseutsetting og andre markedsliknende instrumenter er i økende grad tatt i bruk Side 3 av 10
Det har blitt økt fokus på statens ulike roller og hvordan de bør skilles fra hverandre Brukeren har kommet i sentrum, samtidig som det har skjedd en rettsliggjøring Den rød-grønne regjeringen legger i sin politiske plattform vekt på: Sterkere politisk styring med viktige beslutninger Åpnere endrings- og beslutningsprosesser med bedre mulighet for innflytelse for innbyggere og ansatte Markedsstyring og markedstenkning erstattet med andre virkemidler og instrumenter der markedet ikke fungerer Stopp i konkurranseutsetting og privatisering innenfor viktige velferdsområder Fornying for å sikre mer velferd, mindre administrasjon, mer lokal frihet og mindre detaljstyring På denne bakgrunn skal forvaltningspolitikken gjennomgås. I tillegg til dette oppdraget har FAD lyst ut et oppdrag knyttet til gjennomgang av eksisterende kunnskap på feltet knyttet til organisering og styring for å skaffe en mest mulig fullstendig oversikt over eksisterende dokumentert kunnskap. Kunnskapsgjennomgangen skal ferdigstilles innen 1. august, og vil muligens kunne være tilgjengelig i en foreløpig versjon for bruk i løpet av sommeren. 2.2 Beskrivelse av oppdraget Oppdraget består i en bred empirisk kartlegging og analyse av bruken av organiserings- og styringsvirkemidler siden 1990. Gjennomgangen skal omfatte: Virkemidler/løsningsvalg ved etablering og større endring av statlige virksomheter (herunder blant annet valg av organisasjonsform, tilknytningsform, finansiering etc.), og virkemidler i den løpende styringen av statlige virksomheter Virkemidler/løsningsvalg ved etablering og større endring av statlig virksomhet referer til rammesettende virkemidler som for eksempel organisering, finansiering og regulering. I forhold til etablering og større endring refererer statlige virksomheter til organisasjoner staten oppretter/endrer rammebetingelsene for som et virkemiddel for å oppnå sektorpolitiske eller samfunnspolitiske mål. Statlig virksomhet refererer da både til virksomheter som er en del av staten som rettssubjekt, men også statsaksjeselskap, statsforetak, statlige særlovsselskaper og stiftelser der staten er stifter. Virkemidler i den løpende styringen av statlige virksomheter refererer til virkemidler som for eksempel tildelingsbrev, lederkontrakter, resultatrapportering, evalueringer, informasjonssystemer samt styringsprinsipper som mål- og resultatstyring. Når det gjelder løpende styring refererer statlige virksomheter til virksomheter som er en del av staten som rettssubjekt. Utviklingstrekkene bør beskrives såpass detaljert at det blant annet kan gjøres analyser av forskjeller i utviklingstrekk mellom sektorer og for ulike tidsperioder. Som en del av oppdraget kan det være aktuelt å gå nærmere inn på enkeltsektorer. Side 4 av 10
2.3 Mål for oppdraget Oppdraget skal resultere i en sluttrapport som: Beskriver viktige utviklingstrekk siden 1990 Beskriver dagens situasjon. Som en del av beskrivelsen av dagens situasjon skal det gis en analyse av hvilke problemer, utfordringer og muligheter man står overfor mht bruk av organiserings- og styringsvirkemidler Sammenholder utviklingstrekk, dagens situasjon og utfordringer i Norge med tilsvarende forhold i Sverige, Danmark og enkelte utvalgte OECD-land 2.4 Nærmere om temaer som ønskes belyst I arbeidet og rapporten er det foreløpig lagt opp til at følgende temaer belyses/analyseres spesielt: Oppsplitting og utskilling/fragmentering samordning og koordinering politisk styring/styrbarhet, medvirkning og åpenhet effektivitet i staten (herunder både formålseffektivitet og produktivitet/effektiv oppgaveløsning) EU/EØS og andre internasjonale avtaler og forholdet til forvaltningspolitikken 2.5 Metode, arbeidsform og milepæler Det vil være en del av den endelige konkurransen å grunngi valg av metode og arbeidsform mht datainnsamling og analyse, men det oppfordres til å gi en skissemessig beskrivelse av dette i prekvalifiseringsrunden fordi det vil kunne gi oppdragsgiver et bedre bilde av søkerens forståelsen av oppdraget. Det er lagt opp til to viktige milepæler i arbeidet etter forhandlinger og kontraktsinngåelse: Delrapportering september 2007 Sluttrapport november 2007 Delrapportering september 2007 kan skje i form av en foreløpig rapport, delrapporter på temaer nevnt under punkt b, eller annen avtalt form for foreløpig rapportering. 2.6 Omfang Det antas at avtalen vil ha en økonomisk ramme på mellom 1 og 2 millioner NOK inkludert mva. 2.7 Annet FAD vil opprette en referansegruppe for utredningen. Vi tar sikte på å avholde 2-3 møter mellom referansegruppa og utrederen. Side 5 av 10
3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Akersgt 59 Postboks 8004 Dep 0030 Oslo Telefon 22 24 4660 Kontaktperson: Carlo Thomsen Telefon 22 24 46 25 E-post: czt@fad.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt er 03.04.2007 Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 26.04.2007 kl. 12.00 Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er 02.05.2007 kl. 12.00. Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse 03.04.2007 Frist for å stille spørsmål 26.04.2007, kl.12.00 Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad 03.05.2007, kl.12.00 Utsendelse av konkurransegrunnlag 09.05.2007 Frist for innlevering av tilbud 24.05.2007 kl.12.00 Evaluering/forhandlinger og innstilling Uke 22-23 Klagefrist 13.06.2007 kl.10.00 Kontraktsignering 14.06.2007 Det tas sikte på at avtale kan inngås 14.06.2007 Side 6 av 10
3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli formidlet til alle leverandører som registrer sin interesse på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. Søknader som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene eller som ikke leverer dokumentasjon som det er bedt om i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, vil bli avvist. 3.10 Innlevering av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal leveres til oppdragsgivers kontoradresse i 2 to - eksemplarer uten noen form for innbinding (løsark) i plastlomme eller lignende. Søknaden leveres til: Resepsjonen i R5 Akersgt. 59 Oslo Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. E-postadresse for tilbyder skal oppgis. 3.11 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 3.12 Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Side 7 av 10
Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak 1. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen Dokumentasjonskrav: Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget, hvor kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap anses som tilstrekkelig dokumentasjon 4.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst to relevante leveranser de siste to årene. Med relevante leveranser menes erfaring med utredning og analyse av statlig sektor. Det forutsettes at det er den tilbudte / de tilbudte konsulent/er som har utført leveransen. For at kravet skal være oppfylt må disse ha hatt en nøkkelrolle i leveransen, for eksempel som prosjektleder. Leverandør må kunne vise til oppdrag der det har vært behov for innhenting og håndtering av kvantitativt statistisk materiale og kvalitative undersøkelser. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av relevante oppdrag, i utgangspunktet maksimalt fire. Det må av beskrivelsen fremgå hva som er gjort, hvem som var oppdragsgiver, verdi på oppdraget, når oppdraget startet og når det eventuelt ble avsluttet og 1 Herunder universiteter og offentlige forskningsinstitusjoner/institutter. Side 8 av 10
kontaktinformasjon hos oppdragsgiver. Oppdragene må beskrives utførlig og det forventes anslagsvis 3-6 avsnitt med beskrivelse av hvert enkelt oppdrag. Kvalifikasjonskrav: Prosjektleder hos hovedleverandør skal ha lang erfaring knyttet til analyser og/eller styringsvirkemidler i offentlig sektor. Den enkelte konsulent må ha dokumentert erfaring knyttet til empirisk analyse og/eller kvalitative undersøkelser i statlig sektor. Dokumentasjonskrav: CV for prosjektleder der det blant annet fremgår: 1. Relevante oppdrag innen offentlig sektor 2. Erfaring fra relevante oppdrag innenfor statlig sektor. 3. Erfaring fra innhenting og håndtering av kvantitativt statistisk materiale og kvalitative undersøkelser CV for den enkelte prosjektdeltaker der det blant annet fremgår: 4. Erfaring fra innhenting og håndtering av kvantitativt statistisk materiale og kvalitative undersøkelser 5 Utvelgelseskriterier Maksimalt 5 leverandører vil bli invitert til å delta i den videre konkurransen. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn for utvelgelsen for å delta i den endelige konkurransen om oppdraget: Leverandørens faglige kompetanse og den faglige kompetanse til eventuelle underleverandører Det antas at for å løse oppdraget på best mulig måte vil være formålstjenlig med sammensatt kompetanse fra ulike miljøer (forskningskompetanse/konsulentmiljø, generalistkompetanse/spesialist eller sektorkompetanse). Leverandørens faglige kompetanse, og den faglige kompetanse til eventuelle underleverandører må beskrives. Leverandørens forståelse av oppdraget Det vil bli lagt vekt på hvordan oppdraget forstås, herunder leverandørens beskrivelse av hva oppdraget omfatter og hva som er de vesentligste problemstillingene, og hovedalternativer til hvordan oppdraget kan løses basert på søkers forståelse av oppdraget. 6 Søknadens utforming 6.1 Søknadens utforming Søknaden skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Side 9 av 10
Søknaden besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Beskrivelse av relevante oppdrag, i utgangspunktet maksimalt fire. Det må av beskrivelsen fremgå hva som er gjort, hvem som var oppdragsgiver, verdi på oppdraget, når oppdraget startet og når det eventuelt ble avsluttet og kontaktinformasjon hos oppdragsgiver. Oppdragene må beskrives utførlig og det forventes anslagsvis 3-6 avsnitt med beskrivelse av hvert enkelt oppdrag. 8. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse, og den faglige kompetanse til eventuelle underleverandører, herunder: a. CV for prosjektleder b. CV for øvrige prosjektdeltakere 9. Beskrivelse av leverandørens forståelse av oppdraget, herunder hva oppdraget omfatter og hva som er de vesentligste problemstillingene, og hovedalternativer til hvordan oppdraget kan løses basert på søkers forståelse av oppdraget 10. Annen dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskravene. 7 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg Skjema for HMS-egenerklæring Side 10 av 10