DEN NORSKE KIRKE Sola menighet INNKALLING SOLA MENIGHETSRÅD TID: Onsdag 24.02.2016 kl. 19.00 22.00 STED: Menighetsenteret TIL: Faste medlemmer: Tone Meling Lauvvik leder Laila Bergo Jardar Lindøe Linn Gjørøy Lovra Svein Ragnvald Tjora Trygve Tjora Torhild Thorstvedt Harald Velde Knut Svindland Tone Hildegunn Botnen 1. Varamedlem Sola, 17. februar 2016 Tone M Lauvvik Leder Sola menighetsråd Siri Lindtveit Daglig leder
SAKSLISTE: 13/16 GODKJENNING INNKALLING 14/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL 15/16 ORIENTERINGER 16/16 NY KIRKE SOLA SENTRUM 17/16 BUDSJETT 2016 18/16 ÅRSMELDING 2015 19/16 SKADBERG GUDSTJENESTEN 20/16 GUDSTJENESTELISTE HØSTEN 2016 21/16 UTVALG 22/16 STRATEGIARBEID 23/16 SØKNAD STØTTE GOSPELNIGHT 2016 24/16 EVALUERING AV GUDSTJENESTER OG SAMLINGER Åpning: Jardar
13/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. 14/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL Vedlegg: MR-sak 01/16-12/16 Protokollen godkjennes 15/16 ORIENTERINGER Vedlegg: Økonomireglement Delegasjonsreglement Referat misjonsutvalget Referat diakoniutvalget Kirkeasyl Personal Julegaveaksjonen Dåpstall Fellesrådet innspill budsjett Årsmøtet Orienteringene tas til orientering 16/16 NY KIRKE SOLA SENTRUM Vedlegg: REF: MR-SAK 91/15, MR-SAK 95/15, MR-SAK 04/16 Begrenset plan- og designkonkurranse 22. januar var det oppstartsmøte for begrenset plan- og designkonkurranse for ny kirke i Sola sentrum. Sindre A Eskedal og Trygve Torgersen (kirkeverge) representerte Sola menighet. De redegjorde for Sola kirkelige fellesråd og Sola menighets ambisjoner for ny kirke i sentrum. Sola kommune redegjorde for sine tanker med ny kirke og snakket og om rådhuset som skal oppføres på nabotomta
til kirken, og derfor vil få betydning for kirkebygget. Arkitektkontorene som er med i konkurransen fikk anledning til å stille spørsmål. Givertjeneste Givertjenesten er kommet godt i gang. Det er avdekket et behov for å skille givertjenesten til menighetsarbeidet og givertjenesten til ny kirke Sola sentrum. Dette arbeidet er i gang og nettsiden vil ha god informasjon om de to. Det kan være tjenlig for menighetsrådet å få rapporter på innsamlede midler, og daglig leder vil jobbe med å lagge en slik rapport som kan legges frem for menighetsrådet. Tas til orientering Daglig leder jobber med å lage rapport for givertjenesten ny kirke Sola sentrum 17/16 BUDSJETT 2016 Vedlegg: Forslag budsjett 2016, forslag budsjett trosopplæring 2016 Tendenser de siste årene: Tidligere år har en hatt en situasjon hvor en har endt opp med et regnskapsmessig overskudd. En har de siste årene på bakgrunn av dette forsøkt å være enda mer bevisst ift å legge opp til et budsjett som balanserer. For 2015 er det budsjettert med et underskudd på grunn av endret inntekt fra fellesrådet som ble signalisert i 2015. Lønnsutgiftene til Sola menighet er en stor utgiftspost og vi vil i 2015 lønne en 50 % ungdomsdiakon. I tillegg vedtok menighetsrådet og lønne ungdomsarbeider, dette for å være med i konfirmasjonsarbeidet og være en støtte funksjon inn mot LUG (Ljosheim ungdomsgruppe) Lønn blir utbetalt til arbeidstaker av fellesrådet, og utgiften til lønn viser i budsjett og regnskap som en overføring til fellesrådet. Sola menighet må tilbakebetale MVA komp til kommunen, på grunn av en tolking Sola kommune har av MVA- regelverket. Dette er lagt inn på aktuelle tjenester og gjør at for eksempel LUG som skal gå i null har MVA tilbakebetalingen i minus. Sola menighet har de siste årene jobbet med å få opp givertjenesten til å øke noe som en til dels har klart. Dette arbeidet går inn i en ny fase (MR-sak 11/16)
Utfordringer i 2016: Det er også i år viktig å få givertjenesten opp på et nivå som kan være med å videre utvikle det arbeidet menigheten ønsker. Det er og viktig å begynne med arbeidet med innsamling ny kirke Sola sentrum. 4200 Fellesutgifter Utgifter: Her er det flest typer utgifter, og det varierer fra år til år. Fellesutgifter er blitt en samlepott for mange forskjellige utgifter, både de en kan forutse og her er og ofte de utgifter som en ikke vet noe om når en legger budsjettet. Så i budsjetteringen av denne i stor grad basert på erfaringer fra tidligere år. Inntekter: Forslag på 43 000,- offer til egen virksomhet, men offer er en litt ustabil inntektskilde. I 2015 var offer til egen virksomhet på 47 816,- Offer til andre har hatt som mål i flere år å samle inn 230 000,- dette ble nådd i 2014 og i 2015 er tallene gode (kr 326 418,-) men dette inkluderer en rekord innsamling til menighetens fasteaksjon og julegaveaksjonen. Siden offer til andre er en inntekt og en utgift i regnskapet, vil ikke dette bety noe for resultatet. I 2015 var Sola Soul Children en del av regnskapet. Denne delen er avsluttet i 2015 og i 2016 vil de fa en egen post i budsjettet. Det å starte et kor krever ressurser. 4210 Konfirmantarbeid Hvor mye utgifter og inntekter en kommer til å bruke på konfirmantarbeid er usikker, Konfirmasjonsundervisningen skal uansett gå i null, siden konfirmantene betaler det det koster å være med på opplegget. Det hadde vært ønskelig med en liten buffer for å dekke inn evt konfirmanter som søker om å få utgiftene dekket. Dette gir vi vanligvis åpning for når de melder seg på. 4221 Jubelgjengen Utgiftene i Jubelgjengen er i stor grad lønnsutgifter og inntektene er i stor grad overføring fra kommunen. Støtten utbetales nå på grunnlag av antall snitt barn som kommer på Jubelgjengen, slik at vi har gjort tiltak for å sikre nok oppmøte på samlingene. Snittet i 2015 var på 22 barn. Tilskuddet er i 2016 18 800 kr pr snitt barn. Vi må ha et snitt på 22 barn for å nå budsjettmål. 4230 Barne- og ungdomsarbeider Inntekten er opprinnelig klokkermidler fra fellesrådet. På grunn av endret tilskudd fra fellesrådet falt denne posten ut og en fikk en fellesoverføring på 4200 Fellesutgifter. Slik blir det og i 2016 4231 LUG LUG har lagt opp til et budsjett som går i null og nå som tidligere. 4232 Søndagsskolen Utgiften er abonnementet på Sprell Levende, og inntekten er Frifond-midler og tilskudd fra kommunen. Disse midlene er det visse krav som må oppfylles (feks minimum 5 betalende medlemmer) for at søndagsskolen får støtte 4240 Diakoni Den største utgiften her er gaver til jubilanter som er en viktig diakonal tjeneste. Diakoniutvalget arrangerer Sommerkonserter og har et ønske om å satse på noen flere artister som krever honorar. 4241 Treffen Dette er et tiltak som en ønsker skal gå i null. 4250 Kirkemusikk Arrangement er ikke helt satt for 2016
4260 Givertjeneste Utgifter som givertjenesten skal dekke er 50% menighetsprest, ungdomsarbeider og evt resterende lønnsmidler til trosopplærer. (Hvis ikke trosopplæringstilskuddet dekker hele lønnskostnaden) Givertjeneste er vanskelig å budsjetter, men tallet er satt etter erfaringer de to siste årene. 4271 Lønnsmidler Her vil overføringer til fellesrådet som betaling av lønn vise. Denne posten skal dekkes av 4260 Givertjeneste. Overføringer lønn Jubelgjengen barnehage viser i 4221 4282 Ny kirke i Sola Menighetsrådet har signalisert at de ønsker å samle inn 1 mill 1 2016. 4288 Sola Soul Children Dette er og et tiltak som skal gå i null Budsjettet skal gå i null slik at et evt over- eller mindreforbruk må settes på avsetninger eller tap avsetninger. Det jobbes med å finne mulig andre måter å føre givertjenesten ny kirke Sola sentrum på slik at ikke budsjettet ikke får viser et stort mindreforbruk. Trosopplæring Menighetene i Sola har to budsjett/regnskap, et for menigheten og et for trosopplæringen. Dette på grunn av nasjonale regler. Tilskuddet på trosopplæring blir satt over statsbudsjettet. Inntekten er trosopplæringsmidler/tilskudd. Utgiften er jo i stor grad lønnsmidler, og menigheten må sannsynligvis dekke inn lønnskostnader som ikke dekkes av tilskuddet. Noe utstyr og arrangementsutgifter må og påregnes i 2016. Budsjettet vedtas 18/16 ÅRSMELDING 2015 Vedlegg: Forslag årsmelding Vedlagt ligger forslag til årsmelding. Den er bygget på mal fra tidligere år. Årsmeldingen vedtas med de endringer som kom frem på møtet.
19/16 SKADBERG GUDSTJENESTEN Mitt nabolag hadde de siste Nabofester på Skadberg skole høsten 2013. Menighetsrådets vurdering var da at det ville være strategisk rett å sørge for en fortsettelse på dette. Menighetsrådet besluttet da at en ønsket å arrangere regelmessige gudstjenester på skolen, og at dette skulle være menighetens ordinære gudstjeneste (forordnet) de aktuelle søndagene. Våren 2014 arrangerte menighetens stab to gudstjenester, men stabens oppfatning var at det ikke var tilstrekkelig kapasitet til å fortsette dette utover de gudstjenestene som var planlagt våren 2014. Menighetsrådet henvendte seg da til en av menighetsmedlemmene med oppfordring om å danne en gruppe som skulle ta et helhetlig ansvar for regelmessige gudstjenester. Denne gruppa kom i stand våren 2014 og har fra og med høsten 2015 hatt ansvaret for gudstjenestene på Skadberg skole. Det har vært arrangert tre eller fire gudstjenester hvert semester. Nåværende menighetsråd har definert denne gruppa som et ordinært utvalg under menighetsrådet. Forrige menighetsråd tok avgjørelsen for ett år om gangen hvorvidt en skulle fortsette med gudstjenester eller ikke. Dette framstår som en krevende måte å arbeide på, i og med at en ikke vet om satsingen vil bli ført videre eller ikke. Både for stab og for de som er involvert vil det være motiverende å ha en langsiktig plan for satsingen. Det anbefales derfor å fatte en beslutning som vil gjelde flere år fram i tid. Gudstjenestene på Skadberg skole er godt besøkt. Gjennomsnittlig frammøte i 2015 var 142. I tillegg gir gymsalen som en disponerer store muligheter for Søndagsskolen og Puls. Barna trives svært godt i gymsalen. Også mulighetene for mingling og drøs før og etter gudstjenesten er betydelig bedre her enn i Sola kirke. Det er også lettere å rekruttere nye gudstjenestedeltakere til disse gudstjenestene, selv om dette går saktere enn en hadde sett for seg. Det har vært tre eller fire gudstjenester i semesteret. Det er ca en gudstjeneste i måneden i den aktive delen av skoleåret. Selv om en fra et strategisk synspunkt kunne se det som tjenlig å øke frekvensen til to ganger i måneden, er det daglig leders vurdering at en slik frekvens vil være for krevende med de ressurser en har tilgjengelig nå. Det synes derfor fornuftig å videreføre en ordning med ca en gudstjeneste i måneden. Bygging av ny kirke er vedtatt og arkitektkonkurranse er i gang. En ser for seg at ny kirke står ferdig i slutten av 2020. Når denne kirken tas i bruk vil det være rimelig å anta at ordinære gudstjenester i Sola kirke opphører. Det vil være naturlig å se gudstjenestene på Skadberg skole også i lys av denne kommende endringen. Det er mange forskjellig grunner for å ha gudstjenester på Skadberg skole, men når en får et nytt kirkebygg er det naturlig å vurdere om det nye bygget vil fylle disse behovene. Menighetsrådet inviteres til en drøfting av dette viktige spørsmålet. Vil det være behov for fortsatt gudstjenester på Skadberg skole når ny kirke står ferdig? Daglig leder er av den oppfatning at når ny kirke Sola sentrum står klar, så vil hele menigheten og klar til å være samlet i dette bygget. Ny kirke Sola sentrum vil være et bygg som skal romme både fortid og fremtid på en god måte. Samlet sett vil daglig leder anbefale at gudstjenestene på Skadberg videreføres til ny kirke står ferdig, og mener det vil være fornuftig å fatte en strategisk beslutning for tiden fram til kirken er innflyttings klar Denne anbefalingen vil være i tråd med biskopens gudstjenesteforordning.
1. Ordningen med gudstjenester på Skadberg skole videreføres inntil ny kirke i Sola sentrum står ferdig 2. Det legges til rette for fire til fem gudstjenester pr semester på Skadberg skole. 20/16 GUDSTJENESTELISTE HØSTEN 2016 Vedlegg: Forslag gudstjenesteliste høsten 2016 Det er mange hensyn å ta når en skal lage gudstjenesteliste. I forslag til liste for høsten 2016 er alle innspill tatt med etter beste evne. Prestene har ikke satt opp den endelige fordelingen av frihelger. G1: Svært lik den tradisjonelle høymessen. G2: Gudstjeneste med et nyere preg enn G1. Dette merkes mest på bandet og sangvalget, men vi har også anledning til å velge tekster/tema utenom tekstrekkene. G3: Gudstjenesten for hele familien. Bygger på Søndagsskoleforbundets Sprell Levendegudstjeneste. Bønner, sanger og bibelformidling er lagt opp slik at både barn og voksne kan få en opplevelse av Gud. Det er satt opp forslag om Visjonsgudstjeneste 28.08. Det er tenkt etter samme mal som i fjor. Konfirmantpresentasjonen er satt opp til 04.09 Det er satt opp tre gudstjenester på Skadberg skole, alle er G2. 18.09, 23.10 og 20.11 og 18.12 hvis det ikke blir gudstjeneste på julaften. Det er enda usikkert om det blir satt opp en gudstjeneste på julaften på Skadberg skole. Det er satt opp felles minnegudstjeneste for Sola og Sørnes i forbindelse med Allehelgen 05.11 og Allehelgensgudstjeneste 06.11. Remebrance day I 2014 hadde menighetsrådet oppe sak 05/14, der menighetsrådet hadde tre alternative løsninger: alt 1: Sola MR legger opp til GT på Skadberg skole 2. søndag i november og stiller Sola kirke til disposisjon for forsvaret kl. 11.00, slik at veteran/stabs/pensjonist gudstjeneste kan samkjøres med prog. for RD. Sola menighet stiller med kirketjener, Forsvaret stiller med prest og organist og pensjonistgruppen på Sola flystasjon utfordres på kirkekaffe etter RD- markering. alt 2: Sola menighet har gudstjeneste i Sola kirke 2. søndag i november i samarbeid med Sola flystasjon. Det legges opp til militært tema/preg, og feltprest deltar i gudstjenesten. alt 3: Sola MR ønsker ikke å legge tilrette for militærgudstjeneste i ordinær kirketid 2. søndag i november. Sola menighet tar i mot den britisk/norske delegasjonen til kirkekaffe etter markeringen på Sola kirkegård. I 2014 ble det gjennomført alt 1 etter vedtak i sak 05/14, og i 2015 ble Remeberance day gjennomført etter alternativ 2 Det jobbes med å endre årskull på Lys Våken slik at det ikke er satt opp G3 med dette tiltaket.
Ellers er det ikke satt opp G3- gudstjenester siden det har vært ønskelig å ha tiltak med på disse gudstjenestene. Julaften blir det tre gudstjenester i Sola kirke, i tillegg til en evt på Skadberg skole. Gudstjenestelisten vedtas. 21/16 UTVALG Vedlegg: Mandat trosopplæringsutvalg Mandat diakoniutvalg Mandat gudstjenesteutvalg Mandat misjonsutvalg Ref: MR-sak 84/15 Menighetsrådet har bestemt å videreføre utvalgsmodellen. Det ble opprettet et utvalg som ikke har mandat. Dette kan menighetsrådet jobbe med og gi innspill til mandat. Det er og et utvalg som mangler representant fra menighetsrådet. Det kan være naturlig å spørre vararepresentantene om det er en oppgave en av dem kan ta på seg. Det kan være tjenlig å se hvordan utvalg og menighetsråd jobber strategisk videre, på evt strategisamling. Se MR-sak 22/16 1. Daglig leder jobber videre med innspill til mandater. Saken tas opp neste gang 2. Daglig leder spør vararepresentanter om å være med i misjonsutvalget. 22/16 STRATEGIARBEID Vedlegg: Strategidokument for Sola Menighet 2013-2017 Sola menighet har en visjon: Nærmere Jesus, nærmere hverandre, lenger ut. Med denne visjonen ønsker menigheten å peke framover og sette retningen for arbeidet som gjøres i menigheten. Nærmere Jesus: Vi ønsker å legge til rette for at alle som på ulike måter er i kontakt med menigheten kan oppleve at de blir bedre og bedre kjent med Jesus, og at de ønsker å leve sammen med han.
Nærmere hverandre: Vi ønsker at fellesskapene i menigheten er slik at vi blir kjent med hverandre og kan dele sorger og gleder. Det er fellesskap der alle opplever å bli inkludert og tatt vare på. Lenger ut: Vi mener evangeliet vi har fått er så verdifullt at alle mennesker må få høre det. Sola menighet vil derfor arbeide for at enda flere mennesker, både i Sola og videre ut i verden, kan få mulighet til å bli kjent med Jesus. Det er viktig for et menighetsråd og tenke strategi og planarbeid. Sola menighetsråd har jobbet godt og grundig med ny kirke Sola sentrum, dette er en sak som har tatt mye av tiden til menighetsrådet. Det er spennende å bygge kirke, og det er spennende å gjøre dette samtidig som en bygger menighet. For å få dette god til, er det tjenlig å jobbe med strategi og planer. Dette er ofte gjort sammen med stab. Det er og viktig å finne en arbeidsform som gjør at alle tar del i prosessen for å eie strategiene og planene. Vedlagt ligger menighetsrådets strategiplan vedtatt MR-sak 60/15 Menighetsrådet vil jobbe med strategi på en strategisamling sammen med stab 2. April 2016. Daglig leder lager invitasjon og finner sted. Menighetsrådsleder og daglig leder er prosessledere på samlingen. 23/16 SØKNAD STØTTE GOSPELNIGHT 2016 Vedlegg:Søknad Confession arrangerer også i år GospelNight 16. mai i Sørnes Kirke. Som tidligere år er de avhengige av støtte. GospelNight innvilges et beløp på 4000 kr.
24/16 EVALUERING AV GUDSTJENESTER OG SAMLINGER Menighetsrådets evaluering av gudstjenester og samlinger Gudstjenester: 17. januar G3 3-åringer invitert Knut Svindland 24. januar G2 Skadberg skole Knut Svindland 31. januar G1 Knut Svindland 7. februar G2 Knut Svindland 14. februar G1 Wenche S Viland (fellesgudstjeneste) 21. februar Sørnes kirke fellesgudstjeneste Andre arrangement: Filmkveld Konfirmasjons weekend Evalueringen ble tatt til orientering.