Norges miljø- og biovitenskapelige universitet POA - Personal- og organisasjonsavdelingen Til stede fra tjenestemannsorganisasjonene Trude Wicklund, Akademikerne Anne Gravdahl, Akademikerne Catherine Trangerud, Akademikerne Lena Marie Kjøbli, Forskerforbundet Kurt R. Johansen, Parat Kirsten Ranheim Berg, Parat Signe Kroken, NTL Janne Elisabeth Pedersen, NTL Til stede fra arbeidsgiver Administrasjonsdirektør Birger Kruse (møteleder) Økonomi og eiendomsdirektør Siri Margrethe Løksa Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seksjonssjef Torborg Storaas Seniorrådgiver Anne Marie Bjørkeng Benedicte Merete Markussen, studieavdelingen, IDF sak 161/16 Ass. økonomidirektør Hans Christian Sundby, IDF sak 164/16 166/16 Vår ref. 16/00057 Dato 17.10.2016 Referat fra sentralt IDF- møte 17.10.2016 Sted: Campus Ås, Styrerommet, kl. 13.00 15.00 Universitetstyresakene til US møte 20.10.2016: https://www.nmbu.no/om/universitetsstyret/styremoter/2016/node/28923 IDF nr US sak HA Sakstittel 158/16 Godkjenning av agenda og referat fra 10.10.16(vedlagt) Partene er enige om at de gir tilbakemelding på referatet av 10.10.16 og fra møtet med de hovedtillitsvalgte den 28.9.12016 på neste møte. Anne Marie Bjørkeng anne.marie.bjorkeng@nmbu.no
159/16 Informasjon fra arbeidsgiver Jan Olav Aarflot orienterte om aktuelle og pågående saker i omstillingsprosessen. 160/16 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Kurt R. Johansen skal delta på regionkonferanse i Parat den 24. og 25 oktober. Forskerforbundet arrangerer et åpent møte Interessekonflikter i forskningen, sammen med etikkutvalget den 2.11.16. Lena Marie Kjøbli deltar på kurs med Forskerforbundet på Island denne uken. NTL opplyste at de bidrar i finansiering av en 50 % koordinator stilling for NTL som skal arbeide inn mot hele universitets og høyskolesektoren. Universitetstyresakene Generell kommentar til styreprotokoll fra møtet den 8.9.2016: Tjenestemannsorganisasjonene mener det er viktig at de signaler styret gir til ulike saker i møtet, også nedfelles i referatet. En generell henvisning i US referatet «til det som fremkom i møtet» mener tjenestemannsorganisasjonene gir for lite informasjon om diskusjonen. 161/16 98/16 I Opptak til studieåret 2016/2017 Tjenestemannsorganisasjonene viste til divergens i ramme og antall studenter møtt. Studieavdelingen ved Benedicte Merete Markussen redegjorde for dette. 162/16 99/16 I Status fra Prosjektstyret ved prosjektstyreleder Olaf Melbø. Egen statusrapportering fra prosjektstyret utover det som står i Rapport for 2. tertial, foreligger ikke. 163/16 100/16 I Campusplan Framdriftsplan Tjenestemannsorganisasjonene peker på at dagens forslag bare gir professorer og seksjonsledere rett til enekontor i den løsningen som allerede er skissert for SLP bygget. Førsteamanuenser får ikke en slik rett. I planleggingsfasen ble de ansatte lovet, at det skulle være «litt» luft i landskap og flermannskontor for å kompensere for dette. Det er uheldig om man nå går tilbake på dette. Hvis man allikevel skal flytte noen Ås miljøer inn i nybygget må dette være basert på faglige begrunnelser. Tjenestemannsorganisasjonene stiller spørsmål ved tidsplanen: Dersom arbeidsgruppe 1 er avhengig av resultatet i arbeidsgruppe 2, er tidspunkter satt opp feil i dokumentet. 164/16 101/16 I Rapport for 2. tertial 2016 Tjenestemannsorganisasjonene er positive til at det nå bygges opp et team på EU rådgivning. Det er bekymringsfullt at NMBU hadde så lav suksessrate hos Forskningsrådet. 2
NMBU har et betydelig potensial for å øke kvinneandelen blant professorer. Tjenestemannsorganisasjonene peker på at likestillingsarbeid er et ledelsesansvar, og at alle nye ledere må få en opplæring i hvordan man jobber med dette etter nyttår. Hovedverneombudet viser til at man på NTNU har beskrevet en plikt for alle ledere til å satse på likestilling og flerkulturelt arbeid ved NTNU. Tjenestemannsorganisasjonene etterspør hvilken stilling prosjektleder SLP er gått over til. Jan Olav Aarflot orienterte. Tjenestemannsorganisasjonene mener det er helt feil å rapportere at arkivmodulen er implementert og fungerer etter hensikten. NMBU benytter ikke arkivet og P360 saksbehandlermodulen slik det er forutsatt. NTL bemerker at omorganisering er en tidstyv når man bemanner opp antall ledere fagledere/administrasjonssjefer. Tjenestemannsorganisasjonene etterspør hvem som sitter i gevinstrealiseringsprosjektet. Jan Olav Aarflot orienterte om den foreløpige prosess. 165/16 102/16 D Budsjett NMBU 2017 førstegangs behandling Tjenestemannsorganisasjonene mener det er viktig å satse videre på veterinær spesialistutdanningen, dette for å sikre pasientgrunnlaget og akkreditering. Tjenestemannsorganisasjonene uttrykker bekymring for IMV og IPV som har negative tall i regnskapet. Dette følges opp av arbeidsgiver som informerte om at det er satt verk konkrete tiltak for å bedre på situasjonen. Undervisningsincentivene er endret og tjenestemannsorganisasjonene lurte på hvordan dette skal fordeles internt. Arbeidsgiver orienterte at det er under vurdering å justere budsjettmodellen mer i tråd med ny finansieringsmodell. Evt. ny modell vil tidligst gjelde fra 2018. Tjenestemannsorganisasjonene stiller spørsmål ved avbyråkratiseringskutt opp mot at alle fakultetene bl.a. er pålagt å opprette stillinger som administrasjonssjefer. NTL uttrykte bekymring for erstatningslokaler for teknisk avdeling. Siri Margrethe Løksa orienterte om at verkstedbygningen rives for å få plass til Fellesbygget. Erstatningslokaler er under planlegging. De skal gi plass til hele teknisk avdeling. TA ønsker å beholde to driftsorganisasjoner henholdsvis ved Adamstuen og Ås frem til samlokalisering. IPV samlokalisering; Siri Margrethe Løksa orienterte om at En samlokalisering av IPV må finne sin løsning innenfor O= alternativet i den fremtidige Campusplanen. 3
166/16 103/16 D Budsjettforslag 2018 utenom ordinær ramme Siri Margrethe Løksa orienterte. 167/16 104/16 D Sammensetning og oppnevning av NMBUs innstillings og tilsettingsorganer Forskerforbundet mener det er generelt uheldig at det er blitt færre representanter fra undervisnings og forskerstillinger i en del i innstillingsutvalg. Arbeidsgiver viser til at forslaget ikke nødvendigvis har dette som konsekvens, avhengig av hvem tjenestemannsorganisasjonene oppnevner. Vedrørende innstillingsorgan for tilsetting av dekan: Fakultetsstyrelederen bør inn i innstillingsutvalget for dekanene. Avdelingsdirektør bør byttes ut med fakultetsstyreleder. Arbeidsgiver kommenterte at slik forslaget er fremlagt, kan fakultetsstyreleder oppnevnes som en av to fra fakultetsstyret. De tillitsvalgte mener at det bør inn innstilligsutvalg for flere av stillingene enn det arbeidsgiver foreslår for de tekniske og administrative stillingstypene, hvor det foreslås innstilling ved nærmeste foresatte tjenestemyndiget i saksfremlegget. Arbeidsgiver viser til at disse utvalgene er gjenstand for forhandling i forbindelse med personalreglement for NMBU, et arbeid som er i gang. 168/16 105/16 D Tilsetting av rektor. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst. Oppnevning av utvalg De tillitsvalgte er positive til at det nå står «fortrinnsvis professor» i stillingsbeskrivelsen. Det må stå medbestemmelse istedenfor medvirkning i kunngjøringsteksten. Arbeidsgiver kommenterte at medvirkning innbefatter medbestemmelse, men at det også er viktig med medvirkning ut over medbestemmelse. De tillitsvalgte mener det er viktig å få et innstillingsutvalg som sikrer rektor faglig og ledelsesmessig legitimitet, og at studenter og ansatte blir hørt. Det foreslåtte innstillingsutvalget ville i en ordinær tilsettingssak vært inhabil i henhold til NMBUs personalreglement: «Samme person bør av habilitetshensyn ikke sitte i både innstillingsutvalget og tilsettingsorganet i en og samme tilsettingssak. Det vil likevel ikke medføre inhabilitet at en person er medlem av begge organer ved behandlingen av en tilsettingssak så lenge ikke flertallet av innstillingsorganet også er medlem av tilsettingsorganet.» De tillitsvalgte mener derfor det er uheldig at så mange fra styret sitter i innstillingsutvalget for rektor. 4
Arbeidsgiver viste til at det her ikke er et innstillingsutvalg, men et utvalg som skal fremme forslag til tilsetting, og derfor ikke vil være inhabile. De tillitsvalgte mener at en friere sammensetning av innstillingsutvalget vil gi større legitimitet til ny rektor. De tillitsvalgte foreslår det samme innstillingsutvalget som ved Høyskolen i Oslo og Akershus (HIOA): Leder av innstillingsutvalg (eksternt styremedlem fra US) 2 undervisnings og forskningsansatte 1 teknisk/administrativt ansatt 1 fra tjenestemannsorganisasjonene 1 student Utvalget kan da sammen med POA direktør, delta i intervjuer med aktuelle kandidater og innhenting av referanser.» De tillitsvalgte mener også at det er uheldig og uvanlig at styret legger føringer på hvem de skal oppnevne. Styret virket i sin diskusjon på forrige møte, positive til en «lete og finne komite», men det står ikke noe om det i sakspapirene denne gang. De tillitsvalgte vil igjen oppfordre til å se på hvordan dette ble gjort på HIOA. NTL mener at man bør benytte interne ressurser i rekrutteringsprosessen og ikke benytte ekstern bistand. 169/16 106/16 D Tilsetting av prorektorer. Utlysningstekst og prosess Tjenestemannsorganisasjonene mener det må tas ut av teksten at prorektorene leder hver sin «stab», siden det er avdelinger de skal lede. 170/16 107/16 D Tilsetting av administrasjonsdirektør. Utlysningstekst Tjenestemannsorganisasjonene viser til at universitetsstyret har uttalt at man ønsker maks 2 perioder x 4 år og ikke 3 perioder, som det er åpnet for i denne kunngjøringsteksten. Tjenestemannsorganisasjonene støtter maks 2 perioder x 4 år. NTL mener kunngjøringsteksten bør inneholde en formulering om at særlig relevant erfaring kan erstatte utdanningskravet. Tjenestemannsorganisasjonene mener det er for svakt formulert i teksten at administrasjonsdirektøren må ha «kjennskap til» demokratiske prosesser. Her må det stå «kunnskap om» demokratiske prosesser. 171/16 108/16 D Tilsetting dekanstillinger. Utlysningstekst Tjenestemannsorganisasjonene mener at samme universitetsstyret som har godkjent kunngjøringsteksten, også må avslutte tilsettingsprosessen, selv om nytt personalreglement skulle være vedtatt. De tillitsvalgte mener også det må avklares når et nytt 5
personalreglement trer i kraft. Er det når reglementet er forhandlet og vedtatt eller når det er godkjent av departementet? Arbeidsgiver vil avklare dette spørsmålet med departementet, og vil uansett arbeide for at NMBU kan ha et stadfestet personalreglement innen 1.1.2017. 172/16 109/16 I Etablering av Innovasjonssenter Campus Ås AS og eierandel i Inkubator Ås AS Tjenestemannsorganisasjonene mener det er uakseptabelt å flytte statlige ansatte inn i et aksjeselskap. De vil da miste alle statlige rettigheter. Arbeidsgiver orienterte om at en slik overgang vil være frivillig for den enkelte, og alle NMBU ansatte vil bli ivaretatt i henhold til gjeldende regler for slik overgang. 173/16 Eventuelt Fagforeningene mener det er behov for informasjonsmøte i universitetsadministrasjonen. Det vises til referat fra UALs møte. Arbeidsgiver vil innkalle til slikt møte. Det mangler fremdeles en skriftlig omstillingsplan for Universitetsadministrasjonen. NTL: Det er stor frustrasjon blant ansatte i UA, fordi lite eller ingen informasjon er gitt enkelte avdelinger. Viktig å ha gode prosesser i omstillingen Søknad om sentrale midler til opplæring. Partene er enige om at det notatet om medbestemmelse datert 10.10.16, kan være grunnlag for et videre arbeid hvor arbeidsgiver og arbeidstaker går sammen om å utarbeide et program for seminar om medbestemmelse og samarbeid mellom partene. Nybygg/teknisk avdeling kontorlandskap. Partene er enige om at man kommer tilbake til denne saken i et senere møte. Innstilligsutvalgsarbeid Adamstuen. Partene kommer tilbake til saken. Informasjon vedr status 3 stillinger på IT som er under tilsetting. Partene kommer tilbake til saken. Medbestemmelsen på fakultetene i høst. Partene kommer tilbake til saken. 6