STYRINGSGRUPPA REFERAT Styre/organ: Styringsgruppa for «prosjekt kommunereformen» Sted: Åseral rådhus, Kommunestyresalen Dato: 05.09.2014 Tidsrom: 09.00 14.30 Medlemmer: Åseral Hægebostad Audnedal Marnardal Oddmund Ljosland (ordfører) Elling Eikerapen Olav Åsland Ånen Werdal (ordfører) Lars Terje Grostøl Tor Aril Bakke Tønnes Seland (ordfører) Odd Arne Ougland Reidun Bakken Helge Sandåker (ordfører) Doris Tjelland Håland Birte Usland I tillegg: Fylkesmannen i Vest-Agder, Tom Egerhei (assisterende fylkesmann) Fylkesmannen i Vest-Agder, Dag Petter Sødal (prosjektleder) Rådmann i Marnardal, Hans Stusvik Rådmann i Åseral, Kjell Gunnar Olsen Rådmann i Hægebostad, Ivan Sagebakken Rådmann i Audnedal, Kjell Olav Hæåk Even Schau (sekretær for prosjektgruppa og styringsgruppa) Svein Ove Nepstad økonomisjef Åseral), sak 20/14 Kristine Valborgland (kommunalleder Audnedal), sak 20/14 Vedlegg: Referat frå møte mellom ordførere og prosjektgruppa 190814 Forslag til tidsplan forprosjekt utredning 1 Forslag til tidsplan - utredning 2 og utredning 3
SAKSLISTE: SAK 18/14 Godkjenning av referat fra møte 20.06.14 SAK 19/14 SAK 20/14 SAK 21/14 SAK 22/14 Marnardal som ny deltaker i prosjektet - orientering Presentasjon av økonomiutredning Siste nytt fra Fylkesmannen om kommunereformen Forslag til presentasjon av fakta i prosjektet SAK 23/14 Tidsplan forprosjekt Utredning 1 SAK 24/14 Tidsplan Utredning 2 og Utredning 3 SAK 25/14 Eventuelt
SAK 18/2014 Godkjenning av referat fra møte 20.06.14 Jfr. referat fra møte mellom ordførere og prosjektgruppa 190814. Vedtaket i sak 13/14: Prosjektgruppa skal bruke Kommunedelsutvalgsmodellen, med innspill fra «ny kommune», for å utrede ny kommune med de 3 som utgangspunkt. Sektortenkning, samarbeid om tjenester, karrierevei, lokaldemokrati mm skal vurderes vedrørende bruk av modell i forprosjektet er det behov for å vurdere. I prosjektbeskrivelsen står følgende: Prosjektet ønsker å se på om det kan utvikles en modell(er) for kommunesammenslåing som ivaretar behovet for administrative og politiske rammer, nedfelt i en grunnleggende avtale, rundt en ny større kommune Det forslås at vedtaket i sak 13/14 endres til: Prosjektgruppa arbeider videre med kommunedelsutvalgsmodellen og med innspill fra andre aktuelle organiseringer, jfr. presentasjon av «ny kommune». Referatet fra møte 05.05.14 godkjennes med foreslått endring i sak 13/14. SAK 19/14 - Marnardal som ny deltaker i prosjektet - orientering Orientering fra ordfører Helge Sandåker. Marnardal kommune er også med i andre prosjekter. Ordføreren vil gå inn i dette og andre samarbeid med stor grad av åpenhet. Orienteringen tas til etterretning. SAK 20/14 Presentasjon av økonomiutredning Svein Ove Nepstad og Kristine Valborgland presenterte utredningen på økonomiområdet. Endelig rapport sendes ut når denne foreligger. Orienteringen tas til etterretning. SAK 21/14 - Siste nytt fra Fylkesmannen om kommunereformen Ass Fylkesmann Tom Egerhei orienterte om Fylkesmannens oppgaver i forhold til kommunereformen og eventuelle nye styringssignaler fra departementet. Dag Petter Sødal er prosessveileder i 100 % stilling. Han vil overta Tom Egerhei sin plass i styringsgruppa. Vårt prosjekt har fått 300.000,-kr til støtte fra Fylkesmannen. Fylkesmannen oppfatter sin oppgave ift kommunereformen til å være en pådriver og støtte for de ulike prosjektene i Vest-Agder. Orienteringen tas til etterretning:
SAK 22/14 - Forslag til presentasjon av fakta i prosjektet Even Schau orienterte om forslag til presentasjon av fakta. Flyt av informasjon. Hva skal sendes: - Referat fra styringsgruppe - Faktaark - Evt annen info som er viktig Hvem skal få informasjonen: - Tillitsvalgt (TV) - Kommunestyrepolitikere - Kommunalleder og enhetsledere - Kommunens nettside Informasjon bør også gis på for eksempel enhetsledersamlinger. Ansvar: Rådmennene. Rådmennene i den enkelte kommune må oversende adressegrupper for politikere, ledere og TV, til prosjektleder, snarest. Orienteringen tas til etterretning og forslag til informasjonsflyt vedtas SAK 23/14 - Tidsplan forprosjekt Utredning 1 Jfr vedlegg med forslag til tidsplan. På møtet mellom ordførere og prosjektgruppa ble følgende bestemt: 24. september: Felles møte mellom formannskap + gruppeledere som ikke er medlem av formannskap. Dette er i henhold til prosjektbeskrivelsen der det står følgende: Referansegruppe: Formannskapene + tillegg fra de parti som ikke er representert i formannskapene HTV og kommunalledere eller tilsvarende inviteres også. I tillegg til info om prosjektet vil tema være prosess. Tema som vil bli tatt opp er visjoner, mål, verdier i en eventuell ny storkommune. Distriktssenteret vil bli utfordret til å lede samlingen. Dette er i samsvar med prosjektbeskrivelsen der det står følgende: Kommunene er også med i småkommuneprogrammet og omdømmeskolen der Distriktssenteret er sentralt. Det vil være aktuelt å trekke Distriktssenteret aktivt inn i prosjektet. Tidsplan for forprosjekt Utredning 1, vedtas. SAK 24/14 - Tidsplan Utredning 2 og Utredning 3 Styringsgruppa vedtok følgende i møte 20.06.14 sak 16/14: Tidsplan: Prosjektgruppa jobber ut en revidert tidsplan. Siktemål er å ta stilling til om en skal gå videre med et konkret sammenslåingsprosjekt for de tre kommunene senest innen årsskiftet. Videre er
det en målsetting at eventuelt vedtak om kommunesammenslåing skal være vedtatt innen 2015. Det er laget et forslag til tidsplan for hvordan utredning kan gjennomføres og vedtak kan fattes i løpet av 2015, jfr. vedlegg. Dersom det skal være mulig å gjennomføre en fullstendig utredning, med vedtak i kommunestyrene innen 2015, må vi i forprosjektet ta stilling til om det er grunnlag for en slik utredning. Flere av kommunene er samtidig med i andre utredningsprosjekter. Disse starter opp iløpet av høsten 2014 og vil gå parallelt med dette prosjektet. Orienteringen for tidsplan Utredning 2 og Utredning 3 tas til etterretning. SAK 25/14 Eventuelt Prosjektrapport Forslag til innhold i prosjektrapporten ble presentert. Det kom ingen ytterligere innspill. Prosjektgruppa jobber videre med en endelig rapport for utredning 1. KS Flere ordførere ytret at de var veldig fornøyd med rollen som FM har i vårt prosjekt. De ser ikke helt behovet for å involvere KS vesentlig nå. FM bør avklare med KS om deres rolle. Sluttkommentar fra FM Tom Egerhei opplever at det er en god prosess og at det er nyttig med slike møter. Det er viktig at aktørene kan stille spørsmål og få oppklart spørsmål i prosessene.