Hvordan registrere ny bruker i Alma Oppdatert: 2016-06-27 1) Vurder om du heller skal registrere vha. BIM: Det er spesielt fordelaktig derom låntakeren skal ha BIBSYS FeideID. Men også nyttig for registrering og endring av låntakere med institusjons- FeideID. https://bim.bibsys.no/bimservices/index.jsp 2) Fra Alma menyen, velg Administration > User Management > Find and Manage Users 3) Søk på navn på bruker/låner i «Find-boksen», evt. bruk nedtrekkmenyen dersom du ønsker å «spesifisere» søket. Klikk på Go. 4) Dersom du får null treff, klikk på Add User. Du får nå et valg om å velge type bruker: Contact, Public eller Staff. Velg riktig brukertype for den brukeren du skal registrere. Du kommer så til skjermen Quick User Management. 1
Merknad: Brukertype contact user har vi ikke hatt i BIBSYS Biblioteksystem. Denne brukes for registrering av for eksempel kontaktpersoner hos en leverandør. En contact user vil ikke tildeles noen rolle i Alma. 5) Fyll ut skjemaet med riktige opplysninger. Felt som er merket med * er obligatoriske. Velg Save, eventuelt Save and continue - Save = registreringen er komplett, og brukerkonto opprettes - Save and continue = du kommer til neste skjerm der du kan fylle ut mer informasjon om brukeren 2
PIN nr. skal ikke brukes Campus definerer bl.a. mulige hentesteder ved bestilling Primary Identifier = LåntakerID Purge date = Dato for når låner skal slettes User group tilsvarer låntakerkategori Estimert dato for når brukeren ikke er tilknyttet institusjonen lenger Dette feltet er ikke aktuelt i og med at vi benytter FEIDE for pålogging. Ettersom feltet er obligatorisk må du legge inn et dummy passord. 6) Legg spesielt merke til feltet Job category. Her finner du ferdig definerte rollesett samlet i kategorier. Hver kategori inneholder et sett av roller som er aktuelt for den gitte kategorien. Velg den kategorien som er aktuelt for den brukeren du oppretter. 3
7) Velge Save and continue slik at du kommer du til General information for bruker/låner. I denne skjermen kan du legge til mer informasjon, f.eks. legge inn stoppkommentar, note m.m. 8) University ID må fylles ut: gå til fanen Identifiers > Add Identifier Eksempel for låntaker som skal benytte BIBSYS Feide-instans ved pålogging: 4
som gir: Eks. for NTNU FeideID: Avslutt med Save. 9) Dersom låntakeren skal logge seg på vha. BIBSYS Feide-instans, må man (registrator eller låntaker) når registreringen i Alma er gjort, sende e-post til support@bibsys.no med låntakerid (og gjerne navn som en sikkerhet for trykkfeil...). Når BIBSYS har registrert dette i BIBSYS Feideinstans, vil det automatisk gå en e-post til låntaker med informasjon om passord for pålogging. 10) Account Type skal være External: Vi ønsker at passord skal lagres innenfor Norges grenser (og ikke f.eks. hos Ex Libris i Nederland). Dersom Internal: Låntakerne vil med tid og stunder få melding om å endre passord og de vil da ikke kunne oppdateres fra det nye raske registrerings-programmet (BIM-klienten). Dersom du har valgt Internal med external authentication; trykk på Internal (før du gjør neste steg) Dersom du har valgt Internal, trykk på knappen Toogle Account Type og godta advarselen: 5
Trykk Save Det er lettere å gå via menyene FULFILLLMENT - Manage Patron Services - Register New User Da kan man få acccount type External ved å krysse av for Yes for Patron has institutional record og få: Men for enkelte institusjoner som har egen Feide-instans, får man følgende som man kjører seg fast i (eks. fra UBB): 6
11) Oversikt over faner tilgjengelig for brukerregistrering: Merknad: I eksempelet over er låner registrert som internal user (dvs. ikke importert fra annen institusjon e.l.). - Contact Information inneholder kontaktinformasjon så som adresse, tlf. og e-post med mulighet til å legge til/endre opplysninger - Identifiers Registrering av FeideID - Notes Her ser du om det er lagt inn noen noter på låner, og du kan her endre/slette evt. noter, eller legge til flere ved å klikke på Add Note 7
- Blocks Her ser du om det er lagt inn stoppkommentar på låner, og du kan her endre/slette evt. stoppkommentarer, eller legge til flere ved å klikke på Add Block - Fines/Fees Felt hvor man bl.a. kan legge til krav og gebyrer som ikke allerede er «konfigurert» - Statistics Her kan man legge inn statistikk for den enkelte låner - Attachments Her kan man finne e-poster sendt låner (historikk over e-poster) - Proxy for I Alma er det mulig å opprette proxy = «stedfortreder» for en annen låner. Med dette menes at en låner kan låne bøker for en annen låner, dvs. bøker bestilt/reservert av annen låner. Dette må være avtalt på forhånd, og proxy må legges inn ved registrering av låner, evt. ved redigering av låntakeropplysninger. Klikk på fanen for Proxy for og søk opp navn på bruker/låner man kan være «stedfortreder» for. Klikk på Add User Når en låner ønsker å låne for en annen låner, krysser man av i boksen Use proxy når man søker opp låner 12) Hvis du senere vil se hvilke roller denne brukeren har fått tildelt (via den verdien du oppga i feltet Job category), søker du opp låneren og finner oversikten over roller nederst på skjermen. 8
9