Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2011

Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2011 I N N H O L D 1. SAMMENDRAG FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER 2 1.1 Mål for UBs virksomhet 2 1.1.1 Innsatsområder/prioriterte oppgaver ved UB i 2011 2 1.1.2 Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen 3 1.1.3 Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) 3 1.1.4 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) 3 2. BUDSJETTFORSLAG 2010 GRUNNBUDSJETT 4 2.1 Budsjettutviklingen for UB 4 2.1.1 Bibliotektjenester for brukere utenfor UiB 4 2.2 Tiltak innenfor budsjettrammen 5 2.2.1 Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett 2010 5 2.2.2 Mediekjøp og videreutvikling av elektroniske tjenester 5 2.2.2.1 Økt kompensasjon for merverdiavgift og prisstigning 5 2.2.2.2 Tidsskrifter / elektroniske ressurser 5 2.2.2.3 Trykte bøker 6 2.2.2.4 DSpace 6 2.2.2.5 Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale 6 2.2.2.6 Elektroniske bibliotektjenester 6 2.2.3 Videre utbygging av læringssentrene 6 2.2.4 Styrking av depotmagasinfunksjonen 6 2.2.5 Lønnsbudsjett 7 2.2.6 Omorganisering/omstilling, inkl. kompetanseheving 7 2.2.7 Nytt biblioteksystem 8 2.2.8 Utstyr/investeringer 8 2.2.9 Konsekvensjustert budsjett 2011 innenfor budsjettrammen 8 2.3 Tiltak utenfor budsjettrammen 9 2.3.1 Innkjøp av eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser 9 2.3.2 Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger 9 2.3.3 Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale 10 2.3.3.1 Digitalisering av materiale fra UBs egne samlinger 10 2.3.3.2 Faghistorisk dokumentasjon 10 2.3.3.3 Kunnskapsportalen Grind.no 10 2.3.3.4 DigUiB 11 2.3.3.5 Universell utforming tilgjengeliggjøring av studielitteratur 12 2.3.4 Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger, mv. 12 2.3.4.1 Nybygg, større ombygginger mv. 12 2.3.4.2 Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. 13 2.4 Oppsummering (samlet budsjettforslag) 14 3. BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) 15 3.1 Forskningsrådsfinansiert virksomhet 15 3.2 EU-finansiert virksomhet 15 3.3 Annen finansiering 15 Vedlegg: Tabell til resultatrapportering 2010 16 Side 1 av 16

1. SAMMENDRAG FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER 1.1 Mål for UBs virksomhet Med utgangspunkt i Strategisk plan 2005-2010 for Universitetet i Bergen 1 har Universitetsbiblioteket i sin strategiplan for 2010-2015 satt opp følgende overordnete mål: Universitetsbiblioteket har som overordnet mål å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen, og bistå i å videreutvikle det totale faglige og pedagogiske tilbudet ved UiB i samarbeid med fagmiljøene og øvrige avdelinger ved UiB. Universitetsbiblioteket skal bidra til at Universitetet i Bergen når sine akademiske mål ved å samle og gjøre tilgjengelig faglig relevant informasjon, og ved å medvirke til at studenter og ansatte har den kompetanse og de ferdigheter som trengs for å finne, vurdere og bruke denne informasjonen. 2 På bakgrunn av disse målformuleringene vil Universitetsbiblioteket i 2011 prioritere følgende oppgaver høyest: en planmessig fortsatt utvikling av elektroniske tjenester og produkter rettet mot våre primærbrukere gjennom aktiv dialog med våre brukere bidra til at samlingene og UBs tjenester blir relevante for UiBs forsknings- og undervisningsvirksomhet bidra til et godt læringsmiljø for studentene ved UiB gjennomføre ny organisering av UBs avdelinger Dersom Universitetet i Bergen skal kunne nå sin målsetning om å være et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, må biblioteket ha faglig relevante samlinger og kunne skaffe det aller meste av elektroniske informasjonsressurser. Denne målsettingen vanskeliggjøres av at prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, i mange år har vært høyere enn den generelle prisstigningen. 1.1.1 Innsatsområder/prioriterte oppgaver ved UB i 2011 Videreutvikling av elektroniske tjenester og produkter mediebudsjett som strategisk satsingsområde, herunder anskaffelse av elektroniske informasjonsressurser og faglig fornyelse av både trykte og digitale samlinger Videre utbygging av læringssentre både relatert til opplæring i informasjonskompetanse og som ledd i generell infrastruktur Økt kompensasjon for prisstigning på litteratur og elektroniske ressurser Fullføring av omorganisering ved UB, inkl. plan for kompetanseutvikling 1 2 http://strategi.uib.no/ Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen 2010-2015, http://www.ub.uib.no/felles/dok/strategi/strategisk-plan-ub-2010-2015.pdf, kap. 2, Virksomhetsidé. Side 2 av 16

Disse oppgavene vil så langt som mulig bli gjennomført innenfor tildelt budsjettramme, men det er behov for midler til flere av dem også utenom budsjettrammen, dersom målene for UB og UiBs virksomhet skal kunne oppfylles på en tilfredsstillende måte. 1.1.2 Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen Tilgang til eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser (backfiles) Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger Digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Videreføring av faghistorisk dokumentasjonsprosjekt Videreføring av kunnskapsportalen Grind.no Videreføring av DigUiB-beta Videreføring av prosjektstilling knyttet til Bergen ressurssenter for internasjonal utvikling 1.1.3 Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) Bibliotek for realfag skal flytte til ombygde lokaler i Realfagbygget. Her vil vi tilby tidsmessige og fremtidsrettede bibliotek- og informasjonstjenester, inkl. læringssenter for studentene. Det skal etableres bibliotektjenester med læringssenter for odontologiske fag i det nye Odontologibygget på Årstadvollen. I tillegg er det behov for mindre bygningsmessige tilpasninger og generelt vedlikehold ved de fleste av UBs avdelinger, særlig i forbindelse med videre utbygging av læringssentre. 1.1.4 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) UB har de senere år satset aktivt på ekstern finansiering for å få gjennomført faglig interessante utviklingsprosjekter. Samlet budsjett for UBs eksternt finansierte virksomhet er i 2010 ca. 7,5 mill. kr. inkl. overføringer fra 2009. UB vil satse ytterligere på å skaffe eksterne prosjektmidler til bibliotekets innsatsområder i tiden fremover, bl.a. til utvikling av kunnskapsportalen Grind.no. UB har også flere utviklingsprosjekter finansiert av ABMutvikling (fra 1.7. 2010 Nasjonalbiblioteket), og deltar også flere andre nasjonale samarbeidsprosjekter. UB er også i gang med tre større eksternt finansierte prosjekter i Sør-Sudan. Disse dreier seg i hovedsak om å bygge opp infrastruktur og bygge kompetanse i regionen. Prosjektene gjennomføres i samarbeid med Universitetet i Makerere i Uganda. Side 3 av 16

2. BUDSJETTFORSLAG 2010 GRUNNBUDSJETT 2.1 Budsjettutviklingen for UB UBs litteraturtilbud til forskere og studenter ved UiB er en viktig del av Universitetets faglige infrastruktur. Utviklingen når det gjelder UBs mediebudsjett har derfor stor betydning for den faglige og forskningsmessige utviklingen ved UiB, og for realiseringen av UiBs strategiplan. Universitetet har som strategi at UB i størst mulig grad skal gå over fra trykte til elektroniske informasjonsressurser. Prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, har i mange år vært klart høyere enn den generelle prisstigningen i samfunnet. For å unngå alt for store kutt i tildelingene til mediekjøp har UB de senere år innspart betydelige beløp på øvrige poster på budsjettet. I 2002 var UBs lønnsbudsjett vel 70 % høyere enn mediebudsjettet (36,5 mot 21,4 mill.), mens det i 2010 bare er 27,3 % høyere enn mediebudsjettet (48,1 mot 37,8 mill.). Utviklingen 2002-2010 er vist i figur 1. 80,00 % Figur 1: Forholdet mellom lønnsutgifter og utgifter til mediekjøp 2002-2010 70,00 % 60,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % 20,00 % 10,00 % 0,00 % 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Grafen viser hvor mange prosent høyere lønnsutgiftene har vært enn medieutgiftene For å unngå oppsigelser av elektroniske ressurser i større omfang har UB likevel de siste årene vært nødt til å bruke noe mer enn tildelt budsjett. Også i 2010 har UBs styre vedtatt et meget stramt budsjett når det gjelder lønn og øvrige driftsutgifter. Disse utgiftene er holdt på omtrent samme realnivå som i 2009. Men for å opprettholde mediekjøpet på samme realnivå som i 2009, har styret likevel vedtatt et samlet grunnbudsjett for UB med en underdekning i 2010 på 2,3 mill. kr. I tillegg har UB som nevnt med seg en negativ overføring fra 2009 på 2,7 mill. kr., slik at samlet underdekning i 2010 inkl. negativ overføring fra 2009 antakelig vil bli ca. 5 mill. kr. 2.1.1 Bibliotektjenester for brukere utenfor UiB UB tilbyr bibliotektjenester til nære samarbeidsinstitusjoner som Uni Research og Haukeland universitetssykehus (Helse Bergen). Det arbeides med å få betalingen for disse tjenestene justert i takt med den ekstraordinære prisstigningen på elektroniske litteraturressurser, men fortsatt gjenstår noe arbeid. Bl.a. gjenstår det noe utredning når det gjelder hvem som faktisk har rett på disse tjenestene ihht. kontrakt. Dette aktualiseres av at stadig flere Side 4 av 16

samarbeidende institusjoner søker biblioteksamarbeid med UiB, bl.a. CMI og CMR. De avtaler som inngås må være i samsvar med UBs utgifter til disse formål. 2.2 Tiltak innenfor budsjettrammen 2.2.1 Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett 2010 Driftsbudsjettet som foreslås i dette kapitlet er i utgangspunktet basert på den tildelte budsjettrammen for 2010, men det er foretatt konsekvensjusteringer på 7 mill. kr., som det er gjort nærmere rede for i kap. 2.2.2.1. 2.2.2 Mediekjøp og videreutvikling av elektroniske tjenester 2.2.2.1 Økt kompensasjon for merverdiavgift og prisstigning Endringene i mva.-reglene fra 2001 har gitt gradvis økende merutgifter pga. overgang til elektroniske ressurser. I 2010 vil UBs utgifter til mva. på elektroniske ressurser beløpe seg til vel 6 mill. kr. Siden 2002 har prisstigningen på periodika (tidsskrifter) som hovedregel vært høyere enn den lønns- og priskompensasjonen som er gitt ved de årlige budsjettildelingene fra Universitetsstyret. Selv om UB de fleste av disse årene i tillegg har fått en ekstra styrking for å dekke merutgifter til mva. og ekstraordinær pristigning, har UB de aller fleste årene ikke fått full dekning for sine merutgifter til mediekjøp. Samlet er det et etterslep (en underdekning) i tildelinger til UBs merutgifter til periodika og elektroniske ressurser på ca. 1,7 mill. for perioden 2002-2009. I 2010 vil UB få merutgifter på ca. 1,3 mill. kr. pga. høy prisstigning på periodika. I 2009 og 2010 fikk UB tilført 4 mill. kr. til mediekjøp av dekningsbidragsinntekter utenom den ordinære budsjettrammen. For å sikre at realverdien av UBs mediebudsjett skal komme tilbake på samme nivå som i 2002, må disse tre beløpene legges til UBs ordinære budsjettramme. Det er derfor nødvendig med en økning (konsekvensjustering) av UBs ordinære budsjettramme 2010 på 7 mill. kr., jf. tabell 1. Tabell 1: Konsekvensjustering av budsjett 2010 Beløp 1. Underdekning av merutgifter til mva. og til ekstra prisstigning på periodika 2002-2009 1 700 000 2. Overføring til ordinær budsjettramme (grunnbudsjettet) av dekningsbidragsinntekter 4 000 000 3. Merutgifter til ekstra prisstigning på periodika 2011 1 300 000 SUM 7 000 000 Fra 2009 har UB også fått en egen kompensasjon for svingninger i valutakursene. Dette er ikke tatt med i regnestykket ovenfor. Det vises for øvrig til den kontinuerlige dialogen som UB har med Universitetsdirektøren og Økonomiavdelingen om disse forholdene. Nedenfor (i kap. 2.2.8) følger ordinært budsjettforslag 2011 for UB, basert på budsjettrammen i 2010, med konsekvensjusteringer på i alt 7 mill. kr. i samsvar med ovenstående redegjørelse. 2.2.2.2 Tidsskrifter / elektroniske ressurser For å opprettholde samlet abonnementsportefølje på omtrent samme nivå som i 2010, regner vi med at det må settes av ca. 40 mill. kr. til dette formål i 2011. Dette er omtrent to mill. kr. mer enn det er dekning for innenfor den ordinære budsjettrammen. I tillegg er det sterkt behov for å øke mediebudsjettet for å kunne anskaffe litteratur til nye fagområder/ Side 5 av 16

innsatsområder ved UiB (jf. kap. 2.3.2). Eneste mulighet til å tegne nye abonnement innenfor ordinær budsjettramme er å si opp andre (eksisterende) abonnement/tidsskriftpakker. 2.2.2.3 Trykte bøker Satsingen på elektroniske ressurser har ført til en reduksjon i innkjøp av trykte bøker, noe som har gitt dårligere egendekning og dermed høyere innlån av trykte bøker. Innen mange fagområder (spesielt humaniora, samfunnsfag og jus) publiseres fremdeles store deler av forskningsresultatene i trykte bøker. Det er derfor fortsatt viktig å opprettholde og helst øke innkjøpet av trykte bøker. Det må også tas hensyn til at bøker ofte raskt blir utsolgt fra forlagene, slik at hvis aktuelle fagbøker ikke blir kjøpt inn etter hvert som de kommer ut, vil det oppstå huller i samlingene som det vil bli vanskelig og i mange tilfeller umulig å tette igjen senere. 2.2.2.4 DSpace UiB har flere fulltekstdatabaser som bruker programvaren DSpace: Bergen Open Research Archive (BORA), Digital-UB (UBs spesialsamlinger) og UiB Eksamensarkivet (Utdanningsavdelingen). IT-avdelingen drifter også en DSpace-installasjon for Høgskolen i Bergen. DSpace-basene er viktige ettersom de inneholder viktig arkivmateriale og materiale som profilerer UiB i web-rankinger. Det vil være behov for å gjøre tilpasninger i DSpaceprogramvaren for integrering mot Frida, MiSide, det nye BIBSYS og UiBs eksternweb. Budsjettet for DSpace-installasjoner ved UB bør derfor settes i en større sammenheng i forhold til et totalbehov i regionen. Dette arbeidet er i gang. 2.2.2.5 Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale UB vil fortsette sitt arbeid med digitalisering av eget materiale (bilder, manuskripter/diplomer og andre dokumenter) innenfor ordinær budsjettramme. Spesielt de digitale utgavene av eldre fotografier har vist seg å bli meget etterspurt. 2.2.2.6 Elektroniske bibliotektjenester Det arbeides nasjonalt med en utskifting av biblioteksystemet BIBSYS, men det er usikkert om dette vil få økonomiske konsekvenser for deltakerne i BIBSYS-samarbeidet i 2011. Det må settes 4,0 mill. kr. til den ordinære BIBSYS-lisensen, til drift av Bibliotekportalen, og til referansehåndteringsverktøy og annen aktuell programvare/elektroniske tjenester. 2.2.3 Videre utbygging av læringssentrene UB prioriterer å videreføre arbeidet med å utvikle gode læringssentre ved bibliotekets avdelinger for å bidra til å bedre studentenes arbeids- og læringsmiljø. Dette gjelder både fysisk tilrettelegging og faglig innhold i læringssentrene, Det tas sikte på et tettere samarbeid med fakultetene når det gjelder læringssentrene, både arealmessig, faglig og studieadministrativt. 2.2.4 Styrking av depotmagasinfunksjonen Det er behov for en gjennomgang av UBs depotmagasinfunksjon. Bibliotekdirektøren har varslet en egen styresak om dette senere i høst. Eventuelle utgifter i denne forbindelse vil bli dekket innenfor bibliotekets ordinære budsjettramme. Side 6 av 16

2.2.5 Lønnsbudsjett Lønnsutgiftenes andel av de samlede utgiftene ved UB er de siste fem årene redusert med ca. 6,4 %. I samme periode har det på de fleste områder vært en stor aktivitetsøkning, både når det gjelder besøk/henvendelser til biblioteket og bruk av UBs tjenester (lån, elektroniske ressurser osv.). Samtidig har de ansatte fått stadig mer arbeid innen brukeropplæring og undervisning for studenter, som en følge av kvalitetsreformen og i forbindelse med etablering av læringssentre ved UBs avdelinger. Det vises bl.a. til at antall timer til organisert undervisning er mer enn tredoblet på få år, fra 310 i 2004 til 1.160 i 2009. Dette har vært mulig uten en økning i personalressursene, fordi øvrig drift er omorganisert og effektivisert. UB er også blitt en stadig tyngre eier av fellessystemer ved UiB og det er behov for personer med IKT-kompetanse i organisasjonen. I 2009 startet UB på en videreføring av prosessen med omorganisering. Vedtak i denne saken medfører økte utgifter til personalressurser i en overgangsperiode før organisasjonen har mulighet for å tilpasse seg et nivå som er i samsvar med de mål man vil oppnå med denne prosessen. Det må derfor avsettes 52 mill. kr. til ordinært lønnsbudsjett ved UB i 2011 (utenom kompensasjon for lønns- og prisstigning). 2.2.6 Omorganisering/omstilling, inkl. kompetanseheving I 2009 ble det gjennomført en strategiprosess ved UB som munnet ut i en Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen 2010-2015 og i en Tiltaksplan 2010 for Universitetsbiblioteket. I strategiplanen står bl.a. disse delmålene: Vurdere Universitetsbibliotekets organisasjonsstruktur med sikte på å oppnå en optimal organisering av de ytre tjenestene og de indre oppgavene Styrke ledelsesfunksjonen og ledelseskompetansen på alle nivåer i organisasjonen, med basis i en synlig og inspirerende ledelse, og i en åpen og inkluderende lederstil På bakgrunn av ovenstående ble det våren 2010 gjennomført en bred prosess med diskusjon av ulike organisasjonsformer for UB. På grunnlag av denne prosessen arbeides det nå med en ny organisasjonsmodell for UB med tanke på implementering i 2011, og denne skal gjennomføres innenfor ordinær budsjettramme. Hovedpunkter i omorganiseringsplanen: Bibliotek for medisin og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for Psykologi, utdanning og helse slås sammen til ett felles bibliotek (MRP). Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora og Bibliotek for juridiske fag slås sammen til ett felles bibliotek (SHJ). Spesialsamlingene forblir som i dag en egen avdeling på linje med de to bibliotekene. Funksjonsledelsen styrkes ved at det opprettes to nye funksjonsområder innenfor hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning. Det opprettes en Avdeling for fellesfunksjoner med to seksjoner: Seksjon for hhv. administrasjon og digitale systemer og tjenester. Driftslederfunksjonen gås gjennom på nytt med tanke på å styrke det stedlige lederskapet. UB har de senere år satset sterkt på kompetanseheving og faglig oppdatering for sitt personale, spesielt innen digitale tjenester, utvikling av undervisningsopplegg i informasjonskompetanse og drift av læringssentre. Kompetanseheving og faglig oppdatering for UBs ansatte vil derfor bli prioritert enda sterkere i tiden framover. Bl.a. vil det bli satt av midler til en kompetansekartlegging ved UB i 2011. Side 7 av 16

2.2.7 Nytt biblioteksystem Det er satt i gang arbeid med å anskaffe nytt biblioteksystem for fag- og forskningsbibliotekene i Norge. Dette vil kreve ekstra ressurser og en ekstra innsats i en overgangsfase. Det vil bli vurdert å la UB være en pilot når det gjelder overgangren til nytt biblioteksystem. Det tas sikte på å klare denne overgangen innenfor bibliotekets ordinære budsjettramme i 2011, men fra 2012 vil det måtte påregnes betydelig økte utgifter. 2.2.8 Utstyr/investeringer De senere års sterke og raske utvikling på IT-fronten, også når det gjelder bibliotek- og informasjonstjenester, har gjort det nødvendig med en omfattende utskifting og oppgradering av UBs IT-utstyr. Dette er en kontinuerlig prosess, som er forsterket ved innføring av kvalitetsreformen og etablering av læringssentre ved UB. For å kunne fungere som et moderne fagbibliotek med godt utbygde elektroniske tjenester, må UB ha et stort antall PC-er som er kraftige nok til å håndtere nettbaserte tjenester og programmer, både til bibliotekets egne ansatte og til bibliotekets brukere. Tilgang til elektroniske dokumenter i fulltekst via nettet krever bedre PC-tilbud. Det vil bli nødvendig med utskifting og oppgradering av en god del IT-utstyr og programvare i 2011. De fleste norske aviser kan fås i pdf-abonnement, UB bør teste ut muligheter for å tilby readonly skjermer. UB bør anskaffe utstyr til å holde videokonferanser. Med slikt utstyr på plass vil reiseutgiftene kunne reduseres. Behov for utstyr Beløp 1. IT-utstyr (PC-er, skrivere/multifunksjonsmaskiner, skannere, mv.) 1 100 000 2. Utstyr til videokonferanser 200 000 3. Oppgradering av programvare, inkl. nødvendige lisenser 300 000 SUM 1 600 000 2.2.9 Konsekvensjustert budsjett 2011 innenfor budsjettrammen Tabell 2: Konsekvensjustert budsjett 2011 Utgiftsart Beløp Beløp Lønn 52 000 000 Bøker/tidsskrifter, inkl. elektroniske ressurser* 38 000 000 Øvrige utgifter på bokkonto 200 000 Sum mediekjøp 38 200 000 Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter 3 847 000 Internhusleie 23 412 000 Kjøp mindre utstyr, inventar mv. + drift utstyr og inventar 750 000 Reiser, kurs, kompetanseutvikling 900 000 Øvrige driftsutgifter (telefon, porto, kopiering, rekvisita, mv.) 2 090 000 Sum driftsutgifter unntatt lønn og mediekjøp 30 999 000 Inntekter -1 000 000 Utstyr, programvare mv. 1 600 000 Sum budsjett innenfor budsjettrammen 121 799 000 * Behov for midler utover eksisterende ressursrammer til elektroniske informasjonsressurser (arkivtilgang) og faglig fornyelse av UBs samlinger er satt opp i kap. 2.3.1 og 2.3.2. Side 8 av 16

2.3 Tiltak utenfor budsjettrammen Som det fremgår av kap. 2.2 prioriterer UB høyt å videreutvikle og forbedre de elektroniske tjenestene for bibliotekets brukere så langt som mulig innenfor eksisterende budsjettrammer, men for å få til en større satsing på en del sentrale områder, er det nødvendig med ekstra midler. UB vil i 2011 prioritere spesielt å skaffe tilgang til viktige elektroniske tidsskriftarkiver, både i form av eldre årganger (backfiles), og tidsskrift som er etterspurt fra fagmiljøene. Innenfor ordinære budsjettrammer er det heller ikke mulig å skaffe det som trengs av trykte bøker mv. til nye fagområder/innsatsområder ved UiB. For å få til en nødvendig faglig fornyelse av UBs samlinger er et behov for en ekstra styrking av mediebudsjettet utenom rammen. Videre prioriteres arbeidet med digitalisering av kildemateriale både fra UBs egne samlinger og ved UiB ellers. UB har i 2010 fått midler utenom budsjettrammen fra Universitetet sentralt til flere formål/prosjekter, bl.a. stilling ved Ressurssenteret på Dragefjellet (samarbeid med CMI), faghistorisk dokumentasjonsprosjekt, kunnskapsportalen Grind.no, prosjekt for forskningsdokumentasjon, og Dig-UiB. Disse må videreføres i 2011. Satsingen både på økt tilgang til elektroniske tidsskriftarkiver og på digitalisering av kildemateriale har to hovedformål: Bevaring og formidling. Disse tiltakene vil gi rasjonaliseringsgevinster ved at det frigjøres både personalressurser og arealer, samtidig som de vil bidra til å gjøre UBs samlinger lettere tilgjengelige, og dermed vil gi en gevinst i form av økt bruk/formidling av samlingene/tjenestene. I 2011 prioriteres følgende satsingsområder utenom budsjettrammen: 2.3.1 Innkjøp av eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser Det tilbys nå tilgang til digitaliserte utgaver av de fleste viktige tidsskrifter fra de ble startet til de begynte å komme ut elektronisk i løpende abonnement. Skal UiB kunne gi et bibliotektilbud i samsvar med ambisjonen om å være et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, er det helt nødvendig å skaffe tilgang til de viktigste digitale tidsskriftarkivene. Tidsskriftarkiv er dyre i innkjøp, men vil være en engangsinvestering som har stor betydning for UiBs fagmiljøer. Det er beregnet at vi for 10 mill. kr. i 2011 vil kunne anskaffe noen av de viktigste arkivpakkene. Dette er en engangsutgift, som samtidig vil bidra til å frigjøre arealer til f.eks. flere studentarbeidsplasser. UB er det eneste av de større universitetsbibliotekene i Norge som ennå ikke kan tilby sine brukere tilgang til de viktigste elektroniske tidsskriftarkivene. Tiltak 1 Art Beløp Tilgang til elektroniske utgaver av eldre tidsskriftårganger 6 000 10 000 000 2.3.2 Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger Det foregår en sterk faglig utvikling ved UiB, med etablering av stadig nye fagområder/ innsatsområder, som f.eks. marin forskning, utviklingsrelatert forskning og globale studier, klima, fattigdom og helse, translasjonell medisin, demokrati og rettsstat, Latin-Amerika, Øst- Asia mm. UB har ingen muligheter til å følge opp alle disse med anskaffelse av nødvendig faglitteratur og andre informasjonsressurser innenfor sine ordinære budsjettrammer. Dette gjelder både trykte og elektroniske ressurser. For å unngå at UBs samlinger blir mer og mer Side 9 av 16

utdatert, er det nødvendig med en årlig ekstra styrking av mediebudsjettet i tillegg til økning for å kompensere for prisstigning. For å kunne anskaffe litteratur til nye fagområder og viktige nye elektroniske ressurser som kommer til å lanseres i årene fremover, regner vi med at det årlig fra 2011 vil trengs ca. 3 mill. kr. ekstra utenom rammen. Tiltak 2. Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger Art Beløp Litteratur til nye fagområder/innsatsområder ved UiB 6 000 3 000 000 2.3.3 Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Både i UBs samlinger og i Universitetets ulike forskningsarkiver er det store mengder kildemateriale som bør digitaliseres både av sikrings-/bevaringshensyn og med sikte på tilgjengeliggjøring på nett, bl.a. til bruk i IKT-basert undervisning. 2.3.3.1 Digitalisering av materiale fra UBs egne samlinger UB har store verdifulle samlinger av bl.a. bilder, manuskripter og kart. Mye av dette er uerstattelig og til dels meget skjørt materiale som ikke bør utsettes for unødig bruk/slitasje. Det trengs en økt innsats i en periode for å få digitalisert større deler av dette materialet. I 2011 prioriteres det å digitalisere nedbrytingstruede og slitasjeutsatte deler av billedsamlingen, dvs. de eldste delene, som for en stor del består av kjemisk ustabile acetatog nitratfilmer, som står i fare for å bli fysisk ødelagt innen kort tid. I denne omgang prioriteres den verdifulle Norvin-samlingen. Ressursbehov i 2011: 1 årsverk + utstyr og driftsmidler. Tiltak 3: Digitalisering av materiale fra UBs samlinger Art Beløp Lønnsmidler til prosjektstilling, 1 årsverk 5 000 530 000 Utstyr 4 000 25 000 Øvrig drift, inkl. reiser, deltakelse i konferanser mv. 6 000 165 000 Sum digitalisering av materiale fra UBs samlinger 720 000 2.3.3.2 Faghistorisk dokumentasjon Det ble i 2008-2009 gjennomført et pilotprosjekt for å kartlegge situasjonen når det gjelder faghistorisk forskningsmateriale ved UiB. Arbeidet resulterte i rapporten Organisering, arkivering, lagring, digitalisering og tilgang av faghistorisk arkiv og forskningsdata ved UiB, som konkluderer med at det er stort behov for å sette i gang systematisk arbeid med å velge ut, bevare og tilgjengeliggjøre slikt materiale. Det er i 2010 utarbeidet retningslinjer for utvelgelse og bevaring av denne typen materiale. Forskningsdata og -materiale fra nyere og pågående forskningsaktiviteter blir nå i stor grad lagret digitalt. Her må det settes krav til sikker langtidslagring med kontinuerlig oppdatering, konvertering og synliggjøring. Tiltak 4: Faghistorisk dokumentasjon Art Beløp Lønnsmidler til stillinger, 2 årsverk 5 000 1 000 000 2.3.3.3 Kunnskapsportalen Grind.no Grind skal bidra til å synliggjøre UiB som en base for forskningsbasert kunnskap om det omkringliggende landskapet og menneskene. Vegbøkene og boka om Folgefonna er svært populære bøker og det har lenge vært etterspurt om disse ikke snart kommer i digital form. Betydningen av vegbøkene og Grind er sterkt fremhevet av representanter fra lokalt Side 10 av 16

næringsliv (reiseliv, turisme), representanter fra fylkeskommunen (skole, næringsutvikling, mm.) og fra kommunalt hold. Grind kan derfor også bli et nyttig redskap i UiBs samhandling med omverdenen. Grind ble etablert som et prosjekt ved UiB fra 2010. UB står som systemeier og har et sekretæransvar for en tverrfakultær redaksjon, Grind.no er nå i en situasjon der det trengs relativt betydelige midler for å få portalen over i en ny fase: fra en portal med statisk innhold til en dynamisk og interaktiv portal. Det søkes derfor om midler til utvikling, samtidig som man også arbeider med å få på plass ekstern finansiering. I tillegg søkes det om midler til drift av prosjektet og portalen som allerede finnes, dette inkluderer fagredaksjonen, administrasjon fra Universitetsbiblioteket og drift av servere. Budsjettforslag Grind 2011: Tiltak 5: Kunnskapsportalen Grind.no Art Beløp Fagredaksjon 6 000 200 000 UB administrasjon 6 000 150 000 IT-drift 6 000 50 000 Utvikling av portalen 6 000 600 000 Sum kunnskapsportalen Grind.no 1 000 000 Ekstern finansiering: 3-5 millioner kr pr år i 3 år. Prosjektet er tenkt etablert som et samarbeidsprosjekt mellom UB og IT avdelingen, mulig også med ekstern deltakelse og prosjektarbeid knyttet opp mot masteroppgaver ved relevante institutter (Info-media, Institutt for informatikk, m.fl.). 2.3.3.4 DigUiB Bakgrunn I tråd med utviklingen av IKT-systemer og digital tilgjengelighet gjennom Internett har det i senere år vært økende interesse for digitalisering av undervisningsmateriell og forelesninger. Under betegnelsen digitale støttesystemer og hjelpemidler, har denne utviklingen vært gjenstand for saker i forskjellige fora blant annet som medieoppslag fremmet av journalister/studenter eller som sak i diverse formelle organer av universitetsmiljø. Parallelt med dette har det i løpet av relativt kort tid bygget seg opp forventninger til produksjonsnivå på audiovisuelt materiale ved UiB. Flere fagmiljø viser interesse, og studentene etterlyser aktivt arbeid for tilgjengeliggjøring av forelesninger. Å legge til rette for forelesninger og pensumlitteratur på nettet er et viktig steg i tilgjengeliggjøringen for blinde, svaksynte, studenter med lesehemninger og dyslektikere. Dersom pensum i utgangspunktet er digitalt er det lettere å benytte ReaderSpeaker i nettleseren. DigUiB beta På bakgrunn av diskusjon i Utdanningsutvalget våren 2010, samt forespørsel fra en rekke fagmiljø ønsker man nå å få erfaringer knyttet til digitalisering. Det er derfor igangsatt et pilotprosjekt. Prosjektet består at tre ulike tilnærminger til digitale støttesystemer og hjelpemidler: MAM (Media Asset Management) - lagring og gjenfinning av audiovisuelt materiale. Har også mulighet for redigering, lagring i ulike formater osv. Prosjektet vil inneholde filming og Side 11 av 16

tilgjengeliggjøring av forelesninger, samt konvertering av eksisterende audiovisuelt materiale for forskning og undervisning. UB står som systemeier for dette systemet. Digitalt pensum Digitalisering av pensumlitteratur og tilgjengeliggjøring av denne på nettet (e-pensum). Vi ser for oss at artikler og bøker UiB har tilgang til digitalt kan lenkes opp til pensumlister i Mi side. Rettighetsavklaringer og personalressurser for samling av digitale pensumsressurser er viktige avklaringer i det videre arbeidet Digital eksamen UA og IT-avdelingen jobber med tilrettelegging av eksamen på nettet. Her er sikkerhetsavklaringer, digitale signaturer og administrasjon av eksamensavviklingen viktige momenter som utredes. En nærmere avklaring om muligheter vil foreligge våren 2011. Budsjettinnspill 2011 En satsning på digitalisering av forelesnings- og pensumsressurser krever investeringer i teknisk utstyr, samt dedikerte personressurser. Det er ønskelig at dette skal være et tilbud, ikke et krav, til organisasjonen. Derfor foreslår prosjektgruppen at man i 2011 gjør investeringer som gir organisasjonen mulighet for å prøve dette ut, for så evt. å eskalere omfanget dersom det er stor interesse. DigUiB Art Beløp 1. Opptaksutstyr 4 000 500 000 2. 1 konverteringsstasjon for innlegging av eksisterende materiale 4 000 300 000 3. Personalressurser, 1 årsverk til konvertering av eksisterende materiale 5 000 500 000 4. Vedlikeholdsavtale MAM 6 000 200 000 Sum 1 500 000 I tillegg til investeringskostnader, og evt. nye stillinger til konverteringsarbeid, bidrar UA, IT, ØKA og FORM med personalressurser fra egne budsjetter. 2.3.3.5 Universell utforming tilgjengeliggjøring av studielitteratur Universitets- og høyskoleloven pålegger utdanningsinstitusjonene et ansvar for å tilrettelegge studiesituasjonen for funksjonshemmede studenter. Slik tilrettelegging omfatter også tilgjengeliggjøring av studielitteratur. UB har etablert et tilbud for produksjon av syntetisk tale fra trykt materiale og tilgang til spesialprogramvare for denne målgruppen. Det påløper årlige kostnader til utstyr, programvarelisenser og vederlag til Kopinor. 2.3.4 Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger, mv. 2.3.4.1 Nybygg, større ombygginger mv. CMR skal etter planen overta den tidligere Autogården (Johs. Bruns gt. 12), der bl.a. Bibliotek for realfag i dag befinner seg. I henhold til foreliggende planer er arealer til bibliotekformål estimert til ca 3.000 m 2 i Realfagbygget. Det må sikres at lokalene blir utformet slik at de egner seg til å tilby tidsmessige og fremtidsrettede bibliotek- og informasjonstjenester, inkl. læringssenter for studentene. Vi regner med at prosjektet vil bli igangsatt i løpet av 2011. Det er nå satt i gang arbeid med nytt odontologibygg ved UiB, som bl.a. skal inneholde bibliotektjenester for odontologiske fag. Biblioteket vil få utvidete arealer i det nye bygget, i form at et tidsriktig læringssenter med mange arbeidsplasser for studenter. Videre har det vært viktig for UB å utforme arealene på en slik måte at en størst mulig del av biblioteket kan Side 12 av 16

brukes som arbeidsplass for studenter også når det ikke er betjent. Vi regner med at prosjektet vil bli igangsatt i 2011, med planlagt avslutning i 2012. Det vises også til brev til Eiendomsavdelingen av 26.08. 2010 med innspill til arealplan UiB 2015 fra UB. 2.3.4.2 Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Ved flere av UBs avdelinger er det behov for mindre bygningsmessige tilpasninger og arealendringer i forbindelse med videre utbygging og forbedring av læringssentre. I denne omgang prioriteres følgende avdelinger: 1. Bibliotek for psykologi, utdanning og helse 2. Bibliotek for medisinske fag Ved Bibliotek for juridiske fag er takbelysningen generelt for dårlig. Denne bør derfor skiftes ut med en mer velegnet lysarmatur. I tillegg er det ved flere avdelinger også behov for diverse oppussing og vedlikeholdsarbeider i lokalene. Det er kontinuerlig behov for å gjennomføre HMS-tiltak, mindre sikringstiltak mv. ved de fleste av UBs avdelinger, med sikte på å skaffe de ansatte og brukerne et tilfredsstillende arbeidsmiljø, inkl. tiltak med sikte på å oppfylle krav om universell utforming. Det bør settes av kr. 200 000 til disse formål i 2011. Det vises også til oversikter over behov for mindre tiltak i tilknytning til universell utforming, som ble oversendt til Eiendomsavdelingen i januar 2010, og til eget til brev av 01.09. 2010 med innspill til Eiendomsavdelingen vedr. bygningsmessige tiltak mm. Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Art Beløp 1. Ombygging ved Bibliotek for psykologi, utdanning og helse, inkl. inventar til undervisningsareal/studentarbeidsplasser 6 000 100 000 2. Ombygging/utvidelse av areal til læringssenter/studentarbeidsplasser ved Bibliotek for medisinske fag 6 000 100 000 3. Utskifting av takbelysning ved Bibliotek for juridiske fag 6 000 323 000 4. Oppussing/vedlikehold ved UBs avdelinger 6 000 100 000 5. HMS-tiltak, sikringstiltak, Universell utforming, mv. 6 000 200 000 Sum 823 000 Vi vil også nevne at det etter at kantinen i 8. etasje i Stein Rokkans hus ble ombygd til lesesal, er behov for sittemøbler/utemøbler i fellesareal i 8. etasje. Dette er ikke en sak som gjelder UB spesielt, den angår alle enheter som holder til i Stein Rokkans hus. Side 13 av 16

2.4 Oppsummering (samlet budsjettforslag) Tabell 3: Budsjettforslag 2011. Grunnbevilgning Budsjettforslag DFV Drift Investering Total Budsjettramme 2010 (hovedfordeling) 108 524 200 1 775 000 110 299 200 Konsekvensjustering, jf. kap. 2.2.8 7 000 000 7 000 000 Konsekvensjustert ramme 2010 115 524 200 1 775 000 117 299 200 Lønn 52 000 000 52 000 000 Mediekjøp 38 200 000 38 200 000 Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter 3 847 000 3 847 000 Internhusleie 23 412 000 23 412 000 Kjøp/drift mindre utstyr, inventar mv. 750 000 750 000 Øvrige driftsutgifter 2 990 000 2 990 000 Inntekter -1 000 000-1 000 000 Sum ordinært driftsbudsjett (5000 + 6000) 120 199 000 120 199 000 4000 Investeringer (større utstyr) 1 600 000 1 600 000 Sum budsjett innenfor budsjettrammen 120 199 000 1 600 000 121 799 000 Tiltak utenfor rammen 1. Arkivtilgang til elektroniske utgaver av eldre tidsskriftårganger 10 000 000 10 000 000 2. Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger 3 000 000 3 000 000 3. Digitalisering av materiale fra UBs samlinger 695 000 25 000 720 000 4. Faghistorisk dokumentasjon 1 000 000 1 000 000 5. Portalen Grind.no 1 000 000 1 000 000 7. DigUiB 1 500 000 1 500 000 8. Ressurssenter på Dragefjellet 500 000 500 000 9. Prosjekt for forskningsdokumentasjon 110 000 110 000 Sum tiltak utenfor rammen 17 805 000 25 000 17 830 000 Sum foreslått budsjettramme 2011 138 004 000 1 625 000 139 629 000 Tillegg for inntekter til avskrivninger 100 000 100 000 Tillegg for instituttinntekter 800 000 800 000 Sum budsjettramme 2011 138 904 000 1 625 000 140 529 000 Bygninger/lokaler/utbygginger mv.* 1. Bygningsmessige tilpasninger, HMS-tiltak, mv. 823 000 823 000 * Forslag ang. bygninger, lokaler mv. forutsettes dekket over EIAs budsjett. Side 14 av 16

3. BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) 3.1 Forskningsrådsfinansiert virksomhet UB har de senere år ikke hatt forskningsrådsfinansiert virksomhet i egen regi, men biblioteket har deltatt i prosjekter finansiert gjennom fakultetene. Det er derfor ikke ført opp midler til slik virksomhet ved UB i 2011. 3.2 EU-finansiert virksomhet UB har tidligere deltatt i flere EU-finansierte prosjekter, og det arbeides stadig med å skaffe støtte til nye prosjekter. Det tas sikte på å søke om EU-midler til prosjekter i tilknytning til Frida i størrelsesorden 1 mill. kr., men det er usikkert om det vil bli gitt støtte til noen av disse prosjektene i 2011. 3.3 Annen finansiering Ved UB er det nå i gang tre prosjekter på grunnlag av midler avsatt av Utenriksdepartementet til et universitetssamarbeid mellom institusjoner i Norge og Sudan, kanalisert gjennom Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (NUFU-programmet): 1. JULAP - Juba University Library Automation Project, samlet ramme 7,6 mill kr., fordelt over fire år 2008-2011. 2. EdLib Educating Librarians for the Future, samlet ramme 7,3 mill kr., fordelt over fire år 2009-2012. 3. LIST - Library and Information Science Training Centre, samlet ramme 2,6 mill kr., fordelt over to år 2010-2011. For 2011 er det budsjettert med 1,7 mill. kr. i JULAP-prosjektet, 2 mill. kr. i EdLib-prosjektet, og 2,1 mill. kr. i LIST-prosjektet. I tillegg har UB fått ekstern støtte bl.a. fra ABM-utvikling (fra 1.7. 2010 Nasjonalbiblioteket) til flere mindre prosjekter (Information Management for Knowledge Creation, Regionalt konsortium for elektroniske ressurser, Digitalisering av illegale aviser, Kunnskapsportalen Grind.no). Det er aktuelt å videreføre disse prosjektene samt å skaffe midler til nye prosjekter i 2011. På grunnlag av ovenstående antas det at volumet på eksternt finansiert virksomhet ved Universitetsbiblioteket i 2011 vil bli kr. 7.000.000 09.09. 2010. Side 15 av 16

Vedlegg: Tabell til resultatrapportering 2010 2008 2009 Publikumsbesøk - antall personer 762 470 898 250 135 780 17,8 % Antall midlertidige utstillinger 26 24-2 -7,7 % Andel av samlingene som er digitalisert - bøker 13,5 % 15,7 % Andel av tidsskriftabonnementene som er digitalisert 84,5 % 85,5 % Andel av fotografiske samlinger som er digitalisert 20,0 % 21,3 % 2,2 prosentpoeng 1,0 prosentpoeng 1,3 prosentpoeng 16,3 % 1,2 % 6,5 % Utlån - fysiske dokumenter 370 870 391 310 20 440 5,5 % Nedlastinger av fulltekstdokumenter ("elektroniske lån") 1 263 200 1 308 300 45 100 3,6 % Antall åpningstimer pr. uke 52,5 52,5 0,0 0,0 % Antall bruker-pc-er 455 466 11 2,4 % Antall brukerarbeidsplasser/leseplasser med PC 382 391 9 2,4 % Antall brukerarbeidsplasser/leseplasser uten PC 429 480 51 11,9 % Formalisert opplæring av brukere (antall undervisningstimer) UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS VIRKSOMHET Antall/prosentandel Endring 2008-2009 Endring 2008-2009 i % 1 124 1 163 39 3,5 % Side 16 av 16