KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II Kommunikasjonstjenester, grafisk og digital produktsjon for levering til Helse Fonna HF Saksnr. 2015/1929
Innhold 1 Generell informasjon om konkurransen... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Kommunikasjon og kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.4 Deltilbud... 3 1.5 Avtaleperiode... 3 1.6 Antall leverandører... 4 1.7 Opsjon om forlengelse... 4 1.8 Andre opsjoner... 4 1.9 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.10 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 4 1.11 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger... 4 1.12 Tentativ fremdriftsplan... 5 1.13 Vedståelsesfrist... 5 1.14 Miljø og samfunnsansvar... 5 2 Regler for gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Offentlighet... 6 2.3 Taushetsplikt... 6 2.4 Oppdragsgivers forbehold... 6 2.5 Tilbyders forbehold og avvik... 6 2.6 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.7 Parallelle tilbud... 6 2.8 Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget... 6 2.9 Eventuelle vareprøver, demonstrasjon eller utprøving... 6 3 Krav til tilbudet... 7 3.1 Innlevering av tilbud... 7 3.2 Generelle krav til tilbudet... 7 3.3 Krav til tilbudsutforming... 7 3.4 Krav til tilbudsstruktur... 8 3.5 Tilbudsåpning... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling... 9 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon... 9 5.1 Tildelingskriterier... 9 5.2 Kravspesifikasjon... 9 Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 2 av 9
1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Helse Fonna HF. Helse Fonna HF er et selvstendig helseforetak heleid av staten gjennom Helseregion Vest. Helse Fonna inkluderer Haugesund, Stord, Valen og Odda Sjukehus. I tillegg inngår flere psykiatriske sentre. Totalt betjener sjukehusene en befolkning på ca. 170 000 mennesker. 1.2 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: E-post: Magne A. Karlsen magne.andre.karlsen@helse-fonna.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Henvendelser angående denne anbudskonkurransen merkes med anbudets navn, slik dette fremgår av framsiden på dette dokumentet. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på kommunikasjonstjenester. Helse Fonna har behov for kommunikasjonstjenester i både trykte og digitale/sosiale medier, rådgiving og kunnskap om effektiv bruk av ulike medier/flater, utarbeide brosjyremateriell, annonseutforming på papir og nett, kampanjer på ulike flater, eventuelle magasin og tilsvarende. Det er behov for leveranse av gode bilder til bruk i ulike publikasjoner og bearbeidelse av disse. Utøver må samarbeide tett med kommunikasjonsenheten i foretaket og delta både i ide og utviklingsfase i forhold til nye prosjekt og kampanjer. Det er ønskelig at leverandør kan ha noe lagerfunksjon for brosjyremateriell og eventuelt annet materiell på vegne av helseforetaket. Dette må kunne hentes ut/leveres innen korte tidsfrister. Helse Fonna gjennomfører ulike kampanjer flere ganger i året. Det gjelder særlig innen rekruttering, men også nødvendig helsefaglig kommunisjon øker i omfang. Helseforetakets styringsdokument i 2015 påpeker følgende mål: Mål for helseføretaket må understøttes av helseforetaket sin kommunikasjon internt og eksternt. Vidare må det setjast i verk tiltak for å sikre framtidig rekruttering av personell. Det estimeres at foretaket vil bruke ca. kr. 450.000,- per år på kommunikasjonstjenester. Vi viser for øvrig til 5.2 Kravspesifikasjon, side 9 i dette dokument for mer detaljert informasjon. 1.4 Deltilbud Deltilbud/delleveranse er ikke aktuelt. 1.5 Avtaleperiode Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for to år. Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 3 av 9
1.6 Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør. 1.7 Opsjon om forlengelse Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon om forlengelse av avtalen på inntil 1+1 år. Opsjonene utløses automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ. 1.8 Andre opsjoner Ikke aktuelt. 1.9 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er inndelt i to deler: Del 1 inneholder informasjon om anskaffelsesprosessen og hvordan tildeling av avtale skal skje, samt krav til utformingen av tilbudet. Dette er selve konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg. Dokumentene i del 1 vil ikke inngå som en del av avtalen, men vil likevel forplikte leverandøren i avtalesperioden. Del 2 er utkast til avtale inkludert alle vedlegg, herunder bl.a. kravspesifikasjon, prisskjema, etc. Dokumentene i del 2 vil inngå som en del av avtalen. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Del 1 Konkurransegrunnlag Fremstiller regler om gjennomføring av konkurransen. Del 1 Vedlegg A Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet. Del 1 Vedlegg B HMS egenerklæring Fylles ut og legges ved tilbudet. Del 2 Avtale Ferdigstilles endelig ved tildeling av avtale. Del 2 Vedlegg 1 Prisskjema Fylles ut og legges ved tilbudet. Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Fylles ut og legges ved tilbudet. Del 2 Vedlegg 3 Leveringssteder Legges som vedlegg til endelig avtale. Del 2 Vedlegg 4 Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet. 1.10 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.11 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han pr e-post be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Vi oppfordrer Tilbydere som eventuelt opplever at Oppdragsgiver kan ha stilt urimelige minstekrav om å ta dette opp med Oppdragsgiver i tilbudsperioden, innen frist for å stille tilleggsspørsmål. Dette er en bedre løsning enn å risikere at Oppdragsgiver plikter å avvise tilbudet. Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 4 av 9
Henvendelser angående denne anbudskonkurransen merkes med anbudets navn, slik dette fremgår av framsiden på dette dokumentet. Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Svar på spørsmål, andre tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på www.doffin.no og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det er Tilbyderens ansvar å holde seg oppdatert på eventuelle endringer. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA 8-2(1). 1.12 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 15.5.2015 Frist for å stille tilleggsspørsmål 5.6.2015, kl 13:00 Frist for å levere tilbud 15.6.2015, kl 13:00 Evaluering Valg av leverandør og meddelelse til tilbyderne Avtaleinngåelse Juli/august (tentativt) Juli/august (tentativt) Juli/august (tentativt) 1.13 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen for tilbudet settes til 30.9.2015. 1.14 Miljø og samfunnsansvar Oppdragsgiver er opptatt av at varer og tjenester produseres og utføres på en måte som er samfunnsmessig og etisk forsvarlig. Alle helseforetakene i Helse Vest er eller er i ferd med å bli miljøsertifisert i henhold til ISO 14001. Helseforetakene vil ha fokus på kontinuerlig forbedring i forhold til å minske belastningen våre anskaffelser har på det ytre miljø. Det stilles krav til at alle produkter og tjenester som leveres til helseforetakene i Helse Vest som et minimum skal være i henhold til gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver har spesielt fokus på å sørge for at det stilles miljøkrav i alle relevante anskaffelser, samt å redusere CO2-utslipp, papirforbruk og energiforbruk. Som standard stilles det i alle Oppdragsgivers kontrakter krav til at våre leverandører skal sørge for at varer som skal leveres til Oppdragsgiver blir produsert på en etisk forsvarlig måte og i henhold til internasjonale overensstemmelser. Se kontrakten, Del 2 - Avtale, kapittel 14, for mer informasjon om hvilke krav som stilles. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del II. Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 5 av 9
2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om avtalestildeling er gitt, jfr. Offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23. Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter eller personalopplysninger er sladdet. Eksempler på forretningshemmeligheter kan være opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, referansebeskrivelser, enhetspriser/enkeltpriselementer, etc. Dersom ingen sladdet versjon leveres forstår Oppdragsgiver det dit hen at Tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven 13. 2.4 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at anskaffelsen kan bli helt eller delvis avlyst dersom resultatet av anskaffelsen medfører en betydelig kostnadsøkning i forhold til det som er budsjettert for anskaffelsen. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet, jfr. Del 1 Vedlegg 4. Det samme gjelder avvik. Eventuelle forbehold eller avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder avtalevilkår og kravspesifikasjon, vil bli prissatt (som tillegg i tilbudssummen) i forbindelse med oppdragsgivers evaluering. Dersom forbeholdene eller avvikene ikke lar seg prissette eller er vesentlige vil dette føre til at tilbudet avvises. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.7 Parallelle tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke parallelle tilbud. 2.8 Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 2.9 Eventuelle vareprøver, demonstrasjon eller utprøving Ikke aktuelt i denne konkurransen Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 6 av 9
3 Krav til tilbudet 3.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres enten direkte eller per post til: Navn: Helse Fonna HF Innkjøpsseksjonen v/magne A. Karlsen Postadresse: Postboks 2170 5504 Haugesund Adresse til innleveringssted: Kirkegata 103 5528 Haugesund Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til tilbudet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra Tilbyder inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Tilbudsbrev, utfylt prisskjema, utfylt kravspesifikasjon, annet. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til tilbudsutforming Tilbud som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Tilbudet skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket forsendelse. Skal være merket med anbudets navn og saksnummer slik det fremgår på fremsiden av dette dokumentet samt Åpnes kun av adressat Tilbudet inkl. vedlegg skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres i følgende varianter: o Ett fysisk eksemplar av tilbudet: Eksemplaret skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen (jfr. punkt 3.4 under) skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Permen skal merkes med Tilbyders navn, saksnummer og permnummer. o Elektronisk kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på en minnepinne. Her er det viktig at utfylt prisskjema legges ved i regnearkformat og besvart kravspesifikasjon i regneark eller tekstdokumentformat, mens resten av dokumentasjonen enten kan være i regneark-, tekstdokumentog/eller PDF-format. o Én kopi av tilbudet i sladdet utgave, i redigerbar elektronisk versjon, jfr. punkt 2.2 I tilfelle uoverensstemmelse eller avvik mellom papir- og elektronisk versjon, vil papirversjon være gjeldende. Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 7 av 9
3.4 Krav til tilbudsstruktur Tilbudet skal leveres i hht. strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering. Denne tilbudsstrukturen og rekkefølgen gjelder både for de fysiske papir-tilbudene og de elektroniske tilbudene (filnavn og struktur): 1. Tilbudsbrev, jfr. Del 2 Vedlegg 4. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av den som står oppført som daglig leder / adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende personer med signaturrett i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder / adm. direktør eller personer med signaturrett i henhold til Firmaattesten. 2. Informasjon om Tilbyder, jfr. Del 1 Vedlegg A 3. Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredsstilt. 4. Utfylt prisskjema, jfr. Del 2 Vedlegg 1 5. Utfylt kravspesifikasjon, jfr. Del 2 Vedlegg 2 6. Evt. annen supplerende informasjon relevant for tilbudet. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. 3.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til Tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle avtalen i hele avtaleperioden. Tilbyder vil bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom Tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Tilbyders evne til å oppfylle en avtale, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Dersom en Tilbyder ønsker å støtte seg på en annen part (underleverandør, morselskap eller lignende) for å oppfylle ett eller flere kvalifikajsonskrav må forpliktelseserklæring fremlegges. Forpliktelseserklæringen må være signert av noen med signaturmyndighet hos det selskapet Tilbyderen skal støtte seg på og det må klart går frem at Tilbyderen disponerer over de ressursene som det er snakk om i hele avtaleperioden. 4.1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav A. Det er et krav at norske tilbydere har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. B. Det er et krav at tilbyder er et lovlig etablert foretak. C. Tilbyderen skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Attest for skatt- og for merverdiavgift. Utstedes av Skatteetaten. Attesten skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1316 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attesten skal ikke vise vesentlig restanser. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Dokumenteres ved å fremlegge kopi av firmaattest. Utenlandske selskaper skal levere godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Tilbyderen er etablert. HMS-egenerklæring, se Del 1 Vedlegg B. Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 8 av 9
4.2 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav A. Tilbyderen skal ha økonomisk evne til å gjennomføre oppdraget/avtalen Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vi forbeholder oss retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ fra velrennomert ratingsselskap. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse Totalkostnad 40-50 % Totalkostnad vurderes ut fra tilbudte timerater mv. lagt inn i et estimert oppsett av timeforbruk og annonseringskostnader. Vi viser til Del 2 Vedlegg 1 Prisskjema for mer detaljer. Tjeneste 50-60 % Det vil her bli lagt vekt på blant annet: Firmaets relevante erfaring Tilbudt personells relevante erfaring responstid Totalt 100 % Listen i kolonnen Detaljer er ment å gi en pekepinn på detaljer og elementer som inngår i evalueringen av de ulike tildelingskriteriene. For ytterligere oversikt over krav som inngår i tildelingskriteriene henvises det til 5.2 Kravspesifikasjon. 5.2 Kravspesifikasjon Se Del 2 Vedlegg 2 for kravspesifikasjon. Del 1 - Konkurransegrunnlag Side 9 av 9