KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av Kinoteknisk utstyr til Meieriet kultursenter Saksnr. 15/1035 KINO Tilbudsfrist: 15.06.2016 kl. 12:00 Vestvågøy kommune Postboks 203, 8376 Leknes Tlf.: 76 05 60 00 Fax: 76 05 60 01 Postmottak@vestvagoy.kommune.no www.vestvagoy.kommune.no Org.nr.: 942 570 619 Bankgiro: 7874 05 60831 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Kunngjøring... 4 1.5 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 Kvalifikasjonskrav... 6 3.1 Obligatoriske krav... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... Feil! Bokmerke er ikke definert.6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Vektingsmodell... Feil! Bokmerke er ikke definert.7 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 7 5.1 Innlevering av tilbud... 7 5.2 Tilbudets utforming... 8 6 Vedlegg... 8 Administrativt Konkurransegrunnlag utarbeidet av: Jann-Magne Kasteng-Jakobsen Dato: 16.04.2016 Konkurransegrunnlag kontrollert av: Kirsti Johansen Dato: 25.04.2016 Konkurransegrunnlag godkjent av: Asbjørn Horn Dato: 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Vestvågøy kommune er med sine drøyt 11 000 innbyggere den største kommunen i Lofoten og Vesterålen. 29. oktober skal det nye Meieriet kultursenter, beliggende midt i Leknes sentrum, åpnes. Meieriet kultursenter er et flerbrukshus med følgende funksjoner og aktører fordelt på til sammen 4000 kvadratmeter: bibliotek, kulturskole, ungdomsklubb, kinosal (60 plasser), galleri, turistinformasjon, to eksterne aktører innfor det kulturbaserte næringsfeltet (kafé og kunstutsalgssted) og til slutt en flerbrukssal med plass til 338 i amfi og 540 på flatt gulv. Meieriet kultursenter er kostnadsmessig et nøkternt prosjekt med en total kostnadsramme på 70 millioner. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Jann-Magne Kasteng-Jakobsen Rådhuset, Postboks 203, 8376 LEKNES postmottak@vestvagoy.kommune.no Eventuelle spørsmål skal sendes på e-post. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen omfatter utstyr og montering til to saler i Meieriet kultursenter: Storsal og Kinosal slik det er beskrevet i vedlagt kravspesifikasjon. I Storsalen skal det anskaffes et nytt kinoteknisk anlegg. På grunn av den økonomiske situasjonen skal utstyret fra eksisterende Origo kino flyttes og gjenbrukes i Kinosal i Meieriet kultursenter. Nærmere beskrivelse av leveransen i vedlagte kravspesifikasjon 1.3 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi deltilbud, men det åpnes for å gi alternative tilbud, dvs. tilby utstyr som ikke oppfyller kravene i denne spesifikasjonen, men som leverandøren mener er minst like gode eller bedre enn det som er spesifisert. Det er anledning til å gi inntil to parallelle tilbud. Dvs. to separate og komplette tilbud, i betydningen to forskjellige utstyrsleverandør-/fabrikatsammensetninger. Hvert av de parallelle tilbudene skal oppfylle kravene i denne kravspesifikasjonen, og vil bli evaluert som to separate tilbud. Det skal kun gis ett tilbud under hvert punkt. Det er således ikke anledning til å gi alternative tilbud under de respektive punktene. 3
1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no). 1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 27.04.2016 Frist for å levere tilbud 15.06.2016,kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 07.09.2016,kl. 12:00 Evaluering 16.06.-22.06.2016 Meddelelse om tildeling 23.06.2016 Klagefrist leverandører 01.07.2016, kl. 12:00 Kontraktsinngåelse 02.07.2016 Leveranse/installasjon 19.-30.09.2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene mellom punktene om innlevering av tilbudene og kontraktsinngåelse er veiledende. Tidspunkt for leveranse og installasjon er absolutt. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 4
2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 11-11(1), eller. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts-bestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 15/1035 KINO og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Siste frist for å be om tilleggsopplysninger er 01.06.2016. 5
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold i forhold til betaling av skatte og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest (fra skatteoppkrever) Merverdiavgiftsattest (fra skattekontoret) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig miljøkompetanse og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og kapasitet til å gjennomføre revisorerklæring. oppdraget/kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner, service- og leveranseevne Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal minst ha 3 Beskrivelse av leverandørens leveranser de siste 3 år leveranser siste 3 år med relevans for med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers dette oppdraget navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Servicehenvendelser må besvares av leverandør første virkedag etter at Skriftlig bekreftelse på at servicekrav kan håndteres i henhold til oppdragsgivers beskrivelse. 6
behovet for service har oppstått. Reservedeler eller erstatningsutstyr må kunne leveres innen fem virkedager etter at leverandøren har mottatt servicehenvendelsen. Leveranse og installasjon skal gjennomføres innenfor oppgitte datoer i framdriftsplan. Skriftlig bekreftelse på at leveranse og installasjon kan gjennomføres i henhold til datoer i framdriftsplan. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Detaljert prisoppsett i henhold til beskrivelsen i konkurransegrunnlagets punkt 1.3. Utstyrsvalg 30 % Under dette kriteriet vil følgende forhold vektlegges: Utstyrets tekniske kvalitet Løsning og brukervennlighet 4.1 Vektingsmodell Det vil bli satt opp et evalueringsskjema, der gir en poeng (score) for hvert av kriteriene. Hver score vil bli begrunnet. For å gi tallscore på kriteriet pris benyttes en proporsjonal skala. Når en har gitt score på begge kriterier, regner en til slutt et vektet snitt for hver leverandør, utfra hvordan kriteriene er vektet. Den leverandøren som får høyest vektet score har vunnet konkurransen. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes til: Navn: Vestvågøy kommune, Kultur-, miljø- og næringsenheten Adresse: Postboks 203, 8376 LEKNES Ved postforsendelse er det leverandørens ansvar at tilbud er mottatt innen tilbudsfrist. Alternativt kan tilbudet leveres i Servicetorget på Rådhuset på Leknes. Tilbudsfrist: 15.06.2016,kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7
Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Saksnr. 15/1035 KINO, Jann-Magne Kasteng-Jakobsen Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) Utfylt prisskjema 6 Vedlegg Kravspesifikasjon Prisskjema Tegningsgrunnlag (1:200) Meieriet kultursenter: PDF og DWG 8