KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Levering av traktor til Kjelle videregående skole KONKURANSEGRUNNLAG 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Anskaffelsens innhold... 3 1.2 Oppdragsgiver... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Kontrakt... 3 1.5 Anskaffelsens omfang... 3 1.6 Leveringstidspunkt... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Tilbudsåpning... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Deltilbud... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Behandling av tilbud... 5 2.11 Forbehold i tilbudet... 5 2.12 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Pris... 7 4.2 Garanti og service... 7 4.3 Brukervennlighet... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 6 VEDLEGG... 9 KONKURANSEGRUNNLAG 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Akershus fylkeskommune ved Kjelle videregående skole ønsker tilbud på en traktor til undervisningsformål. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om avtalens innhold. Oppdragsgiver mottok ingen korrekte tilbud ved første kunngjøringen av denne konkurransen (doffin referanse 2014-703338). Oppdragsgiver operer derfor med en tilbudsfrist på kun 14 dager for denne konkurransen (se konkurransegrunnlagets punkt 2.2). 1.2 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Akershus fylkeskommune (AFK) er skoleeier for 34 videregående skoler, tre regionale veiledningssentre, to folkehøgskoler og grunnskole for elever i sosiale og medisinske institusjoner. Avdeling for videregående opplæring (AVO), en avdeling i AFKs sentraladministrasjon, ivaretar ansvaret. Denne anskaffelsen gjennomføres av Akershus fylkeskommune (AFK) for Kjelle videregående skole, heretter kalt oppdragsgiver. Se kravspesifikasjonen for mer informasjon om oppdragsgiver: www.akershus.no og www.kjelle.vgs.no 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : brian.mariampillai@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 1.5 Anskaffelsens omfang Avtale skal inngås med én (1) tilbyder som kan levere en traktor til Kjelle videregående skole i henhold til vedlagte kravspesifikasjon (se vedlegg 1). For denne anskaffelsen foreligger det et budsjett på kr 550.000,- eks.mva. Kostnader knyttet til service regnes ikke som en del av budsjettet. Anskaffelsen inkluderer at tilbyder skal ta to stk. traktorer i innbytte, som spesifisert i kravspesifikasjonen (se vedlegg 1, punkt 1.2). KONKURANSEGRUNNLAG 3 av 9
Tilbud som overstiger som overstiger budsjettet vil bli avvist. Eksempel: Hvis traktor prises til NOK 600.000, og det tilbys NOK 100.000 for innbyttetraktorene (begge beløp ekskl. mva), vil tilbudet ligge innenfor budsjettrammen. Hvis traktor prises til NOK 700.000, og det tilbys NOK 100.000 for innbyttetraktorene, vil tilbudet ligge utenfor budsjettrammen, og bli avvist. 1.6 Leveringstidspunkt Så tidlig som mulig, senest innen 31. desember. 2014. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 28. november 2014. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 48: Tilbudsfrist Uke 49: Prøvekjøring Uke 49: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 51: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Levering av traktor til Kjelle videregående skole" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 KONKURANSEGRUNNLAG 4 av 9
Dokumentasjon Skilleark Skatteattest jf. punkt 3.1 2 MVA-attest jf. punkt 3.1 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt 3.1 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 5 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 6 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 7 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 8 Eventuelle forbehold 9 Annen dokumentasjon 10 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet og veiledende prislister og kataloger. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 28. november 2014. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 12.00, 28. februar 2015. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket "Levering av traktor til Kjelle videregående skole" i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 25. november 2014. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. KONKURANSEGRUNNLAG 5 av 9
Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. KONKURANSEGRUNNLAG 6 av 9
Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Pris 20 % Garanti og service 50 % Brukervennlighet 30 % 4.1 Pris Totalsum i tilbudsskjema (se vedlegg 3). Laveste totalpris vil gi maksimal score 20 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 20 = Poengscore pris 4.2 Garanti og service Det vil bli gitt inntil 50 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet garanti og service. Garanti og service vil bli vurdert med hensyn til følgende underkriterier: Underkriterium Vurderingsgrunnlag Vekt / Maksimal poengscore Tilbudt garanti Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det som minimum kreves tre års fabrikkgaranti (se kravspesifikasjon). En tilbyder som kun tilbyr tre års fabrikkgaranti vil få null poeng på dette kriteriet. 30 poeng KONKURANSEGRUNNLAG 7 av 9
Tilbudt serviceavtale Tilbyder skal utførlig beskrive innholdet (varighet og betingelser) i den inkluderte garantien (inkludert i kjøpsprisen). Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det skal tilbys en serviceavtale på fem år (se kravspesifikasjon). Tilbyder skal utførlig beskrive tilbudte serviceavtale. Oppdragsgiver vil spesielt vektlegge følgende: Garantert responstid (oppmøte av servicepersonell på skolen) Garantert leveringstid ved bestilling av reservedeler. 20 poeng 4.3 Brukervennlighet Det vil bli gitt inntil 30 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet brukervennlighet. Det er et krav at tre ansatte fra Kjelle videregående skole skal prøvekjøre tilbudte maskin. Prøvekjøring arrangeres på Kjelle videregående skole. Leverandøren skal selv dekke sine kostnader knyttet til gjennomføringen av prøvekjøringen. Prøvekjøringen vil danne vurderingsgrunnlaget for evaluering av tildelingskriteriet brukervennlighet. Følgende egenskaper vil bli vurdert: Justeringsmuligheter av ratt og spaker Plassering av knapper og spaker Siktmuligheter rundt traktoren 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. KONKURANSEGRUNNLAG 8 av 9
6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding 7 Bilder av innbyttetraktorer *** 14. november 2014 Per Grahn rektor Kjelle videregående skole Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURANSEGRUNNLAG 9 av 9