Vegårshei kommune Kontrollutvalget Årsmelding for 2015 1
1. Kontrollutvalget i Vegårshei kommune Kontrollutvalget har følgende medlemmer og varamedlemmer valgt av kommunestyret: t.o.m. 13.10.2015 Medlemmer: Varamedlemmer: H/Krf/Sp Ap Bjørn Saga (Ap) leder 1. Aud Torunn Vegerstøl (Sp) 1. John Peder Madsen (Ap) Helge Haugenes (Krf) nestleder Hege Kristin Omdal (Ap) medlem 2. Camilla Saga (Krf) 2. Birger Bakken (Ap) 3. Jan Gunnar Larsen (H) f.o.m. 14.10.2015 Medlemmer: Helge Haugenes (Krf) leder Bjørn Saga (Ap) nestleder Helga Raudsandmoen (Sp) medlem Varamedlemmer: Ap/Sp 1. Hannelore Karlsen (Ap) 2. John Peder Madsen (Sp) Krf/H/Frp 1. Inge Lines (H) 2. Camilla Saga (Krf) GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp Kontrollutvalget er ikke et klageorgan Kontrollutvalget er åpent for alle innspill Sammen om Porsgrunn 2
2. Oppgaver Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Kommunen er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunen skal sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med kommunestyret sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlig detaljstyring og kontroll. Egenkontrollen i kommunene utføres i hovedsak av rådmannen, revisjonen og kontrollutvalget. 3. Kommunestyret Kontrollutvalget er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Kommunestyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. I dette ligger bl.a. at det eksisterer gode relasjoner mellom utvalget og kommunestyret. Dette er noe av det som skal sikres gjennom at minst ett medlem i kontrollutvalget skal være medlem i kommunestyret. I Vegårshei har dette kravet vært oppfylt i både avtroppende og påtroppende kontrollutvalg. I tillegg er det viktig at kontrollutvalget får de økonomiske rammene som er nødvendige for å utføre arbeidet sitt. 4. Opplæring Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Komplekst regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (f.eks. Vår- og Høstkonferansen i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til den landsomfattende kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Dessverre kunne ingen av medlemmene delta på noen av de sentrale konferansene i 2015. Første vara på en av varalistene deltok på fellesopplæring for nye kontrollutvalg høsten 2015 i regi av Temark. 3
5. Sekretariat Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalget, bistår kontrollutvalget med faglig rådgivning og praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, og følger opp kontrollutvalgets vedtak. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap og mellom utvalg og administrasjon, og sekretariatet utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Sekretariatet kan kalles kontrollutvalgets «operative ledd». Fra 1.7.2014 har kontrollutvalget fått sin sekretærbistand fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Med oppdrag for 34 kommuner og fylkeskommuner i Aust-Agder, Vest-Agder og Telemark er Temark landets største kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet har seks ansatte. Fast sekretær for kontrollutvalget i Vegårshei kommune var frem til kommunestyrevalget 2015 førstekonsulent Marianne Lundeberg, og etter valget ble rådgiver Benedikte Vonen fast sekretær for utvalget. 6. Revisjon Kommunen er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS (nå Aust-Agder Revisjon IKS). Selskapet leverte i 2015 revisjonstjenester til 10 kommuner i Aust-Agder. Selskapet utfører hovedsakelig regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Oppdragsansvarlig revisor innen regnskapsrevisjon er Ketil Raknes. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor var frem til 30.6.2015 revisjonssjef Steinar Johansen, fra 1.7.2015 var daglig leder Kristian Fjellheim Bakke oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Hovedrevisor for Vegårshei kommune er Ivar Aanonsen. Kontrollutvalget skal påse at revisjonen av kommunen skjer på en betryggende måte. Det er derfor viktig at utvalget har god dialog med revisor og holder seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget har som hovedregel et eget punkt for orienteringer fra revisjonen i hvert møte, og revisor er alltid til stede på møtene. Forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll er større oppgaver som blir vedtatt bestilt av kommunestyret ut fra overordnet analyse av risiko og vesentlighet i kommunen. Selve bestillingen skjer gjennom egne saker i kontrollutvalget. Rapportene blir behandlet i kontrollutvalget og videresendt med innstilling til vedtak til kommunestyret. De aktuelle undersøkelsene er tatt med i egne avsnitt for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i årsmeldingen. 7. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte, har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør den aktiviteten som det legges opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Regnskapstallene for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen fremkommer av kommunens samlede årsregnskap. Kontrollutvalget har ikke tidligere rapportert tallene i årsmeldingen sin. Det er sum for kontroll, tilsyn og revisjon som er vedtatt av kommunestyret. I denne posten ligger det kostnader til drift av kontrollutvalget, kjøp av 4
sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester (løpende revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll). Budsjett og regnskap for 2015 viser følgende: Beskrivelse Budsjett 2015 Regnskap 2015 Møtegodtgjørelse 4 000 4 000 Arbeidsgiveravgift 600 564 Kontorutgifter 3 000 1 793 Opplæring, kurs, stipendier 20 000 1 800 Kjøregodtgjørelser 0 1 099 Kontingenter 2 600 1 200 Kostnader kontrollutvalget 30 200 10 456 Sekretariat Temark IKS 76 600 87 700 Revisjon Arendal Revisjonsdistrikt IKS 251 505 256 000 Selskapskontroll 20 000 10 000 Sum kontroll, tilsyn og revisjon 378 305 364 156 Kommentar: Kontroll, tilsyn og revisjon i Vegårshei kommune har samlet hatt et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 14 149 i 2015. Avviket skyldes først og fremst at det ikke var mulig å sende medlemmene på opplæring i den grad budsjettet tok høyde for i 2015. Vi ser i tillegg et avvik på sekretariatet på kr 11 100. Av dette skyldes kr 1 100 at representantskapet i Temark gjorde vedtak om en litt annen fordeling enn sekretariatet hadde kunnskap om ved budsjetteringen. De resterende kr 10 000 er innskuddet i det interkommunale selskapet for sekretariattjenester, noe som egentlig ikke gjelder drift for 2015. Reelt mindreforbruk er dermed kr 24 149. 8. Saker som er behandlet i 2015 Kontrollutvalget hadde i 2015 4 møter og behandlet 26 saker. Kontrollutvalget inviterer ledere og nøkkelpersoner i organisasjonen for å bli orientert i aktuelle saker og om det enkelte tjenesteområdet knyttet til kontrollutvalgets rolle. Følgende personer har møtt i kontrollutvalget i Vegårshei i 2015, utover medlemmer, revisorer og sekretær: - Ordfører Kjetil Torp - Kommunalsjef Anne-Grete Glemming 5
- Økonomisjef Ole Tom Kroken - Skolefaglig rådgiver Inger H. Sines I det følgende har vi trukket frem noen av de sakene som har vært behandlet i løpet av året 2015. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er trukket ut som egne kapitler. a. Årsregnskapet Kontrollutvalget har gitt uttalelse til Vegårshei kommunes årsregnskap 2014. Utvalget bemerket til årsregnskapet at de så med uro på at kommunen gikk med et negativt netto driftsresultat og heller ikke kunne sette av midler til fond. Kontrollutvalget sluttet seg til revisors beretning og anbefalte kommunestyret å godkjenne årsregnskapet og årsmeldingen. b. Andre saker. - Tilsynsrapport fra fylkesmannen i Aust-Agder Vegårshei skole - Årsmelding fra kontrollutvalget 2014 - Revisors egenvurdering av sin uavhengighet - Kontrollrapport 2014 fra skatteetaten vedr. skatteoppkreverfunksjonen samt årsmelding for 2014 fra skatteoppkreveren - Felles statlig tilsynskalender for 2015 i Aust-Agder - Administrasjonsstruktur og internkontroll i Vegårshei kommune - Krav om taushetsplikt i saker for lukkede dører i Vegårshei kommune - Orientering om endring i Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Bestilling av utarbeidelse av plan for selskapskontroll 2016-2019 - Budsjett for 2016 for kontroll, tilsyn og revisjon i Vegårshei kommune - Nytt kontrollutvalg 2015-2019 - Møte- og arbeidsplan 2016 for Vegårshei kontrollutvalg - Orientering om 2. tertial 2015 - Orientering om budsjett 2016 - Referat- og drøftingssaker 9. Forvaltningsrevisjonsprosjekter. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har fått i oppdrag gjennom kommuneloven 77 nr. 4 å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Forskrift for kontrollutvalg kap. 5 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. 6
- Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. - Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i kommunestyret enten av leder i kontrollutvalget, kommunestyrets representant i utvalget eller revisor. Behandlingen i kontrollutvalget og forslaget til vedtak i kommunestyret bør presenteres av utvalgets leder i kommunestyret. - Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak. For dette formålet bør kontrollutvalget inkludere tidsfrister for tilbakemeldinger og/eller gjennomføring av tiltak i innstillingen til vedtak som oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget i Vegårshei behandlet i 2015 forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlige anskaffelser», som var gjennomført i løpet av 2014. Forvaltningsrevisjonen bygde på følgende problemstillinger: - I hvilken grad tilfredsstiller Vegårshei kommune lov om offentlige anskaffelser når det gjelder krav til konkurranse ved kjøp under nasjonal terskelverdi? - I hvilken grad tilfredsstiller Vegårshei kommune kravene til kunngjøring ved anskaffelser over nasjonal og internasjonal terskelverdi? - I hvilken grad tilfredsstiller Vegårshei kommune kravene til protokollføring ved anskaffelser over kr 100 000? Revisjonen konkluderte med at Vegårshei kommune i all vesentlighet håndterer anskaffelser over nasjonal terskelverdi på en tilfredsstillende måte i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonen vurderte derimot at kommunen ikke hadde en tilstrekkelig praksis for å sikre at grunnleggende krav til konkurranse og protokollføring ved anskaffelser under nasjonal terskelverdi ble håndtert i henhold til regelverket. Revisjonen anså det som særlig kritikkverdig at kommunen ved flere anledninger tilsynelatende hadde gjennomført direkteanskaffelser eller inngått avtaler om kjøp av varer eller tjenester fra utvalgte tilbydere, i noen tilfeller lokale tilbydere, uten noen tydelig begrunnelse for dette. På bakgrunn av dette anbefalte revisjonen følgende tiltak, som også ble innstillingen til kommunestyret fra kontrollutvalget: Kommunen bør - foreta en helhetlig gjennomgang av sine rutiner på anskaffelsesområdet for å undersøke hvordan man sikrer at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket. - iverksette nødvendige grep i forhold til ansvarsfordeling og kompetansebygging blant innkjøpsaktørene. Rådmannen redegjør for kontrollutvalget høsten 2015 om hvordan anbefalingen i rapporten er fulgt opp. Dessverre viste det seg at rapporten og innstillingen fra kontrollutvalget, som ble oversendt kommunestyret 20.2.2015, aldri ble lagt frem for kommunestyret. Da kontrollutvalget fikk vite dette på sitt møte i september 2015, fant de ut at da burde det nye kontrollutvalget få behandle rapporten før den kom opp i kommunestyret, slik at ny kontrollutvalgsleder kunne få et eierskap til rapporten før den ble lagt frem. Til tross for at rapporten aldri kom til kommunestyret, jobbet rådmannen gjennom 2015 etter kontrollutvalgets forslag til vedtak. 7
Kontrollutvalget fikk en orientering om arbeidet i sitt møte 3.12.2015, og oversendte deretter rapporten til kommunestyret med følgende vedtak i kontrollutvalget: Kommunestyret påpeker at forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser ved en saksbehandlingsfeil ikke ble lagt frem for kommunestyret etter kontrollutvalgets behandling 19.2.2015. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering om oppfølging av rapporten til orientering. Rapporten oversendes kommunestyret sammen med redegjørelse fra rådmannen om oppfølgingen i saken. Kontrollutvalget innstiller til følgende vedtak i kommunestyret: Vegårshei kommunestyre tar forvaltningsrapporten Offentlige anskaffelser og rådmannens redegjørelse om oppfølging av denne til orientering. Saken er satt opp som sak til kommunestyrets møte 2.2.2016, men fremdeles uten at kontrollutvalgets innstilling i saken har kommet direkte og uendret til kommunestyret, da rådmannen har laget egen tilråding i saken. 10. Selskapskontroller Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Av kommunelovens 77 nr. 5 fremgår følgende om selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm.» Forskrift for kontrollutvalg kap. 6 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. - Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. - Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. - Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. For inneværende valgperiode er selskapskontroll prioritert for følgende selskap: Risør og Tvedestrand-regionens Avfallsselskap AS (RTA AS) og Returkraft AS. I sitt møte i september 2014 vedtok kontrollutvalget å bestille selskapskontroll av RTA AS fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS, som en koordinert kontroll mellom de fire eierkommunene i selskapet. Rapporten kom til behandling i kontrollutvalget 24.9.2015. På bakgrunn av anbefalingene i rapporten oversendte kontrollutvalget saken til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Vegårshei kommune bør: - Vurdere å iverksette egen opplæring av eierrepresentanter 8
- Vurdere om det skal utarbeides kriterier for valg av styremedlemmer - Ved rullering av eierskapsmeldingen innarbeide rutiner i tråd med anbefalinger fra KS med styringsregler for hvordan eierskapet skal ivaretas i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Ordfører orienterer om hva som er gjort med anbefalingen til kontrollutvalget våren 2016. Selskapskontrollrapporten har i skrivende stund ennå ikke blitt satt opp til behandling i kommunestyret. 11. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 legges med dette frem for kommunestyret til orientering. Årsmeldingen gir kommunestyret grunnlag for å følge med på om kontrollutvalget utfører sitt arbeid i tråd med kommunestyrets vedtak. Vegårshei, 11.2.2016 Helge Haugenes Leder Benedikte Vonen Sekretær 9