KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/12 Møtedato: 19.06.2012 Tid: kl 10.00 kl 14.00 Møtested: Sunndal Næringshage / Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 18/12 23/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) Ingebjørg Solbakk (H) Marit Hafsås (Ap) Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Gunnvald Granmo, økonomisjef (under sak 20/12) Per Helge Malvik, daglig leder Sunndal Næringsselskap AS (under sak 19/12) Møtet startet i lokalene til Sunndal Næringshage hvor kontrollutvalget fikk en kort omvisning. Deretter fortsatte møtet i formannskapssalen i Sunndal rådhus. Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 18/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. APRIL 2012 PS 19/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 20/12 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1.TERTIAL 2012 PS 21/12 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2012 PS 22/12 PS 23/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6
PS 17/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. APRIL 2012 Protokollen fra møte 16. april 2012 godkjennes. Leder orienterte. Det fremkom følgende merknader til protokollen til sak 17/12 Eventuelt: Trond Hansen Riise og Odd-Helge Gravem deltok ikke på Fylkesmannen sin kontroll- og omdømmekonferanse i Molde 26. april. Erling Rød og varamedlem Kari Kittelsen deltok på kurs/dagssamling for kontrollutvalgsmedlemmer i regi av kontrollutvalgssekretariatet 24. mai. Odd-Helge Gravem og Ingebjørg Solbakk deltok ikke. PS 19/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringsakene tas til orientering. Referatsaker: RS 07/12 Årsmelding Sunndal kommune 2011 - saksprotokoll Sunndal kommunestyre 09.05.2012 i K sak 29/12 RS 08/12 Regnskap Sunndal kommune 2011 - saksprotokoll Sunndal kommunestyre 09.05.2012 i K sak 30/12 RS 09/12 Sunndal Energi KF årsmelding og regnskap 2011 - saksprotokoll Sunndal kommunestyre 09.05.2012 i K sak 32/12 RS 10/12 Sunndal Energi KF disponering av overskudd 2011 - saksprotokoll Sunndal kommunestyre 09.05.2012 i K sak 33/12 RS 11/12 Kontrollutvalgets uttalelse til Sunndal kommunes utkast til eierskapsmelding brev fra kontrollutvalgssekretariatet, datert 16.05.2012 Orienteringssaker: OS 16/12 OS 17/12 OS 18/12 OS 19/12 Protokoll fra styremøte i NIR nr 2/2012 med årsberetning og regnskap Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF 17.04.2012 sak u.off. ble delt ut i møtet Årsmelding 2011 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om innholdet i årsmeldingen og refererte fra det konstituerende styremøtet i Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R 13.06. 2012. Dømt til åpenhet avisartikkel hentet fra Kommunal Rapport 3. mai 2012 om åpenhet i kommunale selskap Side 2 av 6
OS 20/12 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) - Medlemsbrev nr. 1/2012 OS 21/12 Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene melding fra Kommunal- og regionaldepartementet om lovproposisjon 119 L, datert 25.05.2012 OS 22/12 OS 23/12 Orientering om Sunndal Næringsselskap AS Daglig leder Sunndal Næringsselskap AS Per Helge Malvik var invitert til å komme i møtet for å gi kontrollutvalget en orientering om Sunndal Næringsselskap og næringsutviklingen i kommunen. Hensikten med orienteringen var å få informasjon om det arbeidet som nedlegges i næringsselskapet ved bl.a. etablering av nye arbeidsplasser, sett i relasjon til valgt forvaltningsrevisjonsprosjekt Effekten av næringsarbeidet i Sunndal kommune. Kurs for kontrollutvalg i regi av KS Møre og Romsdal Sekretæren informerte om et kurs for kontrollutvalg i regi av KS Møre og Romsdal som arrangeres i Molde 17. september 2012. Sekretæren delte ut invitasjonen til kurset. Påmeldingsfrist er 27. august 2012. PS 20/12 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1.TERTIAL 2012 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2012, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen viser utviklingen i sykefraværet på en enkel grafisk måte. Kontrollutvalget merker seg situasjonen for den interkommunale barnevernstjenesten og ber administrasjonen intensivere arbeidet med å løse tjenestens utfordringer. Økonomisjef Gunnvald Granmo orienterte om regnskapet og antatte årsprognoser. Økonomisjefen redegjorde for noe av årsakene til enkelte regnskapsmessige avvik på inntekts- og utgiftssiden i forhold til budsjett og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utvalget kommenterte sykefraværet og ga uttrykk for at de ønsket at fraværsstatistikken ble presentert på en mer lettlest måte. Utvalget drøftet også problematikken omkring den interkommunale barnevernstjenesten og refererte til statusrapporten etter første års drift som var vedlagt økonomirapporten. Det ble satt fram et forslag om følgende tilføyelser til sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber om at administrasjonen viser utviklingen i sykefraværet på en enkel grafisk måte. Kontrollutvalget merker seg situasjonen for den interkommunale barnevernstjenesten og ber administrasjonen intensivere arbeidet med å løse tjenestens utfordringer. Side 3 av 6
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2012, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. PS 21/12 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport for 1. halvår 2012 til orientering Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte om rapporten og redegjorde for de uavklarte forhold. Utvalget drøftet omstendighetene omkring bygging av Holten barnehage og de uavklarte forhold om finansieringen av prosjektet og vil be om en nærmere redegjørelse fra kommunen i utvalgets første møte til høsten. PS 22/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Effekten av næringsarbeidet i Sunndal kommune. Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for oppbyggingen av prosjektplanen og revisjonens arbeidsmetode og forklarte de forskjellige punktene i planen. Utvalget hadde en grundig gjennomgang av det fremlagte forslag til prosjektplan. Utvalget ønsker følgende endringer/tilføyelser til planen: Pkt. 3 Problemstillinger og operasjonaliseringer: Problemstilling 1 operasjonaliseringer pkt. 3 skal endres til: Organisering og dimensjonering av næringsarbeidet Side 4 av 6
PS 23/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune ble behandlet 29.11.2010 i KU sak 31/10. Rapporten ble oversendt kommunestyret og vedtatt 03.02.2011 i K sak 04/11. 19.06.12: Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte. Oppfølging av rapporten vil legges fram for kontrollutvalget til høsten 2012. Eierskapsmelding Kontrollutvalget ble heller ikke forelagt rapport om eierskapskontroll i 2011 som forventet. Denne eierskapskontrollen er obligatorisk og skal gjennomføres årlig. Saken ble overført fra oppfølgingslisten for 2010 til 2011. Kontrollutvalget ble informert av kommunens administrasjon at eierskapsmeldingen ville bli lagt fram til politisk behandling innen utgangen av 2011. 19.06.12: Eierskapsmelding for Sunndal kommune er utarbeidet og blir lagt fram for kommunestyret til politisk behandling 20.06.2012. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune Flere av kommunens tjenestesteder har egne internkontrollsystem og avviksrapportering, men kommunen mangler et helhetlig system for internkontroll og avviksrapportering. Kontrollutvalget vil følge opp kommunens arbeid med innføring av et internkontrollsystem. 19.06.12: Kontrollutvalget vil til første møte til høsten be om en statusrapport om arbeidet med innføring av internkontrollsystemet. Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i 2010. Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Kontrollutvalget ønsker informasjon fra administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Sunndal kommune. 19.06.12: Kontrollutvalget vil til første møte til høsten be om en statusrapport om beredskapsarbeidet i kommunen. Interkommunal barnevernstjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll ny sak Fra 01.01.2011 ble det etablert et interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i kommunene Nesset, Sunndal og Tingvoll. Sunndal kommune ble valgt som vertskommune for samarbeidet. Det foreligger nå en statusrapport etter første års drift av samarbeidet som viser at tjenesten har store utfordringer med å fungere etter intensjonen. Kontrollutvalget ser med bekymring på det som fremkommer i statusrapporten og vil be om en orientering fra Sunndal kommunes administrasjon om hva som blir gjort for å løse problemene tjenesten sliter med. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Holten barnehage manglende finansiering ny sak Sunndal kommune vedtok i 2008 en utvidelse av barnehagetilbudet ved Holten barnehage. Kommunen gikk senere til innkjøp av en eiendom som lå i tilknytning til den eksisterende barnehagen i den hensikt å utvide kapasiteten ved barnehagen. Den nye eiendommen skulle oppgraderes og tilpasses til barnehagedrift. I ettertid er prosjektet blitt betydelig dyrere enn antatt, samtidig som tilskuddsandelen ble mindre enn forventet. Side 5 av 6
Kontrollutvalget vil be administrasjonen i Sunndal kommune om å få seg forelagt en sak/redegjørelse angående mangelfull finansiering av utbygging av Holten barnehage til neste møte i kontrollutvalget. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble fremmet forslag om å føre følgende to nye saker opp på oppfølgingslisten: Interkommunal barnevernstjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll. Holten barnehage manglende finansiering. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Trond M. Hansen Riise Odd-Helge Gravem Erling Rød leder nestleder Ingebjørg Solbakk Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6