1 av 5 Arbeidsgruppe RFM Referat fra 1. møte i arbeidsgruppe RFM, 10.03.2016 Til: Arbeidsgruppe RFM Kopi til: Fra: Sekretariatet v/ Lise T. Sagdahl Signatur: Navn Frank Arntsen Anne Borg Olav Bolland Dagfinn Døhl Dypvig Hilde Grimstad Torunn Klemp Roger Midtstraum Jørn Wroldsen Øystein Risa Ingvild Sørlie Prosjektsekretariat Roar Tobro Andreas Slettebak Wangen Lise Trondsen Sagdahl Morten Størseth Jan Åge Øyen Til stede Sak 1 Konstituering av arbeidsgruppen Kort presentasjon av bakgrunn og forventninger til arbeidet fra hver av medlemmene (medlemsoversikt vedlagt). Frant Arntsen understreket at arbeidsgruppens oppdrag er å lage en rammefordelingsmodell (RFM) som skal stimulere til ønsket adferd ved NTNU. Arbeidsgruppen skal ha på rektorhatten og ta ansvar for hele NTNU når modell utvikles. Sak 4 og 5 Gjennomgang og vurdering av eksisterende fordelingsmodeller Sekretariatet gjennomgikk følgende finansieringsmodeller:
2 av 5 Hvordan er sektoren finansiert? KDs nåværende finansieringsmodell (se vedlegg med notatsider med forklaring), og endringer i KDs modell fom. 2017. Styrken på indikatorene blir ikke kjent før statsbudsjettet 2017 (legges fram 6. oktober 2016). Dagens finansieringsmodeller for UiO, UiT, UiB, NTNU, HIST, HIG, HiÅ (se vedlegg) Arbeidsgruppen kommenterte og stilte spørsmål. Følgende notater var utsendt på forhånd: Hvordan vurderer og evaluerer vi eksisterende modeller? (Vedlagt) Videreføring av NTNUs nåværende modell konsekvenser. (Vedlagt) Arbeidsgruppen kommenterte og stilte spørsmål. Momenter som kom fram under gjennomgangen: Nye NTNU består av 4 institusjoner hvorav 3 har basert seg på KD-modellen og en har hatt sin egen inntektsfordelingsmodell. Høyskolene kommer inn med 40 % av studentmassen og 15 % av budsjettet. Det ville vært interessant å vite om modellene har fungert som insentiv til ønsket adferd? Hva virker og hva virker ikke? Fakultetene ved gamle NTNU benytter ulike varianter av NTNUs modell i sin interne fordeling videre til instituttene. Er det et mål at ny RFM skal gi føringer for fordelingen fra fakultet til institutt? Svar: Modellen skal fordele rammen til nivå 1 og 2. Rammen skal gjøre fakultetene i stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag. Utvalget må drøfte om det skal gis føringer for videre fordeling til nivå 3. Formidling er ikke en del av insentivsystemene. Som ledd i arbeidet med ny finansieringsmodell vil KD utrede en indikator for formidling. Arbeid i formidlingsutvalgene har vist at det er krevende å dokumentere allmenrettet formidling. Noen fakulteter ved gamle NTNU belønner formidling ved fordeling til instituttene. Sak 2 Gjennomgang av mandatet (vedlagt notat og presentasjon)) a. Bakgrunn og innhold i mandatet b. Hva skal gruppen levere underveis og som sluttleveranse c. Foreløpig faseinndeling og framdriftsplan for arbeidet (vedlagt) d. Involvering av dekanmøtet underveis e. Høringer underveis (høringsmøter, skriftlig høring, workshops?) Sekretariatet gjennomgikk mandatet (se presentasjon vedlagt). RFM skal tre i kraft fra budsjettåret 2018. RFM skal fordele KDs bevilgning på 5,9 mrd. (ikke BOA). Mandatet sier at strategi- og omstillingsmidler og rekrutteringsstillinger skal ligge fast på dagens nivå for gamle NTNU (til sammen ca. 15 %). Resten av KDs bevilgning skal fordeles til fakultetene, fellesadministrasjon og drift og eiendom. Det er en føring at vedlikeholdsetterslepet skal dekkes inn.
3 av 5 Styret vil ha styreseminar om RFM i august (24. eller 25. august). Momenter som kom fram under gjennomgangen: Simuleringen som er gjort med NTNUs IFM for nye NTNU synliggjør utfordringen med forskningstid. Modellen må ha mekanismer som over tid styrker forskning og utvikling også i de fagmiljø som har lite forskningstid i dag. Mandatet gir ingen føringer for fordeling av forskningstid. Arbeidsgruppen kan løfte problemstillingen eller lage ulike modeller som håndtere forskningstid forskjellig. En arbeidsgruppe ledet av Kari Melby skal utarbeide et forslag til en ny personalpolitikk for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger, herunder foreslå regler for hvordan forskningsog undervisningstiden blant faglig ansatte skal fordeles. Denne gruppen skal levere forslag innen 30. juni 2016. Mandatet er bredt. Det er mange insentiver og en utfordring å se virkninger. Vi må drøfte hvor vi skal begynne. Det er mange prinsipielle spørsmål og dilemmaer. Modellen skal ikke bygge på beregning av kostnader, men være en rammefordelingsmodell. Simuleringer blir viktig grunnlag for diskusjonene. Insentivene kan dra i ulik retning. Fusjonsplattformen skal ligge i bunnen. Vi må drøfte underveis hvilke føringer fusjonsplattformen gir for RFM. Sekretariatet gjennomgikk faseinndeling og fremdriftsplan (se notat og PP). Arbeidsgruppen må drøfte formen på høringer nærmere i neste møte. Arbeidsgruppen har ingen innvendinger til mandat og fremdriftsplan. Gruppen skal fungere til og med styrebehandling i desember. Sak 3: Arbeidsformen i utvalget (se vedlagt PP side 16) a. Forventninger til og form på leveransene fra prosjektsekretariatet? b. Gruppediskusjoner i møtene? c. Bruk av undergrupper? d. Informasjon utad om arbeidet underveis Referater og dokumentasjon på fusjonssiden e. Kommunikasjonsplan for arbeidet skal utarbeides Momenter fra samtalen om punkt a-c: Gruppen hadde innledende samtale om håndtering av basisbevilgning i modellen. Frank Arntsen minnet om at NTNU i sitt svar til KD, sterkt anbefalte ikke å dekomponere den historiske basisbevilgningen. Det vil være en svært krevende øvelse å gjøre dette for nye NTNU.
4 av 5 Gruppen var enige om at det er hensiktsmessig å spenne ut rommet for ulike modeller som deretter kan utvides eller snevres inn. Vi kan se på fordeler og ulemper og på hva man ville oppnå og hva som har vært vellykket. Det er mulig å simulere ulike modeller, men det er mange forutsetninger som må velges i en slik simulering. Viktig å få på plass noen føringer og prinsipper først. Vi kan se på komponenter og ønskede insentiver i en RFM og simulere effekter etter hvert. Vi kan danne oss et kvalitativt bilde av ulike modeller før vi gjør kvantitative undersøkelser. Viktig å få frem hva som hindrer samarbeid på tvers i organisasjonen, spesielt på utdanningssiden. Det blir stor forskjell på hvor utdanningstunge enhetene blir. Det er viktig å være bevisste på hvilket handlingsrom og hvilke problemstillinger som fakultetene skal forventes å håndtere i sin videre fordeling til instituttene. Hva vet vi om hvordan insentiver virker i denne sektoren? Viktig å unngå ren synsing. Insentiver bør være gjennomgående i organisasjonen. Jo flere insentiver som innarbeides jo mere kompleks blir modellen. Legges det til flere insentiver enn det som KDs modell inneholder, vil det skape behov for omfordeling eller tilleggsfinansiering som kan svekke de opprinnelige insentivene. Momenter fra samtalen om punkt d-e: Arbeidsgruppen drøftet hva som er hensiktsmessige kommunikasjon med organisasjonen, eksempelvis høringsmøter, workshops med ulike grupper (inkludert instituttnivået), mm. Innkallinger, referater og presentasjoner legges ut fortløpende på nettsidene. Utvalget er enig om arbeidsform. Utvalget vil legge ut dokumenter og referater på egen nettside under fusjonssidene. Sak 6 Bestillinger til neste møte a. Hva skal sekretariatet levere til neste møte? b. Evaluering av møtet Sekretariatet forbereder følgende til neste møte 13.4 kl 08-12: Kvalitativ beskrivelse av KDs modell se på mulighetsrommet Undersøke hindringer for tverrfaglig samarbeid i dagens modeller Se på hvordan insentiver virker Utviklingstrekk for de 4 institusjonene frem til nye NTNU Plan for involvering
5 av 5 Sak 7: Møteplan 2016 (merk at første og de to siste datoene er endret etter ønske fra arbeidsgruppa): Onsdag 13. april kl 0800-1200 Onsdag 4. mai kl 1200 1600 Fredag 3. juni kl 0900 1200 Onsdag 22. juni kl 1000-1300 Mandag 22. august kl 1300-1600 Fredag 16. september kl 1200-1600 Torsdag 13. oktober kl 1200-1600 Onsdag 9. november kl 1200-1600 Onsdag 7. desember kl 1200-1600 Møteinnkallinger sendes i kalendere.