Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 10. september 2015 SAK NR 056-2015 IKT-INFRASTRUKTURMODERNISERING I HELSE SØR-ØST LANGSIKTIG SAMARBEIDSAVTALE INNEN IKT-INFRASTRUKTUR Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om IKT-infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst til orientering. Hamar, 2.september 2015 Cathrine M. Lofthus administrerende direktør Side 1 av 7
1. Hva saken gjelder Modernisering, standardisering og harmonisering av den grunnleggende IKT-infrastrukturen i Helse Sør-Øst er en nødvendig forutsetning både for å lykkes med å etablere Sykehuspartner HF som en sterk og effektiv tjenesteleverandør som understøtter helseforetakenes behov, samt for å gjennomføre Digital fornying i tråd med gjeldende strategier. Det er viktig å gjennomføre tiltak som kan styrke Sykehuspartner som en felles tjenesteleverandør, særlig med vekt på å understøtte effektiv og sikker pasientbehandling i helseforetakene. Styret ble i sak 006/2015 orientert om arbeidet med å utrede en alternativ tilnærming til eierskap og drift av grunnleggende IKT-infrastruktur som kan bidra til en forsert gjennomføring av moderniseringen av IKT-infrastrukturen, og som kan sikre økonomisk bærekraft over tid. Helse Sør-Øst RHF har i dag en tilnærming hvor helseregionen i hovedsak eier, opererer og forvalter all infrastruktur og alle tjenester i egen regi gjennom Sykehuspartner HF. Helse Sør-Øst RHF har iverksatt et arbeid for å vurdere om en langsiktig samarbeidsavtale kan bidra til en forsert realisering av en modernisert infrastruktur og samtidig styrke Sykehuspartner HFs evne til å møte behovsutviklingen i foretaksgruppen. En langsiktig samarbeidsavtale for IKTinfrastruktur vil innebære kjøp av tjenester innen ett eller flere infrastrukturområder fra en leverandør, der leverandøren vil ta ansvar for kontinuerlig vedlikehold og utvikling, inkludert moderniseringen til en samordnet og standardisert infrastruktur. Potensielle gevinster ved en slik avtale kan være: Økt tilgang til kompetanse og kapasitet til gjennomføring av modernisering av IKTinfrastruktur. Kostnadseffektivitet i leveransene gjennom å kunne utnytte industrialiserte IKTinfrastrukturleveranser fra ledende profesjonelle leverandører. Deling av risiko og investering mellom aktørene i samarbeidet. Forutsigbar kvalitet og kostnad for helseforetakene. En eventuell langsiktig samarbeidsavtale innen infrastrukturmodernisering skal bygge på følgende forutsetninger: Infrastrukturen skal moderniseres for å nå målene om standardisering, harmonisering og konsolidering. Det skal sikres forutsigbar og høy kvalitet på tjenestene og at infrastrukturen blir finansielt bærekraftig over tid. Avtalen skal være formet som et partnerskap som muliggjør at ansvar, finansiering, arbeidsoppgaver og risiko deles. Sykehuspartner HF er ansvarlig for leveranser av alle tjenester til foretaksgruppen, inkludert leveransene fra en samarbeidspartner. Avtalen skal utnyttes til å styrke Sykehuspartner HFs kompetanse innenfor de områder som er mer sykehusnære og som direkte understøtter kjerneprosessene i foretakene. Det er lagt opp til at styret blir holdt orientert om utviklingen i arbeidet, og konkret ved detaljering av omfangsbeskrivelse og ved fremleggelse av endelig beslutningsunderlag i henhold til fremdriftsplan. Denne saken legges frem for styret for å orientere om foreløpig omfangsbeskrivelse, samt gi en oppdatering på status og den videre prosess for beslutning. Side 2 av 7
2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer Status Anskaffelse av langsiktig partnerskap innen IKT-infrastruktur representerer en krevende prosess kompetanse- og ressursmessig for en virksomhet av Helse Sør-Østs omfang og kompleksitet. Dialogbasert anskaffelse ble derfor valgt som anskaffelsesform i den hensikt at det gjennom dialog med tilbyderne vil bygges kompetanse på hva som kan anskaffes, og hvordan en slik kontrakt kan implementeres på en vellykket måte. Så langt har anskaffelsesformen fungert etter intensjonen og det vurderes at valg av tilnærming har vært riktig. Dialogrundene gir god interaksjon mellom fagpersoner i Sykehuspartner HF og prosjektet og bidrar til en kontinuerlig avstemming av omfang og innretning, samt kompetanseheving for alle parter. Prosjektet har engasjert eksterne rådgivere for å bidra med faglig ekspertise og kvalitetssikring gjennom prosessen. Opprinnelig plan ble vedtatt i september 2014 og la opp til en utsending av kravspesifikasjon sommeren 2015 og en anbefaling til styret om eventuell kontraktsinngåelse ved inngangen til 2016. Gjennom dialogen med leverandørene ble det imidlertid klart mot slutten av mai at utarbeidelsen av en tilfredsstillende spesifikasjon, som grunnlag for videre detaljering og nedvalg av leverandører, ville kreve en større grad av detaljering innenfor flere områder enn opprinnelig planlagt. Helse Sør-Øst RHF vurderte da at det ville være riktig å utarbeide en ny fremdriftsplan, der det ble lagt inn mer tid til kravspesifikasjonsarbeidet, samt mer tid til kvalitetssikring mot slutten av prosessen. Basert på tilbakemeldinger fra leverandørene er det også lagt inn en ekstra dialogrunde, innrettet mot utviklingen av egen organisasjon og prosess for overføring av driftsansvaret fra Sykehuspartner til leverandør (transisjon). Dette gir verdifull innsikt og grunnlag for arbeidet med virksomhetsutviklingen i Sykehuspartner HF. Utarbeidelsen av en god og riktig spesifikasjon forutsetter involvering av Sykehuspartners organisasjon, både i utarbeidelsen av underlaget og ikke minst forankring av tilnærming og strategi. Ved utarbeidelsen av den nye planen har prosjektet jobbet tett med ledelsen i Sykehuspartner for å sikre riktig og tilstrekkelig ressurssituasjon, som samtidig ivaretar Sykehuspartners forpliktelser til andre kritiske prosjekter, som åpning av nytt sykehus i Østfold. Side 3 av 7
Oppdatert plan innebærer at ferdig kontrakt vil foreligge frem mot sommeren 2016. Samlet sett vurderes det at endringen vil ha en risikoreduserende effekt. Konkretisering av foreløpig omfang og tilnærming Foreløpig omfang av avtalen: Tjenester, utstyr og forhold til ansatte Fire tjenesteområder har blitt identifisert som mulige for en langsiktig samarbeidsavtale. Disse områdene har til felles at de vil være gjenstand for en betydelig standardisering, konsolidering og modernisering fremover. De aktuelle områdene og det overordnede moderniseringsbehovet er vist i figuren nedenfor. Side 4 av 7
Parallelt med dialogrundene har det blitt gjennomført en konkretisering og detaljering av hvilke deler av de fire hovedområdene som det er hensiktsmessig å ta med i en foreløpig kravspesifikasjon. Til grunn for denne konkretiseringen er tilbakemelding fra dialogrundene, faglige vurderinger fra Sykehuspartner og en samlet vurdering av markedets modenhet sett mot Helse Sør-Østs behov. Til foreløpig kravspesifikasjon er det samlede tjenesteomfang i hovedsak videreført, men det er vurdert at følgende tjenester tas ut av omfangsbeskrivelsen: Driftstjenester innenfor telefoni/telekom, med vekt på beredskaps- og akuttvirksomheten. Teknisk support ute på helseforetakene. Det vil før endelig kravspesifikasjon bli gjort en ytterligere detaljering og kvalitetssikring av omfanget, der det særlig blir gjort vurderinger av driftstjenester innenfor nettverksområdet. Tjenesteavtale og virksomhetsoverdragelse Gjennom en langsiktig samarbeidsavtale vil man for fremtiden kjøpe infrastrukturtjenester snarere enn å investere i anleggsmidler for egen produksjon av tjenestene. Ved å avvikle eierskap til anlegg bortfaller også ansvaret for forvaltning som utgjør en vesentlig kostnad knyttet til dagens anlegg. Sykehuspartner som kjøper av tjenester vil ikke ha behov for å videreføre dagens produksjonsmidler (personell og anlegg) og det er derfor mest hensiktsmessig å overdra disse som en del av en langsiktig avtale. Operasjonelt vil en leverandør ha større incentiver og bedre muligheter for å utnytte verdien i eksisterende anlegg og omstille disse til å produsere kostnadseffektive tjenester med riktig kvalitet ved at han selv eier infrastrukturen og kan utnytte denne opp mot et større marked. Det legges til grunn at en eventuell kontraktinngåelse innebærer en virksomhetsoverdragelse av dagens tjenester. Med virksomhetsoverdragelse forstås overføring av alle driftselementer som går med til å produsere tjenestene innenfor det beskrevne omfanget, og omfatter blant annet driftsmidler/eiendeler, lisenser og ansatte. Virksomhetsoverdragelse legger til rette for en gjennomføring som ivaretar klar ansvarsfordeling mellom partene, og som ivaretar rettighetene til de aktuelle ansatte på en best mulig måte. Overføringen av ansvar for tjenesteleveransene fra Sykehuspartner til leverandør, inkludert ansvar for utstyr og ansatte, også kalt transisjonen, vil ta i størrelsesorden 6 måneder. Gjennomføringen av transisjonen vil gjøres på en måte som reduserer operasjonell risiko så mye som mulig. Det planlegges med en 2 måneders akseptanseperiode for å sikre at partner kan levere tjenestene som forutsatt. Kontraktsmessige forhold En eventuell kontrakt vil utarbeides på en måte som balanserer risiko for å bli bundet til en leverandør (lock-in risiko) med optimal varighet for gevinstrealisering. Leverandøren vil påta seg å gjennomføre en stor modernisering av IKT-infrastrukturen for å levere kostnadseffektive tjenester med riktig kvalitet. Kontrakten må være tilstrekkelig lang til at Helse Sør-Øst får realisert gevinstene av moderniseringen gjennom lavere driftspris til helseforetakene. Det estimeres foreløpig at riktig kontraktsvarighet er i størrelsesorden 7 år. Kontrakten vil i tillegg følge industristandarder for tjenestebeskrivelser og krav, samt inkludere klare avslutningsbetingelser, for å minimere avhengighet til leverandør. Det legges opp til en kontrakt som etter innledende kontraktsperiode kan forlenges 1 år av gangen utover den avtalte perioden for å ivareta gevinstrealisering utover opprinnelig kontraktstid. Side 5 av 7
Lovgivningen stiller strenge krav til håndtering av personlige data, og en eventuell kontrakt med en leverandør vil derfor sikre en forpliktelse til å implementere nødvendige og lovpålagte sikkerhetstiltak. Kontrakten vil også sikre en sterk oppfølgings- og etterprøvelsesrett gjennom tilgang til all sikkerhetsdokumentasjon, samt krav om jevnlige risikoanalyser og rapportering av alle sikkerhetsavvik. Prosess Saken har vært drøftet med helseforetakenes direktører og de tillitsvalgte gjennom behandling i fornyingsstyret i Digital fornying på en rekke møter fra 2013 og til i dag. Det har blant direktørene vært bred støtte til gjennomføring av vurderingen og tilhørende prosess. Saken er også jevnlig tema på samarbeidsmøte mellom Helse Sør-Øst RHF og de konserntillitsvalgte, og det er enighet om en bred og involverende prosess gjennom aktiv bruk av samarbeidsmøte som arena for involvering av tillitsvalgte i prosessen. Det har vært orientert om saken i driftsstyret og nå styret i Sykehuspartner HF gjennom 2014 og 2015. Sykehuspartners administrasjon har i tillegg hatt en rekke møter med ansatte og tillitsvalgte. Beslutningsunderlag I tråd med gjeldende IKT-strategi og handlingsplan fra 2012 (styresak 66-2012) gjennomføres planlagt modernisering av IKT-infrastrukturen, i regi av Digital fornying. Gjeldende planverk for Digital fornying er reflektert i vedtatt økonomisk langtidsplan og innebærer en modernisering av IKT-infrastrukturen uten bruk av en ekstern partner på prosjekt- og driftstjenester. Basert på spesifikasjon, leverandørtilbud og eventuelle avtaleutkast vil det utarbeides et endelig beslutningsunderlag for en langsiktig leverandøravtale innen IKT-infrastruktur. Beslutningsunderlaget vil være en vurdering av tilbudt løsning, inkludert økonomi, kvalitet og risiko, sett opp mot en videre realisering av infrastrukturmoderniseringen i egen regi. Beslutningsunderlaget vil bestå av: Økonomiske konsekvenser både knyttet til investering og tjenestepriser Konsekvenser for tjenestekvalitet levert til sykehusene Evne til gjennomføring av nødvendig modernisering Konsekvenser for Sykehuspartners organisasjon Kost-nytte vurderinger Risikovurderinger Side 6 av 7
3. Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør vurderer at modernisering, standardisering og harmonisering av den grunnleggende IKT-infrastrukturen i Helse Sør-Øst er en nødvendig forutsetning både for å lykkes med å etablere Sykehuspartner som en sterk og effektiv tjenesteleverandør som understøtter helseforetakenes behov, samt for å gjennomføre Digital fornying som forutsatt. Som redegjort for i sak 006/2015 gjennomføres tiltaket for å styrke Sykehuspartner som en felles tjenesteleverandør, særlig med vekt på å understøtte effektiv og sikker pasientbehandling i helseforetakene. Administrerende direktør vurderer at det har vært riktig å forlenge prosjektperioden for å kunne gjennomføre prosjektet med tilstrekkelig kvalitet og sikkerhet for et godt beslutningsunderlag. Administrerende direktør mener at prosjektet er godt drevet i samspill mellom Sykehuspartner HF og Helse Sør-Øst RHF. Administrerende direktør vil holde styret orientert om utviklingen i saken. Det planlegges videre behandling i styremøte i februar, april og juni 2016. Trykte vedlegg: Presentasjon som vil bli gitt i møtet Utrykte vedlegg: Ingen Side 7 av 7