16. September 2014 Velkommen til allmøte i EA V3.0
Agenda EAs funksjon for UiO - Hvorfor er vi til? Brukerundersøkelsen 2014 Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
Universitetet i Oslo Et grensesprengende universitet Læringsuniversitetet Et samfunnsengasjert universitet Et handlekraftig universitet Det gode universitetet Ansatte og studenter skal ha rammevilkår som gjør at de kan yte sitt beste.
EAs funksjon for UiO - Hvorfor er vi til? Å levere gode eiendomstjenester innebærer å avdekke behov hos brukerne og deretter utvikle og levere tjenester som dekker disse behovene.
Agenda EAs funksjon for UiO EAs funksjon for UiO - Hvorfor er vi til? Brukerundersøkelsen 2014 Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
Brukerundersøkelsen Vi ble målt på brukerorientering, kvalitet og involvering. Resultater for hele EA: Brukerorientering: 3,21 Kvalitet: 3,37 Involvering: 2,55 6 5 4 3 2 1 0 På en skala fra 1 til 6 der 6 er best
Eiendomsdrift 6 5 4 3 3,17 3,32 2,56 2 1 0
Eiendomsdrift Hva er bra? Tjenester av stort sett bra kvalitet Godt samarbeid med lokal driftstekniker Hjelpsomme og løsningsorienterte lokale driftsteknikere Hva kan bli bedre? Bedre kommunikasjon, raskere svar på henvendelser og tilbakemeldinger vedrørende fremdrift Forsinkelser i fremdrift på vedlikehold, forpliktende fremdriftsplaner Småting tar for lang tid
Renhold 6 5 4 3 2 1 0 3,23 3,58 2,30
Renhold Hva er bra? Gode møter, godt og konstruktivt samarbeid God kvalitet og gjennomføring Spesielle behov blir møtt Hva kan bli bedre? Kvalitetssikring av renhold, varierende kvalitet Bedre tid for renholderne
Prosjekter gjennomført av EA 6 5 4 3 3,24 3,21 2,80 2 1 0
Prosjekter gjennomført av EA Hva er bra? Kvalitet på arbeidet som blir gjennomført Ting har blitt bedre Hva kan bli bedre? Bedre prosjektledelse/prosjektstyring. Mangel på forpliktende gjennomføringsplaner Sterkere involvering av enhetene (bestiller) ved gjennomføring av prosjektene Responstid og uklare ansvarsforhold
Agenda EAs funksjon for UiO Hvorfor er vi til? Brukerundersøkelsen 2014 Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
EAs mål for ny organisasjon Utvikle en organisasjon med tydeligere roller og ansvarsforhold innad i avdelingen mot universitetsledelsen mot brukerne Styrke informasjon, kommunikasjon og samhandling mellom EA og brukerne Bruke ressursene våre mer effektivt
EAs mål for bedre samhandling God kommunikasjon og service Kvalitet i oppgaveløsning Ensartet utøvelse av tjenestene og fleksibel ressursutnyttelse Økt effektivitet og beslutningsstyrke Felles mål og ny organisasjonskultur
For å levere tjenester med rett kvalitet, må EA Sette mål Skaffe ressurser penger og arbeidskraft Planlegge Styre innsatsen Kontrollere at målene er nådd
Mål for EA høsten 2014 Servicetorget Eiendom Prosjektportefølje Nærhetsmodellen Masterplan FDVU Vedlikeholdsplaner Sikkerhet og beredskap Kontrakt for nybygg JUS
FDVUS-systemet F D V U S Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Service
Hvordan bør vi jobbe i drift? God planlegging Oppsøkende og i forkant Effektive og nyttige arbeids- og kommunikasjonsformer Opptre koordinert Ryddig linjestruktur klar ansvars- og myndighetsfordeling Ta brukerne på alvor, men også ansvarliggjøre dem Ta ansvar for avtalte aktiviteter som ikke er fakultetenes kjerneområde Bedre rapportering og dokumentasjon
God drift Kostnadskontroll Oppfølgingsansvar mot leverandør Beskrive jobben Framdriftsplaner Fem prosjektnumre: 953000 DRIFTSAVTALER 953005 AD HOC /IKKE-PLANLAGTE OPPGAVER 953010 PLANLAGTE DRIFTSTILTAK 953020 HAVARI 952000 DRIFTSMATERIELL Formell overlevering fra leverandør til Drifts- og vedlikeholdsavdelingen Leverandør kan sende faktura ved dokumentert overlevering til drift
Nærhetsmodellen Involvere og forankre med brukerne Standardisere og spesialisere Stordriftsfordeler
Servicetorget Eiendom Arrangementsplanlegging Utarbeide regelverk og avtaler Bestillinger Fakturabehandling Rombooking Rådgivning på rammeavtaler Formidle kontakt til EAenheter Parkeringsoblater postmottak@eiendom.uio.no Tlf.: 22 85 63 68
Eiendomstjenester på nett
Videreutvikling av Servicetorget Køsystem Samarbeid med Fagstøtte Samarbeide med drift om bedre rutiner for bestilling, varemottak og fakturering
Agenda EAs funksjon for UiO Brukerundersøkelsen Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
UiO Masterplan 2014 Er visjonær og langsiktig Har fokus på universitets- og campusutvikling Ser på UiO i det store bybildet Stiller spørsmål til finansieringsmodell Har tett tilknytning til Strategi 2020 Involverer parallellprosesser Er en retningsgiver for videre universitetsutvikling
Nye prosjekter Nytt bygg for JUS i sentrum Nytt bygg for Livsvitenskap Vikingtidsmuseum
Agenda EAs funksjon for UiO Hvorfor er vi til? Brukerundersøkelsen 2014 Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
ARK Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelser ved UiO Utviklet av og for universitets- og høgskolesektoren Gjennomføres i alle enheter ved UiO Kartlegger de psykososiale og organisatoriske arbeidsforholdene i avdelingen, ikke fysisk arbeidsmiljø 3.11 2014: Alle ansatte mottar spørreskjema på e- post 21.11 2014: svarfrist Jan/feb 2015: identifisere forbedringsområder Sette i gang tiltak
Agenda EAs funksjon for UiO Hvorfor er vi til? Brukerundersøkelsen 2014 Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
NB! Nytt kontaktpunkt for IT-støtte: drift@admin.uio.no
Agenda EAs funksjon for UiO Hvorfor er vi til? Brukerundersøkelsen 2014 Mål for ny organisasjon og bedre samarbeid Målkort FDVUS-systemet God drift Nærhetsmodellen Servicetorget Eiendom Nye prosjekter ARK IT-støtte Visjon og verdier
Visjonen vår Eiendomsavdelingen skaper rom for et fremragende universitet hver dag
Vi søker kunnskap Vi respekterer hverandre Verdiene våre Vi yter service og kvalitet Vi holder løfter Vi er engasjert
Diskusjon om visjon og verdier Infomøte med seksjonsledere, områdeledere, husøkonomer og gruppeledere Leder inviterer til diskusjon Alle gruppene og seksjonene diskuterer hva verdiene betyr for oss i det daglige arbeidet Innspillene presenteres samlet på EAs internside Uke 40-41 Uke 42 Uke 43-46 Uke 48
Eiendomsavdelingen skaper rom for et fremragende universitet hver dag