BÆRUM KOMMUNE EIENDOM UTBYGGING KONKURRANSE MED FORHANDLINGER TOTALENTREPRISE PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG 501563 SOLVIK BBS Søknadsfrist: Kl. 10.00 mandag den 19. mars 2012 Total kvalitetsledelse Bærum kommune Eiendom TKL Eiendom
SIDE NR.: 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt... 3 1.1 Innbydelse...3 1.2 Om oppdragsgiver... 3 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten... 3 1.4 Prosedyreform og kunngjøring... 4 1.5 Utforming av kontrakten... 4 2 Prekvalifiseringsgrunnlaget... 4 2.1 Prekvalifiseringsgrunnlaget... 4 2.2 Spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget... 4 3 Søknad om deltagelse... 5 3.1 Søknadens struktur... 5 3.2 Språk, format, kopier... 5 3.3 Dokumentasjon... 5 3.4 Offentlighetsloven... 6 3.5 Adresse for levering av søknad... 6 3.6 Søknadsfrist- frist for levering av søknad... 6 3.7 Søknadskonvolutt eller -pakke... 7 3.8 Annet... 7 4 Kvalifikasjoner... 7 5 Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen... 9 6 Tildelingskriterier fase 2...9 7 Orientering om konkurransefasen... 10 8 Underskrift... 10 9... 10
1 Innledning - generelt SIDE NR.: 3 av 11 1.1 Innbydelse Bærum kommune innbyr med dette til prekvalifisering til konkurranse om kontrakt K200 totalentreprise i prosjektet 501563. 1.2 Om oppdragsgiver Eiendom ivaretar de overordnede eiendomsfunksjonene for Bærum kommune. Det innbærer eieransvar for kommunalt eide bygninger og grunneiendommer. Eiendom har dessuten byggherreansvar for nybygg og større rehabiliteringsprosjekter. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Solvik Bo- og Behandlingssenter ligger i Solvikveien 21 på Høvik i Bærum kommune. Boog behandlingssenteret er i daglig drift, men store deler av bygningsmassen er lite hensiktsmessig i forhold til dagens krav til moderne drift. Det er gjennomført en detaljregulering av tomten, detaljreguleringen ivaretar de overordnete behov tjenestestedet har for utvidelse av bo- og behandlingssenteret. Reguleringsplan 219 2010004 med medfølgende dokumenter skal følges i sin helhet. Deler av bygningsmassen skal rives og noe skal rehabiliteres/oppgraderes. Solvik BBS skal ved ferdigstillelse inneholde minimum 100 beboerrom, tilhørende fellesarealer, kontorer, fellesfunksjoner med videre som til sammen skal utgjøre et moderne og fremtidsrettet bo- og behandlingssenter i tråd med Husbankens vilkår for finansiering(foreløpig søknad er sendt til Husbanken). Entrepriseformen vil være totalentreprise, hvor totalentreprenøren har det fulle ansvar for prosjekteringen og gjennomføringen av prosjektet. Bygget skal tilfredsstille klasse B, lavenergi. Byggetomten ligger i et boligområde, det vil av den grunn være viktig å vurdere riggområdet og mottakspunkt for leveranser. Hensynet til naboer er meget viktig, spesielt skåning av støy. Se for øvrig detaljreguleringen for mer informasjon om prosjektet. http://webhotel2.gisline.no/gislinewebplan_0219/gl_planarkiv.aspx?planid=2010004 og https://www.baerum.kommune.no/organisasjonen/administrasjon/dokumentsenteret/innsynog-postlister/planbyggesak1/ arkivsakid: 10/8171 Oppstart byggearbeider er avhengig av ferdigstillelsen av et annet byggeprosjekt, dette prosjektet har en forventet ferdigstillelse des/jan 12/13. Beboerne fra Solvik BBS skal i byggeperioden midlertidig flytte til disse boligene i Gml. Drammensvei 25. Forventet oppstart byggearbeider er p.t. vurdert til 1. kvartal 2013 og forventet byggetid ca. 18 mnd fra oppstart byggearbeider. I tiden mellom kontrahering og oppstart byggearbeider, forventes det en aktiv prosjekteringsperiode. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering eller godkjenning.
SIDE NR.: 4 av 11 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i henhold til forskriftens del III, EØS kunngjøring. Prosedyren består av en prekvalifiseringsfase og en konkurransefase. I prekvalifiseringsfasen skal oppdragsgiver velge hvem, blant de kvalifiserte søkerne, som skal inviteres til å inngi tilbud. Kriterier for utvelgelse og antall søkere som vil bli invitert, fremgår av prekvalifiseringsgrunnlagets pkt. 5. I konkurransefasen vil de inviterte søkerne få inngi tilbud og konkurrere om tildeling av kontrakt basert på det konkurransegrunnlaget oppdragsgiver oversender dem. Forhandlinger vil bli gjennomført iht FOA 20-11. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 3431 med Bærum kommune Eiendoms endringsbestemmelser. Oppdragsbeskrivelse med underliggende kontraktsbestemmelser er en del av tilbudsgrunnlaget som vil bli sendt ut til de prekvalifiserte søkerne. Herunder vil det bli stilt krav til at, Sikkerhetsstillelse jf NS 3431 pkt 18 skal stilles av norsk garantist. 2 Prekvalifiseringsgrunnlaget 2.1 Prekvalifiseringsgrunnlaget Prekvalifiseringsgrunnlaget består av: Dette dokumentet (Prekvalifiseringsgrunnlaget) Eventuelle justeringer av prekvalifiseringsgrunnlaget jmf. pkt. 2.2 Detaljreguleringsplan. Prekvalifiseringsgrunnlaget utleveres vederlagsfritt gjennom utlysningsportalen Doffin. 2.2 Spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget Dersom søker finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som søkeren ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om prekvalifiseringsgrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes rettes til: Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika ved Byggherreombud Georg Stamnes Epost: gs@pabas.no
SIDE NR.: 5 av 11 Forespørsel skal fremsettes i god tid før søknadsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før søknadsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om søknadsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3 Søknad om deltagelse 3.1 Søknadens struktur Søker skal ved utarbeidelsen av sin søknad organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Søknad Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav ihht. punkt 4 3.2 Språk, format, kopier Søknad om deltagelse og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Søknad skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar av søknad i papir 2. En kopi av hele søknaden hvor eventuelle taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. 3. En usladdet elektronisk versjon av hele søknaden innlevert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. Søknad skal hulles og settes i ringperm/hefte. Søknadsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene skal settes inn som vedlegg til søknadsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. 3.3 Dokumentasjon Som vedlegg til søknaden skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.2. Søkere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke
SIDE NR.: 6 av 11 foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og søker vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd. 3.4 Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 01.01.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende søknad være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). 3.5 Adresse for levering av søknad Søknad skal sendes pr. post eller leveres på til oppdragsgivers besøksadresse. Adresse for levering av søknad med bud(besøksadresse) Bærum kommune Eiendom Kommunegården 4.etasje, Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Adresse for levering av søknad pr. post (Postadresse) Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika Att: Christian Falkenaas 3.6 Søknadsfrist- frist for levering av søknad Søknad skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 10.00 mandag den 19. mars 2012
3.7 Søknadskonvolutt eller -pakke SIDE NR.: 7 av 11 Søknad skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før formell åpning av søknader foretas. Søknad skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av søknad) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Søknad prekvalifisering prosjekt 501563 Solvik BBS 3.8 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere søknad må bæres av søker. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Søknad om deltagelse skal bestå av den dokumentasjon som fremgår av pkt.3 og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registeringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) 1.2
skatter og avgifter Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. SIDE NR.: 8 av 11 Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). 1.3 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. (www.lovdata.no) 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3. 1.5 Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten, Foretakets relevante leveranser de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. 1.6
herunder styring/koordinering av prosjektering og ha utført oppdrag av samme art, kompleksitet/vanskeligh etsgrad og omfang/størrelse. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3. og vedlagte mal. SIDE NR.: 9 av 11 5 Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen Blant de kvalifiserte tilbyderne vil det bli valgt ut 5-7 deltagere som inviteres til å inngi tilbud i konkurransefasen. Utvelgelse vil skje på bakgrunn av best of prinsippet. Dette innebærer at oppdragsgiver ser nærmere på søkernes dokumenterte kvalifikasjoner knyttet til: - Tekniske og faglige kvalifikasjoner og - Økonomisk og finansiell stilling Oppdragsgiver vil legge særlig vekt på søkers erfaring med oppføring av tilsvarende bygg. De best rangerte søkerne, jf. ovennevnte kriterier, vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransefasen. 6 Tildelingskriterier fase 2 Tildelingskriterier og dokumentasjonskrav vil bli utdypet i neste fase. Men vil følgende kriterier vil bli vurdert. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende: Pris 70% Evaluering av utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og evt. opsjoner. Kvalitet 30% o Grad av oppfyllelse av byggeprogrammet og kvalitet utover minimumskrav. 20 % herunder 1. I byggeprogrammet vil følgende krav gjelde: Byggverk skal prosjekteres og utføres slik at lavt energibehov og miljøriktig energiforsyning fremmes. Nybygget sammen med eksisterende bygningsmasse skal samlet sett bli et laveneribygg iht. til de gjeldende energikrav for denne type bygg. Netto levert energibehov inn, skal være maks 165 kwh/m2 per år.
SIDE NR.: 10 av 11 Tilbyderne skal konkurrere om lavest mulig netto levert energibehov inn i bygget, dvs under kontraktskrav. Tilbyder skal gjennom en redegjørelse forklare hvilke virkemidler som vil bli benyttet for å oppnå bedre verdier enn kontraktskravet. Redegjørelsen skal kunne etterprøves. 2. Prosjektoptimalisering, dette kan blant annet være flere beboerrom utover de 100 eller reduksjon av arealer uten å gå på bekostning av funksjonsprogrammet. En slik optimalisering vil premieres med bedre score under kvalitetskriteriet. o Kvalifikasjoner tilbudt personell 10% Tilbudt personell herunder prosjektleder, prosjekteringsleder og anleggsleder, sin dokumenterte kompetanse og erfaring fra gjennomføring av relevante oppdrag. 7 Orientering om konkurransefasen Antatt fremdrift konkurransefasen - ferdigstillelse av prekvalifiseringsfasen/utvelgelse av inviterte leverandører: ultimo mars 2012 -når kan inviterte leverandører forvente å motta tilbudsgrunnlaget: ultimo mars 2012 8 Underskrift Sandvika, den 15. februar 2012 Bærum kommune Eiendom Christian Falkenaas Prosjektansvarlig 9 1. Forpliktelseserklæring
SIDE NR.: 11 av 11 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for Bærum kommune Eiendom. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner