Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 06.12.2016 Tidspunkt: 14:00 16.40 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Fredrik Litleskare Leiar H Peggy Husevik Bærøy Nestleiar V Stig Tommy Bertil Ling Medlem FRP Anna Herborg Førland Medlem AP Tarjei Haga Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Kari Gåsemyr Hogne Haktorson Stilling Partner i Deloitte AS Forvaltningsrevisor i Deloitte AS Kontrollsjef i Hord. fylkeskom., sekr. for kontr.utv. Fredrik Litleskare utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 61/16 PS 62/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 63/16 Medlemar og rutinar i kontrollutvalet 2015/175 PS 64/16 Korleis melda avbod til møte i kontrollutvalet 2015/175 PS 65/16 Teieplikta for kontrollutvalet 2015/175 PS 66/16 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune 2015/177 PS 67/16 Eigedomen Evjestrand - evnt. ny gjennomgang 2016/80 PS 68/16 Referatsaker RS 20/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - kommunestyrevedtak 2015/181 RS 21/16 Plan for selskapskontroll 2016-2020 - kommunestyrevedtak 2015/180 RS 22/16 Sekretariatstenester for kontrollutvalet - kommunestyrevedtak 2015/36 PS 69/16 Eventuelt PS 70/16 Revisjonsordning for Stord kommune 2016/103 PS 61/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Peggy Husevik Bærøy mottok sein innkalling, då ho hadde fått ny epost-adresse, og sendar ikkje hadde fått automatisk varsel om at e-post ikkje var motteken. Ho er no registrert med rett adresse. Sekretariatet orienterte om kva som var tenkt å ta opp under eventuelt. Innkalling og saksliste vart godkjent. 2
PS 62/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Fleire nye utvalsmedlemmar hadde ikkje føresetnad for å vita kva som hende på førre møte, men dei støtta seg på at to av dei frammøte deltok på sist møte, samt at førre utvalsleiar hadde hatt protokollen til gjennomlesing før den vart sendt ut. Protokoll frå møte 06.10.16. vart godkjent. PS 63/16 Medlemar og rutinar i kontrollutvalet 1. Abonnement på Kommunerevisoren for fast medlemmar i kontrollutvalet held fram. 2....kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen, 1. 2. februar 2017 3. Møtedato for første møte i 2017 vert sett til...kl.... 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. Sekretariatet informerte generelt sett om arbeidet i kontrollutvalet, herunder dei 11 punkta som var med i saksframlegget. Følgjande vart merka særskilt: Det må sytast for at noverande kontrollutvalsmedlemar mottar fagbladet «Kommunerevisoren». Nyvalde kontrollutvalsmedlemar Stig Tommy Bertil Ling og Tarjei Haga manglar kommunal ipad, og må motta det frå kommunen for arbeidet i utvalet Nyvald kontrollutvalsleiar Fredrik Litleskare kan delta på NKRF sin fagkonferanse på Gardermoen 1. 2. februar 2017. Sekretariatet melder han på, medan han sjølv tingar reise, evnt. i samarbeid med kommunen. Semje om at det er leiar i utvalet som kan uttala seg til media på vegne av utvalet. Neste kontrollutvalsmøte vert 21. februar 2017 kl. 14.00. Ønskjeleg at resterande kurskvote, ift. gjeldande avtale med Deloitte, vert nytta til internopplæring av det nye kontrollutvalet i vårhalvåret 2017. Ønskjeleg at utvalet saman med sekretariat, revisor, ordførar og rådmann har ei drøftingssak om rollar i det nye året. Det må sjekkast om nyvalde kontrollutvalsmedlemmar framleis har verv som medlem eller vara i utval med avgjersmynde, då det er uforenleg med å vera medlem eller vara i kontrollutvalet. I så fall må andre overta dei verva. 3
1. Abonnement på Kommunerevisoren for fast medlemmar i kontrollutvalet held fram. 2. Fredrik Litleskare kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen, 1. 2. februar 2017 3. Møtedato for første møte i 2017 vert sett til 21.02.17 kl. 14.00 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Nyvalde kontrollutvalsmedlemar Stig Tommy Bertil Ling og Tarjei Haga må motta ipad frå kommunen for arbeidet i utvalet 6. Resterande kurskvote ift. gjeldande avtale med Deloitte, vert nytta til internopplæring av det nye kontrollutvalet. 7. Kontrollutvalet vil neste år invitera til ein samtale mellom utvalet, ordførar, rådmann, sekretariat og revisjon om rollar. 8. Det vert bede om at politisk sekretariat sjekkar om nyvalde kontrollutvalsmedlemmar framleis har verv som medlem eller vara i utval med avgjersmynde, då det er uforenleg med å vera medlem eller vara i kontrollutvalet. I så fall må andre overta dei verva. 9. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. PS 64/16 Korleis melda avbod til møte i kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. Utvalsleiar presiserte at det er viktig å møta på kontrollutvalsmøta, og at det skal oppgjevast grunn for å melda avbod. Dessutan må evnt. avbod varslast så tidleg som råd, slik at det er tid til å få inn varamedlem. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. PS 65/16 Teieplikta for kontrollutvalet Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. Innhaldet i teieplikta vart drøfta, herunder kva som kan refererast til frå kontrollutvalsmøta. 4
vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. PS 66/16 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komité for oppvekst og utdanning Komité for næring, miljø og kultur Komité for rehabilitering, helse og omsorg Kontrollutvalsmedlem: Særskilt ansvar vart fordelt. Vidare er det føremålstenleg å varsla politisk sekretariat om fordelinga, slik at medlemar med særskilt ansvar for gjennomgang av protokollar frå eit fast utval, kan motta desse direkte. 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komité for oppvekst og utdanning Komité for næring, miljø og kultur Komité for rehabilitering, helse og omsorg Kontrollutvalsmedlem: Fredrik Litleskare Anna Herborg Førland Peggy Husevik Bærøy Anna Herborg Førland Tarjei Haga Tommy Ling 5
PS 67/16 Eigedomen Evjestrand - evnt. ny gjennomgang Kontrollutvalet vil ikkje prioritera å ta ein ny gjennomgang av Evjestrand-saka no. Etter sams drøfting, vart siste ordet i forslag til vedtak sløyfa. Kontrollutvalet vil ikkje prioritera å ta ein ny gjennomgang av Evjestrand-saka. PS 68/16 Referatsaker Kontrollutvalet tar referatsakene til orientering. RS 20/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 - kommunestyrevedtak RS 21/16 Plan for selskapskontroll 2016-2020 - kommunestyrevedtak RS 22/16 Sekretariatstenester for kontrollutvalet - kommunestyrevedtak PS 69/16 Eventuelt Partner Else Holst-Larsen orienterte om førebels resultat av interimsrevisjon gjennomført hausten 2016. Rapport vert lagt fram på neste kontrollutvalsmøte. 6
Sekretariatet har no motteke utvalet sitt budsjett for 2017, samt rekneskapsstatus for utvalet, og delte det ut i møtet. Revisor orienterte om at det hadde gått med 29 timar meire til «Evjestrand-saka» enn det som var løyvt midlar til, og spurde om det let seg gjera å få kostnadsdekking for det. Utvalet hadde forståing for dette, og løyvde midlane. Sekretariatet orienterte om at kostnader med sekretariatstenester er høgre enn løyving som følgje av at tal på møte har auka frå 5 i 2014 og 2015 til 7 i 2016. Dessutan meirarbeid som følgje av mellom anna «Evjestrand-saka» og kommunestyret si bestilling av utgreiing om revisjonsordning. Samstundes vil ein halda seg greit innafor kontrollutvalet si samla budsjettramme for 2016. Kontrollutvalet gjev Deloitte ei auka kostnadsramme i høve «Evjestrand-saka». Løyving om 80 timar vert auka med 29 timar til 109 timar. Kontrollutvalet aksepterar auka kostnader for sekretariatet som meddelt, som følgje av auka møtefrekvens, samt nokre omfattande saker i 2016. PS 70/16 Revisjonsordning for Stord kommune Forslag til innstilling 1. Stord kommune opprettheld noverande revisjonsordning, og gjennomfører pågåande konkurranse om revisjonstenester som planlagt for avtaleperioden 01.07.17. 30.06.21. 2. Kontrollutvalet vert beden om å fremjar ny sak for kommunestyret, innan 1. april 2020, med vurdering av framtidig revisjonsordning. vart samrøystes vedteke Innstilling: 1. Stord kommune opprettheld noverande revisjonsordning, og gjennomfører pågåande konkurranse om revisjonstenester som planlagt for avtaleperioden 01.07.17. 30.06.21. 2. Kontrollutvalet vert beden om å fremja ny sak for kommunestyret, innan 1. april 2020, med vurdering av framtidig revisjonsordning. 7