Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom første høgda, Kvinnherad Vekstbedrift AS i Uskedalen Dato: 07.12.2016 Tidspunkt: 10:00 13:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Svein Åge Vangdal Medlem SP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Kontrollutvalet fekk orientering om Kvinnherad Vekstbedrift AS ved dagleg leiar Tor Vidar Sæle i pausen. Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Odd Ivar Øvregård Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor Deloitte heile møtet Rådmann i PS 57/16 og PS 58/16 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet unnateke PS 65/16 Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 55/16 PS 56/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 57/16 PS 58/16 PS 59/16 PS 60/16 Oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune Informasjon om arbeid med heimesida til kommunen og om offentleggjering av innkallingar og protokollar Evaluering av husleigesatsar for kommunale bustader til vanskelegstilte på bustadmarknaden Orienteringsak om kva som ligg innanfor revisor sitt mandat når det gjeld å kontrollera pasientrekneskapar 2015/11 2014/398 2014/69 2016/32 PS 61/16 Deloitte presenterer rapport etter interimsrevisjon 2016 2016/32 PS 62/16 Referatsaker RS 27/16 Prosjekt kontorbygg Aksen 2014/69 PS 63/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 64/16 PS 65/16 Eventuelt Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet mellom Kvinnherad kommune og Hordaland fylkeskommune 2015/33 2
PS 55/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 56/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det var ikkje merknader til protokoll frå møte 11.11.16. Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet 11.11.16 vart samrøystes godkjent. PS 57/16 Oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte om arbeidet med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen. Han peika på, og beklaga, at fristen for å laga ein handlingsplan ikkje er overhalde. Det vart informert om at at det vert arbeida med å bygga opp kompetanse både innad i organisasjonen, og ved Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum. Ein er og kome langt med å få på plass rutinar for innkjøpsarbeid i dei ulike sektorane, opplæring, og å generelt styrka gjennomføring av innkjøp. Rapport om dette vil bli lagt fram utpå våren for kommunestyre og kontrollutvalet. Kontrollutvalet konkluderte med at dei seier seg nøgd med informasjon om oppfølgingsarbeidet så lang. Det vart fatta samrøystes vedtak. Kontrollutvalet seier seg nøgd med informasjon om oppfølgingsarbeidet så lang. Utvalet ber om ny orientering når rapport med handlingsplan, som syner iverksetting av tiltak etter forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen, vert lagt fram. PS 58/16 Informasjon om arbeid med heimesida til kommunen og om offentleggjering av innkallingar og protokollar Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak Rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte i saka. Når det gjeld ny versjon av heimesida til kommunen, så vert det planlagt å kunna legga den fram i mars / april 2017. Men inntil dette er klart bør alle politiske utval kunna presentere sine møter på noverande heimeside. 3
Når det gjeld innkallingar, sakliste / saker og protokollar frå Investeringsutvalet, så vil rådmann senda skriftleg henvending til utvalet, der han ber om at rutiner for kunngjering av møter, sakshandsaming og protokollar vert følgd. Rådmann informerte vidare om arbeid med ny strategi for handtering av digital dokumentstraum. Dette gjeld både info-tenester til brukarar og publikum, samt handsaminga av henvendingar til kommunen. Det vert sett på strategi for dokument-handsaming, sakshandsaming og innsyn i saker. Kontrollutvalet takka for god og nyttig informasjon og vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet seier seg nøgd med rådmann sin informasjon i saka og tek den til orientering. PS 59/16 Evaluering av husleigesatsar for kommunale bustader til vanskelegstilte på bustadmarknaden Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Utvalsleiar innleia om bakgrunn for saka. Kontrollutvalet drøfta ut frå dei to spørsmålstillingane som er reist. Konklusjon etter drøfting vart at utvalet ønskjer at det vert gjort ein gjennomgang av følgjande spørsmålstillngar: 1. Er regulering av husleigesatsar som er vedteke i PS 2016/68 i kommunestyret, i tråd med regleverket i Husleigelova? 2. Er regelverk for habilitet følgt ved handsaming av saka i kommunestyret 24.11.16? Kontrollutvalet vil såleis be revisor om å ta ein gjennomgang av dette og koma tilbake til kontrollutvalet med vurderingar etter gjennomgangen i form av eit notat. Utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna ramme for arbeidet når det gjeld tids- og ressursbruk. Det vart fatta slikt samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomgår dei to spøsmålstillingane som er reist i denne saka, og at det vert lagt fram eit notat som gjev ei vudrering etter gjennomgangen. 2. Det skal utarbeidast ein kort plan for arbeidet som viser korleis ein vil gjennomgå spørsmålstillingane, ressursomfang og tidsbruk. 3. Utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna dette. PS 60/16 Orienteringsak om kva som ligg innanfor revisor sitt mandat når det gjeld å kontrollera pasientrekneskapar Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Møtet blei lukka med heimel i Koml. 31.4. Else Holst-Larsen orienterte i saka og kommenterte ei konkret henvending som er kome til kontrollutvalet. Revisor opplyste om at det ikkje er rutiner for å føra pasientrekneskapar i Kvinnherad kommune. Men kontrollutvalet drøfta og konkluderte med at i den aktuelle saka, og i liknande saker, burde kommunen syta for å ha rutiner som ivaretek personar som har oppnemnt verge, sine midlar, på ein meir sikker måte. Kontrollutvalet vedtok samrøystes at det skulle sendast ei henvending til kommunen om å utarbeida slike rutiner. 4
Kontrollutvalet vil be om at det vert innført retningslinjer /rutinar for å føre tilstrekkeleg rekneskap for umyndiggjorte brukarar sine midlar. Kontrollutvalet vil be om ei tilbakemelding om at arbeid med å få dette på plass er gjennomført. Slik tilbakemelding skal gjevast innan eit halvt år. PS 61/16 Deloitte presenterer rapport etter interimsrevisjon 2016 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte til orientering. Rapport frå iinterimsrevisjon vart lagt fram i møtet og gjennomgått av ansvarleg revisor Else Holst- Larsen. Kontrollutvalet fekk koma med kommentarar og spørsmål. vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte til orientering. PS 62/16 Referatsaker RS 62/16 Prosjekt kontorbygg Aksen - Saka vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet konkluderte med at det ikkje er utvalet si oppgåve å vurdera saksutgreiinga / evt. manglande saksutgreiing i denne aktuelle saka. Saka vart såleis teke til orientering. Desse referatsakene vart og lagt fram: - Melding om vedtak i kommunestyret 24.11.16 om desse sakene: o Oppseiing av avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet mellom Kvinnherad kommune og Hordaland fylkeskommune o Val av nytt varamedlem i kontrollutvalet o Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 o Plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 Alle referatsakene vart samrøystes teke til orientering. Referatsakene vart teke til orientering. PS 63/16 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet har merka seg at i protokoll frå formannskapet sitt møte 01.12.16 er det stilt nokre spørsmål. Vidare står det i protokollen at «Rådmann svara / gjorde greie for spørsmåla». Det vart kommentert at det ikkje gjev mykje meining når ikkje rådmann sitt svar er kort referert, dette burde koma fram i protokollen. Ellers vart ingen fleire saker trekt fram. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5
PS 64/16 Eventuelt Desse sakene vart teke opp under eventuelt: 1. Møtedato for første møte i kontrollutvalet i 2017. 2. Invitasjon til NKRF sin kontrollutvalskonferanse 1.-2.02.2017 vart delt ut. Møtedato for første møte i kontrollutvalet i 2017 vert sett til 27.02.17. PS 65/16 Avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet mellom Kvinnherad kommune og Hordaland fylkeskommune Forslag til innstilling Det føreligg ikkje forslag til innstilling Sekretær Kari Nygard forlet møtet og var ikkje tilstades under handsaminga. Saka vart gjennomgått og drøfta. Utvalsleiar la fram forslag til innstilling til kommunestyret. Innstillinga vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Kommunestyret nyttar seg av opsjon i konkurranse om sekretariatstenester for kontrollutvalet og knyttar seg til den nye avtalen frå 01.01.2017. Dette med den førestnad at kommunen vert løyst frå eksisterande avtale frå førstkomande årsskifte. 2. Kvinnherad kommune inngår kontrakt med Hordaland fylkeskommune for perioden 01.01.2017 til 30.07.2020, med opsjon på ytterlegare 2 år. 6