Møteprotokoll Birkenes kontrollutvalg Dato: 15.02.2016 kl. 14:00 Sted: Helsestasjonen, møterom Himmelsyna Arkivsak: 15/10175 Til stede: Wiggo Svendsen (H), Knut Gunnar Solli (AP), Olav Heimdal (SP) og Inger E.B. Slågedal (SV) Iren Sommerseth (SV) møtt kl. 14:10 (sak 1/16-8/16) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Ordfører Anders Christiansen (sak 3/16) Rådmann Gro Anita Trøane (sak 1/16-2/16) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 16/03412-1 Godkjenning av møteinnkalling 15.02.16 3 Møteprotokoll 1/16 15/10175-7 Godkjenning av protokoll fra møte 25.11.15 4 Saker til behandling 1/16 16/03426-1 Orientering - Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- 5 1
og oppmålingstjenester 2/16 15/15539-10 Skriftlig tilbakemelding vedr. ansettelsesstopp 6 3/16 16/03418-1 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget 7 4/16 16/03435-1 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune 8 5/16 16/03000-2 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Birkenes kommune 9 6/16 16/03432-3 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Birkenes kommune 10 7/16 16/03440-1 Orientering fra revisjonen i møte 15.02.16 11 8/16 16/03442-1 Eventuelt i møte 15.02.16 12 Birkenes, 15.02.2016 Wiggo Svendsen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling 15.02.16 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Møteinnkalling 15.02.16 godkjennes. Møteinnkalling 15.02.16 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 25.11.15 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Protokoll fra møte 25.11.16 godkjennes. Protokoll fra møte 25.11.16 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/16 Orientering - Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kartog oppmålingstjenester Handsama av Møtedato Saknr 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Saken legges frem uten innstilling. Møtehandsaming Rådmann Gro Anita Trøane redegjorde for kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålings tjenester. Utvalgets medlemmer stilte spørsmål til saken. Rådmann kunne ikke svare på alle spørsmålene og ble derfor bedt om å møte i neste møte. Sekretariatet fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber rådmann fremlegge gebyrregulativet i neste møtet, samt svare på hvorfor gebyrene knyttet til kart og oppmåling er priset høyt i forhold til andre kommuner. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber rådmann fremlegge gebyrregulativet i neste møtet, samt svare på hvorfor gebyrene knyttet til kart og oppmåling er priset høyt i forhold til andre kommuner. 5
2/16 Skriftlig tilbakemelding vedr. ansettelsesstopp 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 2/16 Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget fikk forelagt en skriftlig oversikt over aksepterte arbeidsavtaler som er journalført i 2016. I tillegg fremkommer det av oversikten vedtak som er gjort i omplasseringsutvalget i 2016, der det er gitt fritak fra ansettelsesstoppen. Rådmann Gro Anita Trøane svarte på spørsmål til saken fra utvalgets medlemmer. Sekretariatet fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige tilbakemelding til orientering. Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige tilbakemelding til orientering. 6
3/16 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 3/16 Ordfører Anders Christiansen var invitert til kontrollutvalgets møte for å drøfte samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Rådmann deltok også i dialogen etter ønske fra utvalget. Både ordfører og kontrollutvalget var enige om å fortsette det gode samspellet som har vært frem til nå, og fortsatt jobbe for en god dialog i den kommende perioden. Resultatet av dialogen mellom ordfører og kontrollutvalget kan oppsummeres i følgende punkter: Ordfører møter i kontrollutvalget når utvalget eller ordfører selv ønsker det. Kontrollutvalget ved leder og sekretariatet inviteres til kommunestyret for å orientere om kontrollutvalgets arbeid. Ordfører tar initiativ. Kommunestyret tar eierskap til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalgets medlemmer fordeler oppfølging av saker i fra kommunestyret og øvrige hovedutvalg mellom seg. Egen sak i senere møte. Kommunestyret ble oppfordret til å bruke kontrollutvalget i større grad dersom de ønsker å få utredet/undersøkt en sak (innenfor kontrollutvalgets mandat). 7
4/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 4/16 Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune som den foreligger. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune som den foreligger til orientering. Sekretariatet gjennomgikk forslag til «Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune». Kontrollutvalgets medlemmer drøftet innholdet i årsmeldingen og vedtok å godkjenne den som den forelå. Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune som den foreligger. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune som den foreligger til orientering. 8
5/16 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Birkenes kommune 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 5/16 Ansvarlig regnskapsrevisor la frem engasjementsbrevet i møtet. På den måten har utvalgets medlemmer fått en orientering om forholdet mellom Birkenes kommune som oppdragsgiver og Aust-Agder revisjon IKS som oppdragstaker. 9
6/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Birkenes kommune 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 6/16 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. Til møtet forelå undertegnede uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. 10
7/16 Orientering fra revisjonen i møte 15.02.16 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 7/16 Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Kort orientering om Aust-Agder revisjon IKS og deres arbeidsmetode Ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte kort om Aust-Agder revisjon IKS og deres arbeidsmetode 2. Løpende revisjon Ansvarlig regnskapsrevisor orienterte om løpende revisjon. 3. Kommunens rutiner for registrering av arbeidstid Ansvarlig regnskapsrevisor orienterte om kommunens rutiner for registrering av arbeidstid. 11
8/16 Eventuelt i møte 15.02.16 1 Birkenes kontrollutvalg 15.02.2016 8/16 1. Innkommen post Ingen innkommen post. 2. Neste møte 18.04.16 kl. 14:00 3. Eventuelt a. Rådmannen var bedt om å redegjøre for hvorvidt kommunestyret tidligere har vedtatt at det skal opprettes en kommunal byggekomite. Rådmann var imidlertid ikke forberedt på å besvare dette. Rådmann vil derfor orientere om denne saken i neste møte. b. Spørsmål fra Inger Birkeland Slågedal vedr. bruk av konsulent fra ENO. Spørsmålet var om denne konsulenten var innleid og betalt av kommunen? Og hva hensikten med ta med denne konsulenten var? Spørsmålet ble forsøkt besvart i møtet av ordfører. 12