617 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 04.05.2009 N-131.4 09/9837 09/35416 Saksbehandler: Siri Opheim Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Eierstyring og eiendom 26.05.2009 020/09 Formannskapet 10.06.2009 096/09 Sektorutvalg barn og unge 18.06.2009 052/09 Sektorutvalg levekår 08.09.2009 053/09 Sektorutvalg bistand og omsorg 17.09.2009 041/09 Formannskapet 07.10.2009 160/09 Kommunestyret 25.11.2009 080/09 IKT SOM STRATEGISK VIRKEMIDDEL I BÆRUM KOMMUNE ebærum 2012 VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Bærum kommunes Strategi for anvendelse av IKT beskriver hvordan kommunen som virksomhet skal møte de utfordringene som kommer i form av nye ønsker og behov fra innbyggere, nye offentlige mål og føringer og tjenestenes behov for mer effektiv drift. Kommunenes sentralforbund (KS) sitt dokument ekommune 2012. er lagt til grunn for strukturen i saken. Status i Bærum kommune er kommentert i forhold til satsningene i ekommune 2012 og det er konkretisert mål og tiltak for Bærum kommune. Målet med saken er å: Sette Bærum kommunens satsing på IKT inn i et helhetlig perspektiv i forhold til så vel statlige føringer som KS sine satsingsområder. Gi oversikt over status i Bærum kommune i forhold til hvor vi er som ekommune sammenlignet med KS sine målsettinger. Presentere Bærum kommunes interne målsettinger og tiltak på et overordnet nivå. Bidra til kompetanseheving hos leseren jf. punktene over. IKT er et sentralt virkemiddel i strategisk styring, ikke et mål i seg selv. Med ressursknapphet og stadig økende antall brukere blir bruk av IKT-verktøy et av de viktigste virkemidlene.
618 I Bærum kommune skal bruk av IKT-verktøy bidra til: Økt tjenestekvalitet gjennom tilgang til korrekt og oppdatert informasjon som igjen gir bedre beslutningsgrunnlag. Frigjøring av ressurser ved at manuelle arbeidsoppgaver erstattes av digitale arbeidsprosesser som kan bidra til at vi kan ta hånd om flere brukere eller nye oppgaver med samme ressurser. Effektiv intern drift ved at det etableres digitale arbeidsprosesser som støtter opp om de daglige oppgavene. Det er viktig å finne en balansegang mellom ønsker og behov fra innbyggere og næringsliv og krav til effektivisering av tjenesteproduksjonen. Den økonomiske situasjonen gir føringer for prioritering av tiltak og gjennomføringstakt. Forslag til vedtak: Marit Langfeldt Ege Gunvor Erdal Vedlegg: IKT_strategisk_virkemiddel_v1.pdf 630109
619 BEHANDLINGEN I EIERSTYRING OG EIENDOM Waseem Shad (Ap) fremmet følgende forslag: Rådmannen bes spesifisere tydeligere hvilke vurderinger som skal legges til grunn for valg av programvare, uten å favorisere fri programvare. Dette må reflekteres i tiltakene (side 33), eventuelt legges inn i en egen del. Jan G. Breivik (Frp) fremmet følgende forslag: Kommunens IKT-strategi skal holde fast ved tidligere kommunestyrevedtak om bruk av standard programvare, og ellers kan den fremlagte strategi erstatte IKT-strategi for Catherine Janson (H) fremmet følgende forslag: Nytt 4. kulepkt. (side 11, ebærum) I Bærum kommune skal bruk av IKT-verktøy bidra til: Samhandling, deltagelse og påvirkning på tvers av tjenestesteder som gir bedre mulighet for kompetansedeling, høyere trivsel og lavere sykefravær som samlet skal gi et bedre tjenestetilbud. Shads forslag fikk 2 stemmer (Ap, Frp). Ved alternativ votering mellom rådmannens og Breiviks forslag, ble rådmannens forslag vedtatt med 6 mot 1 stemme (Frp). Jansons forslag ble enstemmig vedtatt. EOE-020/09-26.05.2009 Innstilling: Nytt 4. kulepkt. (side 11, ebærum) I Bærum kommune skal bruk av IKT-verktøy bidra til: Samhandling, deltagelse og påvirkning på tvers av tjenestesteder som gir bedre mulighet for kompetansedeling, høyere trivsel og lavere sykefravær som samlet skal gi et bedre tjenestetilbud. BEHANDLINGEN I FORMANNSKAPET Omdelt: Utskrift av protokoll fra møtet i Eierstyring og eiendom 09.06.2009. Rettelse i 4. kulepunkt, kapittel 4:. lavere sykefravær som samlet kan gi et bedre tjenestetilbud.
620 Ole Kristian Udnes (H) fremmet følgende forslag: Rådmannen bes vurdere om det i fremtiden er hensiktsmessig å opprettholde et administrativt skille mellom kommunens IKT-avdeling og Bærum kommunale bedrifters datakontor. Kari Aalerud (Ap) tok opp Shads forslag fra Eierstyring og eiendom: Rådmannen bes spesifisere tydeligere hvilke vurderinger som skal legges til grunn for valg av programvare, uten å favorisere fri programvare. Dette må reflekteres i tiltakene (side 33), eventuelt legges inn i en egen del. Videre fremmet Aalerud følgende forslag: Nytt kulepunkt under Tiltak, kapittel 4.3 (side 15): Tiltak må sikre at ikke uvedkommende får tilgang til pasientdata. Ole Andreas Lilloe-Olsen (V) fremmet følgende forslag: Nytt kulepunkt under Tiltak, kapittel 4.3 (side 15): IKT skal utvikles som et strategisk virkemiddel for åpen, men sikker og brukerstyrt, interaktiv kommunikasjon i sanntid mellom brukere/pasienter, pårørende, fastlege og andre instanser i helsevesenet. Slike kommunikasjonsarenaer skal brukes aktivt for å etablere og følge opp individuelle planer for behandling. Tilbud om denne type kommunikasjonsarenaer skal etableres i løpet av 2010. Ordføreren fremmet følgende forslag: Saken oversendes for videre behandling i alle sektorutvalg med ny runde i formannskapet og kommunestyret til høsten. Forslag følger saken uten votering. FSK-096/09-10.06.2009 Vedtak: Foreløpig tatt orientering i påvente av behandling i sektorutvalgene. Udnes forslag ble enstemmig vedtatt oversendt rådmannen. BEHANDLINGEN I SEKTORUTVALG BARN OG UNGE Omdelt: Utskrift av protokoll fra møtet i formannskapet 10. juni 2009. Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. BAUN-052/09-18.06.2009 Innstilling:
621 BEHANDLINGEN I SEKTORUTVALG LEVEKÅR Habilitet: John Grasbekk orienterte om ansettelsesforhold hos leverandør av IKT til Bærum kommune. - Utvalget hadde ingen bemerkninger vedrørende habilitet. Kari Aalerud (Ap) fremmet følgende forslag: Grønn IT i Bærum kommune skal bidra til å øke miljøbevisstheten og sørge for å redusere belastningen på miljøet lokalt og globalt. Grønn IT skal oppmuntre til tverrfaglighet, være løsningsorientert og føre til nytenkning på tvers av sektorer. Sentralt står miljøaspektet. Grønn IT skal oppmuntre til utvikling av teknologier som kan redusere behovet for miljøbelastende reisevirksomhet. Grønn IT skal bidra til kostnadsreduksjoner og på den måten øke driftsbudsjettene på ulike arenaer i kommunen. Grønn IT må brukes på en måte som gir muligheter for å se ting i en større sammenheng med tanke på å redusere belastningen på miljøet. Målsettingen er lavere energikostnader, lavere CO2-utslipp til naturen og nye kostnadsbesparende tiltak. Grønn IT skal implementeres i Bærum kommunes IKT-strategi og energi- og klimaplan. Anne Espelien (Frp) fremmet følgende forslag: Bærum kommunes strategi for perioden 2003-2007 er foreldet, men ligger til grunn for kommunens arbeid frem til ny strategiplan er vedtatt av kommunestyret. Alle erfaringstall, viser at det er forbundet med store kostnader å utvikle nye systemer. Dette var også bakgrunnen for kommunestyrets valg av standard programvare. Når Bærum kommune blir regnet som en foregangskommune ved bruk, utvikling og implementering av "fri programvare", må dette medføre uforholdsmessige høye merkostnader. 1. Hva er merkostnadene så langt, forbundet med implementering av "fri programvare", som allerede er gjennomført, i strid med vedtak fattet av kommunestyret? KOSTRA tallene som foreligger, indikerer at Bærum kommunes IKT-satsning er uten kontroll. Administrasjonen i Bærum kommune er kjent med denne problemstillingen, men det er ikke fremlagt noe tallgrunnlag ved behandling av ny plan. Ref. 08/81974/SOP 2. Planen sendes tilbake, inntil tallgrunnlag foreligger. 3. Hvis Bærum kommunes KOSTRA tall, ligger over 25 % av gruppe 13, nedsettes det en uavhengig granskning av kommunens IKT satsing. Torill H. Heggen (H) fremmet følgende forslag: 1. Utvikling og bruk av IKT må bygge på en plattform for personvern. Det kan reises spørsmål ved om eksisterende nasjonale regelverk og metoder er tilstrekkelig til å møte utviklingen på området (se NOU 2009:1 individ og integritet personvern i det digitale samfunnet). 2. Rådmannen kommer tilbake med en sak om hvilket nivå for personvern (uavhengig av minstenormer i lovverket) som skal legges til grunn på ulike områder av vår virksomhet herunder ved samkjøring av informasjon og vurdering av teknisk sikkerhetsstandard. Aaleruds forslag fikk 3 stemmer (Ap). Heggens forslag ble enstemmig vedtatt. Espeliens forslag følger saken uten votering.
622 LEVE-053/09-08.09.2009 Vedtak: 1. Utvikling og bruk av IKT må bygge på en plattform for personvern. Det kan reises spørsmål ved om eksisterende nasjonale regelverk og metoder er tilstrekkelig til å møte utviklingen på området (se NOU 2009:1 individ og integritet personvern i det digitale samfunnet). 2. Rådmannen kommer tilbake med en sak om hvilket nivå for personvern (uavhengig av minstenormer i lovverket) som skal legges til grunn på ulike områder av vår virksomhet herunder ved samkjøring av informasjon og vurdering av teknisk sikkerhetsstandard. LEVE-053/09-08.09.2009 Innstilling: perioden 2003-2007 innenfor Sektorutvalg levekårs område. Bærum kommune innenfor Sektorutvalg levekårs område i perioden frem til 2012. BEHANDLINGEN I SEKTORUTVALG BISTAND OG OMSORG Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. BIOM-041/09-17.09.2009 Innstilling: BEHANDLINGEN I FORMANNSKAPET Henning Kolstad (Frp) fremmet følgende forslag: Frem til kommunestyrets behandling bes rådmannen spesifisere tydeligere hvilke vurderinger, økonomiske og praktiske, som skal legges til grunn for valg mellom standard og fri programvare. Henning Kolstad (Frp) tok opp Anne Espeliens forslag fra Sektorutvalg levekår: Bærum kommunes strategi for perioden 2003-2007 er foreldet, men ligger til grunn for kommunens arbeid frem til ny strategiplan er vedtatt av kommunestyret. Alle erfaringstall, viser at det er forbundet med store kostnader å utvikle nye systemer. Dette var også bakgrunnen for kommunestyrets valg av standard programvare. Når Bærum kommune blir regnet som en foregangskommune ved bruk, utvikling og implementering av fri programvare, må dette medføre uforholdsmessige høye merkostnader.
623 1. Hva er merkostnadene så langt, forbundet med implementering av fri programvare, som allerede er gjennomført, i strid med vedtak fattet av kommunestyret? KOSTRA-tallene som foreligger, indikerer at Bærum kommunes IKT-satsning er uten kontroll. Administrasjonen i Bærum kommune er kjent med denne problemstillingen, men det er ikke fremlagt noe tallgrunnlag ved behandling av ny plan. Ref. 08/81974/SOP 2. Planen sendes tilbake, inntil tallgrunnlag foreligger. 3. Hvis Bærum kommunes KOSTRA-tall, ligger over 25% av gruppe 13, nedsettes det en uavhengig granskning av kommunens IKT-satsning. Innstillingene ble enstemmig vedtatt. Kolstads forslag ble enstemmig vedtatt. Kolstads forslag (Espeliens forslag fra Levekår) ble enstemmig vedtatt oversendt rådmannen. FSK-160/09-07.10.2009 Vedtak: Frem til kommunestyrets behandling bes rådmannen spesifisere tydeligere hvilke vurderinger, økonomiske og praktiske, som skal legges til grunn for valg mellom standard og fri programvare. FSK-160/09-07.10.2009 Innstilling: BEHANDLINGEN I KOMMUNESTYRET Omdelt (også tidligere oversendt pr. epost): Notat fra rådmannen av 18.11.2009, J.postID 09/149063: IKT anskaffelser og lisensiering Jan G. Breivik (Frp) fremmet følgende tilleggsforslag: Kommunen skal i hovedsak velge standard programvare. Kommunen skal bare ta i bruk egenutviklet programvare på de områder hvor denne programvaren allerede finnes og det anses som hensiktsmessig ut fra brukerrelaterte krav å fortsette slik bruk, men bare dersom det også er økonomisk lønnsomt. (Sidene 32 og 33 i IKT som strategisk virkemiddel i Bærum kommune må derfor skrives om.) Kirsten S. Natvig (Ap) fremmet følgende forslag: 1. Anbefalingene fra Funksjonshemmedes råd legges til grunn. 2. Rådmannen legger fram en sak for kommunestyret om overgang fra papir-sakspapirer til digitale lesebrett for de folkevalgte.
624 Ole Kristian Udnes (H) fremmet følgende forslag: 1) Saken IKT som strategisk virkemiddel i Bærum kommune legges foreløpig til grunn for IKT-arbeidet i kommunen. 2) Formannskapet oppnever et politisksammensatt arbeidsutvalg som i samarbeid med Rådmannen utarbeider forslag til IKT-strategi og satsningsområder for perioden 2010-2013. Waseem Shad (Ap) fremmet følgende forslag: Alternativer til fri programvare vurderes på lik linje med fri programvare. Ved alternativ votering mellom formannskapets innstilling og Udnes pkt. 1, ble Udnes forslag vedtatt med 44 mot 7 stemmer. Udnes pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. Breiviks forslag fikk 8 stemmer. Natvigs forslag ble enstemmig vedtatt oversendt formannskapet. Shads forslag ble enstemmig vedtatt oversendt formannskapet. KST-080/09-25.11.2009 Vedtak: 1) Saken IKT som strategisk virkemiddel i Bærum kommune legges foreløpig til grunn for IKT-arbeidet i kommunen. 2) Formannskapet oppnever et politisksammensatt arbeidsutvalg som i samarbeid med Rådmannen utarbeider forslag til IKT-strategi og satsningsområder for perioden 2010-2013. Odd Reinsfelt ordfører