Alstahaug kommune REGLEMENT FOR REKRUTTERING, TILSETTING OG PERSONALFORVALTNING Arbeidsgiver, Fagforbundet og Utdanningsforbundet, har i et møte gått igjennom dette reglementet for revidering. Forslag til endringer det er enighet om er satt i grønt. Forslag til endringer fra fagforeningene der arbeidsgiver er uenig i blått, og endringer som arbeidsgiver ønsker der fagforeningene er uenige settes i rødt. Vedlegg høringsuttalelse fra Undervisning og barnehage Forslagene er ikke endelig, fordi det trolig finnes ytterligere behov for rydding i dobbeltoppføring og redigering av layout/begrepsbruk og tilpasning til dagens situasjon. INNHOLDSFORTEGNELSE: Postadresse: Besøksadresse: Sentraladministrasjon Telefon: 75075000 Organisajonsnr: Lønn- og personalavdeling Strandgt.52 Telefaks: 75075021 NO 938 712 441 MVA Rådhuset SANDNESSJØEN E-post : post@alstahaug.kommune.no 8805 SANDNESSJØEN Side:
1.0 OMFANG 3 2.0 KRAV TIL TILSETTINGSPROSESSEN 3 3.0 TILSETTINGSMYNDIGHET 4 3.1 Overføring av tilsettingssaker 4 3.2 Mindretallsanke 4 3.3 Annen kompetanse 4 3.4 Myndighet i oppsigelser/avskjedssaker 5 4.0 LEDIGHET I STILLING STILLINGSANALYSE 5 4.1 Sektor/Personalkontorets ansvar 5 4.2 Stillingshjemmelsregister 5 5.0 UTLYSING AV STILLINGER HOVEDREGEL 6 6.0 UTLYSING AV STILLINGER INTERN/EKSTERN 6 6.1 Intern utlysing deltidsansattes rettigheter 6 6.2 Avgjørelse om utlysing intern/ekstern 6 6.3 Utlysing av vikariater/midlertidig tilsettingsforh. 7 6.4 Midlertidig/vikarers rett ved intern utlysing 7 6.5 Unnlatt utlysning 7 7.0 STILLINGSLEDIGHET VED SYKDOM OG UFØRE- PENSJON 7 8.0 UTLYSING AV STILLINGER RUTINER 8 8.1 Ansvar 8 8.2 Innhold i utlysingstekst 8 8.3 Likestillingslov/plan og utlysing 9 8.4 Helseattest 9 8.5 Politiattest 9 8.6 Sikkerhetsklarering 9 8.7 Utlysingsmåter 9 8.8 Informasjon om utlysing til Aetat/arbeidstakerorg. 10 8.9 Søknadsfrister 10 8.10 Fornyet utlysing 10 9.0 BEHANDLING AV SØKNADER 10 9.1 Søknader mottak/forhåndsvarsling 10 9.2 Offentlig søkerliste 10 9.3 Fortrolig behandling 10 9.4 Utvidet søkerliste/partenes innsynsrett 11 10.0 UTVELGELSESPROSESS 11 10.1 Intervju 11 10.2 Referanse innhenting av 11 10.3 Skikkethetsvurdering 11 10.4 Utvalg av tillitsvalgte uttalerett 12 10.5 Innstilling faste stillinger/skriving av sak 13 10.6 Omgjøringsmulighet/tilbakesending av sak 13 10.7 Saksforberedelse/avgjørelse midlertidig ansett. 13 11.0 AVSTEMMINGSREGLER I TILSETTINGS- SAKER 15 12.0 INTERNE OVERFØRINGER 15 12.1 Ansettelsesrådets myndighet 15 13.0 TILSETTINGSVILKÅR 15 13.1 Prøvetid 15 13.2 Melding om tilsetting søker/aetat 16 13.3 Lønnsfastsetting/lønnsansiennitet 16 14.0 TILSETTINGSFORMULAR 16 15.0 TILTREDELSE MELDINGSRUTINER INTRODUKSJON 17 16.0 FORVALTNINGSLOVEN I TILSETTINGSSAKER 17 17.0 ENDRINGER AV TILSETTINGSREGLEMENT 17 TOLKNING 17 Side 2 av 16
Side 3 av 16 1.0 FORMÅL OG OMFANG Reglementet er utarbeidet på grunnlag av kommunestyrets vedtak av 27.06.01 om ansettelsesmyndighet og Personalpolitiske retningslinjer. Reglementet gjelder for all rekruttering og tilsetting i Alstahaug Kommune. Dersom det skulle oppstå strid mellom reglementet og de til en hver tid gjeldende lov og avtalebestemte bestemmelser må reglementet vike. God rekruttering og personalforvaltning er kanskje de viktigste elementene i å sikre høy kvalitet og effektivitet i kommunale tjenester. Reglementet må legge opp til prosedyrer som sikrer at Alstahaug kommune rekrutterer de beste av de tilgjengelige arbeidssøkere til en hver tid. Målet er få tilsatt den søker som totalt sett er best skikket, etter kvalifikasjonsprinsippet, jfr HTA 2, pkt 2.2 og å sikre at rekrutteringsarbeidet følger de formelle krav i tilsettingssaker slik de framgår av bl.a. arbeidsmiljølov, forvaltningslov, hovedtariffavtale, hovedavtale m.v.
Side 4 av 16 2.0 TILSETTING/OPPSIGELSESMYNDIGHET 2.1 Kommunestyret Kommunestyret ansetter etter Kommuneloven 22,og 24 ansetter Administrasjonssjef 2.2 Administrasjonssjefen Administrasjonssjefen er delegert alle andre tilsettinger På bakgrunn av intervjuer og referanser, avholdes drøftingsmøte mellom leder og tillitsvalgt og fremmer innstilling. Drøftingsreferat skrives. Undertegnet drøftingsreferat med innstilling oversendes personalansvarlig på kommunenivå som har ansvaret for å påse at rettigheter o forhold til lov, avtaleverk og lokalt vedtatte reglement er ivaretatt. Administrasjonssjef fatter endelig vedtak 3.0 ANNEN KOMPETANSE TIL ADMINISTRASJONSSJEFEN. Administrasjonssjefen har dessuten kompetanse i følgende personalforvaltningsspørsmål: - Omplassering - Partiell oppsigelse - Oppsigelse og endringsoppsigelse. Sektorleder er delegert ansvar for : - Tilrettevisning i arbeidsforhold foretas av nærmeste overordnede (arbeidsleder) - Advarsel i arbeidsforhold skal avgis av sektorleder. Lovvfortolkning skal gjøres i det enkelte tilfelle. Dette bør bort eventuelt flyttes til et annet sted Det er enighet om følgende tilføyelse: Fortrinnsretten er som følger: 1. Omplassere fast ansatte med helseproblem som ellers vil stå i fare for å bli oppsagt, AML 4-6. 2. Omplassering av fast ansatte som har omplasseringsbehov/ønske om jobbrotasjon. 3. Fortrinnsberettige i forhold til AML Aml. 10-2 (3), 14-3 (3), 14-2 (1) og (2) og 16-3 (3) siste punktum gir følgende rekkefølge av fortrinnsberettigede (slik loven er pr. 1. januar 2010): Ansatt som er oppsagt på grunn av driftsinnskrenkning, jf. 14-2 (1) Ansatt som har akseptert redusert stilling i stedet for oppsigelse, jf. 14-2 (2) Utvidet stilling for deltidsansatt, jf. 14-3, HTA 2.3 der flere stiller likt gjelder HTA 2.2 - Kvalfikasjonsprinsippet. Midlertidig ansatt (ikke vikariater) som ikke får fortsatt tilsetting på grunn av driftsinnskrenkning, jf. AML 14-2 Ansatt med redusert stilling etter AML 10-2 (4) Ansatt som gjør gjeldende reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse, jf.aml 16-3. Vikarer som har gått på midlertidige avtaler i den aktuelle stillingen har ingen fortrinnsrett ut over det som følger ovenfor.
Side 5 av 16 3.4 MYNDIGHET I OPPSIGELSER/AVSKJEDSSAKER. Ved oppsigelse eller avskjed i arbeidsforhold etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser, jfr. kapittel 15 om Opphør av arbeidsforhold.. A) Oppsigelse/avskjed der kommunestyret har tilsettingsmyndighet foretas av disse organer. B) Der tilsettingsmyndighet er delegert til Administrasjonssjefen, tar Administrasjonssjefen selv beslutning om oppsigelse eller avskjed i arbeidsforhold. I enkeltsaker kan Administrasjonssjefen delegere beslutningsmyndighet - Dette gjelder i oppsigelses/avskjedssaker der faglige vurderinger rundt oppsigelsen står sentralt. Eksempelvis skolefaglige, sykepleiefaglige vurderinger m.v. - Beslutning og suspensjon (midlertidig utestenging) behandles på samme måte. C) Tillitsvalgte/rådgivers medvirkning i oppsigelse eller avskjedssaker i arbeidsforhold følger Arbeidsmiljølovens bestemmelser, jfr. 15.1, 15.3. 4.0 LEDIGHET I STILLING STILLINGSANALYSE. Enhver rekruttering må ta utgangspunkt i en stillingsanalyse og kompetansekravene må beskrives. 4.1 SEKTORLEDER/ PERSONALKONTORETS ANSVAR: Sektorleder skal i samråd med tillitsvalgt(e), foreta en stillings og organisasjonsanalyse som bl.a. omfatter: Kan oppgavene fordeles på andre? Er det forventet endringer i organisasjonen som kan ha betydning for stillingen? Kan stillingen inndras ( lager i det tilfelle sak til politisk organ med forslag om nedleggelse) eller brukes på annen måte? Stiller dagens situasjon krav til annen kompetanse og lønn/rekrutteringstiltak? Vurdere kompetansekrav til tilsetting. I samråd med personalansvarlig på kommunenivå vurdere intern/ekstern utlysing. Jfr. avsnittet om intern rekruttering og Hovedtariffavtalen 2, pkt 2.3 og Arbeidsmiljøloven 14-3 om deltidsansattes rett til utvidelse av stilling. A) Dersom en vurdering av ovennevnte punkter innebærer vesentlige endringer i stillingens lønns og arbeidsvilkår, legges saken fram for Administrasjonssjefen til avgjørelse. B) I samråd med personalansvarlige på kommunenivå avklare om det er registrert tilsatte i vedkommende enhet eller andre enheter med omplasseringsbehov som er kvalifisert for å kunne fylle stillingen. C) Det skal tilstrebes stillingsrotasjon. (Hva betyr dette) D) I samråd med personalkontoret avklare om det i kommunen er arbeidstakere som har krav på ansettelse etter arbeidsmiljølovens ( 14-9 midlertidig tilsatte og 14. 2 Fortrinnsrett
Side 6 av 16 til ny tilsetting ). Vurdere intern utlysing dersom det er kvalifiserte søkere blant allerede ansatte, jfr. avsnittet om karriereområder og Hovedtariffavtalen 2 pkt.2.3 om utvidelse av stillingen for deltidsansatte som fyller stillingens kompetansekrav. 4.2 STILLINGSHJEMMEL. Personalkontoret har ansvaret for å ajourføre kommunens totale jfr. Retningslinjer for hjemler. 5.0 UTLYSING AV STILLINGER Som hovedregel skal ledige stillinger utlyses offentlig med mindre det er gjort unntak som beskrevet i kapittel 6. Stillinger som tilsettes av kommunestyret og lærerstillinger/lederstillinger i skolene med lenger varighet enn 6 mnd skal alltid utlyses offentlig. 6.0 INTERN UTLYSING Alle stillinger skal gjøres kjent slik at kvalifiserte søkere i kommunen som har rettigheter i henhold til Hovedtariffavtale og Arbeidsmiljølov kan melde seg, jfr. ovenfor pkt. 4.1 eller deltidsansatte som etter Hovedtariffavtalen pkt. 2.3 kan ha krav på utvidelse av sitt arbeidsforhold, kan få utvidet sin stilling i tråd med bestemmelsene i avtalen 6.1 AVGJØRELSE OM INTERN UTLYSING EVT. EKSTERN UTLYSING. Om intern utlysing skal foretas av ledige stillinger avgjøres av sektorleder i samråd med personalkontoret etter drøfting med tillitsvalgte. Dersom det ikke melder seg søkere som anses kvalifiserte, lyses stillingen ut eksternt. 6.2 MIDLERTIDIGE STILLINGER, VIKARIATER OG ENGASJEMENT Ved inntak i midlertidige stillinger for kortere tid (vanligvis kortere enn 6 mnd kan utlysning utelates når det er hensiktsmessig av hensyn til virksomhetens karakter Sektorleder må påse at vikarer og midlertidige tilsatte har de kvalifikasjoner som tilsvarer det en normalt ville kreve ved fast tilsetting. Ved lengre vikariater og når vikariatet kan forventes å gå over i fast tilsetting skal hovedreglene om ekstern eller intern utlysing følges. Foretas utlysing skal vikariater normalt utlyses med tidsavgrensning. I de tilfeller det er tvil om stillingsinnehaver vil gjeninntre, kan formuleringen eks.vis: Vikariat i 6 måneder med mulighet for fast tilsetting brukes. 6.3 Tilsetting uten utlysning I særlige tilfeller kan Administrasjonssjef vedta at en stilling skal besettes uten utlysing: Ved omgjøring fra midlertidig til fast stilling på grunnlag av folkevalgt organs vedtak. Ved omplassering som følge av omorganisering og ved fortrinnsrett til nytilsetting etter arbeidsmiljølovens 14.2.
Side 7 av 16 I rekrutteringssaker med liten søkertilgang og behov for spesiell kompetanse. 6.4 Fornyet utlysing kan skje når: Søkergrunnlag og kvalifikasjoner ikke er tilfredsstillende Ved fornyet utlysning skal tidligere søkere informeres og forespørres om de ønsker å opprettholde sin søknad. 7.0 STILLINGSLEDIGHET VED SYKDOM OG UFØREPENSJON A. SYKEVIKARIAT: Ved sykdomsfravær kan det tilsettes vikar for sykdomsperiodens varighet. Vanlig tilsettingsprosedyre følges. I tilsettingskontrakt anføres hvem vikariatet utføres for. Stillingen holdes åpen for arbeidstaker i sykelønnsperioden som er 1 år, og kan forlenges inntil 3 år etter søknad totalt, jfr. Personalpolitiske retningslinjer og pkt. B. Arbeidsplassleder skal før utløpet av sykelønnsperioden drøfte med arbeidstaker om denne kan gjeninntre i stillingen eller må søke omplassering evt. uførepensjon. (Hører dette med her) B. ATTFØRING: I de tilfeller det innvilges attføringshjelp for en bestemt tidsperiode, holdes stillingen åpen i inntil et år fra sykepengeperiodens utløp. Før utløpet av 1-års perioden tas spørsmålet om gjeninntreden i stillingen opp på nytt. Sykepermisjon kan innvilges i ytterligere 1 år (til sammen 2 år etter sykneperiodens utløp) dersom langtidssykdom skyldes f.eks. ventetid for behandling eller rekonvalesenstid. Når arbeidsforholdet har vart 3 år etter sykeperioden ble påbegynt, skal arbeidsforholdet avsluttes. I oppsigelsen kan arbeidstaker forbeholde seg rett til tilsvarende eller annen høvelig stilling i kommunen på samme lønnsnivå (hvis ledig stilling), dersom vedkommende blir helt eller delvis friskmeldt. Denne retten gjelder i 3 år regnet fra dato for start av langtidssykefravær. Skriftlig oppsigelse fra en av partene skal foreligge. Når det foreligger skriftlig oppsigelse kan stillingen lyses ledig. Arbeidstakere som blir erklært f.eks. 50% varig arbeidsufør, skal fra personalkontoret tilsendes ny ansettelsesavtale. Ved omplassering skal stillingskode være i forhold til nye arbeidsoppgaver. 8.0 UTLYSING AV STILLINGER - RUTINER
Side 8 av 16 8.1 ANSVAR. Enhetsleder skal etter drøfting med tillitsvalgte og i samråd med personalansvarlige på kommunenivå, utforme utlysingstekst på grunnlag av stillings og organisasjonsanalyse, jfr. pkt. 4.1, og foretar utlysing i aktuelle media. HTV for det/de aktuelle forbund skal orienteres. 8.2 INNHOLD UTLYSINGSTEKST. Utlysingsteksten skal normalt inneholde: Overskrift stilling. Tilsettingsforhold, fast eller midlertidig. (varighet) Beskrivelse av stillingens arbeidsoppgaver. Kvalifikasjonskrav. Lønns og arbeidsbetingelser. Evnt. lønnsfastsettelse etter avtale. Krav til helseattest evt. politiattest, jfr. avsnittene nedenfor. Henvendelsesmulighet, kontaktperson, telefonnr. Opplysninger om behandling av ønske om konfidensiell behandling. Det må foreligge saklig begrunnelse for å kunne gi unntak. Jfr. 9.3 og Offentlegloven 25. Søknad sendes sektor eller personalkontor på bakgrunn av hva som er avtalt. Utlysingsteksten er bindende for saksbehandler i forbindelse med søkervurderingen. 8.3 LIKESTILLINGSLOV/PLAN, ARBEIDSMILJØLOVENS BESTEMMELSER OM FORBUD MOT DISKRIMINERING VED STILLINGSUTLYSING. Ut fra likestillingslovens bestemmelser skal følgende iakttas ved stillingsutlysing: Stillinger må ikke lyses ledig bare for det ene kjønn, med mindre det er åpenbar grunn for det, jfr likestillingslovens 4. Stillingsbetegnelser skal i utgangspunktet være kjønnsnøytrale. I de tilfeller det ikke finnes dekkende betegnelser skal det framgå av utlysingen at stillingen kan søkes av begge kjønn. ( eks. formann.) Stillinger skal utlyses med de krav til kompetanse som er nødvendig for stillingens oppgaver. Ved utlysing av høyere/ledende stillinger skal det gjøres oppmerksom på at kommunen arbeider for en jevnere kjønnsfordeling. Ut fra Arbeidsmiljølovens bestemmelser skal følgende iakttas ved stillingsutlysing: Direkte og indirekte diskriminering på grunn av politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, seksuell orientering, funksjonshemming eller alder er forbudt. Bestemmelsene gjelder tilsvarende ved diskriminering av arbeidstaker som arbeider deltid eller er midlertidig ansatt. Ved diskriminering på grunn av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religion og livssyn gjelder diskrimineringsloven.
Side 9 av 16 8.4 HELSEATTEST Krav om tilfredsstillende helseattest skal ta med i utlysingen for følgende grupper, jfr. Hovedtariffavtalen kap. 1 2.4: Brannvesen/feiervesen. Arbeidstakere som skal tilsettes eller gjeninntrer i stilling innen helse- og sosialtjenesten, lærerstillinger eller andre stillinger tilknyttet barneomsorg, som kommer fra, eller har oppholdt seg minst tre måneder i land med høy forekomst av tuberkulose må fremlegge helseattest som viser tuberkulinstatus og røntgenundersøkelse. Dette gjelder også midlertidige ansatte, vikarer og hospitanter. Helseattesten skal ikke være eldre enn 3 måneder og leveres arbeidsstedet ved tiltredelse. Krav om helseattest bortfaller normalt ved interne overføringer. 8.5 POLITIATTEST. Ved utlysing av stillinger innen barnehagene, grunnskolene, barnevern, omsorgen for funksjonshemmede og i brann og feiervesenet skal utlysingen inneholde krav om at tilfredsstillende politiattest som må framlegges før tiltredelse. 8.6 SIKKERHETSKLARERING.. Krever stillingen sikkerhetsklarering ( sikkerhetslov) skal dette opplyses. 8.7 UTLYSINGSMÅTER. Ved ekstern utlysing: Kommunens hjemmeside og NAV Fellesannonse i Helgelands Blad hver fredag Bruk av aktuelle aviser/samkjøringer og/eller fagtidsskrifter. Ved intern utlysing: Internrundskriv gjennom personalkontoret og intranett. Personalansvarlig på kommunenivå skal sende kopi til tilsattes organisasjoner av alle eksternt og internt utlyste stillinger. ( jfr. Hovedavtalens Del B 3-1) 8.9 SØKNADSFRISTER. Søknadsfrist på både internt og eksternt utlyste stillinger skal være minst 14 dager. 9.0 BEHANDLING AV SØKNADER Søknader til ledige stillinger skal behandles etter følgende regler: 9.1 MOTTAK AV SØKNADER FORHÅNDSVARSLING TIL SØKERNE. Mottatte søknader registreres i VISMA HRM etter hvert som de kommer inn. Senest ved søknadsfristens utløp skal personalkontoret gi søkerne en bekreftelse på at søknaden er mottatt og med opplysning om når tilsettingssaken kan forventes behandlet, jfr. Forvaltningsloven 11 a. 9.2 OFFENTLIG SØKERLISTE Offentlig søkerliste sendes media/andre som ber om det under henvisning til Offentlighetslovens 6 nr. 4.
Side 10 av 16 9.3 SØKERE SOM ØNSKER FORTROLIG BEHANDLING. Anmodning om fortrolig behandling skal begrunnes. Ved vurdering av om et slik anmodning skal ta til følge, skal det legges vekt på om det knytter seg særlig offentleg interesse til stillingen. I utlysingen skal det gjøres oppmerksam på at opplysninger om søkeren kan bli gjort offentlig selv om søkeren har anmodet om ikke å bli ført opp på søkerlista. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, skal søkeren gis melding om dette. Jfr. Offenleglova 25. 9.4 UTVIDET SØKERLISTE PARTENES ADGANG TIL Å GJØRE SEG KJENT MED UTVIDET SØKERLISTE (PARTSOFFENTLIGHET). Vedkommende sektor skal sette opp utvidet søkerliste, jfr. Vedleggsdelen Må omskrives Denne skal inneholde: søkers navn og alder oversikt over utdanning og eksamener oversikt over arbeidspraksis med arbeidssted og stilling og/eller arbeidsområde/oppgaver samt lengden av praksis i de forskjellige stillinger. Part i saken (søker) har rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis gjennom utvidet søkerliste. Se forskrift til Forvaltningsloven 18 og 19. 10.0 UTVELGELSESPROSESSEN. Dersom det kan være aktuelt å ansette familiemedlem av leder innenfor hans/hennes ansvarsområde vil leder være inhabil. Likedan dersom det oppstår konflikter knyttet opp til leders familiemedlem. I slike tilfelle skal saken løftes et trinn opp til overordnet leder. 10.1 BRUK AV INTERVJU INTERVJUGRUPPE. Det skal som hovedregel gjennomføres intervju med søkere som er aktuelle for innstilling. Hvem som skal delta under intervju avhenger av stillingens art samt organisering og arbeidsdeling. Som et minimum bør følgende delta: sektorleder/arbeidsplassleder plasstillitsvalgt eller hovedtillitsvalgt for faggruppe, etter organisasjonenes ønske. for stillinger der tilsettingsmyndigheten er lagt til kommunestyre skal det på forhånd avklares med det aktuelle organ om medlemmer i disse organer skal delta i intervju. Intervjugruppen bør begrenses til maksimum 5 personer. Utarbeidet intervjuguide bør brukes. 10.2 INNHENTING AV REFERANSER. Det bør innhentes referanser fra tidligere arbeidsgivere for de mest aktuelle søkere. Referanser som søkerne selv har nevnt i søknaden, kan kontaktes uten nærmere avtale med søkeren. Vær presis på hva man etterspør ved referanseinnhenting. Referanse innhentes før intervju
Side 11 av 16 Referat fra referanseintervju skal føres Ønskes andre referanser kontaktet, skal tillatelse fra søkeren innhentes. Det er mest praktisk og korrekt å ta opp spørsmålet om referanser under intervjuet og kontakte denne eller disse etterpå. Denne setning strykes. Utarbeidet formular Innhenting av referanser, jfr. vedleggsdelen, bør brukes. 10.3 SKIKKETHETSVURDERING. Etter Hovedtariffavtalen (HTA) kap.1, 2, skal det i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen). For utdanningspersonell gjelder Opplæringsloven 10-5. De formelle kvalifikasjoner vil som regel framgå av selve søknaden, vitnemål og attester. Den stillingsbeskrivelse og de kvalifikasjonskrav som er fastsatt i utlysingsteksten, er bindende for tilsettingsorganet. Prinsippet om moderat kjønnskvotering (dvs. når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, og kvinner er underrepresentert), samt ansiennitetsprinsippet (dvs. når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen), er avtalefestet i HTA, kap.1, 2. 10.4 UTVALG AV TILLITSVALGTE UTTALERETT. Etter Hovedavtalens Del B 3-2 har utvalg av tillitsvalgte rett til: Få uttale seg om tilsetting, overflytting, opprykking og forfremmelse til stilling som omfattes av tariffavtalen. Å få tilsendt utvidet søkerliste, stillingsutlysing. Den utvidede søkerliste behandles som fortrolig dokument ( Need to know prinsippet). Dersom det gjelder stillinger som naturlig kan organiseres innen det organ vedkommende utvalg representerer, kan utvalget etter anmodning få samme rett til innsyn i saksdokumentene som en søkers fullmektig har etter Forvaltningsloven og forskrifter om partsoffentlighet i tilsettingssaker. Utvalg av.. strykes..tillitsvalgte skal i forhold til ovennevnte regelverk uttale seg om: Tilsettinger i faste stillinger Inntak i vikariater og øvrige midlertidige arbeidsforhold med varighet over 3 måneder.strykes. Intern overflytting i og mellom sektorene på permanent basis. 10.5 INNSTILLING TIL ANSETTELSE Alle søknader skal behandles og vurderes. Innstilling skal bygge på et saklig og samvittighetsfullt skjønn basert på en vurdering av kvalifikasjonene, teoretisk utdanning, praksis og personlige egenskaper. Det bør vanligvis innstilles 3 søkere dersom disse er kvalifisert i henhold til utlysingstekst. Innstillingen utformes og fremmes av den som har innstillingsmyndighet overfor ansettelsesmyndigheten. Utvidet søkerliste skal være vedlagt innstillingen. Når saken er ferdig sendes den til personalkontoret.
Side 12 av 16 Saksframstillingen skal inneholde: Om det er ledig fast stilling, vikariat eller midlertidig stilling (prosjekt). Stillingens hjemmelsnummer. Stillingens oppgaver Skikkethetskrav (kvalifikasjonskrav) og lønn. Det skal ikke begrunnes (skriftlig) hvorfor man foretrekker en søker framfor en annen. Saksfremlegg settes opp av sektor eller personalansvarlige på kommunenivå etter nærmere avtale. PERSONALKONTORETS ANSVAR: Sender ut møteinnkalling Følger opp saken og tilskriv den tilsatte etter at vedtak er fattet. Oppbevarer protokoll og personalarkiv. 10.6 OMGJØRINGSMULIGHET - TILBAKESENDING AV SAKEN. Dersom tilsettingsorganet mener det er grunner til å få vurdert andre søkere enn de som innstillende myndighet har ansett som aktuell eller har innstilt, skal saken sendes tilbake til sektorleder til ny vurdering. Gjennom saksbehandlingen skal det tilstrebes enighet mellom innstillende myndighet og tilsettingsmyndigheten før avgjørelse fattes. 10.7 SAKSFORBEREDELSE OG AVGJØRELSE VED MIDLERTIDIGE ANSETTELSER. Arbeidstaker skal ansettes fast. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås i henhold til Arbeidsmiljølovens 14.9 og i henhold til Hovedtariffavtalen. De aktuelle punkter har følgende ordlyd: (1) Arbeidstaker skal ansettes fast. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås: a) når arbeidets karakter tilsier det og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten, b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat), c) for praksisarbeid, d) deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten, e) for idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten. Enhetslede gis adgang til å foreta midlertidige tilsetting inntil 6 måneder, innenfor budsjettrammen, når det er behov for rask avklaring. Arbeidstaker som har vært ansatt i mer enn ett år, har krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest en måned før fratredelsestidspunktet. Dette gjelder likevel ikke deltaker i arbeidsmarkedstiltak som omfattes av andre ledd bokstav d. Varselet skal anses for å være gitt når det er kommet fram til arbeidstakeren. Dersom fristen ikke overholdes, kan arbeidsgiver ikke kreve at arbeidstakeren fratrer før en måned etter at varsel er gitt. Midlertidige arbeidsavtaler opphører ved det avtalte tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. For arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år kommer
Side 13 av 16 reglene om oppsigelse av arbeidsforhold til anvendelse. Dette gjelder likevel ikke for arbeidstaker som er midlertidig ansatt etter første ledd bokstav c, d og e. De mest aktuelle tilfellene hvor det er anledning til å bruke midlertidig tilsetting er: VIKARIATER - dvs. vikar for navngitt person i forbindelse med permisjon for utdanning, omsorg, svangerskap m.v. Som vikar for navngitt person regnes også midlertidig tilsetting i perioden mellom når en person slutter i en stilling og til en ny har tiltrådt. Ferievikarer regnes for vikarer for navngitte personer. SESONGARBEID Det kan tilsettes personer midlertidig for å dekke arbeidskraftbehov som knytter seg til sesongmessige svingninger. PROSJEKTARBEID Det er adgang til å inngå midlertidig tilsetting ved prosjektarbeid forutsatt at prosjektet skiller seg fra det arbeidet som ordinært utføres i sektoren. Prosjektet må være avgrenset i tid eller i forhold til når arbeidsoppdraget skal være utført, og arbeidsoppgavene må ikke være en del av den ordinære drift. EKSTRAORDINÆRT BEHOV/ARBEIDSTOPPER. Det er adgang til å inngå midlertidig arbeidsavtale ut fra pasienters situasjon når det er påkrevd med ekstra personell i forbindelse med sykdom/dødsfall omsorg ved livets slutt eller tidsavgrensede ekstraordinære tiltak for barn i barnehage eller skole. PRAKSISARBEID. I forbindelse med arbeid i utdanningssituasjon eller nødvendig praksis for opptak til utdanningsinstitusjon, kan midlertidig arbeidsavtale inngås. ARBEIDSMARKEDSTILTAK. Det gis adgang til midlertidig tilsetting for deltaker i arbeidsmarkedstiltak. Slike tiltak må være utformet i regi av eller i samarbeid med arbeidsmarkedsetaten. MANGLENDE KVALIFISERT PERSONELL Det kan være behov for å kunne tilsette midlertidig i de tilfellene det ikke er kvalifiserte søkere til en stilling. Det vil vesentlig gjelde stillinger der det er fastsatt bestemte utdanningskrav i særlov eller dette er begrunnet i en bemannings-/organisasjonsplan. ÅREMÅLSANSETTELSE av virksomhetens øverste leder dersom det er gjort avtale om det etter ledervilkårsavtalen. I de tilfeller sektorleder er i tvil om vilkårene for midlertidig tilsetting er til stede, skal dette tas opp snarest med personalansvarlig på kommunenivå for juridisk avklaring. Enhetsrleder skal iaktta følgende formelle krav ved midlertidige tilsettinger: For arbeidsforhold som varer kortere enn 1 måned skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. Dette gjelder uansett varighet av arbeidsforholdet. For arbeidsforhold av lengre varighet enn 1 måned er lovens krav at skriftlig arbeidsavtale skal foreligge senest en måned etter at arbeidstaker tiltrådte. For arbeidstaker som har vært midlertidig tilsatt lengre enn 1 år, skal vedkommende enhetslederrleder sende arbeidstakeren skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest 1 måned før fratredelsestidspunktet.
Side 14 av 16 Det er sektorleder som har bevisbyrden for at det er inngått en skriftlig arbeidsavtale om midlertidig tilsetting på de vilkår loven setter. Virkningene av en ulovlig, midlertidig tilsetting vil mest sannsynlig være at den tilsatte må betraktes som fast tilsatt.??? Eks: Arbeidstaker som er inntatt i vikariat og som, når vikariatet tar slutt, fortsetter med andre oppgaver uten at ny formell avtale inngås. Sektorleder skal, enten sentralt eller på den enkelte arbeidsplass, til enhver tid ha oversikt over de som er inntatt i midlertidige arbeidsavtaler etter arbeidsmiljølovens 14-9. Sektorleder er ansvarlig for at avtale inngås og skrives. Lønningskontoret skal ha kopi av inngåtte avtaler innen 25. inneværende måned for at lønn kan bli utbetalt den 12. påfølgende måned. Lønn skal ikke utbetales uten at det foreligger gyldige avtaler. 11.0 AVSTEMMINGSREGLER I TILSETTINGS- SAKER. Ved avstemning i folkevalgte organer følges reglene i kommunelovens 35, pkt.1 og 5, hvor det heter: 1 Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av denne lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. 5 Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Det vises for øvrig til kommunelovens 38. 12.0 INTERNE OVERFØRINGER. 12.1 ADMINISTRASJONSSJEFENS MYNDIGHET. Kan ved ledighet innenfor stillingsnivåer som er angitt som interne karriereområder, overføre arbeidstakere til ledig stilling når: Det er hensiktsmessig for organisasjonen og den tilsatte selv har ønske om det. Det er kompetansebehov i ledig stilling som tilsier det og/eller at det mangler behov for kompetansen i eksisterende stilling Deltidstilsatte ønsker å utvide sitt arbeidsforhold inntil 1/1 stilling, og sektorleder ikke har merknader til det. Jfr. avsnitt om Intern rekruttering. 13.0 ANSETTELSESVILKÅR Arbeidstakere tilsettes for tjeneste i Alstahaug Kommune, ikke i den enkelte sektor/arbeidssted, på de lønns og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, tilsettingsdokumenter og tariffavtaler. Arbeidstakeren må finne seg i forandringer i sitt arbeidsområde når dette er saklig begrunnet. 13.1 PRØVETID Arbeidstakere tilsettes skriftlig med en prøvetid på 6 måneder. Dette gjelder normalt ikke tilsatte i midlertidige stillinger, vikariater med varighet under 6 måneder og budsjettert sesonghjelparbeid. Tilsettingsmyndigheten kan frafalle vilkåret om prøvetid i særskilte tilfelle.
Side 15 av 16 I prøveperioden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. Vurdering og bedømmelse av arbeidstakeren i prøvetiden skal skje i samsvar med vedtatt Introduksjon av nytilsatte. Nærmeste overordnede plikter å følge opp kommunens: Introduksjon av nytilsatte I god tid før prøvetidens utløp skal vedkommende sektorleder melde fra dersom det foreligger grunner som taler mot fast tilsetting. Spørsmålet om oppsigelse forelegges administrasjonssjefen snarest, jfr. Hovedavtalens bestemmelser. 13.2 MELDING OM TILSETTING TIL SØKERE Når vedtak er gjort, avsluttes tilsettingsprosedyren med utsending av tilsettingsbrev til vedkommende søker (tilsatt). I tilsettingsbrevet skal framgå hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen Dersom innstilte nr.1 skulle takke nei eller ikke svare innen fastsatt frist, normalt 10 dager, sendes tilbud til neste reserve i henhold til vedtak. Ansvarlig for melding om tilsettinger foretatt av: Kommunestyret: Personalkontoret Administrasjonssjefen Ansettelsesrådet Når skriftlig aksept av at stillingen er mottatt, sendes snarest underretning til øvrige søkere med retur av vitnemål og attester. Ansvar : Som ovenfor. 13.3 FASTSETTING AV LØNN/ LØNNSANSIENNITET VED ANSETTELSER. Administrasjonssjefen fastsetter lønn for alle faste stillinger. Sektorleder fastsetter, i samråd med personalsjef, lønn for midlertidige avtaler. Personalkontoret skal i tvilstilfelle og i prinsippsaker forelegge saken for Administrasjonssjefen til avgjørelse. Lønnsansiennitet beregnes etter Hovedtariffavtalens regler. 14.0 ANSETTELSESFORMULARER. Det er utarbeidet tilsettingsformular i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser, som skal brukes ved alle tilsettinger, - fast og midlertidige tilsettinger. Ved tilsetting av ledere brukes formular for Lederavtaler.
Side 16 av 16 15 TILTREDELSE - MELDINGSRUTINER - INTRODUKSJON. Ved tiltredelse får arbeidstakeren utlevert reglement/retningslinjer som regulerer arbeidsforholdet. Ansvarlig: Sektorleder strykes og endres til: Personalkontoret. Endringe fordrer nyansering: Personalkontoret sikret at reglement/retningslinjer blir utlevert. Enhetsleder har ansvar for introduksjonen ved den enkelte enhet og for at arbeidstaker bekrefter å ha satt seg inn i rutiner særlige retningslinjer for stillingen, taushetserklæring, informasjonssikkerhet og HMS planer for virksomheten. Det skal alltid inngås gyldig arbeidsavtale før tiltredelse av et arbeidsforhold. Ansvarlig faste arbeidsforhold/vikariat tilsatt i tilsettingsorgan: Personalkontoret. Ansvarlig for midlertidige tilsettinger: Sektorleder er ansvarlig for at tidsbegrenset arbeidsavtale inngås og sendes personalkontoret ved tiltredelse. 15.0 FORVALTNINGSLOVEN I TILSETTINGS- SAKER. Etter forvaltningslovens 2 er avgjørelser om tilsettinger å regne som enkeltvedtak. Se dog samme lovs 3 annet ledd. I lovens kap. V og VI finnes alminnelige regler om begrunnelsesplikt og klagerett ved enkeltvedtak. Retten til partsinnsyn etter lovens 18 og 19 er supplert av partsoffentlighet i saker om tilsettinger i den offentlige forvaltning, jfr Offentlighetsloven 5 og 6. Personalansvarlige på kommunenivå er saksbehandler for klager fra søkere og dersom det kommer krav om begrunnelse for tilsettingsvedtak. I tilsettingssaker gjelder likeledes følgende: Forvaltningslovens 11 om veiledningsplikt. Forvaltningslovens 16 om forhåndsvarsling. Dette ivaretas ved å sende melding til søkerne om at søknad er mottatt og når avgjørelse i saken kan forventes. Forvaltningslovens 17 om saksforberedelsen. (OBS klageadgang i tilsettingssaker ) ENDRINGER AV TILSETTINGSREGLEMENTET - TOLKNING. Endringer i tilsettingsreglementet kan foretas av Administrasjonsutvalget. Ved tvil om forståelse/fortolkning av reglementet forelegges saken for Administrasjonsutvalget til avgjørelse. FORHOLD TIL OFFENTLIGHETSLOV OG KOMMUNELOV 31 Dette strykes. Alle saker i AMU og ansettelsesutvalget er unntatt offentlighet og skal behandles i lukket møte. Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 09/516 400 SEN/LØN/ORO 20.03.2009