Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Konkurransegrunnlag for kjøp av bistand til mentoringprogram i politi- og lensmannsetaten Doculivenr. 201601024 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 4 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD... 4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT:... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 TILBYDERKONFERANSE... 5 3.4 TAUSHETSPLIKT... 5 4 KONTRAKT... 6 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 8 7 FRISTER... 8 7.1 TILBUDSFRIST... 8 7.2 VEDSTÅELSESFRIST... 8 7.3 FREMDRIFTSPLAN... 8 8 PRESENTASJON AV TILBUD... 8 9 TILDELINGSKRITERIER... 9 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 10 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten inngå rammeavtale for anskaffelse av bistand til mentoringprogram i Politiet. Politi- og lensmannsetatens samfunnsoppdrag er å bekjempe kriminalitet og skape trygghet for borgerne. Etaten er for tiden inne i en stor omstillingsprosess (Nærpolitireformen) som omfatter både struktur på organisasjonen og kvalitet på tjenestene. Fra 1. januar 2016 ble 27 politidistrikter redusert til 12. I tillegg til politidistriktene har vi 7 særorgan. Et av seks effektmål for politireformen er: "Et politi som skaper bedre resultater i en kultur preget av åpenhet og tillit gjennom god ledelse og aktivt medarbeiderskap". Med bakgrunn i dette effektmålet er det igangsatt et arbeid for å utvikle politiet som organisasjon. Holdninger, kultur og ledelse er sentrale stikkord for dette arbeidet. Vi jobber med følgende områder: Endringsledelse og ledelsesutvikling Likestilling og mangfold Medarbeiderskap Dele kunnskap og styrke kompetansen Politidirektoratet (POD) vil satse på å bedre ledelsen i politiet med basis i medarbeiderplattformen: respekt, modig, helhetsorientert og tett på, samt lederkriteriene: Sette retning og drive endring, motivere og utvikle medarbeidere, skape resultater i samhandling med andre. POD har også som mål å bedre kjønnsbalansen i lederstillinger. Nedenstående tabell viser kvinneandelen i lederstillinger med personalansvar i de tre hovedprofesjonsgruppene i etaten. Tabell. 1 Andel kvinner i lederstillinger med personalansvar blant politi, jurister og sivile. POD vil satse på ulike typer lederutviklingsprogram, bl.a. ledergruppeutvikling i de nye ledergruppene og program for utvikling av førstelinjeledere. Det er viktig at mentoringprogrammet sees i sammenheng med de nevnte lederutviklingsprogrammene. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er: Utvikle lederferdigheter hos ledertalenter (nåværende og fremtidige ledere) Sørge for bedre kjønnsbalanse i lederstillinger Bidra til å gjøre politi- og lensmannsetaten til en attraktiv arbeidsplass Skape en arena for gjensidig erfarings- og kunnskapsutveksling Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Bilag 1 Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Tjenesten skal utføres i perioden: fra kontraktsignering og frem til medio 2018. Det har vært gjennomført flere vellykkete mentoringprogrammer i politi- og lensmannsetaten de siste årene. Søndre Buskerud politidistrikt, Telemark politidistrikt og Vestfold politidistrikt samarbeidet om fire mentoringsprogrammer fra 2008-2014. I tillegg gjennomførte politidistriktene Sunnmøre og Nordmøre og Romsdal ett felles mentoringprogram i 2013. POD ønsker å arrangere to programmer. Antall deltakere pr. program ca. 30 (15 par). De to programmene vil ha hver sin prosjektleder. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å utvide kontrakten med inntil 2 programgjennomføringer med like vilkår og ressurser fra leverandøren. En eventuell utvidelse av kontrakten utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med en eller alternativt to leverandør(er). Hvis valget faller på to leverandører, vil hver enkelt leverandør arrangere og gjennomføre hvert sitt program. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT: Dette konkurransegrunnlag inneholder følgende dokumenter: DEL 1 Administrative bestemmelser Vedlegg 1 Tilbudsskjema Vedlegg 2 Kompetanseoversikt Vedlegg 3 - Kompetansematrise Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Bilag 1: Kravspesifikasjon Bilag 1B: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 2: Kontraktsperiode Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6: Endringer i bistanden etter avtaleinngåelsen 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Toni Benterud Adresse: Politidirektoratet, Fridtjof Nansens vei 16, 0369 Oslo e-post: toni.benterud@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til kontaktpersonens leder kjersti.jorgensen@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser mottatt senere enn 8 dager før tidsfristens utløp kan ikke påregnes å bli besvart. På grunn av ferieavvikling i uke 27 31, vil henvendelser ikke bli besvart i denne perioden. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 "Kontraktsvilkår samt alle bilag". Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i "Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten", og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom leverandøren må støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene skal det dokumenteres at leverandør har råderett over tilbudte ressurser i hele avtaleperioden. Dette gjøres ved at det i tilbudet vedlegges en forpliktelseserklæring (egenerklæring) fra eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere. Forpliktelseserklæringen (egenerklæringen) skal minimum inneholde; "X (underleverandør/samarbeidspartner) bekrefter at Y(leverandøren) råder over våre tilbudte ressurser i hele kontraktsperioden". Dato og underskrift av X. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Dokumentasjonskrav Skatteattest, felles attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbud. (Attesten, skjema RF-1316, bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten, alternativt bestilles og hentes ut i Altinn). Utenlandske tilbydere skal fremlegge egenerklæring der det fremgår at forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt i det landet der tilbyder er etablert. Alternativt kan det legges frem dokumentasjon fra offentlig myndighet på at forpliktelsene er oppfylt. 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A, målt ut fra Dun & Bradstreets skala, eller tilsvarende score fra andre offentlige godkjente kredittinstitusjoner. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal vise til resultater med utvikling og gjennomføring av mentoringprogram fra organisasjoner av tilsvarende størrelse. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om det anses nødvendig for vurdering av kravets oppfyllelse. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om hva oppdraget omfattet og tilbyders rolle i oppdraget, verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Referanser vil bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og god gjennomføringsevne i avtaleperioden Oversikt over leverandørens totale bemanning med angivelse av hvilken kompetanse leverandør besitter til gjennomføring av kontrakten innenfor kompetansekategoriene som fremkommer. Se vedlegg 2 Kompetanseoversikt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. merkes POD, v/toni Benterud «Tilbud Mentorprogram, referansenr. 201601024» og leveres enten direkte i resepsjonen: Politiet, Fr. Nansens vei 14, OSLO eller sendes med post (bedriftspakke) til: POD, v/toni Benterud, postboks 8031 Dep, 0033 Oslo Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 3. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 4. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 eksemplar. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag 22.08.2016 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 30.10.2016 kl 12.00. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 20.09.2016, og at første leveranse skal være foretatt innen 01.04.2017. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktsignering. 8 PRESENTASJON AV TILBUD Tilbyderne vil etter tilbudsfrist bli invitert til POD for å presentere deler av sitt tilbud. Tilbyderne vil få tilsendt møtetidspunkt, samt endelig fastlagt agenda for presentasjonen, etter at deler av evalueringen er foretatt. Presentasjonen vil ha utgangspunkt i de kravene som spesifiseres i pkt 9 - tildelingskriterier. Evalueringsteamet vil være tilstede. Lik agenda og like spørsmål stilles til alle tilbydere. Det vises for øvrig til FOA 21-1 (2). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
Innleverte tilbud kan ikke endres under eller etter presentasjonen. 9 TILDELINGSKRITERIER Tildeling skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Preferanse Vekt % Dokumentasjonskrav Kvalitet Beskrive hvordan programmet er tenkt bygget opp mht. innhold, prosess og metode. Med vekt på kvalitet, oppdragsforståelse og faglig innhold i fellesseminarene, kreativitet og pedagogisk opplegg (tjenester i de 3 fasene). Især vekt på metoden for kobling av mentor og adept. 60 % Skisse som beskriver hvordan programmet er tenkt bygget opp mht. innhold, prosess og metode (fylles ut under bilag 1 b leverandørens løsningsbeskrivelse) Struktur på og plan for gjennomføring av hele programmet Faglig plattform som har vært utprøvd over tid Pedagogisk plattform som kommuniserer godt med deltakerne Leverandør må bemanne oppdraget med nok ressurser til å gjennomføre to programmer i løpet av oppdragets periode som beskrevet i kravspesifikasjonen God og realistisk struktur på gjennomføringen Erfaring og referanser på den faglige plattformen Erfaring og referanser på den pedagogiske plattformen Oversikt over kvalifiserte konsulenter som skal bemanne de to programmene Kompetansen til de konsulentene som er satt til å gjennomføre oppdraget (ønskelig at konsulentene har erfaring fra offentlig sektor) Synliggjøre hvordan programmet hensyntar og støtter opp under Nærpolitireformen Pris og kostnader Spesifisert kostnadsoppsett i hht bilag 4 pris og prisbestemmelser 40 % Presentasjon av deler av tilbudet i hht agenda Spesifisert kostnadsoppsett i hht bilag 4 pris og prisbestemmelser Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9
10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager, hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 10