Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møtestad: Kantina i heradshuset, Kinsarvik Dato: 02.03.2016 Tidspunkt: 08:30 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anders Djønne Leiar V Torgeir T. Alvsåker Nestleiar SP Eli Lillevik Medlem H Torbjørn Bjotveit Medlem V Olaug Askeland Medlem SV Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Elin Bye Kjartan Haugsnes Magnus Steigedal Stilling Revisor IHR Spesialrådgjevar Rådmann (Til PS 11/16) Anders Djønne Utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 3/16 Vurdering om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad 2015/116 PS 4/16 Presentasjon av engasjementsbrev frå IHR 2014/389 PS 5/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalet 2015/113 PS 6/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap i Ullensvang herad 2015/6 PS 7/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Forslag til prosjektplan PS 8/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Forslag til prosjektplan 2015/52 2015/53 PS 9/16 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Oppfølging 2014/142 PS 10/16 RS 1/16 Referatsaker Vurdering av Arne Gilbakken si rolle i IHR vs. kommunestyret i Voss kommune 2016/3 RS 2/16 Kvartalsrapport 3. kvartal 2015 2015/54 RS 3/16 PS 11/16 Budsjett 2016 og regnskap 2015 kontroll og tilsyn Ullensvang herad Eventuelt 2015/111 PS 1/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Det vart meldt tre saker til eventuelt. 1. Orientering frå rådmann Magnus Steigedal «Siste nytt i heradet» 2. Interimsrevisjonsrapport frå IHR 3. Kort om NKRF konferansen på Gardermoen Innkalling og sakliste vart godkjent.
PS 2/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 20.11.2015 Protokoll frå møte 20.11.2015 vart godkjent. PS 3/16 Vurdering om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå revisor Elin Bye vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad, til etterretning. Elin Bye frå IHR orienterte kort. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå revisor Elin Bye vedrørande om IHR er uavhengig i høve Ullensvang herad, til etterretning. PS 4/16 Presentasjon av engasjementsbrev frå IHR 1. Engasjementsbrev frå IHR vert teke til orientering. 2. Ved ueinigheit/divergens mellom engasjementsbrev og kontrakt, skal kontrakten leggast til grunn. Elin Bye orienterte kort om kva eit engasjementsbrev er. Engasjementsbrevet er laga etter mal frå NKRF. NKRF rår til at dette vert presentert kontrollutvala i ny valperiode eller ved andre endringar. vart samrøystes vedteke. 1. Engasjementsbrev frå IHR vert teke til orientering. 2. Ved ueinigheit/divergens mellom engasjementsbrev og kontrakt, skal kontrakten leggast til grunn.
PS 5/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalet Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Ullensvang Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Heradsstyre 15 11 13 19 31 19 Formannskap (Rekneskap) 23 Kontrollutval 2 13 11 28 7 med ei endring vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Ullensvang Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Heradsstyre 15 11 13 19 31 19 Formannskap (Rekneskap) 23 Kontrollutval 2 11 2 28 7 PS 6/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Naturkatastrofar og beredskap i Ullensvang herad 1. Kontrollutvalet i Ullensvang herad godkjenner prosjektplan for forvaltningsrevisjon «Naturkatastrofar og beredskap» med den ramme som vist i planen. 2. Eventuelle endringar i avgrensing, metode og problemstillingar vert å avtale med kontrollutvalet. 3. Rapporten vert levert sekretariatet, inkludert rådmannen sin uttale, slik at rapporten kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte i november 2016 Sekretariatet orienterte om bakgrunnen for saka. Grunna kapasitetsutfordringar ba IHR om at rapporten først vert handsama i første møte i 2017. vart samrøystes vedteke med ei endring i punkt 3.
1. Kontrollutvalet i Ullensvang herad godkjenner prosjektplan for forvaltningsrevisjon «Naturkatastrofar og beredskap» med den ramme som vist i planen. 2. Eventuelle endringar i avgrensing, metode og problemstillingar vert å avtale med kontrollutvalet. 3. Rapporten vert levert sekretariatet, inkludert rådmannen sin uttale, slik at rapporten kan handsamast i kontrollutvalet sitt første møte i 2017. PS 7/16 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Forslag til prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ullensvang herad, samt utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 innafor ei tidsramme på inntil 100 timar. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet 13.4.2016 og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte 11.5.2016. 4. Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 skal leggjast fram for heradsstyret i november 2016. vart samrøystes vedteke, med endringar på dato i punkt 3, jfr. PS 5/16 Møteplan. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ullensvang herad, samt utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 innafor ei tidsramme på inntil 100 timar. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet 11.5.2016 og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte 02.06. 2016. 4. Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 skal leggjast fram for heradsstyret i november 2016.
PS 8/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Forslag til prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ullensvang herad, samt utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 innafor ei tidsramme på inntil 40 timar. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet 13.4.2016 og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte 11.5.2016. 4. Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for selskapskontroll for 2016 2020 skal leggjast fram for heradsstyret i november 2016. vart samrøystes vedteke, med endringar på dato i punkt 3, jfr. PS 5/16 Møteplan. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Ullensvang herad, samt utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 innafor ei tidsramme på inntil 40 timar. 2. Forslag til prosjektplan av januar 2016, med dei endringar som kom fram i møtet, ligg til grunn. 3. Det er ei målsetting at prosessmøte I skal gjennomførast i møte i kontrollutvalet 11.5.2016 og at prosessmøte II skal gjennomførast i møte 02.6.2016. 4. Det er vidare ei målsetting at forslag til plan for selskapskontroll for 2016 2020 skal leggjast fram for heradsstyret i november 2016. PS 9/16 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS - Oppfølging Kontrollutvalet i Ullensvang herad registrerer at Hardangerbrua AS har fått på plass styreinstruks for selskapet. Det vert også registrert at resten av kulepunkta i punkt 1 og punkt 4 ikkje er ferdig enno, men at dette vil vera ferdig når årsmøtet i selskapet er halde i løpet av første halvår 2016. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om ny tilbakemelding på punkt 1 og 4 innan 30.6.16.
vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Ullensvang herad registrerer at Hardangerbrua AS har fått på plass styreinstruks for selskapet. Det vert også registrert at resten av kulepunkta i punkt 1 og punkt 4 ikkje er ferdig enno, men at dette vil vera ferdig når årsmøtet i selskapet er halde i løpet av første halvår 2016. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om ny tilbakemelding på punkt 1 og 4 innan 30.6.16. PS 10/16 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering Referatsakene vert tekne til orientering. RS 1/16 Vurdering av Arne Gilbakken si rolle i IHR vs. kommunestyret i Voss kommune RS 2/16 Kvartalsrapport 3. kvartal 2015 RS 3/16 Budsjett 2016 og regnskap 2015 kontroll og tilsyn Ullensvang herad PS 11/16 Eventuelt Det vart meldt tre saker til eventuelt. 1. Orientering frå rådmann Magnus Steigedal «Siste nytt i heradet» 2. Interimsrevisjonsrapport frå IHR 3. Kort om NKRF konferansen på Gardermoen
1. Orientering frå rådmann Magnus Steigedal «Siste nytt i heradet» - Levert rekneskap frå heradet til revisor 5. februar. Førebels + kr. 4,7 mill. i netto driftsresultat. Positivt: - Budsjett vart lagt opp med 4 millionar i underskot/bruk av fond. - 3,8 mill. mindre i pensjonskostnader enn budsjettert. - Betre skatteinngang og betre rente på innskot enn lån. Utfordringar: - Slit med kapasitet og budsjett på teknisk etat. Teknisk sjef i fødselspermisjon - Norconsult er leigd inn for å få saker unna. - Manglar prosjektingeniør - Mangel på kapasitet gjer at prosjekt vert utsett. Ullensvang herad har tilsett ny økonomisjef, Anne Erdal som kjem frå stillinga som økonomisjef i Odda kommune. Ho startar 1. juni 2016 Personalsjef Kjartan Hernes går av med pensjon 1. juni 2016 og denne stillinga vert lyst ut snarast. Innsyn: Utfordringar i høve at for lite vert gjort offentlig. Ny nettside er under arbeid. Her vil ein og sjå på innsynsportal. 2. Interimsrevisjonsrapport frå IHR Elin Bye frå IHR gjekk gjennom interimsrevisjonsrapporten. 3. Orientering om NKRF konferansen februar 2016. Sekretariatet orienterte kort om konferansen.. Eventuelt sakene 1 3 vert tekne til orientering. vart samrøystes vedteke. Eventuelt sakene 1 3 vert tekne til orientering.