Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 21.04.2010 Evaluering av Havforskningsinstituttet Kvalifikasjonsgrunnlag Fase 1 Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (FOA Del III)
Innholdsfortegnelse: Kvalifikasjonsgrunnlag...3 1 Innledning...3 1.1 Om oppdragsgiver...3 1.2 Generelt om avtalen...3 2 Beskrivelse av leveransen...4 2.1 Innledning...4 2.2 Omfang...4 2.3 Annet...4 3 Administrative vilkår og bestemmelser...5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon...5 3.2 Språk...5 3.3 Tidsfrister...5 3.4 Tentativ fremdriftsplan...5 3.5 Kostnader...6 3.6 Retur av søknader...6 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag...6 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget...6 3.9 Aksept av vilkår...6 3.10 Søknadens utforming...6 3.11 Innlevering av søknaden...6 3.12 Åpning...7 3.13 Tilbud...7 4 Kvalifikasjonskrav...7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav...7 4.2 Juridisk stilling...8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet...8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...8 5 Utvelgelseskriterier...9 6 Vedleggsoversikt...9 Side 2 av 9
Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver har ansvar for fiskeri-, havbruks- og kystforvaltninga. Dette innebærer blant annet å utforme, forvalte og tilrettelegge politikk for sektoren. Samordning av ulike departementers arbeid er en viktig del av dette. Departementets mål er nedfelt i strategien Verdier fra havet Norges framtid, og er gjengitt i de årlige budsjettproposisjoner. Departementet har: etatsansvar for Kystverket, Fiskeridirektoratet, Havforskningsinstituttet, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning og Fiskeri- og havbruksnæringas forskningsfond. ansvar for statlig eieroppfølging av Nofima AS og Eksportutvalget for fisk AS faglig styringsansvar knyttet til Mattilsynet, Veterinærinstituttet, Norges forskningsråd og Innovasjon Norge. 1.2 Generelt om avtalen Det ønskes å inngå avtale om evaluering av Havforskningsinstituttet. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.15. juni 2001 nr. 402 (FOA), Del III, 14-1 (3), jfr 14-3. Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. 3-5 tilbydere vil bli invitert til å levere tilbud. Dersom flere enn 3-5 oppfyller minimumskravene i pkt. 4 i kvalifikasjonsgrunnlaget vil det blir foretatt en ytterligere utvelgelse basert på utvelgelseskriteriene i pkt. 5. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. Side 3 av 9
2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om evaluering av Havforskningsinstituttet. Havforskningsinstituttet er et rådgivende forskningsinstitutt med forvaltningsstøtteoppgaver. Instituttet har et styre oppnevnt av. Styret vil innen 1.1. 2011 legges ned og det vil bli oppnevnt et faglig råd. Havforskningsinstituttet har et nasjonalt ansvar for rådgivning knyttet til de marine økosystemene på kysten, i Barentshavet, Norskehavet, Nordsjøen og innen sentrale havbrukstema. Gjennom deltakelse i Det internasjonale råd for havforskning (ICES) bidrar instituttet til rådgivning om fiskebestander og marine økosystemer. Instituttet gir også råd etter bestilling fra myndighetene eller når instituttet har frambrakt kunnskap som forvaltninga bør få kjennskap til. Rådgivinga spiller en viktig rolle som grunnlag for fiskeri-, havbruks-, og matforvaltningas beslutninger. Havforskningsinstituttet har en beredskapsrolle ved akutte hendelser, for eksempel i forhold til strålevern, oljeutslipp, algeoppblomstring, og ved rømmingshendelser fra oppdrettsanlegg ved blant annet bistand i genetisk sporing av urapportert rømt fisk. Instituttet er tungt involvert i forskning og rådgivning knyttet til utviklingsland (spesielt i sørlige Afrika) gjennom Centre for Development Cooperation in Fisheries, i nært samarbeid med Fiskeridirektoratet. Drift av forskningsfartøy og forskningsstasjoner inngår i instituttets oppgaver. Formål og nærmere målstyring går fram av instituttets vedtekter, de årlige budsjettproposisjoner og tildelingsbrev. Oppdragsgiver ser for seg at evalueringen konsentreres om tre hovedspørsmål. Det første tar for seg måloppnåelse og vitenskapelig standard. Det andre omfatter effektivitet i måloppnåelsen, herunder organisering, styring, finansiering og samarbeid. Den siste delen tar for seg hvordan måloppnåelsen kan bli mer effektiv i framtiden. Evalueringen av Havforskningsinstituttet er forankret i statsbudsjettet for jf. Prop. 1 S (2009-2010). 2.2 Omfang Oppdraget vil være i størrelsesorden 1,5-2,0 mill. kroner eks. mva. og gå over en tidsperiode på 10-12 måneder. Det tas sikte på oppstart innen 1. oktober 2010. Oppdragsgiver ønsker opsjon på tilleggskjøp utover dette. 2.3 Annet Oppdragsgiver ser på Norges forskningsråds fagevalueringer som svært relevante for deler av dette oppdraget. For blant annet å sikre effektiv ressursbruk vil det være nødvendig at oppdraget sees i lys av pågående eller nylig avsluttede fagevalueringer i regi av Norges forskningsråd. Se: http://www.forskningsradet.no/no/fagevalueringer/1182736860810 Oppdragsgiver ser at det er behov for flere typer fagkompetanse for å kunne gjennomføre oppdraget og vil oppfordre til samarbeid mellom ulike miljøer/bruk av underleverandører. Dersom dette er klart allerede i forbindelse med innsendelse av kvalifikasjonssøknad, bør dette beskrives. Side 4 av 9
Det vil bli opprettet en referansegruppe for evalueringen. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Grubbeg. 1 Postboks 8118 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Olav Rostad Postboks 8118 Dep 0032 Oslo Telefon 22246491 E-post : oro@fkd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller engelsk. Det er nødvendig at evaluerer kan sette seg inn i norskspråklige dokumenter og kommunisere på norsk. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 7. 05.2010, kl 11:00. Frist for mottak av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er 25.05.2010, kl 11:00. Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 21. april 2010 Søknadsfrist 25. mai, kl 11:00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 10. juni Tilbudsfrist 23. august, kl 11:00 Evaluering/forhandlinger 23. august 17. september Innstilling 20. september Klagefrist 30. september Side 5 av 9
Kontraktsignering 1. oktober 2010 Leveranse Etter 10-12 måneder 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. 3.10 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 8. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetanse og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 9. Annen dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonskravene. 3.11 Innlevering av søknaden Søknaden kan leveres til:, Side 6 av 9
Resepsjonen Grubbegt. 1 0032 Oslo Søknaden kan sendes til: Pb 8118 Dep 0032 Oslo Søknadene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, Evaluering av havforskningsinstituttet, v/olav Rostad. Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i 2 eksemplarer innsatt i ringpermer med skillekort, uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres søknaden på cdrom. 3.12 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 3.13 Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Side 7 av 9
Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bl.a kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes evalueringer av organisasjoner eller deler av organisasjoner og / eller tjenester / program / aktiviteter som er sammenlignbare med Havforskningsinstituttets oppgaver og rolle. Leverandøren må ha kompetanse innen evaluering av organisasjoner og prosjektledelse, samt god kjennskap til marin forskning og forvaltning. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referansepersoner med telefon og e-post. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Dokumentasjon på kompetanse innen evaluering av organisasjoner og prosjektledelse, samt kjennskap til marin forskning og forvaltning. Beskrivelse av leverandørens kapasitet Side 8 av 9
5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn 3-5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Score mellom 0 (dårligst) og 10 (best) KANDIDATER Utvelgelseskriterier Vekt K1 K2 K3 Kn Kommentarer Grad av relevans i 60 ScoreXvekt angitte referanseprosjekter Omfang, relevans og 40 bredde i leverandørens faglige kompetanse Totalscore 100 De høyest rangerte leverandører er de som oppnår størst samlet scoringssum (summen av søkernes vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra = (minst gunstig/lavest verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Manglende kvalifikasjon scorer null. Summen av vekttall er 100. Ved utvelgelseskriterium en gis det poeng etter grad av relevans i listen over beskrevne referanseprosjekter, herunder hvor sammenlignbare referanseprosjektene er med den aktuelle utredningen. Leveranse som omfatter organisasjoner med lignende mål, roller og oppgaver teller positivt. Ved utvelgelseskriterium to gis det poeng for hvor omfattende, relevant og bred den dokumenterte faglige kompetansen til leverandøren (inkludert ev. samarbeidspartnere/underleverandører) er. De 3-5 leverandørene med høyest totalscore vil bli invitert til å delta i den videre anbudsprosessen. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Skjema for HMS-egenerklæring 2. s strategi Verdier fra havet Norges framtid, 3. Relevante linker: a. Forskningsrådets fagevalueringer: http://www.forskningsradet.no/no/fagevalueringer/1182736860810 b. Havforskningsinstituttets nettsider: http://www.imr.no/ Side 9 av 9