RAMMEAVTALE FOR PRINTER SERVICE OG REKVISITA Side 1 av 10
RAMMEAVTALE OM KJØP AV DATAUTSTYR Avtalen er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) og (heretter kalt Kunden) Sted og dato: Oslo, 12. mai 2009 Kunden Leverandøren Avtalen er undertegnet i to eksemplarer, ett til hver part. Partenes kontaktpersoner Følgende er oppnevnt som partenes kontaktpersoner: Hos Kunden: Navn: Jon Egil Brekke Stilling: seksjonsleder IT Telefon: 22025909 / 90885471 E-post: jeb@rikskonsertene.no Besøksadresse: Gullhaug Torg 2 Postadresse: Boks 4261 Nydalen, 0401 Oslo Hos Leverandøren: Navn Stilling Telefon E-post Besøksadresse Postadresse Side 2 av 10
Innhold 1 Avtalens formål og omfang... 4 2 Varighet... 5 3 Pris og Betaling... 5 3.1 Priser...5 3.2 Betaling...5 3.3 Prisgaranti...5 3.4 Prisendring...6 4 Gjennomføring av rammeavtalen... 6 4.1 Bestilling, levering, godkjenning og retur av varer...6 4.2 Varslingstid...6 4.3 Leverandørens plikter...7 4.4 Bruk av og ansvar for underleverandører...7 4.5 Kundens plikter...7 4.6 Møter...7 4.7 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon...8 5 Ansvar for feil og mangler... 8 6 Endringshåndtering... 9 7 Øvrige bestemmelser... 9 7.1 Risiko for utstyr og programmer...9 7.2 Konkurs, akkord eller lignende...10 7.3 Aktsomhet ved eksport...10 7.4 Force majeure...10 7.5 Forsikring...10 8 Oppsigelse og mislighold... 10 9 Lov og Tvister... 11 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon... 12 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon... 13 Bilag 3: Pris og betalingsbestemmelser... 14 Bilag 4: Administrative bestemmelser... 15 Side 3 av 10
1 AVTALENS FORMÅL OG OMFANG Denne avtalen er en rammeavtale mellom Kunden og Leverandøren som omfatter printer service og rekvisita, med opsjon for kjøp av printere. En nærmere konkretisering av leveranseområdene fremgår av Bilag 1. Denne rammeavtalen gir Kunden rett, men ingen plikt til å tildele kontrakter innenfor rammeavtalen. Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde varer eller tjenester i rammeavtaleperioden. Oversikt over bilag for denne rammeavtalen: Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Pris og betalingsbestemmelser Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten Bilag 6: Endringer etter rammeavtaleinngåelsen Tabell 1. oversikt over bilag Leveranser skal tildeles etter reglene i rammeavtalens kapittel 4. Eventuelle endringer i eller til rammeavtaleteksten skal ikke gjøres direkte i denne teksten, men identifiseres i bilag 5. Dersom det oppstår motstrid skal følgende tolkning legges til grunn: Endringer til Avtalen går foran den generelle avtaleteksten, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydelig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går den generelle avtaleteksten foran endringene. Bilag 2 går foran Bilag 1, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydelig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går kravspesifikasjonen foran løsningsspesifikasjonen. I tilfelle motstrid mellom Bilagene der endringene ikke er klart spesifisert som angitt over, går Bilag 1 foran de øvrige Bilagene. X X X X X X
Hvis det er motstrid mellom et Bilag og den generelle avtaleteksten går Bilaget bare foran den generelle avtaleteksten hvis det fremgår klart og utvetydelig av Bilaget hvilket punkt eller punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. 2 VARIGHET Rammeavtalen gjelder fra avtaledato og i 2 år. Kunden har deretter opsjon på 1+1 års forlengelse, til sammen maksimalt fire år. Varsel om forlengelse skal gis skriftlig første gang innen en måned før utløp. 3 PRIS OG BETALING 3.1 PRISER a) Ytelser på grunnlag av denne rammeavtalen gjennomføres etter de priser som er oppgitt i Bilag 3 for aktuelle varer og tjenester/personellkategori. Overtid godtgjøres ikke utover avtalte timepriser for aktuell personellkategori. Alle timepriser er angitt i NOK inkludert merverdiavgift. b) Utgifter til kontorplass og kontorrekvisita dekkes av Kunden når Leverandørens personell arbeider i Kundens lokaler. c) Andre kostnader enn de som er nevnt ovenfor, kan dekkes dersom de er godkjent av Kunden på forhånd. d) Kunden kan når han finner det hensiktsmessig be om tilbud på fast totalpris for kontrakt som tildeles innenfor denne rammeavtalen. 3.2 BETALING Betaling skal som hovedregel skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter leveringsdato. Eventuelle fakturagebyr vil ikke bli dekket. Ved kontrakter som gjennomføres til fastpris, kan betalingsmåten avtales nærmere ved tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen. Annen betalingsmåte kan avtales særskilt. 3.3 PRISGARANTI Leverandøren skal sørge for at ytelsenes pris, alternativt forholdet mellom pris og kvalitet, til enhver tid er minst like gunstig for Kunden som tilsvarende eller sammenlignbare ytelser andre kunder normalt kan oppnå hos Leverandøren og underleverandører.
Ved brudd på denne bestemmelsen skal Leverandøren tilbakebetale overprisen til Kunden og redusere de aktuelle prisene forholdsmessig, jf 3.4 b). Kunden kan til enhver tid kreve dokumentasjon og revisjon hos Leverandøren for å sikre at Leverandøren overholder prisbestemmelsene i dette kapitlet, eventuelt ved bekreftelse fra en uavhengig revisor eller fra Leverandørens revisor. 3.4 PRISENDRING Prisene angitt i Bilag 4 kan endres: a) Dersom endrede regler fører til endringer i offentlige avgifter eller skatter på slike tjenester som rammeavtalen omfattes av. b) Hvis avtale av tilsvarende karakter er inngått av Leverandøren med annen offentlig virksomhet til lavere priser, jf 3.3. 4 GJENNOMFØRING AV RAMMEAVTALEN 4.1 BESTILLING, LEVERING, GODKJENNING OG RETUR AV VARER Kjøp av varer og/eller tjenester på grunnlag av rammeavtalen gjøres ved at Kunden bestiller varer fra Leverandørens egen netthandel, eller via telefon eller e-post. Kunden skal innen rimelig tid etter bestilling av varer motta en ordrebekreftelse hvor bestilte produkter, pris og forventet leveringstid er oppgitt. Levering skjer på den måten og innen de frister som er spesifisert i Avtalen med bilag. Varer og/eller tjenester leveres til leveringsadressen Delivery Duty Paid (DDP). Montering etter avtale. Fjerning av emballasje / avfall og retur av tonerkassetter og brukte slitedeler som angitt i bilag. Kunden er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottak å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Kunden skal kostnadsfritt kunne levere tilbake feilsendte varer eller varer som ikke tilfredsstiller beskrevet kvalitet. Risikoen for skade eller tap av produkter mv. på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra Leverandøren til Kunden når produkter mv. er levert og mottatt på rett adressat. 4.2 VARSLINGSTID Leverandøren skal til enhver tid kunne levere varer og tjenester innenfor de områdene som er beskrevet i Bilag 1 og 2 til denne rammeavtalen.
Kunden skal gi Leverandøren en oversikt over fremtidig behov for uttak av tjenester i de møtene som avholdes etter punkt 4.6. 4.3 LEVERANDØRENS PLIKTER Leverandøren skal være Kundens samarbeidspartner og gi Kunden høy prioritet. Leverandøren har plikt til å informere Kunden om endringer i egen eierstruktur, fusjoner, fisjoner og lignende. Leverandørens ytelser skal utføres profesjonelt, effektivt, med høy faglig standard. Leverandøren skal stille personell til rådighet som sikrer at arbeidet utføres på en mest mulig effektiv måte og med den forventede kvalitet. Leverandøren har ansvar for at tilbudt personell har relevant kompetanse i forhold til de varer og tjenester som skal leveres. Leveransene skal på en helhetlig måte dekke de formål, funksjoner, og krav som er spesifisert i Avtalen med Bilag. Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av bestillingene, herunder forventede forsinkelser. Leverandøren skal regelmessig gi Kunden oversiktlig dokumentasjon som på en tilfredsstillende måte for Kunden beskriver hvilket vedlikehold og hvilken service som er utført. Dette inkluderer dokumentasjon av endringer og modifikasjoner som Leverandøren utfører i henhold til avtalen. Hvis dokumentasjonen er nødvendig for Kundens bruk av utstyr eller programvare, skal dokumentasjon eller nødvendig instruksjon gis uten ugrunnet opphold. 4.4 BRUK AV OG ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRER Dersom Leverandøren benytter underleverandører i forbindelse med denne Avtalen, er Leverandøren fullt ansvarlig for underleverandørene på samme måte som om Leverandøren selv stod for utførelsen. 4.5 KUNDENS PLIKTER Kunden skal lojalt medvirke til gjennomføring av Avtalen og de enkelte bestillingene. Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av leveransene. 4.6 MØTER Det skal holdes regelmessige møter for å gjennomgå hvordan Avtalen fungerer. I møtene skal partene gjennomgå de tildelinger av kontrakter som har vært på Avtalen,
og legge frem de planer som foreligger hos Kunden og Leverandøren for neste periode. Kunden er ansvarlig for innkallelse til møter og møtene skal holdes i Kundens lokaler. Når en av partene finner det nødvendig, kan han med minst 3 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 4.7 RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON OG DOKUMENTASJON Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning av gjennomføring av Avtalen. Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Leverandørens kontroll. 5 ANSVAR FOR FEIL OG MANGLER Leverandøren er ansvarlig for at leveransen utføres i samsvar med kontraktens tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer. Leverandøren er forpliktet til snarest mulig og for egen regning å rette feil, bytte ut defekte deler eller på annen måte utbedre mangler slik at avtalespesifikasjoner m v oppfylles. Leverandørens forpliktelser på dette punkt gjelder bare mangler som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slitasje. De omfatter ikke mangler som oppstår som følge av mangelfullt vedlikehold fra Kundens side. De omfatter heller ikke mangler som oppstår i materiell anskaffet av Kunden eller som oppstår som følge av konstruksjoner utført eller foreskrevet av kjøperen. Videre omfatter de ikke endringer i materiellet uten Leverandørens skriftlige samtykke eller reparasjoner som Kunden har utført på feilaktig måte. For deler som er skiftet ut eller reparert påtar Leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid foretar det nødvendige for å avhjelpe mangelen, har Kunden rett til å heve kjøpet dersom mangelen har vesentlig betydning for avtalens oppfyllelse. Dersom avtalen ikke heves kan Kunden enten la mangelen avhjelpe for Leverandørens regning og risiko eller kreve prisavslag.
6 ENDRINGSHÅNDTERING Endringer av eller tillegg til Avtalen skal være skriftlig, datert og undertegnet av partenes kontaktpersoner. Alle endringer og tillegg til Avtalen skal registreres i Bilag 6. Kunden har rett til å kreve endring med hensyn til økning eller reduksjon i omfang, karakter, art, kvalitet eller utførelse av bestillinger, forutsatt at endringen ligger innenfor hva partene med rimelig grunn kan ha forventet da Avtalen ble inngått. Krav om endring skal fremsettes skriftlig. Hvis leverandøren i avtaleperioden ønsker/anbefaler å bytte ut maskin- eller programvare som omfattes av denne Avtalen, skal Kunden varsles om dette uten ugrunnet opphold. Med endringer menes blant annet ny typebetegnelse, nye komponenter, nytt materiale, eller ny konstruksjon. Endringer kan ikke foretas uten at de er godkjent av Kunden. Leverandøren innestår for at produktet til enhver tid tilfredsstiller relevante standarder og avtalte krav. Leverandør har ansvar for å informere Kunden om nye produkter som har bedre ytelse og som kan leveres til samme eller bedre betingelser. Hvis endringer vil medføre justering av kontraktpris, eventuelt leveringstid og/eller andre kontraktsvilkår, skal Leverandøren meddele dette til Kunden innen 14 dager etter at melding om endringene er mottatt. Innen en frist som partene fastsetter, skal Leverandøren sende spesifisert og begrunnet justeringsforslag. Ingen endring forlangt av Kunden eller foreslått av Leverandøren skal påbegynnes før det foreligger en skriftlig tilleggsavtale vedrørende endringen. Tillegget skal blant annet angi eventuelle konsekvenser som endringen medfører for kontraktprisen, leveringstiden og eventuelt andre kontraktvilkår. 7 ØVRIGE BESTEMMELSER 7.1 RISIKO FOR UTSTYR OG PROGRAMMER Risikoen for skade eller tap av utstyr eller tilsvarende på grunn av en tilfeldig begivenhet går over på Kunden ved faktisk levering. Hvis det inntreffer slik skade eller slikt tap mens Kunden bærer risikoen, har Kunden krav på ny levering dersom det kan skje uten særlig ulempe for Leverandøren og mot å dekke Leverandørens direkte kostnader uten fortjeneste.
7.2 KONKURS, AKKORD ELLER LIGNENDE Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorsstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 7.3 AKTSOMHET VED EKSPORT Dersom produkter, inkludert reservedeler, programmer og teknologi som Leverandøren har levert er underlagt krav om autorisasjon fra myndighetene i opprinnelseslandet og/eller andre land, er Kunden ansvarlig for å innhente slike autorisasjoner ved eksport eller reeksport av produktene. 7.4 FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne Avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure (fritaksgrunner), skal motparten varles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen part motytelse suspenderes i samme tidsrom. En forsinkelse vil kun bli godtatt som force majeure dersom Leverandøren har gjort hva som kan gjøres for å avgrense/avhjelpe virkningen av forsinkelsen. Leverandøren skal umiddelbart ved forsinkelsens inntreden skriftlig underrette kjøperen om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å avhjelpe forsinkelsen. Det er et mål for avhjelpen at ytelsen skal få den spesifiserte kvaliteten og at leveransen samlet sett skal fungere som forutsatt. Avhjelpen kan for eksempel skje ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering. Dersom force majeure-situasjonen varer, eller antas å vare mer enn 30 dager, kan hver av partene med den andre parts samtykke si opp bestillingen med 30 dagers varsel. 7.5 FORSIKRING Staten er selvassurandør for egen risiko og særskilt forsikring til dekning av denne skal derfor ikke tegnes for Kundens regning, men mindre spesielle forhold er til stede og det er fastsatt i noen av Bilagene til denne Avtale. 8 OPPSIGELSE OG MISLIGHOLD Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Som vesentlige mislighold regnes blant annet: Leverandøren fakturerer til andre priser enn avtalt.
Leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet/ytelse/funksjonalitet enn forutsatt i anbudet/tilbudet. Betalingsbetingelser ikke overholdes. Gjentatte mislighold fra Leverandørens side kan betraktes som vesentlig mislighold og gir Kunden rett til heving av kontrakten uten kostnader. Som mislighold regnes: Leveringsforsinkelse. Feil og mangler på avtaleprodukter. Service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan Kunden kreve erstatning etter vanlig kjøpsrettslige regler. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure. Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter etter Avtalen. Ved forsinket betaling har Leverandøren krav på morarente. 9 LOV OG TVISTER Norsk lov gjelder for Avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvister i forbindelse med Avtalen, skal saken forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, men mindre partene blir enige om å bringe saken til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter Avtalen.
BILAG 1: KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON Kundens kravspesifikasjon framgår av kundens tekst i tilbudet (Tilbudsmappe, Tjeneste/Produkt- og prisskjema, Miljøskjema).
BILAG 2: LEVERANDØRENS LØSNINGSSPESIFIKASJON Leverandørens løsningsspesifikasjon framgår av leverandørens svar i tilbudsdokumentene (Tilbudsskjema, Tjeneste/Produkt- og prisskjema, Miljøskjema, samt evt. andre vedlegg fra leverandøren).
BILAG 3: PRIS OG BETALINGSBESTEMMELSER Pris- og betalingsbestemmelser ut over det som er fastsatt i avtaleteksten ovenfor, framgår av tilbudet (avsnitt om pris- og betalingsbestemmelser i Tilbudsmappe, samt Tjeneste/Produkt- og prisskjema). Der det er framkommet behov for presiseringer, er disse tatt inn nedenfor.
BILAG 4: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Foruten de administrative bestemmelser som er gitt i avtaleteksten ovenfor, framgår administrative bestemmelser av tilbudsdokumentene. Der det er framkommet behov for presiseringer, er disse tatt inn nedenfor.