FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI MØTEINNKALLING Til: Fakultetsstyret ved NT-fak Møtetid: Tirsdag 16. april 2013 kl. 12.15 Møtested: Møterom M1 i fakultetsadministrasjonen i Realfagbygget Arkivref.: 2012/6313-4 AJT000 /MØTEBOK Saksliste Sak nr.: Arkivref.: Tittel/beskrivelse: NTF-S 05-13 2013/1386-2 Godkjenning av betenkning Instituttleder ved Institutt for matematikk og statistikk godkjent på sirkulasjon NTF-S 06-13 2013/1388-2 Godkjenning av betenkning Instituttleder ved Institutt for geologi godkjent på sirkulasjon NTF-S 07-13 2013/1387-2 Godkjenning av betenkning Instituttleder ved Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet godkjent på sirkulasjon NTF-S 08-13 2012/6313-5 Referatsaker og skriftlige orienteringssaker NTF-S 09-13 2009/220-17 Oppnevning av valgstyre ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi NTF-S 10-13 2013/1084-7 Prioritering av stipendiatstillinger for 2014 NTF-S 11-13 2010/2549-4 Videre arbeid med plan for en bærekraftig økonomi ved IMS NTF-S 12-13 2013/1920-1 Oppfølging av handlingsplan for HMS 2013 ved NT-fak NTF-S 13-13 2011/4675-9 Godkjenning av årsregnskap 2012 for NT-fak Tromsø, 10. april 2013 Morten Hald dekan 9037 Tromsø postmottak@nt.uit.no www.uit.no Sentralbord NT-fak: 77 64 40 01 Faks: 77 64 47 65
FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI NTF-S 08-13 REFERATSAKER Til: Fakultetsstyret ved NT-fakultetet Møtedato: 16.4.2013 Arkivref.: 2012/6313-5 /AJT/MØTEBOK NTF-S 08-13 Referatsaker og skriftlige orienteringssaker til møte 16. april 2013 Møtereferater: 1. 2012/6313-3 Referat fra siste fakultetsstyremøte 190213 2. 2013/969-2 Referat fra møte i styret for Institutt for informatikk 220213 3. 2013/363 Referat fra møte i styret for Institutt for fysikk og teknologi 150213 4. 2012/6148-2 Referat fra møte i Forskerutdanningsutvalget ved NT-fak 220113 Skriftlige orienteringssaker: 5. 2013/867-2 Referat fra saker til Tilsettingsutvalget ved NT-fak 2013 godkjent på sirkulasjon i perioden 6. februar 25. mars 2013 (da flere av vedleggene til oversikten er tilsettingssaker som er unntatt offentlighet, sendes hele denne orienteringssaken som et separat vedlegg til resten av referatsakene) 6. 2012/7371-8 Svar fra NT-fak vedr. Rapportering til utdanningsmelding for 2011-2012 Forslag til vedtak: Fakultetsstyret ved NT-fakultetet tar referatsakene til etterretning. Tromsø, 10. april 2013 Anita Johansen Trum konsulent
FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI NTF-S 09-13 Til: Fakultetsstyret ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi Møtedato: 16.4.2013 Arkivref.: 2009/220 LGA001/011.4 Oppnevning av valgstyre Interimsstyret ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi opprettet i sak INT-S 08-09 følgende valgstyre for en periode på fire år: Ragnar Soleng (leder av valgkomiteen) Arnfinn Kvarsnes Klaus Svendsen (stud.repr AFI, valgt for ett år) I følge Valgregler for fakultetene ved Universitetet i Tromsø skal valgstyret bestå av leder og to ordinære medlemmer. Valgstyret skal sammensettes slik: en representant fra de vitenskapelig ansatte en representant fra de teknisk/administrativt ansatte en studentrepresentant Oppnevningen gjelder for en periode på fire år. Dersom noen av medlemmene trer ut av valgstyret fordi de ikke lengre representerer den gruppen de er oppnevnt for, oppnevnes nytt medlem for den gjenværende perioden. Dekan har forespurt Ragnar Soleng (som representant fra de vitenskapelig ansatte) og Arnfinn Kvarsnes (som representant fra de teknisk/administrativt ansatte) om de tar gjenvalg. Begge har svart positivt på det. Studentene er bedt om å velge sin representant til valgstyret. Dersom valget er foretatt før fakultetsstyrets møte vil det bli orientert om dette i møtet. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
Det gis slik innstilling til vedtak: 1. For perioden 16.4.2013-15.4.2017 velges Ragnar Soleng og Arnfinn Kvarsnes som medlemmer i valgstyret ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi. 2. Ragnar Soleng velges til leder. Tromsø, 5.april 2013 Morten Hald dekan Liv-Ragna Garden personalsjef Vedlegg: Valgregler for fakultetene ved Universitetet i Tromsø 2
FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI NTF-S 10-13 Prioritering av stipendiatstillinger for 2014 Til: Fakultetstyret Møtedato: 16.04.2013 Arkivref.: 2013/1084 TGU000/212.1 Status Universitetsstyret skal prioritere fordelingen av stipendiatstillinger i maimøtet. Og universitetsdirektøren har som tidligere år bedt fakultetet om å oversende en prioritert liste. Ut fra status per januar 2013 ser det ut til at 78 stipendiatstillinger og 9 postdoktorstillinger skal refordeles i universitetsstyrets møte i mai. Som tidligere år vil en del stillinger bli strategisk fordelt. Sannsynligvis vil omtrent 35 stillingene ihht styresak s 38-10 nøkkelfordeles mellom fakultetene basert på antall disputaser de siste fem år. Videre skal alle fakultetene sikres minimum en stipendiat. NTF andel er ca 12 %. Dermed kan NTF forvente ca 4 stipendiatstillinger. Fakultetsledelsen ba instituttene om innspill til nøkkelfordelte stillingene innen 4. april som følger: Oversende søknader om tildeling av nøkkelfordelte stillinger, i prioritert rekkefølge, til fakultetet. Instituttene skal vektlegge søkernes forskningsproduksjon i form av publikasjonspoeng (Cristin), doktorgradsveiledning/kandidater, mastergradveiledning og andre relevant produksjon herunder uttelling/søknader om forskningsmidler. Denne informasjonen for den enkelt søker skal oversendes fakultetet sammen med instituttets prioritering. Vi ber instituttene spesielt vurdere om rekrutteringsstillingene kan styrke forskningen knyttet til unge, nylig rekrutterte i faste vitenskapelige stillinger. Kravene til søknadene er som tidligere: stillingene må være beskrevet på fagdisiplinnivå og så godt definert at de kan lyses ut like etter vedtak om tildeling. Instituttene bes om å legge til grunn fakultetets strategi ved prioritering av stillingene. Spesielt hvordan rekrutteringsstillingene kan bidra til å oppfylle målet: M1 etablere robuste forskningsgrupper med kvalitet på høyt internasjonalt nivå som har forskningsproduksjon over nasjonalt snitt for sammenlignbare institusjoner. Innenfor fakultetets tematiske satsinger skal fakultetet være ledende. Instituttene skal i sin prioritering rangere i hht til strategien S2. Forskningsressursene (forskningsterminer, rekrutteringsstillinger, individuell forskningstid mm) skal tildeles strategisk med vekt på kvalitet og (forsknings)produksjon. Ved fristens utløp, var det kommet inn 15 forslag til stipendiatstillinger (tabell 1a). Alle stillingene er beskrevet slik at betenkning raskt kan utarbeides. UiT forutsetter at stipendiater skal tas opp på UiT s doktorgradsprogrammer. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
Tabell 1a. Instituttenes forslag og prioriteringer av stipendiatstillinger Instit utt Tittel Veileder IFI-1 Systems Epidemiology Data Exploration Hovedveileder førsteamanuensislars Ailo Bongo. Biveileder Prof. Eiliv Lund (ISM). IFI-2 On-demand Interactive Computations for Earth-The Dynamic Planet. Hovedveileder Prof. Anshus. Biveiledere Bjørndalen, Brox- Larsen, Ha. IFI-3 Multi-tenant Cloud Computing. Hovedveileder Prof. Dag Johansen og en (NN) biveileder ved Cornell. IFT-1 IFT-2 PolSAR systemers egnethet til å karakterisere mørke filmer på havet og utforske potensiale for deteksjon av olje i isbelagte farvann Geophysical fluid dynamics: Modeling of momentum and heat transfer in polar regions Hovedveileder Camilla Brekke Prof. Odd Erik Garcia, Co-supervisors: førsteamanuensis Yngve Birkelund And New professor in polar meteorology IFT-3 Fibre nanotool to hold and characterize a single Professor Olav Gaut Hellesø nanoparticle IFT-4 Novel Machine Learning and Statistics Methodology for Data- Driven Medical Decision Support Tools førsteamanuensis Robert Jenssen IG-1 Georisiko førsteamanuensis Laberg IG-2 Mineralressurser/miljø Prof. Krister Sundblad Biveileder førsteamanuensis Kåre Kullerud IIS-1 IK-1 IK-2 IMS-1 IMS-2 IMS-3 An Innovative Multi-wavelengths Imaging Camera System for Aerosol Emissions from Shipping and Petroleum Activities in the Arctic. Diversitets-orientert syntese av målmolekyler (stoffbiblioteker) som vil danne fundamentalt grunnlag for utvikling av medikamenter for behandling av ulike typer kreft, med førsteamanuensis Jørn H. Hansen som prosjektleder. Biochemical and biophysical research regarding the DYRK protein kinase subfamily Novel Machine Learning and Statistics Methodology for Data-Driven Medical Decision Support Tools Numerical Calculation of Electromagnetic Casimir Forces Using a Boundary Integral Equation Approach Towards new and flexible model analysis using the INLAmethodology førsteamanuensis Kåre Edvardsen førsteamanuensis Jørn H. Hansen Prof. Richard A. Engh Hovedveileder Prof. Fred Godtliebsen Biveileder førsteamanuensis Robert Jenssen, IFT førsteamanuensis Gustav Bellika, IFI Hovedveileder førsteamanuensis Per Jacobsen, IMS førsteamanuensis Per Jacobsen, IMS 2
Tidligere tildeling av nøkkelfordelte rekrutteringsstillinger I 2010 (NTF-S 18-09) fikk fakultetet nøkkelfordelt 3 stipendiatstillinger. I 2011(NTF-S 26-10) fikk fakultetet nøkkelfordelt 4 stipendiatstillinger. I 2012 (NTF-S 29-11) fikk fakultetet nøkkelfordelt 4 og i 2012 ytterligere 2 stipendiatstillinger. Tabell 2. Tildeling av nøkkelfordelte stipendiatstillinger og doktorgradsdisputaser ved NT-fak Institutt Stiepndiatildeling Antall disputaser 2010 (NTF-S 18-09) 2011 (NTF-S 26-10) 2012 (NTF-S 29-11)+ (S 21-12) 2005-2010 2011 2012 IFI 0 1 1 13 3 2 IFT 1 1 (1) 13 7 4 IG 1 0 1 14 2 5 IIS 0 0 1 0 0 0 IK 1 1 1 15 3 2 IMS 0 1 (1) 6 2 1 Totalt 3 4 4 + (2) 61 17 14 Nærmere omtale av de 1. prioriterte søknadene fra instituttene Kåre Edvardsen, IIS tok doktorgraden i nov 2010 og ble ansatt som førsteamanuensis i prosess- og gassteknologi ved IIS høsten 2012. Han er studieleder for ingeniørstudiet i prosess- og gassteknologi, men veileder også masterstudenter ved IIS teknologimasterprogram. Edvardsen er videre ansatt som forsker II ved Norsk institutt for luftforskning (NILU) på Kjeller. Han er sentral i et samarbeidsprosjekt MAROFF-project Optimization of Ship Operations in Arctic Waters by Application of Sensor Technologies for Ice Detection, De-icing and Weather Data. Edvardsen har ca 0,2 publikasjonspoeng samlet i 2011 og 2012. Lars Ailo Bongo, IFI er ansatt som førsteamanuensis ved IFI siden januar 2010. Før ansettelsen ved IFI arbeidet Bongo 2 år som postdoktor ved Princeton University, Lewis-Sigler Institute of Integrative Genomics. Med utgangspunkt i erfaringene fra doktorgradsavhandlingen og engasjementet ved Princeton University har Bongo etablert nye, betimelige, og spennende samarbeidsrelasjoner med bl.a. forskningsgruppen for molekylære biosystemer (Willassen-gruppen) ved IK og med forskningsgruppen System epidemiologi ved ISM. Bongo har 0,5 publikasjonspoeng i snitt de siste 4 år. Han veileder fortiden en doktorstudent og en master. Han har utvist en relativt søknads innsats eksternaktivitet. Jørn Hansen, IK ble ansatt som førsteamanuensis ved instituttet fra 01.10.2012. Hansen er en ung forsker med doktorgrad fra USA (Atlanta), hvor han også hadde en post doc periode (Princeton) før han søkte og fikk stillingen hos oss. Hansen er bare 30 år og det er under 3 år siden han fikk sin PhD, men har til tross for dette publisert 12 fulle journalartikler i tillegg til et bokkapittel og en oversiktsartikkel. Siden all hans forskning så langt har vært i USA er ingen av publikasjonene oppført i Cristin. Han har av åpenbare grunner, heller ikke oppnådd tildeling av ekstern finansiering, men er nå svært aktiv med å søke. Camilla Brekke, IFT sin søknad adressere en veldig tidsrelevantaktivitet innen Jordobservasjon, som er et prioritert forskningsfelt ved IFT. Stillingen tar opp problemstillinger som var sentrale i CeRReS, IFTs søknad om SF som gikk videre til 2. runde. Prosjektet vil etablere viktig samarbeid med forskere ved Jet Propulsion Laboratory, California, et verdensledende forskningsmiljø innen radarfjernmåling. Dessuten, 3
Camilla Brekke er anstt i 2009 og en aktiv ung kvinnelig forsker, som IFT ønsker å støtte opp om. Brekke har 1,5 publikasjonspoeng de to siste årene. Hun veileder fortiden en doktorstudent og en master. Han har ikke en omfattende eksternaktivitet. Jan Sverre Laberg, IG stipendiatstillinger med tanke på å oppbygge forskningsretningen georisiko langs kyst/fjordområder. Rekrutteringsstillingene vil styrke forskningen til en nylig rekruttert kollega i fast vitenskapelig stilling (førsteamanuensis Jan Sverre Laberg). Jan Sverre Laberg har 5,5 publiseringspoeng (fra 2008-2011) i Cristin, Veileder 4 PhD-studenter og veileder 2 MSc-studenter. Har 3 pågående prosjekter (DEMOCEN finansiert av NFR/STATOIL Petromaks; LOSLOPE finansiert av NFR og CELOVE finansiert av DONG) og to under vurdering. Fred Godtliebsen, IMS har 2,05 publikasjonspoeng i snitt de siste 4 år. Han veileder fortiden 5 og har uteksaminert 6 Ph.D studenter, og 3 masterstudenter. Han har over tide hatt en relativt stor eksternportefølje. Forslaget er fremmet i samarbeid med fagfolk fra IFT og IFI som også har fremmet det som forslag i sine institutt IFT har prioritert det som nr 4 mens IFI ikke har prioritert det. Dekans vurdering Instituttenes velbegrunnede behov for stipendiatstillinger er langt større enn hva fakultetet får tildelt, og det er mange gode søknader som oppfyller fakultetets strategi og satsinger. Instituttene er bedt om å vektlegge forskingsproduksjon ved rangering av søknadene. Instituttene er bedt om å spesielt vurdere om rekrutteringsstillingene kan styrke forskningen knyttet til unge, nylig rekrutterte i faste vitenskapelige stillinger. Fakultetet har også inngåtte forpliktelser som krever prioritering av nøkkelfordelte stipendiatstillinger. I styresak NTF-S-03-13 Etablering av senter for fremragende forskning i geologi ved NT-fak la fakultetet til grunn Det innebærer at fakultetet må tildele ca 7 stipendiatstillinger fordelt på de neste 10 årene til CAGE SFF inklusiv forsterket satsing. Fakultetet har de siste årene fått ca 4 stillinger årlig over nøkkelfordelingen. Dette betyr at fakultetet må prioritere stillingen til CAGE foran de øvrige av fakultetets nøkkelfordelte rekrutteringsstillinger. Tidligere ble det sentralt ved universitetet tildelt stipendiatstillinger som oppfølging av fagevalueringene, men ordningen er avviklet. Dette var en formålstjenlig ordning som fakultetet ønsket videreført for å gi fagmiljøene mulighet til å følge opp fagevalueringene. Det er derfor viktig at de fagmiljøene som har vært gjennom fagevaluering de siste årene prioriteres med en stilling hver. Dette gjelder IG, IMS og IFI. Siden stipendiatstillingene er studieplasser for doktorgradsstudenter er det viktig at fakultetet kan tilby kvalitetsmessig god forskerutdanning. Det må derfor tillegges betydning at forskermiljøene/veilederne bak søknaden har dokumentert erfaring fra veiledning av master og doktorgrader og at det er en god plan for gjennomføring av doktorgradsutdanningen. Noen av forslagene fremmes av seniorforskere som samarbeider med ikke fult så erfarne forskere, noe som kan være med å sikre at unge forskere får erfaring og merittering i veiledningsarbeid. Det er naturlig å følge prioriteringen fra instituttene og at det er tilstrekkelig å prioritere de første seks stillingene. I rangeringen vektlegges fakultetets strategi kvaliteten og forskningsproduksjon mht. publiseringspoenger, tidligere erfaring i veiledning og innsats mot eksternfinansiering. Det er også vektlagt forhold som kan styrke forskningen knyttet til unge, nylig rekrutterte i faste vitenskapelige stillinger. Det er også tillagt vekt at alle instituttene over tid skal ha tilgang til nøkkelfordelte rekrutteringsstillinger. Som det framgår av tabellen er det fire institutt som står for den vesentligste doktorgradsproduksjonen. IIS har bidrar noe til dette gjennom biveiledning. Det er dermed ikke alene enkeltforskernes meritter som legges til grunn i rangeringen, men også hensyn til overordnet UiT, fakultetet og institutt strategi. Dekanen fremmer etter en helhetsvurdering følgende rangering. Forslag til vedtak 4
1. Tabell 4. Prioritering av nøkkelfordeling av stipendiatstillinger Prioritet Institutt Tittel Veileder 1 IG Forpliktelse CAGE På IG 2 IFI Systems Epidemiology Data Exploration Bongo 3 IMS Novel Machine Learning and Statistics Methodology for Data-Driven Medical Decision Support Tools 4 IFT PolSAR systemers egnethet til å karakterisere mørke filmer på havet og utforske potensiale for deteksjon av olje i isbelagte farvann 5 IK Diversitets-orientert syntese av målmolekyler (stoffbiblioteker) som vil danne fundamentalt grunnlag for utvikling av medikamenter for behandling av ulike typer kreft, med førsteamanuensis Jørn H. Hansen som prosjektleder. F Godtliebsen C. Brekke J. Hansen 6 IG Georisiko J. S. Laberg 7 IIS An Innovative Multi-wavelengths Imaging Camera System for Aerosol Emissions from Shipping and Petroleum Activities in the Arctic. K. Edvardsen Tromsø, 09.04.2013 Morten Hald dekan Tore Guneriussen forskningsadministrativ sjef 5
FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI Sak NTF-S 11-13 Til: Møtedato: Arkivref.: 2010/2549 JOP000/125 Sak NTF-S 11-13 Videre arbeid med plan for en bærekraftig økonomi ved IMS Bakgrunn Det vises til saksframlegget til sak 04-13 Plan for en bærekraftig økonomi ved Institutt for matematikk og statistikk. Vedtaket i saken ble: NTF-S 04-13 2010/2549-3 Plan for en bærekraftig økonomi ved Institutt for matematikk og statistikk Saken ble grundig gjennomgått og vurdert. Det kom fram flere synspunkt vedrørende mulighetene for å oppnå en mer tilfredsstillende finansiering av instituttet og synspunktene vil bli vurdert tatt med i det videre arbeid med saken. Enstemmig vedtatt: 1. Fakultetsstyret ved NT-fakultetet godkjenner punkt 1) i det framlagte forslag til plan for å etablere en bærekraftig økonomi ved IMS: Sanering av akkumulert gjeld. 2. Fakultetsstyret ønsker å støtte den foreslåtte prosessen, men uttrykker bekymring for at punktene 2) 5) i forslaget til plan, ennå ikke er godt nok forankret ved Institutt for matematikk og statistikk. Fakultetsstyret ber om at det arbeides videre ved IMS med punktene 2) 5) i forslaget til plan for å etablere en bærekraftig økonomi, og at instituttleder ved IMS presenterer resultatet av arbeidet på fakultetsstyremøte den 16.4. 2013. Til styremøtet 16. april: Instituttleder Trygve Johnsen vil komme til styremøtet å presentere arbeidet som er gjennomført ved IMS vedrørende punktene 2 5. Det henvises til saksframlegget i sak til forrige styremøte, NTF-S-04-13 (vedlagt). For å rekapitulere kort så omfatter disse punktene følgende: NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
2) Et langtidsbudsjett for IMS i balanse der 80-20 målet (lønn-drift) er innfridd For å oppnå dette er det nødvendig å redusere antallet faste stillinger med ytterligere 1 stilling, og tilførsel av kr. 1,0 mill. /år i perioden 1014 2017. I henhold til allerede utsendt langtidsbudsjett. 3) En studieportefølje tilpasset kapasiteten Det legges til grunn at undervisningstilbudet/studieporteføljen ved IMS må nedjusteres litt, i tråd med at det foreslås at to faste fagstillinger skal holdes ledige i minimum 5 år 4) Utvikling av en plan for å øke omfanget av ekstern forskningsfinansiering 5) Utvikling av en plan for å samordne og styrke utdanningstilbudet i matematikk og statistikk ved hele UiT. Styret inviteres til å vurdere arbeidet med punkt 2 5 og ta stilling til oppfølging av saken. Forslag til vedtak: Vedtak utarbeides på møtet Tromsø, 09. 04.2013 Morten Hald Dekan John Arne Opheim fakultetsdirektør 2
FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI Sak NTF-S- 12-13 Til: Møtedato: 16. april 2013 Arkivref.: 2013/1920 JOP000/ Sak NTF-S- 12-13 Oppfølging av handlingsplan for HMS 2013 ved NT-fak HMS rapport for 2012 for NT-fakultetet og HMS handlingsplan for 2013 Fakultetsstyremøtet ba i møtet 18.februar 2013 om at det til neste styremøte utarbeides et forslag til justert handlingsplan for HMS, med spesifikasjon av nødvendige tiltak. HMS arbeidet ved NT-fak er i løpet av de siste 4-5 år blitt mye mer omfattende og gjennomregulert. Gjennom aktivt og systematisk arbeid har man i stor grad klarlagt risikobildet knyttet til det fysiske arbeidsmiljø, som laboratoriearbeid, feltarbeid og tokt, og det er satt inn mange ulike tiltak både for å kartlegge og redusere risikofylt arbeid. Systemene er blitt bedre implementerte i organisasjonen og er nå mer brukervennlige, de omfatter overordnede dokument for Systematisk HMS-arbeid (Internkontroll) som inneholder dokument for Visjon, mål og prinsipper, Aktører og deres ansvar og oppgaver i HMS-arbeid og HMS-håndboka med vedlegg. Kravene i styringssystemet er i betydelig grad implementert lokalt ved instituttene gjennom egne risikoanalyser, sikker jobb analyser og lokale rutiner for risikofylt arbeid, opplæring av ansatte og studenter med mere. Også det psykososiale arbeidsmiljø er det arbeidet mer med de siste 4 år enn tidligere, gjennom innføring av medarbeidersamtaler, trivselsundersøkelser og annet. Egne observasjoner, innspill fra verneombud og ansatte, eksterne og interne evalueringer samt gjennom årlige rapporteringer, har likevel avdekket svakheter knyttet til opplæring, ansvars- og arbeidsfordeling og innen opplæring og innen gjennomføring av faste oppgaver som er nedfelt i HMS systemet. I Årsplan for NT-fak er arbeid med å forbedre HMS nedfelt i en egen handlingsplan for arbeidsmiljøet (2012/5861, side 33). Denne planen er kopiert inn nederst i dette saksframlegget. Vi vil i dette saksframlegget informere styret om arbeidet med noen aktiviteter/mangler som ble avdekket i HMS årsrapporten for NT-fak 2012 (sendt styret til styremøtet den 23.2.13), og sammenholde disse resultatene med handlingsplanen i Årsplanen for NT-fak. Årsrapporten besto av en elektronisk spørreundersøkelse som ble besvart av fakultetsdirektør og hovedverneombud i fellesskap og inneholdt 46 spørsmål med svarmulighet bare ja eller nei. Nedenfor går vi gjennom de punktene der vi oppdaget avvik, dvs. nei-svar. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
Fra HMS årsrapporten: 4. Har fakultetet/enheten etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndigheter og oppgaver for arbeidet med HMS er fordelt? Nei 17. Har enhetens verneombud nødvendig kompetanse til å utføre sine HMS-oppgaver? Nei 24. Har alle ansatte fått tilbud om medarbeidersamtaler? Nei 34. Registreres ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet som angitt i beredskapshåndboka for UiT? Nei 40. Har fakultetet/enheten utført holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljøvennlig innkjøp, transport, energi og avfall? Nei 15. Har alle ledere med personalansvar nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS? Nei 28. Blir kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter utformet og tilpasset på en ergonomisk hensiktsmessig måte? Nei 43. Følgende spørsmål besvares av fakultet/enhet som har risikofylte arbeidsoppgaver:.har fakultetet/enheten et oppdatert elektronisk og papirbasert stoffkartotek? 2
Nei 47. Skisser fakultetets/enhetens viktigste HMS-utfordring i året som kommer: Fakultetsdirektør og HVO har drøftet saken og blitt enig om at den viktigste HMS utfordring i året som kommer er: -Å oppnå full grad av tilbud og gjennomføring av medarbeidersamtaler ved alle institutt Konkret arbeid med enkelttiltak. Mange av problemområdene som ble avdekket i undersøkelsen, var indentifiserte og nedfelt i fakultetets handlingsplan for HMS for 2013, i Årsplanen for NT-fak 2013, side 33. Ut fra dette omtaler vi status for de enkelte områdene/sakene i relasjon til handlingsplanen allerede nedfelt i årsplanen. Der det er snakk om nye saker som er avdekket, spesifiseres dette tydelig. Under gir vi en orientering om status for arbeidet med de enkelte sakene: 4. Har fakultetet/enheten etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndigheter og oppgaver for arbeidet med HMS er fordelt? Under arbeid, nedfelt i Årsplan 2013. Egne årshjul for institutter og administrasjonen med tydeliggjøring av av ansvar og oppgaver, og gjennomføring av oppgaver er under utarbeidelse og drøftes nå med instituttene. 17. Har enhetens verneombud nødvendig kompetanse til å utføre sine HMS-oppgaver? Ikke nedfelt i Årsplan 2013. Det er gitt tilbud til de verneombud som ikke har det såkalte 40-timers kurset innen HMS om å delta på et slikt kurs. Tilbudet vil bli gjentatt. Det ble avholdt et HMS kurs den 11.-12. april ved UiT og mange av våre VO deltok på kurset. 24. Har alle ansatte fått tilbud om medarbeidersamtaler? Saken er nedfelt i Årsplan 2013. Situasjonen med hensyn til gjennomføring av medarbeidersamtaler er tatt opp med instituttlederne og det er klarlagt at ved 4 av 6 av våre institutt vil samtlige ansatte bli gitt tilbud om medarbeidersamtaler i 2013. Saken er tatt opp på instituttledermøtet, og dekan har bedt instituttlederne få gjennomført medarbeidersamtaler for alle. Det er utfordrende å få gitt tilbud til alle ansatte, særlig fordi arbeidsbelastningen på instituttleder blir svært stor ved institutt med mange ansatte. I utgangspunktet er vi av den oppfatning at antallet medarbeidersamtaler pr. år ikke bør overstige 15 20, selv om det sikkert finnes de ledere som klarer langt flere. Dette kan tilsi at instituttlederne bør ha ansvar for samtaler med de fast faglige tilsatte ved sitt institutt, men at man må lete etter løsninger for andre ansatte, herunder stipendiater, postdocs og forskere. Det er ved to institutt det fortsatt er utfordringer i å få gitt alle tilbud om samtale. 3
Delegasjon til forskningsgruppeledere og få disse til å gjennomføre samtalene med sine medarbeider er nærliggende, men da dette vervet ikke er formalisert eller lønnet ved NT-fak s institutter, må det gjøres avtale mellom instituttleder og forskningsgruppeleder i hvert enkelt tilfelle. En spesiell utfordring er også knyttet til gruppen stipendiater, der det er nedfelt ved UiT at veileder ikke skal ha medarbeidersamtale med stipendiaten. De teknisk- administrativt ansatte ved instituttene gjennomfører medarbeidersamtaler med kontorsjef, delegert fra instituttleder. Alle ansatte i administrasjonen får tilbud om medarbeidersamtale. Utfordringene med hensyn til å få gitt alle tilbud om medarbeidersamtaler skal også tas opp som sak på møtet med verneombudene 17.4. 34. Registreres ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet som angitt i beredskapshåndboka for UiT? Saken er tatt opp av personalsjefen på kontorsjefmøte og alle institutt og fakultetsadministrasjonen registrerer nå tjenestereiser og utenlandsopphold i henhold til beredskapshåndboka. 40. Har fakultetet/enheten utført holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljøvennlig innkjøp, transport, energi og avfall? Ikke nedfelt i Årsplan 2013. Administrasjonen vil sjekke retningslinjene for å utføre holdningsskapende arbeid og komme tilbake til saken i senere møte. 15. Har alle ledere med personalansvar nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS? Nedfelt i Årsplan 2013. Alle ledere med personalansvar vil bli gitt tilbud om relevant kurs og opplæring gjennom Bedriftshelsetjenesten senest i løpet av høsten. 28. Blir kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter utformet og tilpasset på en ergonomisk hensiktsmessig måte? Situasjonen på dette området er nok noe bedre enn nei-svaret kan tilsi. Alle nye arbeidsplasser som utformes med medvirkning fra UiT s Bygg- og eiendomsavdeling har rutiner på at ergonomi er et sjekkpunkt, og det gjennomføres regelmessige undersøkelser av ergonomiske forhold på arbeidsplassen ved flere av instituttene og i administrasjonen. Men det er ikke på plass noe system som sikrer at ergonomi er et sjekkpunkt/kontrolleres når det gjelder alle kontor og studentarbeidsplasser, derfor nei-svaret. 43. Følgende spørsmål besvares av fakultet/enhet som har risikofylte arbeidsoppgaver:.har fakultetet/enheten et oppdatert elektronisk og papirbasert stoffkartotek? 4
Situasjonen på dette området er nok bedre enn nei-svaret kan tilsi. Problemstillingen med nei-svar mot oppdatert elektronisk og papirbasert stoffkartotek, knytter seg mye til at man ved Institutt for Kjemi har så mange kjemiske stoff (ca. 10.000) at et papirbasert stoffkartotek nærmest blir en umulighet å opprette og vedlikeholde, komplett og oppdatert. I stedet ønsker IK å ha et best mulig elektronisk stoffkartotek alltid lett tilgjengelig på flere steder og med flere brukere. Et slikt elektronisk kartotek eksisterer allerede (CHESS), og dette systemet er under videreutvikling for å sikre god brukervennlighet og tilgjengelighet, når det gjelder. Denne elektroniske løsningen er midlertid Arbeidstilsynet foreløpig ikke enige i at er en fullgod erstatning for et papirbasert stoffkartotek, men man har god dialog om saken. Teknologibygget Saken er nedfelt i Årsplan 2013. Planleggingen av flytting og drift i Teknologibygget er kommet i gang. Å ivareta arbeids- og læringsmiljøet er også nedfelt under HMS i Årsplanen 2013 for NT-fak. Det er et betydelig behov for å involvere de ansatte og studentene i planleggingen av deres framtidige tilværelse det nye flotte Teknologibygget. For å oppnå involvering skal vi skal styrke informasjonen om bygget med opprettelse av en egen nettside, og nedsette tre brukerutvalg for ulike aktivitetsområder (Administrasjon, arbeids-og læringsmiljø; Tekniske tjenester, verkstedfunksjoner og laboratorier; og Brukerutvalg for Undervisningslokaler og undervisningslaboratorier), deltakere er ansatte og studenter som vil delta i planleggingen av innflyttingen i og nyetableringen av de to instituttene i Teknologibygget. Hensikten med brukerutvalgene er å gi alle ansatte og studenter best mulig informasjon og medbestemmelse i flytteprosessen, og planlegge mer i detalj ansatte og studentenes tilværelse og virke/arbeidsplasser i det nye bygget. En annen sak er å identifisere særlige utfordringer i tide, og foreslå tiltak. Lokale tillitsvalgte og verneombud informeres fortløpende om utviklingen av arbeidet, og kan inviteres inn til møter i brukerutvalgene. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar orienteringen om arbeidet med mangler/avvik innen HMS til etterretning, og ber om løypemeldinger på framdriften i det videre arbeidet med de enkelte tiltak i handlingsplanen. Tromsø, 09.04.2013 Morten Hald Dekan John Arne Opheim fakultetsdirektør 5
Fra Årsplan 2013 - Tabell 9 Handlingsplan for arbeidsmiljøet nye oppgaver spesifikt for NT-fakultetet Tiltak Beskrivelse Ansvar Samarb Frist Ferdigstille HMS dokument ansvar/myndighet/ oppgaver ved NT-fak Eget dokument, Implementere dette. Fak.dir. Dekan og instituttl eder juni Gi HMS opplæring til alle ledere med personalansvar 40 timers kurset, andre relevante kurs Dekan, Fak.dir Tromsø bedrifts helsetje neste (TBH), POA aug Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen ved NT-fak 2011 I 2013 vil forslag til tiltak være sentralt NT-fak ledelsen POA juni Økt gjennomføringsgrad for medarbeidersamtaler Alle skal ha tilbud Dekan og instituttle dere POA/ Persona lseksj NT-fak??? HMS som fast punkt på ledermøter og styremøter Fast punkt på ledermøter og styremøter for å styrke arbeidet Dekan Fak.direkt ør/ POA janu personals jef/ kontorsje fer Lokale HMS-utvalg Kontrollere funksjonen av disse Instituttle dere/kont orsjef IK, IG,IIS og IFT Fak.dir/ kontorsj efer, verneo mbud mai Brannvernkurs ved enhetene Alle ansatte bør kunne bruke slukkemidler og vite plassering Fak.adm Institutter BEA,PO A okt Integrasjon i Teknologibygget Fortsette prosjekt Helsefremmende arbeidsplasser Dekan, fak.dir POA des Sikre arbeidsmiljø Personals 6
jef IIS, IFT Integrasjon i Teknologibygget Ulike miljøer samles, bruker medvirkning, gi god informasjon Dekan, fak.dir BEA juni Sikre arbeidsmiljø IIS, IFT Integrasjon i Teknologibygget Sikre arbeidsmiljø De involverte må kunne delta i utforming/organisering av ny arbeidsplass IIS, IFT, Bygg- og eiendoms avdelinge n des Redusere sykefraværet i fakultetsadministrasjonen Bruke medarbeiderundersøkelsen Fak.dir, personals sjef TBH aug 7
FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI Sak NTF-S 13-13 Til: Fakultetsstyret ved NT-fak Møtedato: 16. april 2013 Arkivref.: 2011/4675 KHE000/123 Årsregnskap 2012 og avsetninger pr. 31.12.2012 for NT-fak Styret får fremlagt til godkjenning årsregnskap for 2012 og avsetninger (balanse) pr. 31.12.2012. NT-fak sitt årsregnskap og balanse er avlagt etter de retningslinjer og rapporteringskrav satt av Universitetsdirektøren og hjemlet i det statlige økonomireglement. Årsregnskap Universitetet i Tromsø (UiT) innførte ny økonomimodell pr. 1. januar 2011 som forbedret mulighetene for rapportering av drift, utsatt aktivitet/investeringer og bruk av øremerkede midler. NT-fak har implementert denne nye økonomimodellen fullt ut. Tabell 1: Årsregnskapet for 2012 Årsresultatet som overskudd vises med negativt fortegn, som summen av inntekter (-) og kostnader (+). Årsregnskapet for 2012 viser et samlet mindreforbruk (årsoverskudd) lik 35,235 millioner kroner (MNOK), mot et budsjettert mindreforbruk lik 13,635MNOK. Budsjettavviket er totalt sett 21,6MNOK bedre enn budsjettert. Årsresultatet for den bevilgningsfinansierte virksomheten (statsøkonomien) viser et mindreforbruk lik 17,209MNOK, mot et budsjettert merforbruk lik 7,856MNOK. Årsresultatet for den bidrags- og oppdragsfinansierte virksomheten (prosjektøkonomien) er viser et mindreforbruk lik 18,025MNOK mot et budsjettert mindreforbruk lik 21,491MNOK. Det vises til tabell 2 for oversikt over årsresultat for hver resultatenhet (institutt og fak/felles). Fakultetet har mindre inntekter enn budsjettert. Totalt utgjør dette 12,097MNOK og består av merinntekter fra KD lik 4,438MNOK og mindreinntekter fra prosjektøkonomien lik 16,535MNOK. Avviket i bevilgningsøkonomien forklares med tilleggsbevilgninger som ikke er revidert i budsjett, hvor tillegg av nye rekrutteringsstillinger (utenom hovedtildelingen) og tillegg av nye studieplasser i NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
realfag og teknologi. I prosjektøkonomien forklares differansen av en systematisk feil i periodisering av bevilgning fra Norges forskningsråd, hvor 3. tertial utbetales i første del av 2013. Dette er rettet opp ved budsjettering for 2013.04.10 Personalkostnadene har et merforbruk lik 1,065MNOK av et totalbudsjett lik 217,549MNOK (avvik 0,49%). Når det gjelder det øvrige kostnadsbildet så påløper ikke driftskostnadene i henhold til budsjett. Avviket på investeringer, drift og interne poster utgjør til sammen 32,552MNOK. Vi bygger avsetninger på øremerkede tildelinger i bevilgningsøkonomien, og prosjektene viser at aktivitet ikke følger budsjett. I bevilgningsøkonomien utgjør avviket 15,984MNOK, hvor ubrukte midler på øremerkede midler er lik 15,207MNOK. I prosjektøkonomien utgjør budsjettavviket 16,568MNOK, hvor avviket forklares ved at fremdrift ikke følger plan. En faktor som er betydelig i prosjektøkonomien, er forsinkelser i prosjekt relatert til permisjoner hos ansatte. Bidraget fra prosjektøkonomien til bevilgningsøkonomien har et positivt budsjettavvik lik 2,208MNOK. Dette forklares med at det samlet sett ble bokført mindre indirekte en budsjettert (4,128MNOK) og det ble samlet sett mindre inntekter fra egenfinansieringen (-1,920MNOK). Årsresultat pr. budsjettenhet Tabell 2 viser fordeling av resultat pr. budsjettenhet. I tillegg er det laget en detaljert rapport pr. enhet som ligger som vedlegg. Tabell 2: Resultat pr. budsjettenhet Avsetninger pr. 31.12.2012 og oversikt over fremtidige forpliktelser Avsetninger pr. 31.12.2012 er summen av inngående balanse (IB) pr. 1.1.2012 og årsresultatet for 2012. De fremtidige forpliktelsene synliggjøres i økonomisystemet som øremerkinger fra departement (protype 13) og øremerkinger fra universitetsdirektøren og NT-fakultetet (protype 12). I prosjektøkonomien er alle avsetninger pr. definisjon øremerket til enkeltprosjekt. Protype 15 til 43 hører til prosjektøkonomien (i 2012 er dog protype 25 også en post i bevilgningsøkonomien). 2
Tabell 3: Oversikt over avsetninger pr. 31.12.2012 og fremtidige forpliktelser NT-fak overførte totalt en positiv avsetning fra 2011 lik 49,415MNOK og årsresultatet for 2012 utgjør 35,271MNOK. Det overføres til sammen 84,686 MNOK til 2013 som avsetninger. I denne avsetningen er det inkludert fremtidige forpliktelser lik 80,361MNOK (protype12 t.o.m 43). Avsetningen i bevilgningsøkonomien utgjør 44,294MNOK (27,085MNOK+17,209MNOK), og prosjektøkonomien 40,392MNOK (22,330MNOK+18,062MNOK). Tabell 4: Oversikt over akkumulert avsetninger pr. 31.12.2012 pr enhet og år: Tabell 5: Oversikt over akkumulert avsetninger pr. 31.12.2012 pr enhet og økonomi: Beløp i knok Økonomi Avd (T)2 BFV BOA Grand Total NT-fak adm og felles -8 580-18 841-27 421 Institutt for fysikk og teknologi -5 760-2 688-8 449 Institutt for geologi -3 630-8 347-11 977 Institutt for informatikk 2 541-6 637-4 096 Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet -16 217 2 820-13 397 Institutt for kjemi -19 197-6 132-25 329 Institutt for matematikk og statistikk 6 549-567 5 982 Grand Total -44 294-40 392-84 686 Det er store forskjeller mellom enhetene knyttet til økonomisk status. For NT-fak er det viktig å sikre en bevilgningsøkonomi som er bærekraftig for alle enheter. Utfordringen fremover er å skape det nødvendige handlingsrom i bevilgningsøkonomien for å møte fremtidige forpliktelser på 3
øremerkede midler og utsatt aktivitet. Dette må skje gjennom tett dialog og samarbeid mellom fakultetsledelsen og instituttledelse. Tabell 5: Oversikt over de 10 største forpliktelsene i bevilgningsøkonomien Tabell 6: Oversikt over de 10 største forpliktelsene i prosjektøkonomien: Kontrpro Kontrpro (T) Avsetning K32001 EWMA -7 890 A31566 Professorat i malmgeologi -5 542 A32524 192123/S10 MARZymes -4 522 K32002 Statoilavtalen -3 430 A31587 RDA12/47 MIN Scanning elektron mikroskop -3 075 K32011 TTL -2 686 A32602 ERC-279619 - SURFSPEC -2 274 A31585 Land-sokkel korrelasjon Deltasystemer i kyst-norge -1 785 A32564 191303/V30 Chemical determaints of... -1 745 A30081 Y-veien -1 564 Når den bidrags- og oppdragsfinansierte (BOA) virksomheten ved fakultetet øker, gir det som konsekvens en mer kompleks økonomistyring som fordrer bedre styringsverktøy. På den annen side er økningen i BOA-aktivitet med på å øke handlingsrommet i bevilgningsøkonomien. Oppfølgingen av BOA-finansiert aktivitet er blitt bedre, men verktøyene i form av systemer er ikke gode nok. NT-fak har utviklet lokale systemer, tatt i bruk 2012, for å budsjettere flerårig i BOA-økonomien. Dette har vært nødvendig fordi det har vært store utfordringer med å gi god rapportering over status i prosjektene. Arbeidet fortsetter i 2013, hvor oppfølging med prosjekt- og instituttledelsen blir viktige tiltak fra fakultetsadministrasjonens side. Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret godkjenner årsregnskapet for 2012 og avsetninger pr. 31.12.2012 med fordeling av avsetningen pr. budsjettenhet. Tromsø, 10.04.2013 Morten Hald Dekan Kurt Hemmingsen økonomisjef 4
5