Universitetsbiblioteket i Oslo Notat Til Bibliotekstyret Dato: 28. februar 2017 Årsrapport for 2016 Innledning Universitetsbiblioteket i Oslo (UB) skal bidra til at Universitetet i Oslo når sitt mål om å styrke sin stilling som forskningsuniversitet av høy internasjonal standard. Ved å tilby kvalitetssikrede informasjonsressurser og tjenester skal Universitetsbiblioteket aktivt bidra til å styrke kjernevirksomhetene: Forskning, utdanning og formidling. UBs aktiviteter tar utgangspunkt i rullerende årsplan og Strategi 2020. Følgende utviklingstrekk ligger til grunn for UBs strategi 2010-2020: Fra fysisk til digitalt bibliotek Fra samlingsorientert til brukerorientert bibliotek Fra fakultetsspesifikt til tverrfaglig bibliotek Fra frittstående til forsknings- og studieintegrert bibliotek Fra lokale til nasjonale løsninger og større grad av internasjonalisering Fra desentraliserte bibliotek til å fremstå som ett universitetsbibliotek med brukertilpassede tjenester Spesielle utfordringer i 2016 Læringsmiljø Lærings- og arbeidsmiljø var UiOs hovedprioritet i 2016. UB bidrar til å styrke det fysiske læringsmiljøet ved UiO. I 2016 var aktiviteten spesielt knyttet til HumSam-biblioteket i Georg Sverdrups hus og biblioteket i Sophus Bugges hus. Det ble i 2016 skaffet midler for å videreutvikle læringsmiljøet i biblioteket i Georg Sverdrups hus. Første fase av prosjektet, 1. etasje, er gjennomført. Arealene gjenåpnes 3. februar 2017. Hele Sophus Bugges hus ble renovert i 2015og 2016. I den forbindelse er Studentbiblioteket Sophus Bugge oppgradert. Huset ble gjenåpnet 25. januar 2016. I tillegg til disse to prosjektene har UB deltatt aktivt i planleggingen av nytt bygg for Juridisk fakultet, der et samlet bibliotek og læringssenter inngår, og har vært representert i en arbeidsgruppe som ser på fellesarealer i nytt bygg for livsvitenskap. Teologisk planlegger ny læringsarena hvor Teologis bibliotek er involvert.
2 Høsten 2016 startet UB Akademisk skrivesenter. Skrivesenteret tilbyr veiledning til alle studenter som ønsker å utvikle sin egen skriving. Tiltaket er en pilot som skal evalueres etter to år. Nytt lokale ble åpnet 23. januar. Nytt biblioteksystem (Alma) Alma ble innført i november 2015 og første halvår 2016 ble blant annet brukt til å overføre prosjektet til driftsorganisasjonen. Utfordringer har vært å sikre tilstrekkelig med kompetanse i organisasjonen, sikre gode rutiner for oppdateringer av systemet samt å bli kjent med mulighetene et nytt biblioteksystem gir. Det gjenstår fortsatt arbeid for å ta ut potensialet i nytt system Utdanning Informasjonskompetanse UB arbeider kontinuerlig med å videreutvikle porteføljen av studieintegrerte kurs i informasjonskompetanse på alle studienivå. Tabellen under viser UBs undervisning i perioden 2010-2016 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Deltakere 7 700 8 725 10 623 10 911 10 734 11 899 10 895 Undervisningstimer 1 126 1 197 1 280 1 198 1.228 1.361 1 314 Kurs 566 611 624 570 580 570 554
3 Forskning Forskningsdata UB hadde to representanter i UiOs Kompetansegruppe for forskningsdata og har bidratt til prosjektet ProF-lagring som ledes av USIT. UB har hatt ansvar for kompetanseheving. En rekke kurs og kompetansehevingsaktiviteter er etablert og gjennomført i løpet av året. For vitenskapelig ansatte er kurs levert i samarbeid med Carpentry-miljøet ved UiO. En nettside med informasjon om forskningsdata ved UiO er også etablert, dette arbeidet ble ledet av Avdeling for fagstøtte. Systematiske søk Gruppe for undervisning og forskningsstøtte nedsatte en utredningsgruppe for å klargjøre innhold i, forventninger til og omfang av tjenester rettet mot systematiske søk for kunnskapsoppsummeringer. Metodikken etterspørres i stadig flere fag utover de helsefaglige. På grunnlag av rapporten er det vedtatt å nedsette en arbeidsgruppe for «systematic reviews» på tvers av UBs avdelinger. Gruppen skal bidra til å øke kompetansen og styrke tjenestene innenfor området. Informasjonsressurser UB har som mål å sikre et mediebudsjett i tråd med UiOs ambisjoner for forskning og utdanning. Dette målet blir stadig vanskeligere å oppfylle, ikke minst p.g.a. prisøkning langt over konsumprisindeksen. Overgangen til Open Access har så langt ikke bidratt til at dette har blitt enklere. UB har i 2016 brukt mye ressurser på denne saken, både internt ved UiO og i samarbeid med andre universitetsbibliotek og CRIStin. Samfunnskontakt, formidling og innovasjon Open Access I juni 2016 ble prosjektet UiO: Open Access etablert for å øke forståelse og kunnskap om dagens publiseringsmønstre og kostnadsfordelinger. Prosjektmandatet ble godkjent av rektor 20. juni 2016 og rapport skal leveres i løpet av februar 2017. Hensikten med prosjektet er å sikre at UiO får et godt grunnlag for videre arbeid med Open Access samt at UiO kan være en pådriver i nasjonale og internasjonale fora. FRITT-tjenesten har per 1.1.2016 14 tidsskrifter derav to nye i 2016. Publiseringsfond Publiseringsfondet har vært en suksess. I 2016 økte søknadene til fondet, både for artikler og bøker/bokkapitler. På grunn av stor pågang og utbetalinger ble fondet stengt for søknader fra oktober. Fondet vil være stengt også første halvår av 2017.
4 DUO vitenarkiv Tabellen under viser antall dokumenter i DUO 2010-2016 og det totale antallet dokumenter. Dokumenttyper i fulltekst 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Totalt Masteroppgaver, hoved-, oa student 2 316 2 380 2 047 3 792 2 578 2 620 2 778 33 408 Doktoravhandlinger 156 121 150 302 225 117 254 1 657 Artikler 8 49 18 129 253 1 893 863 3 442 Bøker 21 15 36 Bokkapitler 49 41 295 Annet (konf.bidrag, rapp., seriehefter) 19 358 37 340 38 947 320 2 643 Totalt 2 499 2 908 2 252 4 563 3 094 5 647 41 481 Nedgangen i antall artikler fra forrige år skyldes at det i 2015 ble overført 1 155 artikler fra BioMed Central. Ser en bort fra dette var det en økning i nye artikler på 125. Ledergruppen vedtok 25. oktober 2016 å migrere DUO vitenarkiv til BIBSYS Brage. Nettsider I 2016 gjorde UBs nettredaksjon en stor jobb med å omstrukturere og rydde i nettsidene til ub.uio.no. Med hjelp fra Netlife Research ble det laget ny struktur etter to runder med brukertesting. Innhold og hovedsider ble også gjennomgått, forbedret og brukertestet. Nettredaksjonen økte kompetansen sin i UX (User Experience), og alt arbeidet som ble gjort har hatt brukeren og brukeroppgavene i fokus. Formidling av UiOs forskning UB har hatt i overkant av 120 arrangementer i de ulike bibliotekene; foredrag med diskusjoner, bokpresentasjoner, radiosendinger, faglige seminarer, utstillinger osv. Publisering og foredrag UB er aktiv på den nasjonale og internasjonale bibliotekarenaen. UBs ansatte har 79 innførsler i CRIStin i 2016, hvorav 34 er foredrag på konferanser nasjonalt og internasjonalt. Visualiseringsprosjektet UB har fått utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket til prosjektet Visual Navigation. Prosjektet tar utgangspunkt i bibliotekbrukerens leting etter kunnskap i en digital verden. Prosjektets mål er å forbedre brukerens visuelle opplevelse av å søke etter informasjon samt at bidra til inspirasjon og økt bruk av biblioteks ressurser. Prosjektet har fått midler også for 2017.
5 Interne tiltak BIBSYS-samarbeidet UB har i perioden vært aktive i ulike arbeidsgrupper og fora i biblioteksystemkonsortiet. UB har hatt medlemmer i BIBSYS Styre, Rådgivende gruppe for biblioteksystemkonsortiet, Bibliografisk gruppe, Oria arbeidsgruppe og Arbeidsgruppe for brukerhåndtering. Videre har UB via rapporten «Ny organisering av biblioteksystemkonsortiet» anbefalt at det opprettes to nye nasjonale arbeidsgrupper for Alma. Lederutvikling UB har som mål å sikre god ledelse på alle nivåer. To av lederne har startet en masterutdanning i ledelse og to deltar på «4 x 3 Program for lederutvikling» 2016/2017. Hvert semester avholdes det fellesmøter med ledergruppene på avdelingsbibliotekene. Lederne av UBs faglige grupper på tvers av avdelingene deltar i større grad på møter med Bibliotekdirektørens ledergruppe. Kompetanseutvikling Alle avdelinger arbeider systematisk med kompetanseutvikling. Flere av UBs ansatte får støtte til relevant masterutdanning. Seks av UBs ansatte er i forskjellige faser av ph.d.-løpet. Kollegaveiledning Gruppe for forskningsstøtte og undervisning har organisert kollegaveiledning for undervisere ved UB. Gjennom kollegaveiledning får undervisere tilbakemelding fra sine kollegaer på forbedringselementer i egen undervisning under bestemte rammer. I samarbeid med Fagområdet for Universitetspedagogikk (FUP) gjennomførte vi kollegaveiledning både i vår- og høstsemesteret 2016. Flipped Classroom Gruppe for forskningsstøtte og undervisning organiserte et seminar om «Flipped Classroom» i januar 2016. Ved flipped classroom leveres deler av innholdet som videofilmer i stedet for tradisjonell forelesning. En hensikt er å kunne frigjøre tid til mer diskusjon, oppgaveløsing og individuell veiledning i klasserommet. Økonomi Mediekjøp Prisøkningen på bøker, tidsskrifter og databaser utover konsumprisøkningen og valutasvingninger er en stor risiko for UBs mediebudsjett. Sammen med «Gruppe for virksomhets- og økonomistyring» ble det i 2016 utarbeidet en ordning for å opprettholde mediebudsjettets kjøpekraft. Intensjonen har vært å etablere en mekanisme som også skal gjelde for de påfølgende budsjettår:
6 1. Det gis 1 % -poeng prisvekstkompensasjon p.a. ut over UiOs generelle prisvekstkompensasjon. 2. Tildelt beløp avregnes mot faktisk utvikling i valutakursene mot slutten av det angjeldende året. Tabellen under viser kostnader til mediekjøp fordelt på trykt og elektronisk 2010-2016 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Trykte 13 484 11 730 11 796 12 770 12 295 10 199 10 257 Elektroniske 54 520 50 512 55 581 57 642 58 180 73 609 83 873 En stadig større andel av mediebudsjettet blir brukt til digitale ressurser. I 2016 var andelen 89 %, mot 80 % i 2010. Den store økningen fra 2014 til 2015 skyldes virksomhetsoverdragelsen av biblioteket ved Oslo universitetssykehus. Drift UB har i flere år hatt et underskudd på sitt driftsbudsjett og er pålagt av UiOs ledelse å være i balanse i 2016. Dette kravet er nå oppfylt.
7 Samlingsutvikling Tabellen under viser det totale antallet trykte og elektroniske bøker 2010-2015 2010 2011 2012 2013* 2014 2015 2016 Trykte bøker 3 636 821 3 647 340 3 655 873 2 231 270 2 253 617 2 289 223 2 317 213 E-bøker 218 900 268 025 421 966 491 157 535 365 548 944 618 147 Den store nedgangen i 2013 skyldes endret beregningsmåte, tidsskriftbind blir ikke lenger inkludert i tallet. Tabell 5 viser antall løpende trykte og elektroniske tidsskrifter 2010-2016 2010 2011 2012 2013* 2014 2015 2016 E-tidsskrifter 15576 18 164 21354 29 340 29 918 30 588 32 021 Trykte tidsskrifter 4948 4 984 4 801 4 453 4 168 3 598 2 911 *Tallene ble revidert i 2013, etter en systemfeil som ga gale tall tidligere
8 Tidsskriftene har hatt den samme utviklingen over flere år. Antall elektroniske øker, antall trykte avtar. Dette er i tråd med UBs strategi om å gå fra et fysisk til et digitalt bibliotek. Emnemessig beskrivelse av dokumenter UB fikk i 2015 utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket for å koble emnesystemene Realfagstermer og Humord. Prosjektet vil fortsette inn i 2017 og det vil også bli søkt om ytterligere prosjektmidler for å utvikle prototyper på sluttbrukertjenester og ferdigstille selve mappingen. Fra 1. desember 2016 klassifiserer de av UB-avdelingene som bruker Deweys desimalklassifikasjonssystem samlingene i tråd med Norsk WebDewey. Etter overgangen til Alma har det på emnefronten vært nedlagt mye arbeid i å få på plass en felles infrastruktur. UB har deltatt i en arbeidsgruppe sammen med BIBSYS og Nasjonalbiblioteket for å utrede hvordan konsortiets emnevokabular kan forvaltes på en enhetlig måte. Bruk av samlingene Tabellen under viser bruk av samlingene 2010-2016. 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Førstegangslån, bøker 282 895 257 448 273 805 246 845 240 375 225 785 201 486 Nedlastinger e-tidsskrifter 2 744 009 2 925 775 3 148 699 3 034 618 3 287 872 3 387 172 3 231 626 Nedlastinger e-bøker 99 742 126 448 314 362 339 669 634 832 756 228 750 337
9 Utlån av trykte bøker fortsetter å synke, mens antall nedlastinger fra digitale ressurser nå flater ut. Det har de siste to årene blitt innkjøpt færre trykte bøker enn tidligere år. Det kan også ha påvirket utlånstallene. Årsverksutvikling Tabellen under viser årsverksutviklingen de siste 10 årene, inkludert prosjektstillinger og vikarer 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 UHS 86,4 86,4 83 77,4 81,1 80,2 75,8 75,7 74,0 74,8 UMED 26,1 28,4 25,4 25,3 23,7 23,9 23,2 25,3 32,4 31,9 UJUR 18,6 19,4 18,6 18,5 18,2 18,2 18,7 18,4 17,8 20,2 UREAL 30,4 29 32,4 28,2 27,6 30,3 30,6 30,4 29,9 30,5 DigiT/Admin 10,6 12,6 16,9 17,4 19,2 19,6 21,8 22,6 21,8 21,8 SUM 172,1 175,8 176,3 166,7 169,8 172,2 170,1 172,4 175,9 179,2
10 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Årsverk 2007-2016 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 UHS UMED UJUR UREAL DigiT/Admin I 2015 ble 12 årsverk overført fra OUS til UB, det har derfor vært en reell nedgang på fem årsverk i perioden. Ved årsskiftet 2015/2016 var det mange ledige stillinger, derfor er antall årsverk i 2015 noe lavere enn normalt.