Saksnr..: Arkivnr.: Saksbehandler: Anne Margrethe Hausvik, konserncontroller Saksgang Møtedato Styret i BIR 27.10.2016 FORVALTNINGSREVISJON, SELVKOST, INTERNPRISING OG KRYSSUBSIDIERING - ETTERRETNING Hva saken gjelder Forvaltningsrevisjon av BIRs håndtering av selvkost og internprising med særlig vekt på å undersøkelse om krav til internprising etterleves ved vare- og tjenestekjøp mellom selskapene i konsernet. Tiltak som gjennomføres. Innledning I forbindelse med oppstart av forvaltningsrevisjonen med tema «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» ble revisjonen utvidet til også å omhandle den nye fleksible gebyrmodellen som ble innført i Bergen kommune fra 01.01.2016. Dette gjaldt både forholdet til selvkost og metode for prisfastsettelse, kontroll og dokumentasjon/etterprøvbarhet, men også selve oppbyggingen av gebyrmodellen med tilhørende rutiner og prosesser. Som følge av denne utvidelsen ble revisjonen så vidt omfattende at den ble delt i to. Del I: Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune. Rapport foreligger 24.6.16. Gjennomgangen gjennomført i perioden mars - juni 2016. Rapporten har fyldig dekning av selvkostproblematikken i eget kapittel. Rapport oppsummert i eget saksfremlegg til møtet 27.10.16. Del II: Selvkost, internprising og kryssubsidiering. Rapport foreligger 12.9.16. Gjennomgangen gjennomført i perioden februar juni 2016. Rapporten har fokus på etterlevelse av krav til internprising ved vare- og tjenestekjøp mellom selskapene i konsernet, forholdet til skriftlige avtaler samt til dokumentasjon av internpriser. Denne del II er nær knyttet til del I når det gjelder praktisering av selvkost, og rapporten henviser flere steder til rapport fra del I. Rapportene med tilhørende saksfremlegg bør derfor ses under ett. Rapport oppsummert i dette saksfremlegg. Sammendrag Del II Forvaltningsrevisjonen har gjennomført en evaluering rundt følgende fem problemstillinger med underpunkter; 1. Er det skriftlige avtaler for kjøp/salg av varer og tjenester mellom selskapene? 2. Er det dokumentasjon for hvilke internpriser som skal gjelde for kjøp/salg mellom selskapene?
3. Er det vare- og tjenestestrømmer mellom lovpålagt og konkurranseutsatt del av konsernet som det ikke er interne priser for? 4. Bruk av selvkost ved internprising av transaksjoner mellom lovpålagte selskaper? 5. Er det kontroller for å sikre etterlevelse av internprising i BIR? Hovedkonklusjonene i rapporten oppsummert Revisjonens samlede vurdering per problemstilling oppsummeres som enten; Tilfredsstillende Bør forbedres Ikke tilfredsstillende Av fem problemstillinger er tre vurdert i kategori Bør forbedres, to er vurdert i kategori Ikke tilfredsstillende. Sluttrapporten har følgende oppbygging: Sammendrag Kap 1. Innledning (Bakgrunn, problemstillinger, revisjonskriterier og metode) Kap 2. Fakta og vurdering (Datagrunnlag, revisors vurdering, konklusjoner og anbefalinger) Kap 3. Høring Gjennomgang av rapportens funn og hovedkonklusjoner. Rapportens funn og hovedkonklusjoner ble presentert i et sluttmøte den 21.6.16 med deltagelse fra hele konsernledelsen. Det var KPMG ved Kari Hesjedal som presenterte rapporten. Høring av rapporten. Den 1.7.16 ble rapporten sendt ut på høring med høringsfrist 25.8.16. Kun ledere for berørte selskap/avdelinger var på høringslisten; Daglige ledere i datterselskapene BIR Avfallsenergi, BIR Transport, BIR Privat og BIR Bedrift, ledere av fellestjenestene i BIR AS, Økonomi, regnskap og eiendom. Resultatet av høringsprosessen er presentert i eget kapittel 3 i rapporten. Mindre presiseringer i delkapittel 3.2. Formelle uttalelser i delkapittel 3.3. Oppsummert revisors vurderinger rundt de fem problemstillingene. Bør forbedres. Er det skriftlige avtaler for kjøp/salg av varer og tjenester mellom selskapene? Transaksjoner som er knyttet til lovpålagt håndtering av husholdningsavfall er grunnet i skriftlige avtaler, som sikrer notoritet og transparens for avtalens gjenstand og vilkår. Revisjonen har imidlertid funnet en transaksjon mellom BIR Transport og BIR Privat som gjelde innsamling av næringsavfall i rute som ikke er grunnet i en skriftlig avtale. Gjennomgangen viser at det foreligger skriftlige avtaler for vesentlige transaksjoner mellom selskaper som driver med lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og konkurranseutsatt næringsavfall. Revisjonen har undersøkt 17 transaksjoner mellom selskaper som driver lovpålagt offentlig finansiert virksomhet og konkurranseutsatte virksomhet. Av disse finner revisjonen 10 transaksjoner av omfang og størrelsesmessig betydning hvor det ikke foreligger en skriftlig avtale. Det bør etableres skriftlige avtaler for alle transaksjoner som er regelmessige, selv om verdien er lav, for å sikre notoritet og transparens om transaksjonen. 2
Bør forbedres. Er det dokumentasjon for hvilke internpriser som skal gjelde for kjøp/salg mellom selskapene? For transaksjoner knyttet til lovpålagt håndtering av husholdningsavfall, er vederlaget formelt satt til selvkost i tråd med forurensningsloven 34 og avfallsforskriften kap.15. Det er her inngått avtaler mellom selskapene som er godkjent av generalforsamlingen og er gyldige, jf. Aksjeloven 3-8. For transaksjoner mellom selskaper som driver med lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og konkurranseutsatt næringsavfall viser undersøkelsen at det i liten grad finnes formaliserte rutiner eller fastlagte kjøreregler for hvordan priser skal beregnes. Det fremkom også at selskapene etterlyser tydeligere og mer konkrete rutiner om hvilke krav som gjelder til dokumentasjon og internprising, slik at selskapene vet hva de har og forholde seg til. BIR må sikre at priser for transaksjoner mellom selskaper som driver lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og konkurranseutsatt virksomhet er basert på markedspris, i tråd med bestemmelsene i aksjeloven 3-9, og at prisen og grunnlaget for prisen er dokumentert. Dokumentasjon skal gjøre det mulig å etterprøve at kravene til markedspris er fulgt. BIR bør utarbeide internprisingsdokumentasjon i samsvar med kravet i ligningsloven 4-12, jfr. Forskrift om internprisingsdokumentasjon. For å klargjøre krav til dokumentasjon og priser, samt unngå/redusere risiko for ulovlig kryssubsidiering og medfølgende omdømmerisiko er det viktig med dokumentasjon og transparens om transaksjoner. Revisor anbefaler BIR å avklare, dokumentere og kommunisere felles rutiner for: Krav til dokumentasjon for avtale og priser ved transaksjoner mellom selskaper som driver lovpålagt og konkurranseutsatt aktivitet. Krav til forankring og godkjenning i selskapene for å sikre transaksjoner. Dette for å sikre etterlevelse av rutinen og kvalitetssikring. Ikke tilfredsstillende. Er det vare- og tjenestestrømmer mellom lovpålagt og konkurranseutsatt del av konsernet som det ikke er interne priser for? Oppsummert er det for de undersøkte kjøp/salg transaksjonene ikke dokumentasjon som godtgjør at prisen er beregnet til markedspris i tråd med aksjeloven 3-9, BIR Bedrift har ikke vunnet oppdragene ved anbudskonkurranse/priskonkurranse. Revisor reiser dermed spørsmål ved om kjøp/salgs transaksjoner her representerer ulovlig kryssubsidiering. Kjøp/salg mellom BIR Transport og BIR Bedrift må enten opphøre, eller bringes inn i formelt riktig former ved en ny anbudskonkurranse. BIR bør sørge for at innkjøp av avfallstjenester for egenprodusert næringsavfall gjøres på formelt riktig måte iht. regelverket for offentlige anskaffelser. Følgende bør vurderes for hvert selskap 1) i hvilken grad regelverket for offentlige anskaffelser kommer til anvendelse, og 2) avtalens verdi og 3) hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. BIR må vurdere om det kan tilbys andre tekniske avfallsløsninger for Røde Kors sykehjem, som ikke innebærer at husholdningsavfallet blandes med næringsavfallet. Dersom dette ikke er mulig bør ikke BIR Privat tildele oppdraget med henting av husholdningsavfallet til BIR Bedrift. BIR Privat bør i stedet vurdere 1) i hvilken grad regelverket for offentlige anskaffelser kommer til anvendelse, og 2) avtalens verdi og 3) hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. 3
Ikke tilfredsstillende. Bruk av selvkost ved internprising av transaksjoner mellom lovpålagte selskaper? Revisjonen finner at selv om det formelt sett er avtalt at selvkost skal gjelde for kjøp/salg mellom selskaper som driver med lovpålagt håndteringen av husholdningsavfall, så er ikke praktiseringen av selvkost i tråd med regelverket som gjelder. Det vises videre til evalueringsrapport «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune». Det vises til anbefalingene i sammendraget i rapporten «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune» av 24.06.2016. Del I se innledning til dette saksfremlegget. Bør forbedres. Er det kontroller for å sikre etterlevelse av internprising i BIR? Oppsummert viser revisjonen at selv om det skjer kontroller med at fakturering er riktig, så gjøres ikke dette for alle transaksjoner og det mangler i enkelte tilfeller dokumentasjon på fastlagte/avtalte priser som medfører at grunnlaget for kontroll av faktura ikke er til stede. For å kunne kontrollere at faktura er rett i alle tilfeller må selskapene sikre skriftlighet og notoritet rundt avtaleforholdet og prisene. Dette er nødvendig for å kunne utføre fakturakontroll. Det er dermed et forbedringspotensialet mht. å sikre et tilstrekkelig dokumentert grunnlag for å kontrollen som gjøres med at faktura er riktig iht. avtale. Selskapene må sikre at priser er dokumentert, enten gjennom skriftlige avtaler eller gjennom ordre/bestillinger slik at det er mulig å foreta kontroll av fakturering. Den videre oppfølgingen av rapporten. Vi planlegger følgende tiltak: Det nedsettes en arbeidsgruppe som ledes av konserncontroller. Gruppen skal ha deltagelse fra både økonomiledelsen og innkjøpsledelsen i BIR AS, samt fra ledelsen i datterselskapene. Gruppen skal lukke avvik påpekt av forvaltningsrevisor. Når det gjelder de deler av problemstillingene over hvor utfordringene knytter seg direkte til selvkost og internprisingsregler, skal dette løses i prosjektgruppen som blir nedsatt for å ivareta nettopp disse problemstillingene, ref. saksfremlegg del I. Arbeidsgruppens hovedfokus skal være å lukke avvik knyttet til manglende avtaler og priser, samt å etablere nødvendig arbeidsdeling og kontroll der dette mangler. ADMINISTRASJONENS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret i BIR AS tar revisjonsrapporten og foreslåtte tiltak til etterretning. 2. Styret ber om at det fremlegges egen sak som viser status for gjennomføring av tiltakene. Bergen, 20. oktober 2016 Steinar Nævdal Adm. dir. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Selvkost, internprising og kryssubsidiering, datert 12.9.16. 4
5