Velkommen som medarbeider i Tromsø kommune
Kjære medarbeider ved (enhet/avdeling) Som medarbeider i Tromsø kommune har du både rettigheter og plikter i tilsettingsforholdet. Dette vil vi - blant annet gjennom vårt introduksjonsdokument - gjøre deg kjent med. I tillegg arrangerer Tromsø kommune introduksjonsdag for nye medarbeidere to ganger i året. Din leder vil melde deg på. Målet med vår introduksjon er blant annet at du skal få en innføring i - og informasjon om: Tromsø kommune som arbeidsgiver Lover og regler som gjelder i ditt tilsettingsforhold Organisering/oppbygging av tjenestestedet Organisering og kort beskrivelse av arbeidsoppgaver Praktiske forhold som dreier seg om ditt arbeidsforhold I dette dokumentet finner du følgende sjekklister og skjemaer: Sjekkliste for introduksjon av nye medarbeidere Skjema for samtale/vurdering etter 2 måneders tilsetting Skjema for ny medarbeiders vurdering etter 3 måneders tilsetting Skjema for samtale/vurdering etter 4-5 måneders tilsetting På kommunens intranettsider og i Kvalitetslosen finnes all informasjon vedrørende personalmessige forhold. Dersom det på ditt tjenestested er vanskelig å få benyttet pc, er de viktigste dokumentene samlet i en introduksjonsmappe som alle har tilgang til. Fadder: Din fadder på tjenestestedet (for nye enhetsledere kontaktperson i byrådsavdelingen) vil være:. Din fadder vil være den nærmeste til å orientere deg om de forhold som er relevante, eller eventuelt gjennom avtaler med andre sørge for at du får den informasjonen du trenger/etterspør. Hver og en av oss har et selvstendig ansvar for å innhente informasjon, og du kan også selv ta kontakt med din overordnede på tjenestestedet. Prøvetid: Du har 6 måneders prøvetid fra du starter i stillingen. I prøvetidsperioden vil det bli gitt oppfølging og en løpende vurdering av din jobbutførelse. I prøvetida gjelder en oppsigelsesfrist på 14 dager.
Sjekkliste for introduksjon av nye medarbeidere Tjenestested: Om Tromsø kommune visjon, verdier, hovedmål jf arbeidsgiverstrategien Om tjenestested Om rutiner. Lokaler/presentasjoner /praktiske forhold Presentasjon av kolleger Omvisning lokaler Utlevering av nøkler/id-kort Telefoni og IT hvilke tilganger og innmeldinger må ordnes av leder, eksempelvis TROMKOM, Visma Enterprise HRM, Agresso, NOTUS, Kvalitetslosen, KF infoserie osv Branninstruks/brannvernleder mm Møtevirksomhet Arbeidet Arbeidsreglement Hovedtariffavtale/Hovedavtale Etiske retningslinjer/varsling/konflikthåndtering Stillingsbeskrivelse Arbeidstid/vaktplaner/fleksitid/overtid Spisetid/Pauser Prøvetid Oppsigelsesfrister Taushetsplikt Forhold til media sosiale medier Publikumsbehandling/forhold til brukere HMS arbeid /verneombud Informasjon om organisasjoner/tillitsvalgte Opplæringsbehov Opplæringsmuligheter kursportalen Samarbeid/ lojalitet på arbeidsplassen Personalmøter Innføring i Kvalitetslosen og avviksregistrering
Sosiale forhold Arbeidsmiljøtjenesten AKAN Permisjonsreglement/permisjoner Forsikringsordninger Pensjonsordninger Bedriftsidrettslag/velferdsordninger Ferie/avspasering Ferieavvikling Ferieplan Dersom syk i oppsatt ferie Avspasering når Rutiner ved avspasering Annet Lønn/godtgjøring Lønnsinnmeldingsskjema m.v. Skattekort Lønningsdag Lønn-/ikke lønn under ferie Lønn- /ikke lønn div permisjoner Godtgjøringer/reise og lignende Sykefravær m.v Meldingsrutiner Egenerklæring, antall dager Legeerklæring Barn/barnepassers sykdom Registrering av skade Lengre sykefravær Arbeidsavklaringspenger/ev omplassering Spesielle forhold
Samtale/vurdering etter ca. 2 måneders tilsetting Følgende skjema danner grunnlag for samtale/vurdering etter ca 2 måneders tilsetting. I en slik samtale møter ny medarbeider, nærmeste leder og eventuelt fadder. I samtalen tar en utgangspunkt i introduksjonsprogrammet. Ny medarbeider gis tilbakemelding og får samtidig mulighet til selv å komme med merknader. Det foreslås at vurderingsskjemaet underskrives av begge parter. 1 Er introduksjonsopplegget gjennomført som forutsatt? Hvis nei, hva gjenstår: 2 Har ny medarbeider vist god tilpasning til arbeidet? (er arbeidsinnsatsen tilfredsstillende?) 3 Har ny medarbeider nødvendige kunnskaper/ferdigheter for å utføre arbeidet? (faglig dyktighet) Hvis nei, hva mangler? 4 Vurderes ny medarbeider som pålitelig? 5 Er det andre forhold som bør ha oppmerksomhet? 6 Medarbeiderens merknader (skrives på eget ark som vedlegges skjemaet) 7 Arbeidsgivers merknader (skrives på eget ark som vedlegges skjemaet) Samtale avholdt den. Ny medarbeider Enhetsleder/arbeidsleder Etter utfylling og underskrift får ny medarbeider kopi av skjemaet. Originalen legges i personalmappen til medarbeideren.
Ny medarbeiders vurdering etter 3 måneders tilsetting Etter 3 måneders tilsetting bør ny medarbeider få anledning til å vurdere introduksjonen, opplæringen, kontakten med kollegaene, arbeidsmiljøet og arbeidsoppgavene. Dette er med og danner grunnlaget for vurderingssamtalen som skjer etter ca. 5 måneders tilsetting. 1 Har introduksjonen/opplæringen vært tilfredsstillende? Hvis nei, skriv hvorfor. 2 Er kontakten og samarbeidet med kollegaene tilfredsstillende? Hvis nei, hva bør bli bedre? 3 Er arbeidsmiljøet tilfredsstillende? Hvis nei, hva bør endres? 4 Savner du spesielt utstyr eller hjelpemidler? Hvis ja, hvilke hjelpemidler savner du? 5 Har du funnet deg til rette i forhold til arbeidsoppgavene? Hvis nei, har du forslag til andre måter å utføre oppgavene på? 6 Er det noen spesiell opplæring du ikke har fått som du har behov for i arbeidet? Hvis ja, hvilken? 7 Mener du at du har fått tilstrekkelig tilbakemelding på utført arbeid? Hvis nei, hva savner du? 8 Andre merknader (skrives på eget ark som vedlegges skjemaet) Dato: Ny medarbeider Skjemaet leveres enhetsleder/arbeidsleder. Ny medarbeider beholder en kopi. Originalen legges i personalmappen til medarbeideren.
Samtale/vurdering etter 4-5 måneders tilsetting Følgende skjema benyttes i forbindelse med samtale/vurdering etter 4-5 måneders tilsetting. Denne vurderingssamtalen og det som partene skriver under på i dette møtet skal gi et signal om hvorvidt arbeidsforholdet skal forlenges ut over prøvetiden. 1 Er arbeidsinnsats og arbeidsutførelse tilfredsstillende? Stikkord: Tilpasning Faglig dyktighet Pålitelighet Hvis nei, hva bør gjøres bedre? 2 Er det behov eller ønske om videre oppfølging/opplæring og eller veiledning på spesielle områder? I tilfelle ja, hvilke? Forslag til praktisk gjennomføring 3 Er arbeidstaker innforstått med de lover, regler, retningslinjer og arbeidsbeskrivelser som gjelder for arbeidet? 4 Andre forhold som bør ha spesiell oppmerksomhet? Hvis ja, hvilke? 5 Arbeidstakerens merknader 6 Arbeidsgivers merknader Vurderingssamtale avholdt den: Ny medarbeider Enhetsleder Etter utfylling og underskrift av skjemaet får ny medarbeider en kopi. Originalen legges i medarbeiderens personalmappe.