LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/15 Dato: 03.09.15 kl. 08.00 09.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Harald Lande, leder Margit Hovland, nestleder Leif B. Hestad, 1. varamedlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Bård M. Bulæg, medlem Det var ikke merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAKER SAK 14/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 26.08.15 SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL NY BEHANDLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER UNDERSKRIFTER Harald Lande Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor.
SAK 14/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 26.08.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.15 godkjennes. 2. Sak 11 ble i ettertid behandlet på nytt i møte 03.09.15 3. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 26.08.15. Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 26.08.15 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.15 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Tilleggsopplysninger til møtet 03.09.15 På bakgrunn av nye opplysninger valgte kontrollutvalget å ta saken opp til ny behandling. Revisjonen har utarbeidet spesifikasjon over utgifter vedr. prosjektet som ikke er ført i prosjektregnskapet. Mesteparten av disse utgiftene er ført og finansiert tidligere år. Ordlyden i kontrollutvalgets vedtak av 26.08.15 var ikke nyansert nok i forhold til dette punktet. Dermed var det behov for ny behandling av saken i kontrollutvalget før kommunestyrets møte. Nye vedlegg: - Oppstilling fra revisjonen datert 01.09.15 - Spesifikasjon av utgifter Lyngdal ungdomsskole - Rådmannens saksutredning til kommunestyret 03.09.15 Sluttoppgjør Lyngdal ungdomsskole Vedtak i kontrollutvalget 03.09.15: 1. Kontrollutvalgets vedtak i saken av 26.08.15 tilbakekalles. 2
2. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. Kontrollutvalget mener at det for et så stort prosjekt burde vært utarbeidet en helhetlig sluttrapport med beskrivelse og oppstilling av bevilgninger, samlede inntekter, utgifter, budsjett pr. år og samlet, finansiering samt beskrivelse av prosjektet m.m. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet fremlagt for kommunestyret i møte 23.04.15. Forventede inntekter fra spillemidler er heller ikke med i sluttoppstillingen. Sluttoppstillingen/prosjektregnskapet er dermed ikke fullstendig. Kontrollutvalget vil påpeke at det på forhånd skal fremlegges sak for kommunestyret når man ser at det er behov for tilleggsbevilgninger og ved endringer på inntektssiden i et prosjekt. 3. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 4. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. Behandling i kontrollutvalget 26.08.15: Utvalgssekretær orienterte om forenklet evaluering av Lyngdalsmodellen. Revisor orienterte om sin uttalelse etter gjennomført kontroll av sluttoppgjør prosjektregnskap Lyngdal ungdomsskole. Rådmannen v/ Karl Emil Erlandsen orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak 26.08.15: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Dette beløpet må bevilges av kommunestyret. For senere investeringsprosjekter bør det sikres at alle utgifter og inntekter for et prosjekt fremkommer brutto i årlige budsjettvedtak slik kommunale regnskapsregler krever. 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3
3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Uttalelse fra Kommunerevisjonen Vest vedrørende sluttregnskap for Lyngdal ungdomsskole datert 25.8.2015. 2. Masteroppgave Universitetet i Agder, Abrahamsen & Salgado 2014 Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet denne saken første gang i møte den 26.05.15, sak 8. Administrasjonen og innleid personell på prosjektet presenterte sluttregnskapet og Lyngdalsmodellen, samt orienterte om selve prosessen. Kontrollutvalget og revisjonen fikk besvart spørsmål om sluttregnskapet og modellen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: - utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet - det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap - sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 2. Det bes om at rapport fra revisjonens gjennomgang foreligger innen 17. august. 3. En grundig evaluering av Lyngdalsmodellen i tråd med kommunestyrets vedtak av 23.april 2015, vil være en omfattende og ressurskrevende prosess, både økonomisk og tidsmessig. Kontrollutvalget mener at det vil være mer hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. 4. Kontrollutvalget ber om at det fremlegges en sak for kontrollutvalget i august 2015 som omhandler både gjennomgang av sluttregnskapet og evaluering i tråd med pkt. 3. 5. Kontrollutvalgets behandling av saken oversendes til kommunestyret for behandling i kommunestyrets møte 3. september 2015. Kapittel 1 - Prosjektregnskap/sluttregnskap. Kommunerevisjonen har fått i oppdrag å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet Det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 4
Revisjonen rapporterer følgende funn: 1. Merverdiavgift i prosjektet fremkommer ikke som utgift eller inntekt (kompensasjon) i prosjektregnskapet. Mottatt tilskudd til «Kunst i offentlige rom», kr 120 000, er bokført som inntekt i kommunens regnskap, men fremkommer ikke i prosjektregnskapet. Det ble for øvrig ikke avdekket flere avvik. 2. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 168 655 122, mens det i prosjektregnskapet er ført kr. 164 766 953. Det er følgelig bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. 3. Kommunestyrets vedtatte utgiftsramme for ungdomsskolen er kr. 163 000 000. Prisstigning var ikke inkludert i bevilgningen. Det er søkt om og forhåndsgodkjent spillemidler på i alt kr 7 533 000. Det er pr. d.d. gitt tilsagn på kr. 433 000. Spillemidler er ikke tatt med som del av finansieringen av skolen verken i kommunens budsjett eller i framlagt prosjektregnskap. Politikerne skal ha fått nødvendige opplysninger. Informasjon om spillemidler er opplyst om i saksframstillingen til kommunestyret den 23.4.2015, sak 26/15. Finansiering ved lån skal i henhold til regnskapsbestemmelsene, ikke knyttes til spesifikke prosjekter i kommuneregnskapet, men til generell finansiering av kommunens investeringer. For fullstendig informasjon om revisors funn og konklusjoner vises det til revisors uttalelse datert 25.8.2015. Kapittel 2 - Forenklet evaluering. Kontrollutvalget konkluderte i sitt vedtak av 26. mai 2015 at det er med at det vil hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. Først noen få ord om gjennomføringsmodellen hentet fra heftet Lyngdalsmodellen. Denne modellen er en ny metode for gjennomføring av et byggeprosjekt. Lyngdalsmodellen er en brukerfokusert, samspillsorientert OPS-modell for byggeprosjekter med konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre. «Hovedtanken i modellen er at alle skal dra i samme retning mot et felles mål. I tradisjonelle modeller tenker man ofte motparter i stedet for samarbeidsparter, grunnet forskjellige interesser og uklare mål. Lyngdalsmodellen forutsetter samarbeid gjennom rettidig involvering og incentivordninger. Alle avgjørelser blir håndtert gjennom et tverrfaglig samspill. Det etableres en felles arena mellom leverandørgruppa, bruker og oppdragsgiver.» 5
I møtet den 26. mai fikk kontrollutvalget presentert sluttoppgjør med regnskap. I tillegg fikk utvalget modellen presentert. Administrasjonens erfaringer. I møte med kontrollutvalget gav administrasjonen uttrykk for stort sett positive erfaringer med denne gjennomføringsmodellen. Det ble pekt på stor brukermedvirkning, kostnadseffektivitet, ikke tilleggsregninger, felles mål, incentivsystem som oppfordret begge parter til å finne gode løsninger til begges fordel. Det som kan trekkes frem som et område med forbedringspotensial, er at den politiske forankringen kunne ha vært bedre. Dette var en ny modell og det kunne vært ønskelig med bedre tid for å sikre nødvendig kunnskap og forankring hos beslutningstakerne. Administrasjonen påpeker at modellen krever en viss størrelse/kompleksitet på prosjektet. Masteroppgave fra UiA i 2014 med tema «Lyngdalsmodellen fra teori til praksis». Denne oppgavens hensikt var å gjennomføre en inngående evaluering av Lyngdalsmodellen med bakgrunn i sentrale prosjektdeltakeres oppfatninger og erfaringer fra prosjektet (Lyngdal ungdomsskole). Evalueringen konkluderer med følgende viktige funn: Prosjektet har vært en stor suksess, både hva gjelder resultat og prosess. Suksesskriterier: Kvalitet: Skoleanlegget ble veldig bra, stor bruker- og eiertilfredshet. Tid/Fremdrift: Prosjektet ble levert innenfor tidsrammen. Kostnad: Prosjektet ble levert klart under målsum. Videre blir følgende suksessfaktorer fremhevet som gode/godt ivaretatt: Kompetanse i prosjektgruppen vurderes som en god suksessfaktor. Samspill mellom involverte aktører har fungert godt i prosjektet. Modellens prinsipper for brukermedvirkning har fungert godt. Følgende suksessfaktorer blir fremhevet med forbedringspotensial: Faktorer utenfor prosjektets kontroll har resultert i at prosjekteringen ikke har vært optimal. Forbedringer i prosjektets fremdriftsstyring. Videre trekker vi frem følgende observasjon: Politikernes rolle har skapt utfordringer for prosesser knyttet til prosjektets fremdrift. Andre erfaringer. I løpet av de siste årene er Lyngdalsmodellen benyttet i en rekke større byggeprosjekter. I stor grad markedsføres det positive erfaringer fra disse prosjektene. Det antas at det i årene fremover vil bli gjennomført en rekke prosjekter etter denne modellen og de samlede 6
erfaringer vil gi større grunnlag for å generalisere når det gjelder konklusjoner vedrørende fordeler og ulemper med Lyngdalsmodellen. Vurderinger: Revisor påpeker i punkt 2 i sin uttalelse at det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. For øvrig vises det til revisors kommentarer angående merverdiavgift, bokføring av kunst, spillemidler og finansiering ved lån. Kontrollutvalget må ta stilling til en uttalelse til kommunestyret om de nevnte forhold. Revisor vil redegjøre nærmere om sine funn i kontrollutvalgets møte. Erfaringene med Lyngdalsmodellen ved byggingen av ny ungdomsskole er i det alt vesentlige positive. Det er likevel ikke mulig å generalisere funnene fra dette prosjektet. Dersom det skulle vært gjennomført en grundig analyse av positive og negative erfaringer fra et større antall prosjekter, ville det vært en svært omfattende og krevende oppgave. Det antas at relevante fagmiljøer vil følge opp dette. Masteroppgaven viser til utfordringer knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet. Dette bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. Det har i orientering til kontrollutvalget blitt sagt at gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen ikke helt «passer» til gjennomføring av et prosjekt etter Lyngdalsmodellen. Det bør derfor vurderes å gjennomgå instruksen og eventuelt gjennomføre nødvendige justeringer. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. KU mener at: 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER 7