UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR PERSONAL OG ORGANISASJON Sak S 32-12 Til: Universitetsstyret Møtedato: 25. oktober 2012 Arkivref.: 2012/1956 Styrings- og ledelsesordning ved Universitetet i Tromsø Universitetsdirektøren legger med dette frem sak for universitetsstyret som omhandler evaluering og fastsetting av ordning for styring og ledelse ved Universitetet i Tromsø. Bakgrunn Dagens ordning for styring og ledelse ved UiT ble vedtatt av universitetsstyret i juni 2008 (sak S 32-08 Forslag til modell for styring og ledelse for Universitetet i Tromsø) i forbindelse med fusjonen mellom Høgskolen i Tromsø og Universitetet i Tromsø. Vedtaket omfatter ordningen med styring og ledelse på institusjonsnivået, fakultetsnivået og instituttnivået, og inkluderer innføring av ordning med ekstern representasjon og ekstern styreleder på fakultetsnivået. I vedtakets punkt 7 heter det at det skal gjennomføres en evaluering av ordningen innen utløpet av den første valgperioden, som vil si innen 31. juli 2013. I sak S 15-12 Rammer og opplegg for evaluering av ordning med styring og ledelse ved Universitetet i Tromsø behandlet universitetsstyret rammer for gjennomføring av evalueringen. Saken omhandler metodikk og prosess for gjennomføring, med følgende fokusområder: - Valgt eller tilsatt rektor - Sammensetning av rektoratet - Dekanrollen valgt eller tilsatt, enhetlig eller delt ledelse - Ordningen med ekstern leder og nestleder for fakultetsstyrer - Størrelse og sammensetning av fakultetsstyrer - Ordningen med styrer ved sentrene Universitetsstyret vedtok følgende: Universitetsstyret slutter seg til rammer og opplegg for evaluering av ordningen for styring og ledelse ved UiT som beskrevet i saksframlegget, med de kommentarer som framkom i møtet. Evalueringsprosess og presentasjon av hovedfunn Universitetsstyret nedsatte en styringsgruppe for prosessen, som har bestått av rektor Jarle Aarbakke, universitetsdirektør Lasse Lønnum og styremedlem Herbjørg Valvåg. Universitetsdirektøren etablerte en arbeidsgruppe for evalueringsprosessen, som har bestått av personalsjef Bjarte Toftaker, seniorrådgiver Kjetil Kvalsvik, juridisk rådgiver Svein Are Edøy, kontorsjef Ann Karin Tobiassen, stipendiat Even Nerskogen (HSL/ISS) og personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
Evalueringen er gjennomført med utgangspunkt i de rammer og føringer som er gitt gjennom styrets vedtak i sak S 15-12, og styringsgruppens nærmere fastsetting av metodikk og tidsplan for evalueringsprosessen (vedlegg 1). Evalueringen har vektlagt de fokusområdene som er angitt, herunder ordningen med valgt rektor og rektorteam, tilsatt dekan og ekstern styrerepresentasjon i fakultetsstyrer. Ledelsesordningen på instituttnivå, den øvrige utvalgsstrukturen ved UiT, og ledelse av utdanningsprogrammene inngår ikke i evalueringen. For å innhente et bredt grunnlag av erfaringer og vurderinger knyttet til UiTs ordning for styring og ledelse, kombinerer evalueringen flere tilnærminger: - Høringsbrev til fakulteter, enheter under styret, studentorganisasjoner (Studentparlamentet) og tjenestemannsorganisasjoner ved UiT, - Spørreundersøkelse (Questback) til tillitsvalgte studenter i universitetsstyret, fakultetsstyrer og institutt-/senterstyrer, og alle ansatte med minst 50 % stilling, og - Dialog og drøftinger i ledergrupper, på ledermøter og ledersamlinger. Universitetsdirektøren vil i det følgende gi en kort presentasjon av hovedfunn fra evalueringen. Funnene er nærmere presentert i vedlegg til saken. Høringer Universitetsdirektøren har i høringsbrev av 5. juli 2012 bedt om tilbakemeldinger på dagens styringsog ledelsesordning ved UiT. Høringsinstansene er særskilt bedt om å avgi høringssvar på egne erfaringer og synspunkter fordelt på tidligere nevnte fokusområder. Alle fakulteter, Tromsø Museum, Universitetsbiblioteket, Kvinnforsk og U-vett har avgitt høringsuttalelse. Av tjenestemannsorganisasjonene har NTL gitt høringsuttalelse. Samlet sett viser høringen et sammenfallende ønske om å videreføre dagens ordning for styring og ledelse ved UiT. Ordningen med valgt rektor og rektorteam, tilsatt dekan og enhetlig ledelse, samt ekstern styreleder anses å fungere godt og ønskes videreført inn i neste periode. To av høringsinstansene mener at ordningen med valgt rektorteam har fungert i for kort tid til å konkludere om ordningen fungerer godt eller ikke, men vurderer det slik at dagens ordning bør videreføres. En oppsummering av høringsuttalelsene følger som vedlegg 2 til saken. Høringsbrev og svar fra fakulteter, enheter under styret og NTL følger som vedlegg 3. Spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen omfatter de samme fokusområdene som i høringsbrevet, jf styresak 15-12. Undersøkelsen ble besvart av 1295 personer. Samlet sett gir undersøkelsen et positivt bilde av dagens styrings- og ledelsesordning, der et flertall av ansatte og studenter i formelle verv hovedsak ønsker dagens ordning videreført på alle nivåer. Det samme gjelder for ordningen med ekstern styrerepresentasjon i fakultetsstyrer. Det er ingen vesentlig variasjon i svarene mellom fakulteter, sentre og avdelinger, eller mellom stillingskategorier. Det samme gjelder for ansatte tilsatt før og etter fusjonen. Det er stor grad av samsvar mellom de vurderinger som er gitt ved den enkelte enhet og UiT samlet sett. Det er også slik at hovedfunn fra spørreundersøkelsen i stor grad er sammenfallende med inntrykket fra høringssvarene. UiT har i dag en valgfri ordning med instituttstyrer, der fakultetsstyret bestemmer om det enkelte institutt skal ha eller ikke ha et styre. Spørreundersøkelsen viser at det ikke synes å være er vesentlige forskjeller i ansattes vurderinger på institutter med og uten styrer. Det gjelder for undersøkelsen som helhet, og også på de spørsmål om som dreier seg om medbestemmelse og åpenhet og forutsigbarhet i beslutningsprosesser. 2
Vedlegg 4 til saken gir en nærmere omtale av funn fra spørreundersøkelsen. Til sist i saksframlegget er det oppgitt en lenke til den samlede rapporten fra undersøkelsen, som også vil bli gjort tilgjengelig på styrets nettsider. Dialog og drøftinger Styrings- og ledelsesordningen ved UiT har vært tema på ledersamling 22.-23. august for universitetsledelsen og ledere på nivå to i organisasjonen, hvor det også ble presentert erfaringer fra NTNU og fra Universitets- og høyskolerådet. Temaet er satt på dagorden i ulike ledergrupper ved UiT, herunder dekanmøter og fakultetsvise ledermøter. Det er også gjennomført et møte med tjenestemannsorganisasjonene. Inntrykket fra møter i ulike lederfora er at dagens ordning for styring og ledelse i hovedsak fungerer godt, og at det ikke er ønske om å gjøre vesentlige endringer. Møtet mellom universitetsledelsen og tillitsvalgte ble gjennomført 21. september 2012. Alle tjenestemannsorganisasjonene mente at ordningen med valgt rektorat bør videreføres. Eventuelle endringer i ordningen bør være på fakultets- og instituttnivået. Parat mente at det kan være et demokratisk underskudd på instituttnivået, og særlig på institutt uten instituttstyrer. Parat mente videre at det er stor avstand mellom det operative nivået og det strategiske nivået i organisasjonen. NTL påpekte at et slikt demokratiunderskudd kan imøtekommes ved å ta i bruk formelle møteplasser for medbestemmelse. Forskerforbundet mente at ordningen med ekstern styreleder har ført til mer effektivitet i fakultetsstyrer. Universitetsdirektørens vurderinger Institusjonsnivå Valgt eller tilsatt rektor Samtlige høringssvar støtter en videreføring av dagens ordning med valgt rektor og todelt ledelse på institusjonsnivået. Tilbakemeldingene er begrunnet med at dagens ordning med valgt rektor er godt forankret i organisasjonen, og har fungert godt gjennom mange år. Høringssvarene viser til at valgt rektor sikrer UiTs behov for institusjonell frihet og ivaretar faglig legitimitet og tillit internt i organisasjonen. Høringssvarene er sammenfallende med funn fra spørreundersøkelsen, som viser at ansatte og tillitsvalgte studenter er godt fornøyd med hvordan ordningen med valgt rektorteam fungerer, og ønsker denne videreført. Universitetsdirektøren anbefaler på denne bakgrunn at rektoratet fortsatt skal rekrutteres ved valg. Sammensetning av rektoratet Alle høringsinstanser støtter ordningen med rektorat som er valgt som et team, og ber om at denne ordningen videreføres og videreutvikles. Erfaringer og høringsuttalelser tilsier at et utvidet rektorat har styrket UiTs utadrettede virksomhet, faglig dialog mellom nivåene, legitimitet i demokratiske prosesser, og godt faglig lederskap på institusjonsnivå. Jurfak og U-vett mener at ordningen med valgt rektorteam har fungert i for kort tid til å konkludere med om ordningen fungerer godt eller ikke. HSL-fakultet mener at en ordning med valgt rektor gir to alternative modeller (valgt rektorteam som i dag eller valgt rektor som peker ut prorektorer), med klare fordeler og ulemper. Uavhengig av modell er det sentrale likevel at rektoratet fremstår samlet, evner å føre en god dialog med universitetet for øvrig, og evner å gjennomføre nødvendige endringer. Fram til forrige valg i 2009 praktiserte UiT en ordning med rektor og én prorektor. I forbindelse med fusjonen ble det vedtatt en ordning med rektorteam på tre personer, hvor begge de fusjonerte institusjonene (UiT og HiTø) skulle være representert i rektorteamet i første valgperiode. Universitetsstyret må nå ta stilling til om ordningen med to prorektorer skal videreføres, eller om UiT skal gå tilbake til ordningen med én prorektor. Et rektorteam på tre har ut fra høringssvarene fungert godt de siste årene. Helsefak viser til at erfaringene med prorektorer for utdanning og FoU er gode, og at dette har styrket UiTs utadrettede virksomhet. Også NT-fak og BFE-fak foreslår en videreføring av rektorteam med to prorektorer. 3
Kunstfak viser i sitt høringssvar til at valgt rektorteam har bidratt til å styrke legitimiteten i interne demokratiske prosesser, og sikre et godt faglig lederskap på institusjonsnivået. Universitetsdirektøren foreslår på denne bakgrunn at rektor og prorektor(er) fortsatt skal velges som et team, som ved forrige valg. Universitetsdirektøren støtter vurderingene om at ordningen med to prorektorer har fungert godt. Det foreslås at rektorteamet skal bestå av rektor og to prorektorer, hvorav én skal være rektors stedfortreder. Ved en eventuell fusjon med Høgskolen i Finnmark, kan det bli behov for å utvide rektoratet med en viserektor, jf egen styresak om fusjon. Universitetsdirektøren foreslår at det åpnes for åremålstilsetting av en viserektor med et nærmere angitt ansvarsområde. Det anbefales at en slik utvidelse av rektoratet kan foreslås av rektor og vedtas av universitetsstyret, og at viserektor har møte- og talerett i universitetsstyret. Om prorektor(enes) rolle og eventuelle plass i styret Et flertall av høringssvarene anbefaler å videreutvikle ordningen gjennom en felles plattform for samarbeid i rektoratet. Det er foreslått at prorektorers rolle i saksforberedelsene til universitetsstyret blir synlig og nedfelles i instrukser. Prorektorer bør få et godt definert handlingsrom, som er kommunisert tydelig ut i organisasjonen. Det er uttrykt ønske om at rektoratet videreutvikler samhandlingen med fakulteter og styreledere. TMU mener at sammensetningen av rektoratet bør gjenspeile universitetets kjernevirksomhet i større grad enn i dag. For å sikre tilstrekkelig utvikling og ivaretakelse av formidlingsvirksomheten, bør det vurderes om formidling bør være ett av fokusområdene for rektoratet. Dersom universitetsstyret fastsetter en ordning med to prorektorer, bør det være opp til rektorteamene selv å fastsette hvilke fokusområder den enkelte prorektor skal ha. Rektorteamet må selv fordele ansvar og oppgaver ut fra kompetanse, erfaring og interesser. En av prorektorene må ha funksjon som rektors stedfortreder. Universitetsdirektøren støtter vurderingene om at rektorteamet bør etablere tydelige roller som kommuniseres godt utad. Universitetsdirektøren legger til grunn at rektorteamet ivaretar UiTs faglige virksomhet i sin fulle bredde. Dette inkluderer blant annet formidling, samfunnskontakt, innovasjon og internasjonalisering, i tillegg til FoU og utdanning. Fram til endringen i universitets- og høyskoleloven i 2005 hadde prorektor fast plass i styret. I UHL 9-3 (1) om sammensetning av styret er ikke prorektor nevnt. Bakgrunnen for dette var at departementet foreslo at verken rektor eller prorektor skulle kunne velges som styremedlem. Under lovarbeidet ble rektor ført inn igjen som fast representant i styret, men prorektor er ikke styremedlem etter lovens ordning. UiT har likevel mulighet for å gi prorektor plass i styret, jf. 9-3 (2). Det vil i så fall gå på bekostning av en representant fra gruppen fast tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, og vil styrke rektoratets samlede innflytelse i styret. En slik endring vil kreve 2/3-flertall i styret. Prorektor(er) kan som alternativ gis møte- og talerett i styret, som i dag. Etter universitetsdirektørens vurdering tilsier demokratihensyn og hensyn til ansattes medbestemmelse at prorektor(er) ikke gis fast plass i styret. Universitetsdirektøren anbefaler at en av prorektorene skal være rektors faste stedfortreder, og at prorektor(er) ikke gis fast plass i styret, men skal ha møte- og talerett. Dette bør også gjelde for en eventuell viserektor med sete i Finnmark. Fakultetsnivå Hovedfunn fra evalueringen viser at dagens ordning på fakultetsnivået ønskes videreført, både med hensyn til dekanrollen, sammensetning av fakultetsstyrer og ordningen med ekstern styrerepresentasjon. Dekanrollen valgt eller tilsatt, enhetlig eller delt ledelse Samtlige høringssvar fra fakultetene støtter ordningen med enhetlig ledelse med dekan rekruttert ved tilsettingsprosess, og ønsker denne ordningen videreført. Fordeler som er nevnt er tydeliggjøring av ansvarsforhold på fakultetsnivået, og et styrket handlingsrom for fakultetet. Enhetlig ledelse anses å sikre en klar beslutningslinje og et helhetlig ansvar, og har ført til tydeligere ansvarsforhold og mer fokus på tydelig ledelse og et strategisk fokus. Norsk Tjenestemannslag (NTL) 4
mener imidlertid at todelt ledelse med valgt dekan og fakultetsdirektør med egne fullmakter vil være den beste modellen for å bevare demokrati og gi ledelsen legitimitet. Dekanene gis da mulighet til å prioritere arbeidet med å utvikle forskning, undervisning og god personalpolitikk. Høringssvarene er i stor grad sammenfallende med funn fra spørreundersøkelsen, og viser at ansatte og studenter i formelle verv er fornøyd med hvordan ordningen med tilsatt dekan og enhetlig ledelse fungerer, og ønsker denne videreført. Universitetsdirektøren anbefaler en videreføring av dagens ordning med enhetlig ledelse på fakultetsnivået. Ordningen med ekstern leder og nestleder for fakultetsstyrer Alle fakulteter vurderer ordningen med ekstern styreleder og nestleder i fakultetsstyrer til å fungere godt, og ønsker denne videreført. Ordningen anses å ha bidratt til profesjonalisering og har gjort styret til et mer strategisk organ. Ekstern styrerepresentasjon bringer inn verdifull kompetanse og sikrer god kontakt med samfunns- og næringsliv, og har ført til økt oppmerksomhet og forventninger til kvalitet på saksforberedelse og aksept for god møtegjennomføring og møtedisiplin. Ordningen kan i noen sammenhenger ha ført til noe økt avstand mellom fakultetsstyret og instituttnivået. TMU vurderer ekstern styrerepresentasjon som mindre viktig på nivå under universitetsstyret. NTL ser at det kan være gode grunner for ekstern representasjon i et fakultetsstyre, men mener at styreleder bør rekrutteres internt, det vil si fra en annen enhet ved UiT. Universitetsdirektøren mener at tilbakemeldingene om at ekstern styreleder og nestleder har bidratt til å styrke fakultetsstyret som et strategisk organ bør tillegges vekt, og anbefaler at ordningen blir videreført. Størrelse og sammensetning av fakultetsstyrer Samtlige fakulteter ser på dagens sammensetning og størrelse av fakultetsstyrer som hensiktsmessig og ønsker denne videreført. Høringssvar sammenfaller med funn fra spørreundersøkelsen som viser at ansatte og tillitsvalgte studenter er fornøyd med dagens ordning. Tromsø Museum ønsker en endring av museumsstyrets sammensetning med tilførsel av flere interne styrerepresentanter. Universitetsdirektøren anbefaler at gjeldende sammensetning av fakultetsstyrene blir videreført, og vil legge fram en oversikt over sammensetningen ved ulike styrer til neste møte i universitetsstyret. Herunder vil det bli fremmet nytt forslag om sammensetning av styret ved TMU. Instituttnivå UiT innførte i 2005 enhetlig ledelse på instituttnivået. Ordningen ble besluttet videreført i 2008, jf styresak 32-08. I styresak 15-12 besluttet universitetsstyret å ikke gjøre en omfattende evaluering av instituttnivået. Medarbeiderundersøkelse (2011), læringsmiljøundersøkelse samt resultater og måloppnåelse tilsier at det ikke er hensiktsmessig å endre ledelsesordningen på instituttnivået. Ut fra demokratihensyn kan det imidlertid vurderes om gjeldende ordning med valgfrihet for fakultetene om hvorvidt det enkelte institutt skal ha styre eller ikke er hensiktsmessig. Denne valgfriheten ble besluttet i 2008, og det er utarbeidet instrukser for instituttledere med og uten instituttstyre. Helsefak har i sitt høringssvar støttet en videreføring av denne valgfriheten for fakultetene. I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om hvordan den formelle ordningen for medbestemmelse ved instituttene fungerer. Som omtalt ovenfor, indikerer funn fra denne undersøkelsen at ansattes vurderinger av medbestemmelse og åpenhet ikke henger direkte sammen med om instituttet har styre eller ikke. Det er gjennomgående gitt høy score på alle kriterier. Tilbakemeldinger fra ledersamlinger og ledermøter tilsier at de institutter som ikke har styrer, etablerer andre hensiktsmessige ordninger for å ivareta ledelse og medbestemmelse på en tilfredsstillende måte. Universitetsdirektøren mener at det er grunn til å anta at det ikke er styringsordningen i seg selv som forklarer et eventuelt demokratiunderskudd, men at dette har mer å gjøre med instituttets praksis for informasjon, formell medbestemmelse gjennom tillitsvalgte og medvirkning fra ansatte. 5
Universitetsdirektøren anbefaler å videreføre ordningen med at fakultetene har valgfrihet med hensyn til etablering av instituttstyrer. Ordningen med styrer ved sentrene Fakulteter og enheter gir ulike høringssvar på dagens ordning med styrer ved sentrene som er overført fra nivå to til nivå tre i organisasjonen. Denne styringsordningen er ikke en del av evalueringen i denne saken. Det er i styresak 5-12 forutsatt at sentrene fortsatt skal ha egne styrer, men at disse må endres i tråd med endret mandat og organisatorisk tilknytning. Universitetsdirektøren foreslår at mandat og sammensetning av styrene for SESAM, BAI, det nye ressurssenteret og UB skal gjennomgås og justeres. I dette arbeidet skal det spesielt vurderes hvordan brukermedvirkning skal ivaretas ved det nye ressurssenteret. Forslag til mandater og sammensetning av disse styrene vil bli lagt fram for universitetsstyret til neste møte. Innstilling til vedtak: Universitetsstyret vedtar følgende styrings- og ledelsesmodell for Universitetet i Tromsø: 1. På institusjonsnivå a. Delt ledelse med valgt rektorat og åremålstilsatt universitetsdirektør. b. To prorektorer som velges i team sammen med rektor. c. En av prorektorene er rektors stedfortreder. d. Prorektorene er ikke medlemmer av styret, men har møte- og talerett. e. Universitetsstyrets sammensetning skal være i samsvar med normalmodellen i universitets- og høyskolelovens 9-3 (1). 2. På fakultetsnivå a. Enhetlig ledelse og åremålstilsatt dekan. b. Fakultetsstyre med ekstern representasjon. c. Fakultetsstyret ledes av ekstern styreleder, oppnevnt av universitetsstyret. d. Fakultetsdirektør har dekan som nærmeste overordnede. 3. På instituttnivå a. Enhetlig ledelse og åremålstilsatt instituttleder. b. Fakultetsstyret avgjør om det enkelte institutt skal ha instituttstyre. c. Kontorsjef har instituttleder som nærmeste overordnede. 4. Mandat for og sammensetning av styrer Universitetsdirektøren bes om å legge fram en egen sak om mandat for og sammensetning av styrer ved fakulteter, TMU, UB og sentrene til neste møte i universitetsstyret. 5. Eventuell fusjon med Høgskolen i Finnmark Dersom det i 2012 blir vedtatt fusjon mellom UiT og HiF gjelder følgende: a. Rektoratet kan utvides med en åremålstilsatt viserektor med ansvar som beskrevet i styresak om fusjon. Viserektor gis møte- og talerett i universitetsstyret. b. Valgreglementet skal tilpasses slik at ansatte og studenter ved HIF kan delta i valg på rektorteam. c. For de berørte fakulteter ved UiT, skal valgreglementet tilpasses slik at ansatte og studenter ved HIF kan delta i valg på kandidater til fakultetsstyrene. Det samme gjelder for de instituttene som blir berørt av en fusjon. d. Ved fusjon kan universitetsstyret utvides med to representanter fra HiF, som vil være en fra gruppen fast ansatte i undervisnings- og forskerstilling og en student. Utvidelsen gjelder for styreperioden 1. august 2013 31. juli 2017. 6
Tromsø, 17.10.2012. Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal og organisasjonsdirektør Vedlegg: 1. Notat om prosess for evalueringen, fastsatt av styringsgruppa 5. juli 2012 2. Oppsummering av høringsuttalelser fra fakulteter, enheter og tjenestemannsorganisasjoner 3. Høringssvar fra fakulteter, enheter og tjenestemannsorganisasjoner 4. Notat som oppsummerer funnene i spørreundersøkelsen 5. Notat fra møte i styringsgruppa 5. oktober 2012 Lenke til rapport fra spørreundersøkelsen: https://webreports.questback.com/isawebrep/webreporter.aspx?auth=4cd361576c19d2fb4ca2dd3dc 543137CF0C79F30&rid=2949665 Relevante dokumenter som er sendt styret tidligere: - Styresak S 15-12 Rammer og opplegg for evaluering av ordning for styring og ledelse ved UiT (ref. ephorte 2012/1956) - Styresak S 32-08 Forslag til modell for styring og ledelse for Universitetet i Tromsø (ref. DL 200800452) 7