Til seksjonseierne i Sameiet Edelgrantunet Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2015. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Edelgrantunet det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Edelgrantunet Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Edelgrantunet avholdes 15. mars 2016 kl. 19.00 FUS Barnehage AS, Gamle Ringeriksvei 110. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Kjøp av høytrykkspyler, forslagstiller Tove og Odd Rune Valdal Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 2 år D) Valg av valgkomité E) Valg av andre utvalg/komiteer Sandvika, 22 / 2.2016 Styret i Sameiet Edelgrantunet Rune Fred Hakkebo/s/ Egil Størk Amundsen/s/ Andreas Endre Seljevold/s/
3 Sameiet Edelgrantunet ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Rune Fred Hakkebo Edelgranveien 16 E Styremedlem Egil Størk Amundsen Edelgranveien 16 M Styremedlem Andreas Endre Seljevold Edelgranveien 16 A Varamedlem Lena Kristiansen Edelgranveien 18 H Varamedlem Tove Valdal Edelgranveien 18 D Valgkomiteen Gaute Næss Per Anstein Thunes Edelgranveien 20 D Edelgranveien 20 C Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Edelgrantunet Sameiet består av 39 seksjoner. Sameiet Edelgrantunet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 911595516, og ligger i Bærum kommune med følgende adresse: Edelgranveien 16 Edelgranveien 18 Edelgranveien 20 Gårds- og bruksnummer : 23 28 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Edelgrantunet har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Beckman Lundevall Re.
4 Sameiet Edelgrantunet KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2016. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr 1 037 000. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr 967 038, som er kr 45 045 lavere enn budsjettert. I hovedsak for høyt budsjettert Kabel TV og energi. Sistnevnte er vanskelig å forutsi. Resultat Årets resultat på kr 73 085 fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2015. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2015 var kr 352 420. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2015 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2016. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Det er budsjettert med et overskudd på kr 101 360 i 2016. Kommunale avgifter i Bærum kommune, budsjettet er basert på historikk i kommunen. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2015. Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med ca.kr 3 000. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Edelgrantunet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2016) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a
5 Sameiet Edelgrantunet Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2016. Budsjettet er basert på økning av felleskostnadene og reduksjon av Kabel TV og energi. Endelig resultat samme totale innkrevning felleskostnader i 2016 som 2015 For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Sandvika,22 /2.2016 Styret i Sameiet Edelgrantunet Rune Fred Hakkebo/s/ Egil Størk Amundsen/s/ Andreas Endre Seljevold/s/
8 Sameiet Edelgrantunet 7281 - SAMEIET EDELGRANTUNET RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2015 2014 2015 2016 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 1 037 952 972 432 1 040 000 1 040 000 Andre inntekter 0 728 980 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 037 952 1 701 412 1 040 000 1 040 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 3-5 640-5 640-6 000-5 640 Styrehonorar 4-40 000-40 000-40 000-40 000 Revisjonshonorar 5-3 500-7 000-7 000-4 000 Forretningsførerhonorar -72 948-70 658-73 000-75 000 Konsulenthonorar 6-6 647-8 631-4 000-4 000 Drift og vedlikehold 7-264 195-736 112-245 000-206 000 Forsikringer -51 372-62 345-54 000-54 000 Kommunale avgifter 8-93 071-92 663-102 000-95 000 Energi/fyring 9-272 931-281 874-305 000-275 000 Kabel-/TV-anlegg -110 537-113 677-117 000-108 000 Andre driftskostnader 10-46 197-55 803-59 083-72 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -967 038-1 474 402-1 012 083-938 640 DRIFTSRESULTAT 70 914 227 010 27 917 101 360 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 2 171 1 593 0 0 Finanskostnader 0-486 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 2 171 1 107 0 0 ÅRSRESULTAT 73 085 228 117 27 917 101 360 Overføringer: Til opptjent egenkapital 73 085
9 Sameiet Edelgrantunet 7281 - SAMEIET EDELGRANTUNET BALANSE EIENDELER Note 2015 2014 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 0 2 705 Kortsiktige fordringer 12 71 238 62 565 Driftskonto OBOS-banken 191 056 179 228 Sparekonto OBOS-banken 202 564 100 900 SUM OMLØPSMIDLER 464 858 345 398 SUM EIENDELER 464 858 345 398 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 352 420 279 335 SUM EGENKAPITAL 352 420 279 335 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 15 287 16 269 Leverandørgjeld 97 151 49 794 SUM KORTSIKTIG GJELD 112 438 66 063 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 464 858 345 398 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Sandvika, 22/2.2016, STYRET I SAMEIET EDELGRANTUNET Rune Fred Hakkebo/s/ Egil Størk Amundsen/s/ Andreas Endre Seljevold/s/
.. 10 Sameiet Edelgrantunet NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. SKATTETREKKSKONTO Fram til 01.11. benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie 52 800 Brensel 283 920 Felleskostnader 520 800 Renseanlegg 66 864 Kabel-TV 113 568 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 037 952 NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -5 640 SUM PERSONALKOSTNADER -5 640 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr 40 000.
11 Sameiet Edelgrantunet NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 3 500. NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester -6 647 SUM KONSULENTHONORAR -6 647 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -100 000 Drift/vedlikehold VVS -83 875 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -18 598 Drift/vedlikehold fellesanlegg -4 643 Drift/vedlikehold brannsikring -35 000 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -21 516 Kostnader dugnader -563 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -264 195 NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -54 113 Renovasjonsavgift -38 958 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -93 071 NOTE: 9 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -17 668 Andre fyringskostnader, bioenergi -255 264 SUM ENERGI / FYRING -272 931 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -2 500 Vaktmestertjenester -1 394 Snørydding/gressklipping -29 700 Andre fremmede tjenester -6 157 Trykksaker -1 046 Porto -3 169 Bank- og kortgebyr -2 232 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -46 197
12 Sameiet Edelgrantunet NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 457 Renter av sparekonto i OBOS-banken 1 664 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 50 SUM FINANSINNTEKTER 2 171 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Forskuddsbetalt Canal Digital 1.kvartal 2016 (blir kostnadsført i 2016) 16 113 Forskuddsbetalt forsikringspremie januar-august 2016(blir kostnadsført i 2016) 35 715 Forskuddsbetalt pumpeservice, 1.halvår 2016 (blir kostnadsført i 2016) 19 410 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 71 238 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2016.
13 Sameiet Edelgrantunet HONNORAR TIL STYRET Honoraret foreslås til kr 40 000 i henhold til budsjett. INNKOMNE FORSLAG Forslag til årsmøtet fra Tove og Odd Runar Valdal. Forslaget er som følger: Kan sameiet investere i høytrykkspyler som skal brukes til vask av husene? Eventuelt også til spyling av garasjen og veien. Vask av husene vil forlenge levetiden på malerjobben. Det kan også vaskes med soppdrepende midler. Styrets kommentar: Styret er enig i at å vaske husene kan forlenge levetiden på malearbeidet, men man må være oppmerksom på at ved ukyndig bruk av høytrykkspyler, kan dette medføre stor skade. Styret mener at utvendig vedlikehold bør utføres av profesjonelle firmaer som utfører soppvask på en forsvarlig måte. Etter styrets mening må sameiere som har behov for høytrykkspyler, skaffe dette på egen hånd. Styrets innstilling Styret forslår at forslaget ikke vedtas.
14 Sameiet Edelgrantunet VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: Valgkomiteens innstilling blir presentert på årsmøte. I valgkomiteen for Sameiet Edelgrantunet Gaute Næss Per Anstein Thunes
15 Sameiet Edelgrantunet Orientering om sameiets drift Styrets arbeid Styrets arbeid 2015 Det har vært avholdt 8 styremøter i 2015. Dessuten har styremedlemmer deltatt på noen møter med nabosameiene. For øvrig har det vært forskjellige aktiviteter mellom styremøtene, f.eks. når det har vært problemer med tekniske installasjoner, eller behov for å besvare henvendelser fra sameiere og andre. Etter drøye 3 års drift preges sameiet fremdeles av at det er nytt, og en del løsninger som var en del av miljøprosjektet, er avanserte og krever vedlikehold som det ikke var lagt godt nok til rette for fra utbyggers side. Noe har vist seg å ikke holde mål, eller vært mangelfullt. Det har medført reklamasjoner og purringer mot utbygger. Det kan ofte være en langvarige og frustrerende prosess. Trysilhus har endelig fått montert låser på alle avfallsbrønnene. Men vi venter fremdeles på at Trysilhus skal komme for å hente pallene med kampestein som skulle vært fjernet når det ble satt opp sementbukker. Styret har fått på plass noen nye avtaler i løpet av året. Det er inngått ny 3 årlig avtale med Canal Digital som gikk ut på at alle beboere fikk høyere bredbåndshastighet og nye dekodere, uten at dette medførte prisøkning. Det er inngått serviceavtale med Vanntåke AS om lovpålagt kontroll av sprinkelanlegget i første etasje. Avtalen er ettårig og løper til den blir sagt opp. Det nye styret må vurdere å fortsette avtalen eller eventuelt inngå avtale med den nyopprettede serviceavdelingen til Trysilhus. Gjenstående malerarbeide på østveggen av nr. 16 ble fullført i løpet av sommeren. Det er gjennomført 2 dugnader med stell og rydding av fellesarealer. En gjenganger i sameiet er renseanlegget for avløpet. Det er fremdeles problemer med at det kastes ting i toalett og vask, som ikke har noe der å gjøre. Dette medfører som kjent ekstra utgifter for sameiet med hyppige slamtømminger og rensing. Det er offentlig pålagt at det er service/driftsavtale for renseanlegget. Ecobio som har bygget og driver anlegget, har framlagt en ny kontrakt i desember 2015, med endrede betingelser, siden også barnehagen er koblet til. Styret har til nå valgt å ikke signere, da det er ordlyd i kontrakten vi er i tvil om. Driften utføres dog i henhold til denne kontrakten. Inngåelse av ny kontrakt vil bli overlatt til det nye styret fra årsmøte 2016. Dette må gjøres i samarbeid med de andre som er tilknyttet anlegget. Som alle sikkert fikk med seg hadde vi en periode problemer med lyset i garasjen. Dette skjedde selvfølgelig i ferietiden og det var vanskelig å få fatt i elektrikeren. Da vi fremdeles har garanti på tekniske installasjoner er det viktig å kontakte ansvarlig firma. Det viste seg etter hvert at feilen var i et av takarmaturene, noe som medførte at sikringen røk hver gang bryterreleet til lyset slo inn. Feilen ble rettet og takarmaturet er nå reparert. Det har også vært problemer med snøsmelteanlegget både høsten 2015 og våren 2016. Problemet er meldt Trysilhus og utbedring vil bli satt i gang så snart som mulig. Styret Styret kan nås på edelgrantunet@styrerommet.net. Se sameiets hjemmeside på www.edelgrantunet.no for ytterligere informasjon. Parkering Sameiet har seks felles parkeringsplasser hvorav en er reservert bevegelseshemmede
16 Sameiet Edelgrantunet Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer 13233. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon 06090 eller besøke deres nettside www.canaldigital.no. Avtale om leveranse av elektrisk kraft Sameiet får levert fjernvarme fra Oplandske Bioenergi AS og strøm til fellesområder fra Lærdal energi. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering 2014 Maling av bygninger.