Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 16.-17.04.2008 SAK NR 039-2008 OMSTILLINGSPROGRAMMET INNSATSOMRÅDE 3.1 IKT MÅLBILDE, DAGENS SITUASJON OG VIDERE PROSESS Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til følgende prinsipper for det videre arbeidet med å omstille og utvikle IKT funksjonene i Helse Sør-Øst: En felles tjenesteenhet for felles drift av IKT etableres for hele Helse Sør-Øst. En felles tjenesteenhet skal levere tjenester av felles karakter basert på omforente tjenesteavtaler (SLA). Som hovedprinsipp skal alle tjenester overføres til en felles tjenesteenhet og unntak skal dokumenteres og besluttes av premissgiver i henhold til vedtatte styringsmodell. Styringsmodellen skal sikre HFenes medvirkning i styringen av en felles tjenesteenhet på en måte som sikrer god forankring og felles prioritering. Overdragelse av personell fra det enkelte HF skal som hovedprinsipp baseres på virksomhetsoverdragelse. I den videre prosess vil en utrede omfang og i hvilken takt overdragelse skal skje. Standardisering av infrastruktur, systemer og løsninger skal gjennomføres der dette understøtter god ressursutnyttelse og effektivisering for å sikre virksomhetens overordnede mål. Det etableres en felles prosess for porteføljestyring for hele Helse Sør-Øst. 2. Styret slutter seg til den videre prosess med å detaljere implementeringsplanen for innsatsområde 3.1, og koordinere dette med de andre delprosjekter i omstillingsprogrammet. Ny sak presenteres for styret 19.juni 2008. Hamar, 9. april.2008 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 5
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Administrerende direktør legger i denne saken fram de foreløpige resultatene av arbeidet med omstilling av IKT i Helse Sør-Øst. Arbeidet har vært gjennomført innenfor gjeldende rammer for omstillingsprogrammet (ref. Styresak 058-2007 og 068-2007), og arbeidet har fulgt opp tidligere vedtak og føringer. Administrerende direktør anbefaler at en felles tjenesteleverandør etableres med utgangspunkt i Sykehuspartner for hele regionen. Ved overføring av personell innen IKTvirksomheten fra helseforetakene skal prinsippet om virksomhetsoverdragelse legges til grunn, slik at ansatte og berørte helseforetak har trygghet og ryddighet i prosessen. Det skal etableres en enhetlig styring og ledelse av alle IKT-leveranser. Implementering av felles leveranser og tjenester gjennomføres deretter helseforetak for helseforetak, slik at alle helseforetak blir involvert og delaktig i arbeidet. Administrerende direktør anbefaler at arbeidet med den vedtatte styringsmodellen legges til grunn for det videre arbeidet med operasjonaliseringen. Grenseflatene og samarbeidsarenaer mellom RHF, helseforetak og leverandør detaljeres ytterligere, og roller og ansvar tydeliggjøres i den videre prosess frem mot styremøte i juni. Et sentralt prinsipp for det videre arbeid er at helseforetakenes medvirkning i styring sikres, slik at helseforetakenes behov for IKT-tjenester blir levert som avtalt. Internt i helseforetakene må det bevares kompetanse og ressurser som kan sikre helseforetakenes medvirkning i styring av leveranser og videre utvikling av en felles tjenesteleverandør. Det vil være nødvendig å sikre at de deler av applikasjonsforvaltningen som er tettest knyttet til de spesifikke kliniske arbeidsprosesser i helseforetakene, kan forvaltes av helseforetakene på en slik måte at individuelle forskjeller mellom foretakene håndteres. Dette vil bidra til å skape nært samarbeid mellom de kliniske miljøer og IKT-miljøene lokalt i helseforetakene. Administrerende direktør anbefaler at den videre utvikling mot en felles tjenesteleverandør tar utgangspunkt i Sykehuspartner, som felles tjenesteleverandør. Administrerende direktør ser dette som mest hensiktsmessig i forhold til de målsetninger og utfordringer hele foretaksgruppen står ovenfor, og ser ikke etablering av et aksjeselskap som verken hensiktsmessig eller i tråd med tidligere drøftelser med de konserntillitsvalgte. 2. Faktabeskrivelse 2.1 IKT omstillingsprogram IKT omstilingsprogrammet er en del av det samlede programmet for utvikling og omstilling av Helse Sør-Øst. 2.1.1 Tidligere styrebehandling i Helse Sør-Øst RHF Det vises til styrets vedtak Sak 068-2007 fra 21. desember 2007. Styret vedtok følgende spesifikt for IKT: 1. Følgende prinsipper legges til grunn for IKT-utviklingen: Valgt styringsmodell for fellestjenester innen administrative støttefunksjoner operasjonaliseres for IKT- området. Utforming av premisser, bestillerrolle og styring av felles tjenesteleverandør skjer i samarbeid med helseforetakene. Side 2 av 5
Utviklings-, drifts- og forvaltningsoppgaver innen IKT løses på det organisasjonsnivå (lokalt, regionalt eller nasjonalt) hvor det er mest effektivt ut fra krav til servicenivå og ressursbruk. Standardisering av IKT-systemene gjennomføres på områder hvor det er hensiktsmessig for å oppnå bedre samhandling, enhetlig styringsinformasjon, rasjonell drift og/eller effektiv bruk av ressurser. Styret vil få seg forelagt følgende beslutningsunderlag: o IKT- målbilde, dokumentert nåsituasjon og overordnet gjennomføringsplan til styrets møte i april 2008. o Detaljert implementeringsplan til styrets møte i juni 2008 2.1.2 Gjennomføring av mobiliseringsfase og utarbeidelse av målbilde og overordnet plan Med utgangspunkt i styrets vedtak ble omstilling av IKT i Helse Sør-Øst RHF organisert med 3 delprosjekter, som hver har hatt et delansvar for helheten i prosjektet: Implementering av felles regional tjenesteleverandør. Styring / Operasjonalisering av valgt styringsmodell. Porteføljestyring prinsipper for standardisering, prioritering og porteføljestyring. Alle helseforetakene i regionen ble invitert til å delta i prosjektarbeidet med ledelses- og fagkompetanse. Basert på helseforetakenes tilbakemeldinger ble det etablert prosjektgrupper som har jobbet med de spesifikke områdene. Prosjektgruppene ble satt sammen slik at kompleksiteten og ulikhetene i helseforetakenes nåværende situasjon hva gjelder IKT ble best mulig dekket. I prosjektgruppene har det deltatt ressurser fra: Ullevål Universitetssykehus HF (UUS) Rikshospitalet HF Aker Universitetssykehus HF Sykehuset Østfold HF (SØ) Sykehuset Innlandet HF Akershus Universitetssykehus HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Sørlandet HF Sykehuspartner Helse Sør-Øst RHF. En koordineringsgruppe med deltakelse fra UUS, SØ og Sykehuset Asker og Bærum, og med deltakelse av 3 av de konserntillitsvalgte har vært involvert for å sikre de ansattes medvirkning i videre arbeid. 2.1.3 Overordnet målbilde for IKT med målbeskrivelse Målbildet for omstillingsarbeidet med IKT er, ved hjelp av de overordnede målsetningene for IKT, beskrevet som: Overordnet mål for IKT IKT skal bidra til å realisere helhetlig pasientforløp og integrerte behandlingskjeder Målbeskrivelse Samhandlingsarkitektur etableres gjennom Henvisninger/epikrise Bilde- og meldingsutveksling Kjernejournal EPJ med prosesstøtte Side 3 av 5
IKT skal bidra til høy kvalitet og god utnyttelse av ressurser i pasientbehandlingen IKT skal bidra til å gi ledelsen relevant og god styringsinformasjon Organisering av IKT området skal bidra til økt fleksibilitet for fremtidig forandring IKT skal levere tjenester med avtalt kvalitet gjennom effektive prosesser og god ressursutnyttelse Profesjonelle tjenesteleveranser etableres Standardisering som forenkler forvaltning IKT skal gi gevinster til kjernevirksomheten God pasientinformasjon Standardisering av kataloger og kodeverk Løsninger på nasjonalt og regionalt nivå standardiseres Porteføljestyring etableres for sikre oversikt over alle parallelle prosjekter samt prioritering av nye Felles tjenesteenhet etableres Ett datasenter med minimum 2 fysiske lokasjoner. Arkitektur for å støtte endrede behov, samhandling og standardisering utvikles Understøtte forskning og undervisning. Etablere tjenestekatalog og tjenesteavtaler (SLA) definert med kvalitetsnivå og pris. Etablere oppfølging av kvalitetsnivå. Utvikle måling og benchmarking. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurdering Ved implementering av en felles tjenesteleverandør er utfordringene å skape felles forståelse av tjenestedefinisjoner, roller og ansvar. Blant annet vil de finansielle behov som identifiseres for å gjennomføre implementeringen av en felles tjenesteleverandør være førende for tempo i implementeringen. Uttak av gevinster vil videre være avhengig tempo i gjennomføring og integrasjon med nødvendig endring av arbeidsprosesser og tilhørende organisasjonsutvikling. Det vil være nødvendig å sikre tempo i etableringen av felles tjenesteleverandør som er koordinert med, og gjennomført i tråd med de behov og planer som utarbeides i de øvrige deler av omstillingsprogrammet. For å sikre ryddighet og medvirkning av alle berørte i omstillingsarbeidet, er det viktig at hele organisasjonen blir håndtert likeverdig, og blir involvert på en hensiktsmessig måte også i det videre arbeidet. I dette vil god og løpende informasjon være sentralt. Omstillingsprosjektet tar hensyn til den nasjonale utviklingen som pågår, blant annet gjennom Nasjonal IKT, og har startet med å identifisere gevinstområder relatert til omstilling av IKT. I den videre planleggingen av omstillingsprogrammet vil det spesifiseres hvordan kompetanseutvikling, erfaringsoverføring og gevinster skal implementeres i organisasjonen. Side 4 av 5
3.2 Etisk vurdering I arbeidet med utarbeidelse av prinsipper og planer for innsatsområde IKT er det lagt vekt på at de ansatte må være involvert i omstillingsarbeidet. Administrerende direktør ser det som sentralt i det videre arbeidet at eksisterende ressurser og kompetanse i helseforetakene blir ivaretatt. I det videre arbeid vil en sikre god kommunikasjon med alle IKT ansatte i helseforetakene, og sørge for at en åpen og hensiktsmessig informasjon om det arbeidet som pågår. Omstillingsarbeidet vil medføre endringer for mange ansatte i helseforetakene, og det videre arbeidet må sikre at vi beholder og videreutvikler den ressursen som allerede finnes i helseforetakene. Prinsippet om virksomhetsoverdragelse vil bidra til å sikre en god og ryddig prosess for alle berørte parter. 3.2 Drøfting En felles tjenesteleverandørs muligheter til å understøtte framtidige endringer i foretaksstruktur, helseforetakene og deres arbeidsprosesser, vil være avhengig av tempo på implementeringen og den standardisering og samhandling en etablerer. I dette arbeidet vil standardisering av prosesser, løsninger og applikasjoner være sentralt. Standardisering, samhandling og felles aktiviteter på tvers av helseforetakene vil bidra til en sanering og reduksjon av antall applikasjoner og systemer, for derigjennom å gi økt effektivitet og bedre ressursutnyttelse. Standardisering vil også gi muligheter for å bygge mer robuste kompetansemiljøer i en felles tjenesteenhet, og derigjennom sikre leveranse av IKT tjenester til helseforetakene basert på helkontinuerlig drift og hensiktsmessige sikkerhets- og backuprutiner. Prinsippet om at alle IKT tjenester skal overføres til felles tjenesteleverandør, vil sikre at felles tjenester blir identifisert, og at de tjenester som eventuelt skal bli levert av helseforetakene selv, er entydig dokumentert, definert og besluttet. Premissgiverrollen vil, i henhold til styringsmodellen, legge rammer og føringer, og ta de endelige beslutninger. Dette vil bidra til å sikre leveranser i henhold til de krav og behov til IKT-tjenester som finnes i helseforetakene, men samtidig sikre nødvendig standardisering og samhandling. I arbeidet med å kartlegge nå-situasjonen og identifisere pågående og planlagte prosjekter og aktiviteter i helseforetakene, er det identifisert klare behov for en bedre koordinering og prioritering på tvers av helseforetakene. Kriterier og prioriteringer gjøres ulikt i helseforetakene, og det pågår et stort antall prosjekter og aktiviteter i helseforetakene som det er nødvendig å få koordinert og samkjørt på tvers av helseforetakene. Den foreløpige kartleggingen har identifisert i overkant av 200 ulike prosjekter til en verdi av over 800 millioner kroner. I arbeidet med porteføljestyring har en startet arbeidet med å skissere hvordan dette kan løses. Felles rammer, strategiske mål og prioriteringskriterier må utvikles, beskrives og vedtas. En felles porteføljestyringsprosess vil være en sentral del av videre utvikling av foretaksgruppen. 3.3 Videre plan Omstillingsprosjektet IKT vil jobbe videre for å legge fram en detaljert plan for omstillingsprosjektet i styrets møte i juni 2008. I det videre arbeidet, vil helseforetakenes og de ansattes medvirkning og involvering være av avgjørende betydning for et godt resultat. Vedlegg: Prosjektrapport fra IKT-omstillingsprosjektet Side 5 av 5