Anbudskonkurranse med forhandling For anskaffelse av: Avtale om etablering og drift av bofellesskap for enslige mindreårige flyktninger Tilbudsfrist: 21.oktober 2016 kl. 12.00 Saksnr. i Stange kommune: 16/3724 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Tilbudskonferanse... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 7 4.1 Innlevering av tilbud... 7 4.2 Tilbudets utforming... 8 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 5.1 6.1 Presentasjon av tilbudet... 8 5.2 6.2 Forhandlinger... 8 5.3 6.3 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 8 6 TILDELINGSKRITERIER... 9 6.1. Pris... 9 6.2. Kompetanse/kvalitet... 9 6.3 Egnethet... 9 7 VEDLEGG... 10 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Stange kommune, Storgata 45, 2335 Stange Informasjon om Stange kommune finnes på kommunens hjemmeside www.stange.kommune.no. Oppdragsgivers kontaktperson for leveransen er: Navn: Bente Habberstad Ryen, Flyktningetjenesten Telefon: 94783362 e-post Bente.habberstad.ryen@stange.kommune.no Navn: Katrine Nygård Wolla, Barnevernet Telefon: 95476504 e-post Katrine.nygard.wolla@stange.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson for innkjøpsfaglige spørsmål er: Navn: Innkjøpsrådgiver, Anna Wang Mikkelsen Telefon: 62562177 e-post anna.wang.mikkelsen@stange.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Under forutsetning av at Stange kommune får tildelt enslige mindreårige flyktninger ønsker kommunen å inngå rammeavtale med inntil 3 leverandører om etablering og drift av bofellesskap for enslige mindreårige flyktninger. Det er planlagt opprettet ett bofellesskap i 2016 og 1-2 bofellesskap i 2017 med 3-7 beboere per fellesskap. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til et bestemt antall bofellesskap eller beboere, da behovet kan endres underveis. Avtalens varighet er fra 1.12.2016 frem til 30.11.2018 med en kundestyrt opsjon på forlengelse i 1+1 år. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av vedlagt kravspesifikasjon (heretter kravspek.). 3
1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på minimum 1 bolig med antall beboere det er plass til, maksimalt 7 beboere. 1.4 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt en tilbudskonferanse. Denne finner sted: Tirsdag 11. oktober kl. 13.00 på møterom 267 i Stange rådhus. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 26.09.2016 Tilbudskonferanse 11.10.2016 kl.13.00 Frist for å levere tilbud 21.10.2016,kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 30.06.2017,kl 12:00 Evaluering/Forhandling Uke 43-44 (tentativt) Meddelelse om valg av leverandør Uke 45 Kontraktsinngåelse Uke 47 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfrist er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 4
2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. På grunn av IMDIs tildeling av beboere er det behov for en utvidet vedståelsesfrist. Dersom vedståelsesfristen ikke kan gjennomføres må ny vedståelsesfrist fremgå klart av tilbudet. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 5
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, EMI Bofellesskap» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon eller tilsvarende. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 6
Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandør skal ha bemanning som av oppdragsgiver anses som tilfredsstillende dette både når det gjelder omfang og kvalifikasjoner. Bolig Leverandør skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Dokumentasjon av minstekrav om kompetanse, jf. Kravspek. punkt 4.3, 11 og 12 - Daglig leder må ha minimum 3 års relevant høyskole/universitetsutdanning og relevant erfaring - Et flertall av personalet skal ha relevant sosialfaglig og/eller pedagogisk høyskoleutdanning hvor relasjonskompetanse er særlig vektlagt. CV for ansatte skal vektlegges. Skjøte eller leiekontrakt for en fem års periode for antall bofellesskap det leveres tilbud på. Redegjørelse kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Er foretaket sertifisert skal sertifiseringsbevis vedlegges. 4 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 4.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Stange kommune v/innkjøpsrådgiver Anna Wang Mikkelsen Adresse: Postboks 214 2336 Stange Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud EMI Bofellesskap v/ (Anna Wang Mikkelsen)» Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm med skillekort. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. 7
4.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Svarskjema Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. CV for ansatte og bemanningsplan Skjøte/leiekontrakt Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Etterspurt dokumentasjon under punkt 4 tildelingskriterier Utfylt prisskjema 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 6.1 Presentasjon av tilbudet Oppdragsgiver ønsker at utvalgte tilbydere presenterer sitt tilbud kort tid etter at tilbudsfristen har utløpt. For å kunne vurdere tilbudt nøkkelpersonells egnethet herunder engasjement, samarbeidsevne og kreativitet (jfr. tildelingskriteriene i pkt 6.3), er det ønskelig at den/disse deltar i presentasjonen. Presentasjonen skal holdes i leverandørens (tilbyders) lokaler. 5.2 6.2 Forhandlinger Det kan være aktuelt å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudene, skal dette dokumenteres skriftlig i form av et revidert tilbud. 5.3 6.3 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Tilbydere som har deltatt i konkurransen, vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem som fikk kontrakten, med en begrunnelse for valget. 8
6 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier: Pris Totalpris i 5 år i henhold til prisskjema 40 % Kvalitet CV Dokumentasjon på metode + referanse Bemanning og organisering av arbeid 40 % Egnethet Bolig/bofellesskap Beliggenhet Personlig egnethet 20 % 6.1. Pris D1: Oppgitte priser i prisskjema (finnes i vedlagt svarskjema). 6.2. Kompetanse/kvalitet D2: Tilbyder må legge ved CV er for det personalet som tilbys. CV en skal inneholde oversikt over utdannelse og kun relevant erfaring. Minimumskrav nevnt i kravspek. punkt 4.3, 11 og 12 må være oppfylt. Relevant kompetanse utover minimumskrav vil gi høyere poengsum ved vurdering av tildelingskriteriet kvalitet. D3: Tilbyder skal legge ved kort (maks 1 side) dokumentasjon på hvilke faglige metode de arbeider etter. Redegjørelse må inneholde metodens sentrale hovedpunkter, herunder omsorg, rutiner og individuell oppfølging av ungdommene. Det skal legges ved 3 referanser på bruk av leverandørens arbeidsmetoder. D4: Tilbyder må redegjøre for hva slags bemanningsplan de skal benytte og hvordan arbeidet blir organisert. Tilbyder skal oppgi totalt antall årsverk som ligger til grunn for tilbudet. Jf. Punkt 4.3, 7-9 i kravspek. 6.3 Egnethet D5: Oversikt over tilbudt eiendom(mer) med antall rom, rominndeling og foreslått bruk for å kunne vurdere eiendommen(es) egnethet til oppdraget. D6: Beliggenhet i forhold til fornuftig transportavstand til fritidsaktiviteter, skole osv. D7: Personlig egnethet for personalet. Herunder engasjement, samarbeidsevne, kreativitet, faglig kvalitet og erfaring fra tilsvarende oppdrag. 9
7 VEDLEGG Vedlegg A: Kravspesifikasjon Vedlegg B: Svarskjema 10