Arbeidsflyt fra mottak til hylle Copy Cataloging Dato: 2015-10-27 Ved mottak har fysisk eksemplar, item, fått strekkode og status: Keep in Department: Copy cataloging. Denne veiledningen beskriver arbeidsflyten videre der dokumentet etter mottak går gjennom en katalogiseringsrutine, Copy cataloging, før det går videre til klargjøring og til sist sjekkes inn på sitt utlånssted. Merknad: For å redigere poster i MD Editor må en ha en av følgende roller: Cataloger Catalog Manager Catalog Administrator Copy cataloging Alle dokument som har vært gjennom tilvekstrutine er blitt tilknyttet en katalogpost. For hvert fysisk eksemplar som er mottatt vil det være metadata i form av en bibliografisk post, en beholdningspost og et item i basen. Med Copy cataloging menes i denne sammenheng å kvalitetssikre metadata. Den bibliografiske posten kan være en ferdig katalogisert post med alle data på plass, eller den kan være en ufullstendig post med bare opplysninger nok til at leverandøren kan identifisere dokumentet. Rutinen Copy cataloging skal sørge for at bibliografisk post er i overensstemmelse med Katalogiseringsregler og konsortiets katalogiseringspraksis, at posten har de emnedata og lokale felt som institusjonen krever, at holdings record har riktig informasjon om plassering og item riktig informasjon om eksemplaret. Reserverte / prioriterte dokument Alma har en egen side, Items in Department, der alle dokumenter med status in Department finnes tilgjengelig. Det er to måter å komme til Items in Department: Fra Dashboard, velg Tasks -> Items in department Fra Alma Menu, velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department Items. På siden Items in Department kan en bl.a. filtrere ut bøker med status Copy Cataloging som har reserveringer (requests) og som en ønsker å prioritere i behandlingen: Siden Items in Department gir også muligheter for videre behandling av mottatt eksemplar. (Se Alma Online Help: Managing Receiving Department Tasks) 1
Søk Det anbefales alltid å begynne katalogiseringsrutiner med søk i katalogen. Slik kan en lettere fange opp dobbeltinnførsler og andre uregelmessigheter under katalogiseringsarbeidet. 1) Søk opp dokumentet som skal katalogiseres, gjerne fast søkeboks, Physical titles Klikk på tittellinjen viser posten i MARC Record Simple View Viser plassering 2) Klikk på tittellinjen viser den bibliografiske posten i MARC Record Simple View: I MARC Record Simple View viser alle MARC felt i den bibliografiske posten. Her kan en se om det er nødvendig å korrigere/supplere bibliografiske opplysninger eller emnedata på posten. a) Dersom det ikke er nødvendig å redigere bibliografiske data, velg Back for å gå tilbake til postvisning i Repository Search. b) Dersom bibliografisk post må redigeres, velg Edit som åpner posten for redigering i MD Editor. (Edit kan også velges direkte fra posten i Repository Search, - mange vil nok foretrekke å åpne posten fra trefflisten først som sist.) Om redigering av bibliografiske data i MD Editor, se veiledninger: Redigere bibliografisk post Lagre endringer på poster 2
3) Tilbake til trefflisten i Repository Search kan en velge Holdings for å se beholdningsposten i MARC Record Simple View. Om det er nødvendig å redigere opplysninger om fysisk plassering må beholdningsposten åpnes: a) Fra MARC Record Simple View velg Edit b) Fra MD Editor velg: View Inventory (Ctr+I) > Edit Skjerm for plasseringsinformasjon kan nå redigeres. Skjermen ser litt forskjellig ut avhengig av om man har MARC-visning eller fortekst-visning i konfigureringen: Holdings record i MARC-visning: Sett pekeren i 852-feltet i Holdings record og gjør endringer direkte i feltet eller velg Edit > Open Form Editor (Ctrl+F) og bruk nedtrekksmenyer Holdings record i fortekst-visning: Gjør endringer i nedtrekkslister/skrivbare felt: 3
Når all oppdatering av metadata er ferdig i MD Editor, velg Save and release record (Ctrl+Alt+R). Oppgaven Copy cataloging, er nå utført. Dokumentet har ennå noen steg i arbeidsflyten før det er klart til bruk. Hvor mange steg er opp til rutiner på det enkelte bibliotek. Dokumentet kan gjøres ferdig på stedet, eller det kan sendes videre til neste trinn. 4) Åpne Alma Menu (F2). Velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Scan in Items Set status to (velg ny status fra nedtrekksmenyen, f.eks. Physical Processing) Scan item barcode. Velg OK. Dokumentet har fått ny status, Technical services, og går til klargjøring. 5) Når boken er klargjort: Skift Done-knappen til YES Scan item barcode. Velg OK. Dokumentet har nå Process type: Transit for reshelving til dokumentet er sjekket inn på sitt utlånssted. 6) På dokumentets utlånssted (Currently at: Main Library ): Velg Fulfillment > Resourse Requests > Scan In Items. 4
Scan item barcode Dokumentet er klart for låner. 5